Per tutelarsi ed evitare possibili contestazioni, alla ricezione di una determinata merce e del relativo pagamento è buona norma redigere un documento scritto che certifichi la consegna e il pagamento del prodotto. Una dichiarazione di questo tipo prende il nome di quietanza di pagamento o semplicemente quietanza. È molto simile a una ricevuta, in quanto con questa si attesta l'avvenuto pagamento.
Solitamente si utilizza quando il creditore deve dichiarare che il debitore ha saldato il suo debito e anche i privati possono servirsene. L'emissione di questo documento diventa obbligatoria se il debitore ne fa esplicita richiesta. Per avere valore legale una quietanza di pagamento deve contenere i seguenti elementi:
- l'indicazione dei soggetti coinvolti, in veste di creditore e debitore;
- l'importo saldato;
- la causale che spiega per quale motivo è stata redatta questa quietanza di pagamento (ad esempio in seguito a cessione di un bene o per saldo di un debito);
- ladata di emissione;
- lafirma del quietanzante, ovvero del creditore.
Se per errore dovesse mancare la data o la causale sulla quietanza di pagamento, il documento rimane comunque valido. A volte è possibile anche far firmare il documento da entrambi le parti, quindi sia dal creditore che dal debitore. Tutti gli altri elementi indicati sopra sono imprescindibili per garantire la validità della quietanza di pagamento.