Le migliori strumenti per il project management

Per organizzare i progetti e ottimizzare i processi di lavoro, non avete per forza bisogno di un tool per il project management. Un piccolo team che lavora nello stesso ufficio si può coordinare, ad esempio, anche senza uno specifico software o servendosi solo di singole applicazioni per settori specifici. Ma al crescere del numero dei dipendenti e dei progetti, oltre che dei collaboratori che non sono connessi alla rete aziendale, aumenta anche notevolmente il valore di un simile software per l’ottimizzazione dell’intera routine di lavoro: infatti, se dovete gestire diversi team e dovete rispettare molte scadenze, senza strumenti di ausilio perdete facilmente la visione d’insieme.

A partire da una certa dimensione dell’azienda non potete più contattare ogni dipendente personalmente per ricevere un aggiornamento sui progressi effettuati. Se utilizzate un software per il project management e lo adattate ai processi di lavoro, risparmiate inoltre tempo prezioso e costi che potete investire in altri settori della vostra azienda. In aggiunta le funzioni di file sharing garantiscono che lo scambio di file tra le diverse reti sia sempre possibile in ogni momento, anche in un’azienda grande. Così la collaborazione con i partner commerciali prosegue in modo essenzialmente più veloce, dato che potete coinvolgerli nei processi rilevanti, grazie all’apposito tool per il project management.

La ricerca di un programma appropriato per l’ottimizzazione dei processi di lavoro è spesso più difficile di quanto si immagini. Ciò dipende in particolar modo da due fattori: da una parte ci sono le diverse offerte che si differenziano sostanzialmente per quanto riguarda la loro varietà, ma anche relativamente ai costi (la fascia di prezzo va dalle costose soluzioni Enterprise fino a quelle gratuite freemium o open source); dall’altra si trovano alcune applicazioni che offrono una grande quantità di diversi strumenti per il project management, mentre altre soluzioni si concentrano su funzioni precise.

Inoltre, utilizzando questi tool, bisogna distinguere tra soluzioni locali, self-hosted, e applicazioni online gestite da altri servizi (cloud o SaaS). Le prime risultano in vantaggio soprattutto per quanto riguarda l’aspetto della sicurezza, mentre i punti di forza degli ultimi risiedono nell’accesso remoto.

Infine può giocare un ruolo nella scelta anche il fatto se programmi o formati di file specifici che vengono utilizzati da voi o dai vostri dipendenti, sono supportati dal tool per il project management. Nei paragrafi successivi vi presentiamo alcuni esempi di soluzioni interessanti per la gestione del lavoro in team.

Poiché Office 365 è composto da diversi programmi, le possibilità di cooperazione sono molteplici. Outlook (ed Exchange), ad esempio, possono essere utilizzati per condividere calendari diversi all'interno dell'azienda. Nel cloud, Word, Excel e PowerPoint offrono la possibilità a più utenti di lavorare contemporaneamente sullo stesso file. Ciò significa che i documenti non devono più essere inviati da una parte all'altra. Microsoft Teams è uno strumento di project management che consente la comunicazione tra i dipendenti.

Poche altre soluzioni offrono un tale spettro di funzioni. Mentre molti altri tool di project management possono essere ampliati con interfacce e applicazioni aggiuntive, Office 365 ha tutti gli strumenti importanti direttamente integrati.

Applicazioni per la collaborazione su Office 365:

• Word: elaborazione testi da parte di più utenti
• Excel: foglio di calcolo in multiutenza
• PowerPoint: preparazione di presentazioni per più utenti
• Outlook: condivisione di appuntamenti, calendari e attività con i membri del team
• Teams: comunicazione tra colleghi
• Access: creazione di database per più utenti
• OneNote: condivisione di note con altri utenti
• OneDrive: archiviazione cloud condivisa

Anche su 1&1 IONOS è possibile prenotare per sé e la propria azienda Microsoft Office 365. Qui riceverete anche 1 TB di memoria OneDrive e 50 GB per il vostro account di posta elettronica. Oltreall'interfaccia web, sono disponibilianchele versioni per PC e le applicazioni mobili in modo che possiate svolgere il vostro lavoro ovunque senza problemi.

L'azienda tedesca Open-Xchange lancia OX App Suite. Anche in questo caso si tratta di un pacchetto software completo per l'uso quotidiano in ufficio, simile a Office 365. Avete la possibilità di lavorare insieme ai vostri colleghi sui documenti, condividere gli appuntamenti tramite l'applicazione calendario e di creare liste nella vostra rubrica che potete condividere con altri utenti. OX App Suite è dotata di una pratica dashboard che consente agli utenti di accedere rapidamente alle informazioni più importanti: nuove e-mail, appuntamenti importanti e documenti attuali sono disponibili qui a colpo d'occhio. La pagina riepilogativa con riquadri può essere assemblata individualmente da ogni utente.

Gli utenti di OX App Suite beneficiano dell'approccio aperto del software per l'elaborazione di testi, la creazione di presentazioni e le applicazioni di fogli di calcolo: invece di costringere gli utenti a utilizzare il proprio formato di file proprietario, la suite può lavorare con i formati di file conosciuti. In questo modo è possibile apportare modifiche anche ai documenti ricevuti senza alterarne la formattazione. È anche possibile condividere i file non solo all'interno della propria azienda, ma anche con persone esterne.

OX App Suite è composta da:

• OX Mail: invio, ricezione e organizzazione di e-mail
• OX Drive: archiviazione cloud per lo scambio di file
• OX Documents: elaborazione testi, fogli di calcolo e software di presentazione vengono utilizzati per creare documenti (anche insieme)
• OX Contacts: una rubrica per raccogliere, organizzare e condividere le informazioni di contatto
• OX Calendar: gestione di appuntamenti e organizzazione di riunioni

La raccolta di applicazioni non è destinata all'uso domestico, ma dovrebbe sempre essere eseguita su una struttura server.

Lavorare direttamente con una memoria condivisa: la soluzione open source Nextcloud offre agli utenti la possibilità di impostare il proprio file server per lo scambio di file o per lavorare direttamente su progetti comuni. Il software è progettato in modo tale che le directory locali sul proprio PC possano essere sincronizzate con la copia presente sul server. In questo modo diversi membri del team hanno accesso agli stessi file, che sono sempre aggiornati senza la necessità di inviare i file avanti e indietro.

Nextcloud è dotato di una scansione antivirus e di un'autenticazione a due fattori. Sono disponibili client per i noti sistemi desktop e applicazioni mobili per iOS e Android. Per utilizzare Nextcloud, è necessario un proprio server sul quale è installato il software. Con IONOS è possibile avere entrambi. Ciò è particolarmente utile per le piccole e medie imprese.

Con Nextcloud Hub si fa ancora un passo in avanti. Infatti con questa soluzione avete a disposizione un software per il project management completo:

• File: archiviazione condivisa, inclusa la sincronizzazione
• Foto: gestione delle immagini con funzione di ricerca
• Contatti: organizzazione congiunta dei contatti
• Talk: comunicazione via chat, video o audio conferenza
• Posta: servizio di posta elettronica proprio
• Calendario: gestione e condivisione degli appuntamenti con gli altri
• Flusso (work flow): automazione tramite interfaccia grafica utente
• Onlyoffice: suite completa per l'ufficio per la collaborazione in team

Anche Nextcloud Hub è disponibile su IONOS. L'offerta è rivolta alle grandi aziende e società che possono utilizzare il software per semplificare gran parte del loro flusso di lavoro. Non importa se si sceglie la semplice app o l'hub completo di IONOS, basta optare per l'hosting e, dato che i server si trovano nell’UE, si ha quindi un'elevata protezione dei dati.

Google continua a essere conosciuto principalmente come motore di ricerca, ma milioni di persone in tutto il mondo utilizzano anche le altre offerte dell'azienda. Alcune di queste sono disponibili collettivamente come G Suite, la suite di applicazioni che include software per l'ufficio e diversi strumenti di collaborazione. La maggior parte delle persone hanno probabilmente familiarità con queste applicazioni: Gmail, il servizio gratuito di Google, Google Docs e le altre per la creazione di documenti e Google Drive, il cloud storage del provider. Quasi tutte le applicazioni incluse sono già disponibili gratuitamente per gli utenti privati che si registrano su Google. Per le aziende, tuttavia, è disponibile anche una versione migliorata con servizi aggiuntivi: un indirizzo e-mail professionale, più spazio di archiviazione e supporto 24 ore su 24.

Le applicazioni sono intese come Software as a Service o cloud computing: il software non funziona sui dispositivi dell'utente, ma è gestito tramite un'interfaccia web. Poiché tutti i dati si trovano sul cloud, gli utenti possono anche accedervi insieme senza problemi. I calendari si possono condividere, i documenti si possono abilitare per la modifica collettiva e le riunioni si possono svolgere direttamente online.

Collaborazione nella G Suite

• Comunicazione: il servizio di posta elettronica Gmail e Hangouts, un'applicazione per chat room interne e videoconferenze, consentono ai membri del team di comunicare tra loro.
• Distribuzione dei compiti: le app di calendario e note possono essere utilizzate per assegnare compiti e fissare appuntamenti.
• Creazione: oltre alle note applicazioni per la creazione di documenti (documenti, fogli di calcolo, moduli e presentazioni), la G Suite consente anche di lavorare insieme su siti web e applicazioni autocreate.
• Archiviazione: oltre all'unità di archiviazione cloud, con Vault Google offre anche un archivio per i clienti aziendali.
• Amministrazione: per dare alle aziende il pieno controllo della propria G Suite, è possibile ad esempio gestire gli utenti e distribuire i permessi nell'applicazione di amministrazione.

Avete la possibilità di ottenere la G Suite direttamente sul sito di IONOS.

Grazie ad Asana potete assegnare unworkspace a un numero indefinito di team. In un simile ambiente di lavoro digitale si possono di nuovo gestire molti progetti, dove vengono creati, affidati ed elaborati i task (compiti). Per questo motivo si possono ad esempio stabilire delle scadenze, aggiungere dei tag per filtrare o allegare i file locali, come i documenti di Dropbox, OneDrive, Box e Google Drive. La dashboard fornisce una panoramica generale dei diversi progetti e compiti che consente di ordinarli per ordine alfabetico, scadenza o stato.

Altre funzioni del tool per il project management:

• Un proprio calendario del team
• Chat del progetto (conversations)
• Sistema di messaggi (inbox) con archivio
• Funzione “Annulla”
• Sincronizzazione di compiti con software di calendario esterno
• Funzione stampa ed esporta (CSV) per progetti e compiti

La versione di base vi permette di creare progetti fino a un massimo di 15 partecipanti. Nel caso in cui dobbiate gestire team più grandi, dovreste quindi utilizzare l’edizione “Premium”, in cui sono presenti template già pronti che vi consentono di creare solo con un clic nuovi progetti. Inoltre il pacchetto garantisce anche funzioni di ricerca avanzata e report che rendono il processo di lavoro ancora più facile, e permettono di accedere a opzioni speciali di amministratore per un migliore controllo sui progetti e i partecipanti. Nella versione “Enterprise” ricevete, tra gli altri, supporto esclusivo e la possibilità di imporre il login basato su SAML (Security Assertion Markup Language) per tutti gli utenti.

Quando create una nuova board su Trello, avete tre opzioni di attivazione: nella modalità privata possono vedere e apportare modifiche alla bacheca solo gli utenti aggiunti manualmente. Le bacheche dei team sono, invece, visibili automaticamente a tutti i membri del team del progetto. Se scegliete l’attivazione pubblica, possono vedere la bacheca tutti gli utenti web che dispongono del link corrispondente. La modifica è però possibile in entrambi i casi, come per le bacheche private, solo quando si è stati aggiunti dal project manager.

L’assegnazione dei compiti funziona tramite le “card” che si possono classificare in liste diverse, per segnalare in questo modo lo stato di elaborazione. Il tool per il project management prevede per questo tre liste: “To do”, “In processing” e “Ready”. Potete anche definire delle vostre categorie e aggiungere liste aggiuntive. Per la creazione dei singoli compiti (card) sono disponibili le seguenti opzioni:

• Ordinare gli utenti
• Aggiungere le etichette (colore e schema opzionali)
• Aggiungere checklist con molti punti
• Commentare
• Impostare una scadenza per il termine dei compiti
• Allegare link o file (PC, Trello, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive)
• Visualizzare il protocollo delle attività
• Spostare nelle altre liste, non appena avete modificato lo stato di elaborazione

Se volete allegare i file presenti sul vostro computer, avete a disposizione 10 MB. A partire dal pacchetto “Business Class” potete aggiungere allegati con una dimensione massima di 250 MB. Inoltre se decidete di acquistare il prodotto, potete controllare esattamente chi può creare board private e pubbliche, oltre che eliminare gli ex membri in un solo clic. In caso di problemi tecnici e domande, grazie al supporto premium per e-mail di un esperto a vostra disposizione, riceverete una risposta di sicuro entro 24 ore. Nell’edizione Enterprise il software per il project management offre una protezione aggiuntiva per i vostri dati del progetto tramite l’autenticazione a due fattori, la crittografia dei file, il controllo del software e la possibilità di verifiche di sicurezza personalizzate.

Lo scopo principale di Slack è quello di offrire agli utenti la migliore piattaforma di comunicazione. Per questo motivo si può configurare un numero indefinito di “channels” che funzionano sostanzialmente come stanze di chat. Durante la configurazione di un simile channel potete scegliere se attivarlo per tutti i dipendenti invitati o stabilire manualmente chi possa avervi accesso (private channel).

In più tutti i dipendenti che sono loggati nel tool per il project management possono comunicare tra di loro anche tramite messaggio diretto. Così non solo si possono inviare i classici messaggi di testo, ma è possibile anche condividere file (PC, Google Drive), documenti in comune (Google Docs) o presentare snippet di codice (HTML, CSS, C++, PHP e molti altri).

La seconda funzione principale di Slack è l’integrazione di applicazioni di terze parti. Così esistono già delle interfacce per i seguenti servizi web:

• Gestione dei file: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box
• Comunicazione: Google+ Hangouts, RSS, MailChimp, Skype
• Sviluppo: GitHub, IFTTT, Zapier, JIRA Cloud, Nagios
• Marketing: Statsbot, GrowthBot, Drift, Mention, Reveal
• Produttività: Trello, Google Calendar, Asana, Simple Poll
• Social e divertimento: GIPHY, Twitter, Bitmoji, Meme Bot
• Design: InVision App, Zeplin, Lucidchart, RealtimeBoard

Ovviamente più channel sono creati e utilizzati per la gestione e l’elaborazione dei progetti, più difficile diventerà mantenere il controllo; tuttavia, su Slack si possono ritrovare e aprire singole conversazioni e file in ogni momento grazie all’ottima funzione di ricerca. Nella versione gratuita il software per il project management accede solamente agli ultimi 10.000 messaggi. Inoltre il numero di integrazioni di software di terze parti è limitato a dieci.

Entrambe le limitazioni si superano con il pacchetto “Standard” (a partire da 6,25 euro al mese per utente) che consente anche l’accesso al channel per gli ospiti e mette a disposizione funzioni per l’autenticazione a due fattori e OAuth (Open Authentication). La versione “Plus” (a partire da 11,75 euro al mese per utente) assicura un supporto 24 ore su 24 e un tempo di risposta nel giro di massimo quattro ore. Una versione Enterprise offre ancora più funzioni; i prezzi sono disponibili su richiesta.

Per avviare video o audio conferenze, su Lifesize potete ricorrere a una scelta diretta o creare e pianificare una conferenza meet-me, possibile ad esempio tramite un’estensione di Chrome per Google Calendar, l’accesso basato sulle e-mail o su ogni calendario compatibile con ICS. In aggiunta tramite Lifesize potete creare un vostro ambiente di conferenza che nell’edizione Enterprise supporta fino a 1000 partecipanti e che si può collegare agli altri o attraverso l’app di Lifesize Cloud oppure per mezzo di un guest client, un sistema video H.323/SIP o un telefono. Questo spazio vi consente di realizzare presentazioni a schermo intero e di mettere su silenzioso dei partecipanti, inoltre c’è l’opzione di configurare un codice di sicurezza da dover inserire prima di entrare nella chat. In più il software per il project management offre le seguenti funzioni:

• Estensione facile per consentire tutti i tipi di conversazione, da quelle singole fino a quelle di gruppo, senza necessità di connettersi nuovamente
• Numero illimitato di telefonate guest
• Directory degli utenti e dei meeting
• Pianificazione del calendario per ambienti di conferenze collegati (a partire dalla versione Premium)
• Interfacce utente a sistemi video consolidati e ad applicazioni come Skype, Cisco o Polycom
• Trasmissione del segnale e dei media crittografata (128 bit AES)
• Firewall Traversal automatico per una comunicazione sicura e adatta per ogni tipo di rete

L’accesso ai video registrati si può regolare tramite i permessi configurabili, infatti i partecipanti al meeting ricevono automaticamente accesso al relativo materiale. In aggiunta alla riproduzione multipiattaforma, è possibile anche il download dei file video in formato MP4.

L’interfaccia utente di Basecamp, che appare poco chiara ai principianti, è suddivisa essenzialmente in tre sezioni: l’“Headquarter” (HQ) dà spazio agli annunci aziendali, alle informazioni generali e ai file che devono essere disponibili per ogni dipendente in azienda, quindi logicamente questa sezione è pensata per la dirigenza dell’azienda. Sotto “Teams” potete creare delle vostre piattaforme per le singole sezioni, tramite cui potete comunicare e pianificare. Sotto “Projects” il tool per il project management mostra i diversi canali per i progetti di lavoro creati e i relativi partecipanti. Indipendentemente dalla sezione, sono sempre a disposizione le sei seguenti funzioni principali:

• Campfire: chatroom personalizzata per i rispettivi gruppi
• Message Board: board dei messaggi per le novità e gli aggiornamenti di stato
• To-dos: liste “To do” per presentare i passaggi di lavoro più importanti (scadenze incluse)
• Schedule: calendario combinabile con Google Cal, iCal o Outlook
• Check in automatici: richieste di stato automatizzate (giornalmente, settimanalmente o mensilmente)
• Docs & Files: luogo di memorizzazione centrale per file, documenti e link a Google Docs, con possibilità di strutturarli tramite cartelle

Basecamp può essere testato gratuitamente per un mese prima di decidere se acquistarlo o meno. Se paragonato a molte altre soluzioni, il servizio opta per una strada insolita per quanto riguarda il modello di pagamento adottato: mentre di solito si paga per utente, Basecamp costa sempre 99 dollari al mese (o 999 dollari all’anno, nel caso si scelga il pagamento annuale), indipendentemente dal fatto che gestiate un team di dieci dipendenti o che vi occupiate di una grande azienda con 500 collaboratori. Inoltre il software è disponibile gratuitamente per insegnanti e studenti, mentre le organizzazioni no-profit o a scopi benefici usufruiscono di uno sconto.

Potete suddividere ogni progetto che gestite con Wrike senza difficoltà in un numero indefinito di parti. I singoli compiti si possono organizzare così ricorrendo a cartelle e agende, adattabili e visualizzabili a colpo d’occhio nella timeline (a partire dal pacchetto “Professional”). Così potete informarvi in ogni momento sui progressi e sui commenti di tutti i dipendenti.

In aggiunta aiutano anche le attività di live stream, la gestione delle diverse versioni e la memorizzazione condivisa dei file (a partire da 2 GB), in cui possono venire salvati e collegati con dei link i documenti rilevanti. Per non dover creare di nuovo ogni compito, il tool per il project management offre una pratica funzione di copia con cui potete duplicare facilmente i compiti ricorrenti o anche un intero progetto. Come anche altre soluzioni, la bacheca di Wrike si può ampliare tramite integrazioni come le seguenti:

• File sharing: Google Drive, Box, Dropbox, Microsoft OneDrive
• Sviluppo: Jira, GitHub
• Supporto: Zendesk, SurveyMonkey
• Contabilità: Harvest, QuickBooks
• Chat/Messaging: Slack, HipChat, Microsoft Teams
• Single Sign-on: integrazione SAML, Okta, Bitium
• Social: LinkedIn

I piccoli team fino a cinque persone che vogliono semplificarsi il lavoro con una soluzione software di questo tipo, traggono in ogni caso vantaggio da una versione di base gratuita di Wrike. Chi ha maggiori aspettative per un tool di project management, dovrebbe almeno optare per la variante “Professional”, che comprende tra l’altro 5 GB di spazio di archiviazione, bacheche condivisibili e un numero illimitato di licenze per i guest account.

A partire dal pacchetto “Business” ottenete in aggiunta ai 50 GB di spazio di archiviazione anche altre funzioni, come la gestione delle risorse, dei gruppi e dei permessi utente, modelli di report, oltre che la possibilità di personalizzare il proprio workspace. Se decidete di testare Wrike, potete scegliere liberamente tra i pacchetti disponibili e confermare la vostra scelta dopo la scadenza della fase di test o optare alternativamente per un altro abbonamento, a patto che abbiate deciso di acquistarlo.

Non si tratta di uno strumento per il project management con molte funzionalità, ma rappresenta una buona aggiunta per ogni team. Sia che si tratti di grandi aziende che di piccoli progetti, Spike rivoluziona il modo con cui gestire le e-mail. Invece di dover affrontare una lunga serie di e-mail con oggetti inutili e firme superflue, su Spike le e-mail si scrivono come se fossero messaggi di chat. Il software presenta i messaggi sotto forma di dialoghi chiari e rinuncia così a tutto ciò che non rientra nel contenuto vero e proprio dei messaggi. A differenza della tradizionale comunicazione via e-mail, gli utenti di Spike non ricevono messaggi in differita ma in tempo reale.

Oltre a questo tipo di presentazione innovativa, Spike convince anche con altre feature: tramite l’applicazione è infatti possibile eseguire videotelefonate o VoIP. In più con il software gli utenti hanno la possibilità di gestire un calendario e scambiarsi comodamente file tra di loro. Su richiesta possono essere crittografati tutti i messaggi.

Queste funzioni rendono Spike una buona aggiunta agli altri strumenti per il project management:

• Comunicazione e-mail nel formato chat
• Telefonia audio e video
• Scambio di file
• Gestione del calendario

Per utilizzare Spike si devono solo inserire le informazioni sul proprio account e-mail. Per i privati l’applicazione è gratuita, mentre i team professionali pagano un abbonamento mensile. Spike è disponibile per Android, iOS, macOS, Windows e come web app.