La suite Open-Xchange offre la stessa gamma di funzioni di altre soluzioni di collaborazione; tuttavia, i vantaggi derivano dal design aperto del software, che a sua volta si basa sul concetto open source del progetto. All’OX App Suite hanno lavorato gli sviluppatori più diversi, tra cui alcuni dei programmatori che hanno sviluppato OpenOffice.
Gli utenti probabilmente noteranno l’approccio aperto soprattutto in OX Documents. A differenza di altri fornitori, questo software non ha un proprio formato di file. Invece i file di Microsoft Office, OpenOffice e LibreOffice si possono aprire e modificare facilmente senza alterare la formattazione dei documenti. Inoltre è possibile collaborare con altre persone su un documento senza dover utilizzare OX Documents.
Un ulteriore vantaggio, che ha a che fare almeno indirettamente con la community open source, riguarda la protezione dei dati. Proprio le offerte di Microsoft e di Google sono state ripetutamente criticate per la scarsa protezione dei dati degli utenti. L’OX App Suite è invece progettata per soddisfare i requisiti dell’RGPD.
Gli svantaggi possono derivare dall’approccio basato su cloud. La suite non è pensata per l’installazione su un PC domestico. Soprattutto gli utenti tecnicamente meno esperti dovrebbero sempre scegliere una soluzione già installata su un server. Anche le piccole e medie imprese (PMI) possono trovare troppo complicato installare e utilizzare la soluzione in una rete locale. Per questo si dovrebbe optare per l’offerta di un fornitore di hosting. Le aziende più grandi possono anche mettere a disposizione dei dipendenti l'OX App Suite tramite un proprio data center.