Troppo spesso sul posto di lavoro regnano condizioni non ideali per dare la migliore prestazione possibile. C'è disordine, ci vuole tempo per trovare gli strumenti di lavoro e alla fine capita persino di sprecare inutilmente le risorse. Molte aziende pensano di risolvere con interventi isolati in stile "pulizie di primavera", che possono funzionare nell'immediato, ma pian piano di solito si torna alle vecchie abitudini.
Sul lungo termine serve un metodo migliore: una mentalità adottata sia dai quadri alti che dai semplici dipendenti. È ciò che fa il metodo 5S, proveniente dal Giappone, che sta prendendo sempre più piede anche in Occidente (definito anche come metodo 5A). Il numero 5 si riferisce a cinque semplici passaggi che possono essere utilizzati per rendere l'ambiente di lavoro sempre a misura dei dipendenti. La particolarità del metodo 5S è che lo standard raggiunto continua a essere analizzato e migliorato. Di seguito scoprirete di più su 5S e su ciò che si nasconde dietro questo metodo.
Il metodo 5S può essere inserito nel principio "Kaizen", proveniente dal Giappone e sinonimo di una filosofia di vita e di lavoro giapponese. Il termine è composto dalle parole "Kai" (che significa cambiamento) e "Zen" (che significa "in meglio"). Si tratta pertanto di un cambiamento sostenibile per il meglio. Si parla anche di un processo di miglioramento continuo (abbreviato: PMC. Il concetto comprende non solo metodi e istruzioni concrete, ma piuttosto si riferisce a una visione particolaredelle condizioni di vita, del luogo di lavoro e dei processi di lavoro. Si riferisce anche al desiderio di sviluppare continuamente il proprio ambiente e la sua qualità.
Secondo il Kaizen tale miglioramento può già iniziare su una scala molto piccola, ad esempio con un po' più di ordine sulla scrivania. Fondamentalmente, si tratta di trovare ogni giorno nuovi modi per migliorare, non essere mai soddisfatti dei nuovi sviluppi e alzare costantemente l'asticella degli standard. In questo modo, non solo si svolgono in modo più efficiente i processi di lavoro sul lungo termine, ma si risparmiano anche le risorse o le si utilizza in modo più sensato rispetto a prima. Questa mentalità, tuttavia, può funzionare solo se la direzione coinvolge tutti i dipendenti e se dirigenti e superiori diretti sono disposti ad accettare e mettere in atto i suggerimenti.
Il metodo 5S è uno dei numerosi concetti che possono essere utilizzati per attuare l'approccio Kaizen sopra descritto.
Nei paesi occidentali, quando si tratta di ottimizzare i processi di lavoro e i cicli di produzione spesso si utilizza il termine Lean Management. Il Lean Management ha lo stesso scopo del concetto Kaizen: creare un ambiente di lavoro efficiente e orientato al processo. Esso è fortemente ispirato ai principi del Kaizen.
Il metodo 5S è stato originariamente sviluppato dal direttore di produzione Taiichi Ōnoper la casa automobilistica Toyota. A metà del secolo scorso la Toyota era arrivata a un bivio a causa della mancanza di risorse; in seguito, nonostante le condizioni difficili, è riuscita a celebrare grandi successi grazie al metodo 5S. Da allora, il concetto 5S è venuto alla ribalta in tutto il mondo, e anche se molti imprenditori non lavorano consapevolmente con il 5S, perseguono comunque l'obiettivo di un ambiente di lavoro efficiente e spesso, inconsapevolmente, applicano l'uno o l'altro espediente di questo metodo di gestione. Ma per cosa sta esattamente 5S o 5A?
Spesso sul posto di lavoro ci sono decisamente troppi oggetti che non si usano mai o molto raramente. La diretta conseguenza è che si perde la visione d'insieme e si lascia spazio al disordine. Pertanto bisogna separare rispondendo alle seguenti domande: Quali oggetti o strumenti di lavoro non sono affatto necessari e possono essere rimossi in modo permanente? Quali cose servono raramente e andrebbero tenute in un luogo più adatto? Questa separazione consente anche di conseguenza di accedere più velocemente alle risorse disponibili, riducendo il rischio di ordinare nuovamente attrezzature di lavoro ancora disponibili.
Sistemare è il passaggio immediatamente successivo dopo la separazione. Si pone la questione di individuare il sistema in base al quale conservare le varie attrezzature di lavoro e come organizzarle. Tutto deve avere un posto fisso. Cosa viene utilizzato spesso, e da chi? Quali oggetti devono essere accessibili a tutti? Come concepire le modalità per rendere accessibili i materiali necessari nel più breve tempo possibile? L'ordine che si stabilisce così facendo deve essere protocollato. Cartelli o altri promemoria aiutano a rendere l'ordine stabilito visibile e comprensibile a tutti. Anche le foto o i diagrammi dell'ordine desiderato contribuiscono a evidenziare subito eventuali irregolarità e a risolverle tempestivamente.
Naturalmente, anche il massimo dell'ordine non serve a niente se il posto di lavoro non è pulito. Il che vuol dire che bisogna pulire. Ciò vale anche per tutte le macchine e altre attrezzature che possono essere sottoposte anche a una ispezione o manutenzione. Se si riscontra una sporcizia eccessiva o livelli di usura insolitamente alti, i responsabili dovrebbero analizzarne i motivi. Questo processo di pulizia non è certamente il passaggio più amato nel metodo 5S, ma alla fine porta ad un clima di lavoro migliore. Se gli spazi ospitano regolarmente anche dei clienti, con ogni probabilità la nuova pulizia porterà a risultati migliori nel contatto con i clienti.
Nel metodo 5S il termine "standardizzare" riassume due aspetti: da un lato, si tratta di definire come standard l'ordine e la pulizia raggiunti e di impegnarsi a rispettare tale standard. Dall'altro, la questione è come raggiungere questo standard. In tal senso, promemoria e cartelli possono garantire che la sistemazione di strumenti e materiali rimanga invariata. Inoltre, è possibile pianificare quali macchine debbano essere pulite e sottoposte a manutenzione, e con quale frequenza. Non da ultimo, si possono individuare dei responsabili per singoli compiti e ambiti. Si possono infine stilare liste utili per l'orientamento dei dipendenti.
Infine, tutto sta nel mantenere sul lungo termine lo standard raggiunto e applicare l'autodisciplina necessaria. In caso di negligenze, è importante intervenire il prima possibile. Ciò richiede controlli regolari e l'impegno di ogni dipendente. L'intero ciclo delle 5S dovrebbe essere ripetuto regolarmente per ottenere ulteriori miglioramenti. Shitsuke rappresenta il quinto passaggio, che, nell'ottica di una disposizione circolare, riporta al primo. Spesso l'autodisciplina è anche intesa come un principio di base fondamentale, motivo per cui in alternativa può essere collocata al centro del ciclo Kaizen 5S, mentre gli altri quattro passaggi si spostano sempre attorno ad esso.
I singoli passaggi sembrano inizialmente facili da realizzare, ma possono sicuramente presentarsi dei problemi nella loro implementazione concreta. Infatti, per attuare i principi di un simile Lean Management delle 5S, devono essere coinvolti tutti i dipendenti. Spesso però si riscontrano delle resistenze nella forza lavoro. Dopotutto, questi metodi implicano inizialmente un presunto sforzo supplementare e possono anche essere percepiti dai singoli dipendenti come un'intromissione indesiderata nel loro ambiente di lavoro.
In questo caso, spetta al superiore interessato fornire informazioni dettagliate su 5S e Kaizen e illustrare i vantaggi concreti, che possono essere riassunti come segue:
In genere, esponendo e spiegando questi vantaggi, più dipendenti si lasciano convincere dalle novità. La direzione deve chiarire che del metodo 5S può beneficiare non solo l'azienda nel suo complesso, ma ogni singolo individuo. Per far passare questo messaggio, la formazione dovrebbe essere una priorità assoluta. Potrebbe essere necessario un po' di tempo per interiorizzare il metodo 5S, ma con un po' di disciplina e sufficienti ripetizioni, i cambiamenti positivi non tarderanno ad arrivare. In ogni caso i superiori devono dare il buon esempio. Solo così è possibile ottenere un successo duraturo.
Il metodo 5S è composto da cinque passaggi:
Originariamente sviluppati per l'industria manifatturiera, questi principi possono essere applicati universalmente a qualsiasi luogo di lavoro. L'obiettivo è creare un'atmosfera di lavoro ordinata e produttiva. Per riuscirci, i superiori non devono solo dare il buon esempio, ma, prima dell'implementazione, devono anche convincere i loro dipendenti dei vantaggi.
Il rigore con cui seguire il metodo dovrebbe sempre essere deciso consultando la forza lavoro. Procedere solo a livello direzionale è assolutamente inutile. Ci vorrà un po' di tempo prima che i singoli passaggi si radichino saldamente nella routine di lavoro quotidiana, ma ne vale comunque la pena. Ci sarà un motivo se, dopo il successo in Giappone il 5S è stato adottato da molte aziende in tutto il mondo.
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