Le migliori strumenti per il project management

Oggigiorno il lavoro in team occupa un ruolo fondamentale a livello professionale. In questo caso bisogna tenere bene a mente che più dipendenti lavorano insieme a un progetto, più importante è ottenere una buona coordinazione e comunicazione. Solo quando tutti i compiti sono distribuiti in maniera ottimale e lo scambio tra i vari collaboratori funziona efficacemente, sarà allora possibile raggiungere il migliore risultato possibile.

Ugualmente decisivo è il fatto che tutti gli interessati dispongano deimezzi e delle informazioni necessarie e che vengano informati puntualmente dei cambiamenti rilevanti in corso d’opera. Per ottimizzare il processo sempre più aziende utilizzano degli strumenti per il project management che spesso consentono di lavorare in modo più produttivo, agevolando in particolare il lavoro a distanza.

Che cosa sono i tool per il project management?

Uno strumento o software per il project management offre diverse funzioni per la gestione dei progetti. Lo scopo di una simile soluzione software è l’ottimizzazione del processo di lavoro, per cui i singoli strumenti sono adatti per i campi come progettazione, organizzazione o analisi. Così un tool di questo tipo si può ad esempio contraddistinguere per le seguenti caratteristiche:

  • Mind mapping: molti strumenti aiutano i team al momento di trovare idee e di cimentarsi quindi nel lavoro creativo. Gli strumenti per creare delle mappe mentali (in inglese mind map), così come altre funzioni di brainstorming, invitano i membri e i collaboratori del progetto a condividere le proprie idee e a modellare il progetto attivamente. In questo modo si può anche coinvolgere facilmente il committente nel processo creativo, a patto che lo si voglia e gli sia stato dato il giusto accesso al tool.
  • File sharing: uno dei pensieri di base più importanti dei software per il project management è quello che gli utenti possono condividere le loro tabelle, documenti e altri dati con gli altri. Molti tool offrono una piattaforma di archiviazione principale e la possibilità di definire dei permessi di accesso personalizzati. In questo modo tutti i file importanti sono sempre disponibili dovunque voi siate. I project manager o gli amministratori del progetto decidono così chi ha accesso a dati precisi.
  • Comunicazione in tempo reale: gli strumenti per il project management comprendono spesso diverse funzioni per l’interazione in tempo reale tra tutti gli utenti. Ad esempio su board personalizzate del progetto si possono affidare i compiti e comunicare i progressi. Le funzioni di commento permettono di discutere in modo facile e veloce su compiti poco chiari e su altre questioni correlate. Molte applicazioni implementate si basano inoltre su forme di comunicazione consolidate, come la videotelefonia, la messaggistica istantanea e le e-mail, o dispongono di interfacce ai classici programmi, come Outlook o Skype. In aggiunta la maggior parte dei fornitori si basa sulla memorizzazione di tabelle o documenti di testo sul cloud, di modo che più utenti vi abbiano accesso contemporaneamente.
  • Calendario comune: non importa che abbiate fissato un team meeting, che vi attendano importanti chiamate di lavoro o che abbiate una scadenza da rispettare: le e-mail, le telefonate o i messaggi in chat sono un buon mezzo per informare i partecipanti su tutti quei prossimi eventi che spesso si fanno in fretta a dimenticare. Più appuntamenti ci sono, più difficile sarà mantenere il controllo. Per questo motivo i tool per il project management mettono a disposizione delle funzioni calendario tramite le quali si possono vedere in ogni momento tutti gli appuntamenti importanti condivisi.
  • Funzioni di gestione del lavoro: un buon software per il project management si contraddistingue per il fatto che il team leader o il project manager può pianificare in modo ottimale e tenere sotto controllo i diversi processi di lavoro. Così sono messi a disposizione i componenti tramite i quali si possono organizzare e suddividere le risorse in modo ottimale. Inoltre molti strumenti offrono soluzioni per documentare e valutare i processi di lavoro e i progressi. Così se queste applicazioni vengono utilizzate in tutta l’azienda, facilitano anche la comunicazione tra i singoli reparti.

Perché è utile usare dei software per il project management?

Per organizzare i progetti e ottimizzare i processi di lavoro, non avete per forza bisogno di un tool per il project management. Un piccolo team che lavora nello stesso ufficio si può coordinare, ad esempio, anche senza uno specifico software o servendosi solo di singole applicazioni per settori specifici. Ma al crescere del numero dei dipendenti e dei progetti, oltre che dei collaboratori che non sono connessi alla rete aziendale, aumenta anche notevolmente il valore di un simile software per l’ottimizzazione dell’intera routine di lavoro: infatti, se dovete gestire diversi team e dovete rispettare molte scadenze, senza strumenti di ausilio perdete facilmente la visione d’insieme.

A partire da una certa dimensione dell’azienda non potete più contattare ogni dipendente personalmente per ricevere un aggiornamento sui progressi effettuati. Se utilizzate un software per il project management e lo adattate ai processi di lavoro, risparmiate inoltre tempo prezioso e costi che potete investire in altri settori della vostra azienda. In aggiunta le funzioni di file sharing garantiscono che lo scambio di file tra le diverse reti sia sempre possibile in ogni momento, anche in un’azienda grande. Così la collaborazione con i partner commerciali prosegue in modo essenzialmente più veloce, dato che potete coinvolgerli nei processi rilevanti, grazie all’apposito tool per il project management.

Quali strumenti per il project management esistono?

La ricerca di un programma appropriato per l’ottimizzazione dei processi di lavoro è spesso più difficile di quanto si immagini. Ciò dipende in particolar modo da due fattori: da una parte ci sono le diverse offerte che si differenziano sostanzialmente per quanto riguarda la loro varietà, ma anche relativamente ai costi (la fascia di prezzo va dalle costose soluzioni Enterprise fino a quelle gratuite freemium o open source); dall’altra si trovano alcune applicazioni che offrono una grande quantità di diversi strumenti per il project management, mentre altre soluzioni si concentrano su funzioni precise.

Inoltre, utilizzando questi tool, bisogna distinguere tra soluzioni locali, self-hosted, e applicazioni online gestite da altri servizi (cloud o SaaS). Le prime risultano in vantaggio soprattutto per quanto riguarda l’aspetto della sicurezza, mentre i punti di forza degli ultimi risiedono nell’accesso remoto.

Infine può giocare un ruolo nella scelta anche il fatto se programmi o formati di file specifici che vengono utilizzati da voi o dai vostri dipendenti, sono supportati dal tool per il project management. Nei paragrafi successivi vi presentiamo alcuni esempi di soluzioni interessanti per la gestione del lavoro in team.

Asana

Nel 2011 il cofondatore e il programmatore di Facebook, Dustin Moskovitz e Justin Rosenstein, hanno rilasciato il software per il project management Asana. Quando è nata l’idea di sviluppare un proprio tool, entrambi lavoravano prima a soluzioni per l’ottimizzazione dei processi di lavoro per il colosso dei social media. Al centro dell’applicazione SaaS, gestita sui server dell’omonima azienda, si trova la gestione dei progetti e dei compiti senza necessità di una piattaforma di comunicazione aggiuntiva.

Oltre all’applicazione web che può essere aperta da tutti i browser comuni, sono disponibili anche le app per iOS e Android tramite le quali si può usare Asana. La versione di base del tool è gratuita, ma offre solo una varietà di funzioni limitata, al contrario delle versioni a pagamento “Premium” (a partire da circa 9 euro al mese per utente) e “Enterprise” (prezzo fornito su richiesta).

Grazie ad Asana potete assegnare unworkspace a un numero indefinito di team. In un simile ambiente di lavoro digitale si possono di nuovo gestire molti progetti, dove vengono creati, affidati ed elaborati i task (compiti). Per questo motivo si possono ad esempio stabilire delle scadenze, aggiungere dei tag per filtrare o allegare i file locali, come i documenti di Dropbox, OneDrive, Box e Google Drive. La dashboard fornisce una panoramica generale dei diversi progetti e compiti che consente di ordinarli per ordine alfabetico, scadenza o stato.

Altre funzioni del tool per il project management:

  • Un proprio calendario del team
  • Chat del progetto (conversations)
  • Sistema di messaggi (inbox) con archivio
  • Funzione “Annulla”
  • Sincronizzazione di compiti con software di calendario esterno
  • Funzione stampa ed esporta (CSV) per progetti e compiti

La versione di base vi permette di creare progetti fino a un massimo di 15 partecipanti. Nel caso in cui dobbiate gestire team più grandi, dovreste quindi utilizzare l’edizione “Premium”, in cui sono presenti template già pronti che vi consentono di creare solo con un clic nuovi progetti. Inoltre il pacchetto garantisce anche funzioni di ricerca avanzata e report che rendono il processo di lavoro ancora più facile, e permettono di accedere a opzioni speciali di amministratore per un migliore controllo sui progetti e i partecipanti. Nella versione “Enterprise” ricevete, tra gli altri, supporto esclusivo e la possibilità di imporre il login basato su SAML (Security Assertion Markup Language) per tutti gli utenti.

Vantaggi Svantaggi
Configurare un proprio sistema di messaggi oltre ad avere la possibilità di inviare notifiche e-mail Interfaccia utente in inglese
App per iOS e Android Nessuna applicazione desktop
Utilizzabile gratuitamente per progetti fino a 15 utenti Memorizzazione dei dati su server americani

Trello

Dopo un periodo di sviluppo di un anno, a settembre 2011 l’azienda americana Fog Creek Software ha lanciato sul mercato il suo tool per il project management che prende il nome di Trello, ora rilevato dall’azienda di software Atlassian. Il tool, disponibile sia come applicazione web multipiattaforma, sia come app Mobile per iOS e Android, consente la coordinazione dei compiti dalle chiare board di Trello.

Funzioni di project management aggiuntive, come il calendario o i collegamenti alle applicazioni cloud, si possono aggiungere tramite power ups. Nella versione di base gratuita è però a disposizione solo una scelta limitata di estensioni; quando acquistate i pacchetti “Business Class” (a partire da circa 9,99 dollari al mese per utente) ed “Enterprise” (quasi 20 dollari al mese per utente), avete accesso a power ups premium, come le integrazioni di GitHub, Dropbox e altri software simili.

Quando create una nuova board su Trello, avete tre opzioni di attivazione: nella modalità privata possono vedere e apportare modifiche alla bacheca solo gli utenti aggiunti manualmente. Le bacheche dei team sono, invece, visibili automaticamente a tutti i membri del team del progetto. Se scegliete l’attivazione pubblica, possono vedere la bacheca tutti gli utenti web che dispongono del link corrispondente. La modifica è però possibile in entrambi i casi, come per le bacheche private, solo quando si è stati aggiunti dal project manager.

L’assegnazione dei compiti funziona tramite le “card” che si possono classificare in liste diverse, per segnalare in questo modo lo stato di elaborazione. Il tool per il project management prevede per questo tre liste: “To do”, “In processing” e “Ready”. Potete anche definire delle vostre categorie e aggiungere liste aggiuntive. Per la creazione dei singoli compiti (card) sono disponibili le seguenti opzioni: 

  • Ordinare gli utenti
  • Aggiungere le etichette (colore e schema opzionali)
  • Aggiungere checklist con molti punti
  • Commentare
  • Impostare una scadenza per il termine dei compiti
  • Allegare link o file (PC, Trello, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive)
  • Visualizzare il protocollo delle attività
  • Spostare nelle altre liste, non appena avete modificato lo stato di elaborazione

Se volete allegare i file presenti sul vostro computer, avete a disposizione 10 MB. A partire dal pacchetto “Business Class” potete aggiungere allegati con una dimensione massima di 250 MB. Inoltre se decidete di acquistare il prodotto, potete controllare esattamente chi può creare board private e pubbliche, oltre che eliminare gli ex membri in un solo clic. In caso di problemi tecnici e domande, grazie al supporto premium per e-mail di un esperto a vostra disposizione, riceverete una risposta di sicuro entro 24 ore. Nell’edizione Enterprise il software per il project management offre una protezione aggiuntiva per i vostri dati del progetto tramite l’autenticazione a due fattori, la crittografia dei file, il controllo del software e la possibilità di verifiche di sicurezza personalizzate.

Vantaggi Svantaggi
Facile per i principianti e uso intuitivo Posizione e struttura delle card in bacheca non modificabili
App per iOS e Android Archivio poco chiaro
Opzioni diverse per la creazione e la categorizzazione dei compiti Memorizzazione dei dati su server americani

Slack

A partire dal 2014 il tool per il project management Slack semplifica la comunicazione nelle aziende e nelle agenzie. Inoltre il software fa in modo che gli utenti abbiano sempre accesso a tutte le applicazioni, servizi e risorse di cui avete bisogno per i vostri lavori quotidiani. Secondo i dati forniti dall’azienda, Slack viene utilizzato giornalmente già da oltre 10 milioni di utenti attivi da più di 100 paesi differenti e da oltre 35.000 aziende. L’applicazione basata sul web che esiste anche come app per iOS, Android, Windows, macOS e Linux, può essere utilizzata nella versione gratuita (“Free”) o dietro pagamento di un importo mensile (“Standard” e “Plus”). Così i pacchetti a pagamento si contraddistinguono per una maggiore gamma di funzioni.

Lo scopo principale di Slack è quello di offrire agli utenti la migliore piattaforma di comunicazione. Per questo motivo si può configurare un numero indefinito di “channels” che funzionano sostanzialmente come stanze di chat. Durante la configurazione di un simile channel potete scegliere se attivarlo per tutti i dipendenti invitati o stabilire manualmente chi possa avervi accesso (private channel).

In più tutti i dipendenti che sono loggati nel tool per il project management possono comunicare tra di loro anche tramite messaggio diretto. Così non solo si possono inviare i classici messaggi di testo, ma è possibile anche condividere file (PC, Google Drive), documenti in comune (Google Docs) o presentare snippet di codice (HTML, CSS, C++, PHP e molti altri).

La seconda funzione principale di Slack è l’integrazione di applicazioni di terze parti. Così esistono già delle interfacce per i seguenti servizi web:

  • Gestione dei file: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box
  • Comunicazione: Google+ Hangouts, RSS, MailChimp, Skype
  • Sviluppo: GitHub, IFTTT, Zapier, JIRA Cloud, Nagios
  • Marketing: Statsbot, GrowthBot, Drift, Mention, Reveal
  • Produttività: Trello, Google Calendar, Asana, Simple Poll
  • Social e divertimento: GIPHY, Twitter, Bitmoji, Meme Bot
  • Design: InVision App, Zeplin, Lucidchart, RealtimeBoard

Ovviamente più channel sono creati e utilizzati per la gestione e l’elaborazione dei progetti, più difficile diventerà mantenere il controllo; tuttavia, su Slack si possono ritrovare e aprire singole conversazioni e file in ogni momento grazie all’ottima funzione di ricerca. Nella versione gratuita il software per il project management accede solamente agli ultimi 10.000 messaggi. Inoltre il numero di integrazioni di software di terze parti è limitato a dieci.

Entrambe le limitazioni si superano con il pacchetto “Standard” (a partire da 6,25 euro al mese per utente) che consente anche l’accesso al channel per gli ospiti e mette a disposizione funzioni per l’autenticazione a due fattori e OAuth (Open Authentication). La versione “Plus” (a partire da 11,75 euro al mese per utente) assicura un supporto 24 ore su 24 e un tempo di risposta nel giro di massimo quattro ore. Una versione Enterprise offre ancora più funzioni; i prezzi sono disponibili su richiesta.

Vantaggi Svantaggi
Condivisione facile di documenti, snippet di codice e altri file Interfaccia utente in inglese
App per iOS, Android, Windows, macOS e Linux Memorizzazione dei dati su server americani
Diverse interfacce per software di terze parti Nessuna opzione per la creazione di diversi team

Lifesize

Dal 2013 l’azienda statunitense Lifesize sviluppa soluzioni per realizzare video, audio e web conferenze user-friendly e scalabili. Secondo i dati forniti, più di 4500 clienti provenienti da oltre 100 paesi si affidano a questi prodotti di qualità che combinano le possibilità del cloud con la performante tecnologia HD per la fotocamera e la telefonia.

Oltre all’applicazione web per Chrome e il browser Microsoft, esistono anche app per macOS, Windows, iOS e Android che consentono la partecipazione ai meeting indipendentemente dal dispositivo e dal luogo in cui ci si trova. Il tool di project management può essere testato gratuitamente per 14 giorni e consente anche l’invio dei live stream e la registrazione di video conferenze.

Per avviare video o audio conferenze, su Lifesize potete ricorrere a una scelta diretta o creare e pianificare una conferenza meet-me, possibile ad esempio tramite un’estensione di Chrome per Google Calendar, l’accesso basato sulle e-mail o su ogni calendario compatibile con ICS. In aggiunta tramite Lifesize potete creare un vostro ambiente di conferenza che nell’edizione Enterprise supporta fino a 50 partecipanti e che si può collegare agli altri o attraverso l’app di Lifesize Cloud oppure per mezzo di un guest client, un sistema video H.323/SIP o un telefono. Questo spazio vi consente di realizzare presentazioni a schermo intero e di mettere su silenzioso dei partecipanti, inoltre c’è l’opzione di configurare un codice di sicurezza da dover inserire prima di entrare nella chat. In più il software per il project management offre le seguenti funzioni:   

  • Estensione facile per consentire tutti i tipi di conversazione, da quelle singole fino a quelle di gruppo, senza necessità di connettersi nuovamente
  • Numero illimitato di telefonate guest
  • Directory degli utenti e dei meeting
  • Pianificazione del calendario per ambienti di conferenze collegati (a partire dalla versione Premium)
  • Interfacce utente a sistemi video consolidati e ad applicazioni come Skype, Cisco o Polycom
  • Trasmissione del segnale e dei media crittografata (128 bit AES)
  • Firewall traversal automatico per una comunicazione sicura e adatta per ogni tipo di rete

L’accesso ai video registrati si può regolare tramite i permessi configurabili, infatti i partecipanti al meeting ricevono automaticamente accesso al relativo materiale. In aggiunta alla riproduzione multipiattaforma, è possibile anche il download dei file video in formato MP4.

Vantaggi Svantaggi
Directory degli utenti e dei meeting L’applicazione web non supporta Firefox
Disponibili app desktop per macOS e Windows, così come app Mobile iOS e Android Nessun modello di pagamento a consumo
Tramissione crittografata  

Basecamp

Nel 2004 37signals, l’azienda con sede a Chicago, ha rilasciato il suo software per il project management con il nome di Basecamp, che da allora è stato venduto oltre 3 milioni di volte. Il tool organizza sia la comunicazione interna aziendale e il lavoro del progetto, sia la collaborazione con i partnercommerciali, e unisce in questo modo tutti i vostri team, progetti e gruppi di lavoro in un’unica piattaforma. L’accesso a Basecamp avviene così tramite i classici browser come Google Chrome, Safari, Microsoft Edge o Mozilla Firefox, o tramite applicazione desktop, disponibile per Windows e macOS. Inoltre grazie ad app per iOS e Android, anche gli utenti dei dispositivi mobili possono utilizzare funzioni avanzate per il project management.

L’interfaccia utente di Basecamp, che appare poco chiara ai principianti, è suddivisa essenzialmente in tre sezioni: l’“Headquarter” (HQ) dà spazio agli annunci aziendali, alle informazioni generali e ai file che devono essere disponibili per ogni dipendente in azienda, quindi logicamente questa sezione è pensata per la dirigenza dell’azienda. Sotto “Teams” potete creare delle vostre piattaforme per le singole sezioni, tramite cui potete comunicare e pianificare. Sotto “Projects” il tool per il project management mostra i diversi canali per i progetti di lavoro creati e i relativi partecipanti. Indipendentemente dalla sezione, sono sempre a disposizione le sei seguenti funzioni principali:

  • Campfire: chatroom personalizzata per i rispettivi gruppi
  • Message Board: board dei messaggi per le novità e gli aggiornamenti di stato
  • To-dos: liste “To do” per presentare i passaggi di lavoro più importanti (scadenze incluse)
  • Schedule: calendario combinabile con Google Cal, iCal o Outlook
  • Check in automatici: richieste di stato automatizzate (giornalmente, settimanalmente o mensilmente)
  • Docs & Files: luogo di memorizzazione centrale per file, documenti e link a Google Docs, con possibilità di strutturarli tramite cartelle

Basecamp può essere testato gratuitamente per un mese prima di decidere se acquistarlo o meno. Se paragonato a molte altre soluzioni, il servizio opta per una strada insolita per quanto riguarda il modello di pagamento adottato: mentre di solito si paga per utente, Basecamp costa sempre 99 dollari al mese (o 999 dollari all’anno, nel caso si scelga il pagamento annuale), indipendentemente dal fatto che gestiate un team di dieci dipendenti o che vi occupiate di una grande azienda con 500 collaboratori. Inoltre il software è disponibile gratuitamente per insegnanti e studenti, mentre le organizzazioni no-profit o a scopi benefici usufruiscono di uno sconto.

Basecamp può essere testato gratuitamente per un mese prima di decidere se acquistarlo o meno. Se paragonato a molte altre soluzioni, il servizio opta per una strada insolita per quanto riguarda il modello di pagamento adottato: mentre di solito si paga per utente, Basecamp costa sempre 99 dollari al mese (o 999 dollari all’anno, nel caso si scelga il pagamento annuale), indipendentemente dal fatto che gestiate un team di dieci dipendenti o che vi occupiate di una grande azienda con 500 collaboratori. Inoltre il software è disponibile gratuitamente per insegnanti e studenti, mentre le organizzazioni no-profit o a scopi benefici usufruiscono di uno sconto.

Vantaggi Svantaggi
Possibilità eccezionale di elaborazione e gestione dei documenti in team Interfaccia utente in inglese
Possibile configurazione di richieste di stato automatizzate Dati memorizzati su server americani
Costi invariati anche se il numero degli utenti aumenta Di difficile orientamento all’inizio

Wrike

Il tool per il project management Wrike è il principale prodotto dell’azienda omonima, fondata nel 2006 in California e premiata più volte per le sue prestazioni nell’ambito del project management, della gestione del lavoro e della crescita aziendale. Con funzioni che regolano la comunicazione, la trasparenza e la responsabilità nei progetti, secondo i fornitori il software si adatta per i team di marketing, del team creativo, di project management e quello dello sviluppo del prodotto.

Oltre a un’edizione gratuita per cinque utenti, Wrike lancia diverse soluzioni su misura, con diversi punti di forza, come “Professional” (a partire da 9,80 dollari al mese per utente), “Business” (a partire da 24,80 dollari al mese per utente) o “Marketing” (a partire da 34,60 dollari al mese per utente). L’accesso al software avviene tramite applicazione web o la relativa app per il desktop (Windows, macOS) e per i dispositivi mobili (iOS, Android).

Per tutelare la vostra privacy il video si caricherà dopo aver cliccato.

Potete suddividere ogni progetto che gestite con Wrike senza difficoltà in un numero indefinito di parti. I singoli compiti si possono organizzare così ricorrendo a cartelle e agende, adattabili e visualizzabili a colpo d’occhio nella timeline (a partire dal pacchetto “Professional”). Così potete informarvi in ogni momento sui progressi e sui commenti di tutti i dipendenti.

In aggiunta aiutano anche le attività di live stream, la gestione delle diverse versioni e la memorizzazione condivisa dei file (a partire da 2 GB), in cui possono venire salvati e collegati con dei link i documenti rilevanti. Per non dover creare di nuovo ogni compito, il tool per il project management offre una pratica funzione di copia con cui potete duplicare facilmente i compiti ricorrenti o anche un intero progetto. Come anche altre soluzioni, la bacheca di Wrike si può ampliare tramite integrazioni come le seguenti:

  • File sharing: Google Drive, Box, Dropbox, Microsoft OneDrive
  • Sviluppo: Jira, GitHub
  • Supporto: Zendesk, SurveyMonkey
  • Contabilità: Harvest, QuickBooks
  • Chat/Messaging: Slack, HipChat, Microsoft Teams
  • Single Sign-on: integrazione SAML, Okta, Bitium
  • Social: LinkedIn

I piccoli team fino a cinque persone che vogliono semplificarsi il lavoro con una soluzione software di questo tipo, traggono in ogni caso vantaggio da una versione di base gratuita di Wrike. Chi ha maggiori aspettative per un tool di project management, dovrebbe almeno optare per la variante “Professional”, che comprende tra l’altro 5 GB di spazio di archiviazione, bacheche condivisibili e un numero illimitato di licenze per i guest account.

A partire dal pacchetto “Business” ottenete in aggiunta ai 50 GB di spazio di archiviazione anche altre funzioni, come la gestione delle risorse, dei gruppi e dei permessi utente, modelli di report, oltre che la possibilità di personalizzare il proprio workspace. Se decidete di testare Wrike, potete scegliere liberamente tra i pacchetti disponibili e confermare la vostra scelta dopo la scadenza della fase di test o optare alternativamente per un altro abbonamento, a patto che abbiate deciso di acquistarlo.

Vantaggi Svantaggi
Funzione di copia per compiti ricorrenti e interi progetti Costoso rispetto agli altri tool
App per Windows, macOS, iOS e Android Archiviazione dei dati su server americani
Timeline visiva dei compiti (dal pacchetto Professional) Interfaccia utente complessa

Office 365

Oltre a Windows, Microsoft è nota soprattutto per le sue applicazioni per l'ufficio. Nel 2011 l'azienda ha lanciato Office 365 come applicazione web nel cloud, aprendo la strada a Word e agli altri programmi per diventare software di collaborazione. Invece di acquistare il pacchetto di applicazioni, Office 365 consente di abbonarsi ai programmi e di accedervi dal browser.

Poiché Office 365 è composto da diversi programmi, le possibilità di cooperazione sono molteplici. Outlook (e Exchange), ad esempio, possono essere utilizzati per condividere calendari diversi all'interno dell'azienda. Nel cloud, Word, Excel e PowerPoint offrono la possibilità a più utenti di lavorare contemporaneamente sullo stesso file. Ciò significa che i documenti non devono più essere inviati da una parte all'altra. Microsoft Teams è uno strumento di project management che consente la comunicazione tra i dipendenti.

Poche altre soluzioni offrono un tale spettro di funzioni. Mentre molti altri tool di project management possono essere ampliati con interfacce e applicazioni aggiuntive, Office 365 ha tutti gli strumenti importanti direttamente integrati.

Applicazioni per la collaborazione su Office 365:

  • Word: elaborazione testi da parte di più utenti
  •  Excel: foglio di calcolo in multi-utenza
  • PowerPoint: preparazione di presentazioni per più utenti
  • Outlook: condivisione di appuntamenti, calendari e attività con i membri del team
  • Teams: comunicazione tra colleghi
  • Access: creazione di database per più utenti
  •  OneNote: condivisione di note con altri utenti
  • OneDrive: archiviazione cloud condivisa

Anche su 1&1 IONOS è possibile prenotare per sé e la propria azienda Microsoft Office 365. Qui riceverete anche 1 TB di memoria OneDrive e 50 GB per il vostro account di posta elettronica. Oltreall'interfaccia web, sono disponibilianchele versioni per PC e le applicazioni mobili in modo che possiate svolgere il vostro lavoro ovunque senza problemi.

Vantaggi Svantaggi
Office è da decenni lo standard tra i software per l'ufficio Troppo vasto per alcuni team
Molte app a portata di mano  
Applicazione web, versione desktop e app per i dispositivi mobili  

Microsoft Office 365 con 1&1 IONOS!

Account e-mail Exchange e le ultime versioni delle tue applicazioni Office preferite tra cui Word, Excel e PowerPoint su tutti i dispositivi!

Office online
OneDrive con 1 TB
Supporto 24/7

OX App Suite

L'azienda tedesca Open-Xchange lancia OX App Suite. Anche in questo caso si tratta di un pacchetto software completo per l'uso quotidiano in ufficio, simile a Office 365. Avete la possibilità di lavorare insieme ai vostri colleghi sui documenti, condividere gli appuntamenti tramite l'applicazione calendario e di creare liste nella vostra rubrica che potete condividere con altri utenti. OX App Suite è dotata di una pratica dashboard che consente agli utenti di accedere rapidamente alle informazioni più importanti: nuove e-mail, appuntamenti importanti e documenti attuali sono disponibili qui a colpo d'occhio. La pagina riepilogativa con riquadri può essere assemblata individualmente da ogni utente.

Gli utenti di OX App Suite beneficiano dell'approccio aperto del software per l'elaborazione di testi, la creazione di presentazioni e le applicazioni di fogli di calcolo: invece di costringere gli utenti a utilizzare il proprio formato di file proprietario, la suite può lavorare con i formati di file conosciuti. In questo modo è possibile apportare modifiche anche ai documenti ricevuti senza alterarne la formattazione. È anche possibile condividere i file non solo all'interno della propria azienda, ma anche con persone esterne.

OX App Suite è composta da:

  • OX Mail: invio, ricezione e organizzazione di e-mail
  • OX Drive: archiviazione cloud per lo scambio di file
  • OX Documents: elaborazione testi, fogli di calcolo e software di presentazione vengono utilizzati per creare documenti (anche insieme)
  •  OX Contacts: una rubrica per raccogliere, organizzare e condividere le informazioni di contatto
  • OX Calendar: gestione di appuntamenti e organizzazione di riunioni

La raccolta di applicazioni non è destinata all'uso domestico, ma dovrebbe sempre essere eseguita su una struttura server. Le aziende più grandi, in particolare, possono ad esempio eseguire il software tramite il proprio data center locale. Tuttavia, è più facile ordinare l'App Suite già configurata da un fornitore di hosting. Su 1&1 IONOS è possibile ordinare OX App Suite e ricevere, oltre alla suite Office completa, uno spazio di archiviazione, un proprio dominio e un indirizzo e-mail professionale.

Vantaggi Svantaggi
Suite completa per l'ufficio Poco adatto per privati
Molte app a portata di mano  
Applicazione web e app per i dispositivi mobili  
Formato file open source  

OX App Suite con 1&1 IONOS

La soluzione online affidabile per l'ufficio con applicazioni intelligenti, innovative e semplici da usare, gratuita per i primi 6 mesi!

E-mail
Storage
Dominio

G Suite

Google continua a essere conosciuto principalmente come motore di ricerca, ma milioni di persone in tutto il mondo utilizzano anche le altre offerte dell'azienda. Alcune di queste sono disponibili collettivamente come G Suite, la suite di applicazioni che include software per l'ufficio e diversi strumenti di collaborazione. La maggior parte delle persone hanno probabilmente familiarità con queste applicazioni: Gmail, il servizio gratuito di Google, Google Docs e le altre per la creazione di documenti e Google Drive, il cloud storage del provider. Quasi tutte le applicazioni incluse sono già disponibili gratuitamente per gli utenti privati che si registrano su Google. Per le aziende, tuttavia, è disponibile anche una versione migliorata con servizi aggiuntivi: un indirizzo e-mail professionale, più spazio di archiviazione e supporto 24 ore su 24.

Per tutelare la vostra privacy il video si caricherà dopo aver cliccato.

Le applicazioni sono intese come Software as a Service o cloud computing: il software non funziona sui dispositivi dell'utente, ma è gestito tramite un'interfaccia web. Poiché tutti i dati si trovano sul cloud, gli utenti possono anche accedervi insieme senza problemi. I calendari si possono condividere, i documenti si possono abilitare per la modifica collettiva e le riunioni si possono svolgere direttamente online.

Collaborazione nella G Suite

  • Comunicazione: il servizio di posta elettronica Gmail e Hangouts, un'applicazione per chat room interne e videoconferenze, consente ai membri del team di comunicare tra loro.
  • Distribuzione dei compiti: le app di calendario e note possono essere utilizzate per assegnare compiti e fissare appuntamenti.
  • Creazione: oltre alle note applicazioni per la creazione di documenti (documenti, fogli di calcolo, moduli e presentazioni), la G Suite consente anche di lavorare insieme su siti web e applicazioni autocreate.
  • Archiviazione: oltre all'unità di archiviazione cloud, con Vault Google offre anche un archivio per i clienti aziendali.
  • Amministrazione: per dare alle aziende il pieno controllo della propria G Suite, è possibile ad esempio gestire gli utenti e distribuire i permessi nell'applicazione di amministrazione.
Vantaggi Svantaggi
Suite completa per l'ufficio Troppo vasto per alcuni team
Molte app a portata di mano  
Multipiattaforma  

G Suite con 1&1 IONOS

Collaborare è adesso ancora più facile! Posta Gmail con indirizzo corrispondente al tuo dominio e tutti gli strumenti di Google che conosci.

Sicura
Professionale
Assistenza 24/7

Conclusione: i 9 tool per il project management a confronto

 

Sviluppatore

Anno di creazione

Lingua

Costi

Ubicazione dei server

App

Particolarità

Asana

Asana

2011

Inglese

**

USA

iOS, Android

Sistema di tag per filtrare i compiti

Basecamp

Basecamp

2004

Inglese

**

USA

Windows, macOS, iOS, Android

Richieste di stato automatizzate

G Suite

Google

2006

Italiano

***

USA

iOS, Android

Suite per l'ufficio

Lifesize

Lifesize

2014

Italiano

*

In tutto il mondo per funzioni basate su cloud, altrimenti capacità inhouse

Windows, macOS, iOS, Android

Funzione di live streaming

Office 365

Microsoft

2001

Italiano

**

USA

Windows, macOS, iOS, Android

Suite per l'ufficio

OX App Suite

Open-Xchange

2013

Inglese

***

Germania

iOS, Android

Suite per l'ufficio

Slack

Slack

2014

Inglese

***

USA

Windows, iOS, Android, Windows Phone

Condivisione di snippet di codice

Trello

Atlassian

2011

Italiano

**

USA

iOS, Android

Layout e design regolabile

Wrike

Wrike

2007

Italiano

**

USA

Windows, macOS, iOS, Android

Stream delle attività e gestione delle differenti versioni


Un momento! Prima di lasciarci scopri
la nostra offerta per il rientro dalle ferie:
dominio .it a 1 € per il primo anno!

Primo anno a 1 € IVA escl.,
poi 10 €/anno IVA escl.

Inserisci il dominio desiderato nella barra di ricerca per verificarne la disponibilità.