Numeri di fattura: a cosa bisogna prestare attenzione

Le fatture devono essere numerate in modo univoco e l’inserimento del numero di fattura rientra tra gli obblighi da rispettare al momento dell’emissione della stessa (per sapere quali altri elementi sono obbligatori in una fattura, si rimanda all’articolo sulla corretta compilazione di una fattura. Recentemente, con la Risoluzione n.1/E del 10 gennaio 2013 dell’Agenzia delle Entrate, è stato stabilito che non è più obbligatoria una numerazione progressiva delle fatture in base all’anno solare, l’importante è che venga mantenuto il carattere di univocità.

Scopo del numero di fattura

Una numerazione progressiva delle fatture dovrebbe garantire il fatto che ogni documento fiscale emesso sia univoco e riconducibile alla propria attività, venendo così assegnato in modo comprensibile, ad esempio nel caso vengano eseguiti dei controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Se viene dimenticato di inserire il numero di fattura, possono seguire dei controlli che mettono in discussione la correttezza della contabilità aziendale. Per evitare di incorrere in sanzioni a livello legislativo, è necessario modificare subito la fattura. Infatti, qualora non lo si facesse, la multa applicata potrebbe risultare molto salata. Se le inesattezze riguardano gli importi o il calcolo dell’IVA, la multa varia dal 100 al 200% dell’imposta non fatturata, scendendo al 10% se viene presentata la modifica fatta subito. Al contrario, quando si tratta di altri tipi di errori non attinenti all’IVA e agli importi, si rischia di dover pagare dai 258 euro ai 2.065 euro. La sanzione viene però notevolmente ridotta se viene presentata l’opportuna modifica al momento della presentazione della dichiarazione dei redditi.

In sintesi

Per non incorrere in sanzioni è necessario presentare all’Agenzia delle Entrate le fatture con una numerazione progressiva, identificabili in modo univoco.

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Struttura del numero di fattura

Ci sono diverse disposizioni che indicano quale sia la numerazione obbligatoria per le fatture, rispettando quanto previsto dalla legge n. 228 del 24 dicembre 2012, che stabilisce al comma 325 dell’art. 1 come a partire dal 1 gennaio 2013 ogni fattura debba contenere “un numero progressivo che la identifichi in modo univoco”.

La prassi impone quindi di numerare le fatture nel seguente modo:

01/2017

02/2017

03/2017

Così facendo, tramite la sequenza di numeri progressivi indicati per anno solare, un’azienda rende pubblico il numero delle fatture emesse per uno specifico anno. I piccoli imprenditori potrebbero aver paura del fatto che un numero basso di fatture possa far pensare ai clienti e ai collaboratori commerciali che la propria attività non sia tra le più floride. Nel caso invece di grandi aziende, utilizzando uno schema simile è possibile che ai contabili sfugga la situazione di mano e facciano quindi degli errori.

Come già scritto in precedenza, l’unico requisito da rispettare è che il numero di fattura sia progressivo e unico. Ciò non esclude però l’aggiunta della sezione, del nome del prodotto, della regione geografica, ecc. Infatti la scelta del tipo di numerazione progressiva da impiegare per le fatture rimane libera.

Numeri di fattura: esempi di assegnazione

Per poter ordinare le fatture ai corrispettivi periodi di fatturazione ricorrendo ai numeri di fattura, si consiglia di inserire la data di emissione secondo lo schema di assegnazione scelto. Sono ad esempio possibili i numeri di fattura con indicazione iniziale dell’anno. Nel seguente esempio i numeri di fattura vengono presentati separatamente in sequenze di numeri progressivi.

2014:

2014-001

2014-002

2014-003

2015:

2015-001

2015-002

2015-003

Se si ha necessità di essere più specifici, si consiglia di inserire la data completa all’interno del numero di fattura:

2017-FEB-10-0001

2017-FEB-10-0002

2017-FEB-10-0003

Optando per una numerazione progressiva di questo tipo, un partner commerciale attento può dedurne che in questo caso si tratti della prima, della seconda e della terza fattura emessa il 10 febbraio 2017.

Nulla vieta che venga indicato prima il numero seguito dall’anno e che ancora non si faccia alcun riferimento all’anno, nel caso in cui si decida di non numerare le fatture in base all’anno solare. Il carattere di progressività e di unicità deve però essere mantenuto. In questo modo vengono evitate fatture doppie o buchi nella numerazione.

Di solito si dovrebbe cercare di scegliere dei numeri di fattura il più possibile brevi per ridurre il rischio di errori di digitazione e di confusione tra le cifre, alleggerendo così allo stesso tempo la comprensione dei numeri delle fatture per gli stessi dipendenti e i clienti.

Numero di fattura errato: come comportarsi

Cosa succede nel caso in cui si sbaglia il numero della fattura o peggio si assegna un numero già utilizzato per un’altra? Se la fattura non è ancora stata inviata al cliente e non è stata ancora registrata, si può semplicemente rifarne un’altra. Altrimenti, sarà necessario emettere una nota di variazione a storno totale della fattura ed emetterne una nuova che risulti corretta. Si procederà poi a inviare la nuova fattura al cliente, spiegando la natura dell’errore e allegando la relativa nota di variazione. In entrambi i casi è sempre importante correggere subito gli errori.

È da tenere presente che anche alle note di variazione viene assegnato un numero progressivo. Questo deve a sua volta essere univoco e continuare con la numerazione assegnata alle note di variazione oppure seguire il regolare corso di fatturazione. In altre parole, è possibile ordinare le note di variazione con un numero a sé stante diverso da quello delle fatture, oppure ci si limita a trattarle come tutte le altre fatture e si prosegue perciò con la solita numerazione.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.