In linea di principio, gli accantonamenti non sono altro che passività, costi o perdite incertiper importo e manifestazione e attribuibili all'esercizio in corso. Poiché in questi casi l'importo deve essere contabilizzato come passività, gli accantonamenti devono essere contabilizzati di conseguenza. Inoltre in questo contesto si raccomanda di procedere con una certa prudenza per garantire la corretta presentazione della situazione economica dell’impresa.
Ad esempio se avete una causa in corso, sapete che vi aspetteranno delle spese legali nel prossimo futuro. Tuttavia spesso il processo prosegue anche l'anno civile successivo. Per il vostro bilancio annuale dovrete quindi costituire un accantonamento con il valore che, secondo il vostro calcolo, corrisponde alla quota delle spese legali dell'esercizio. Non appena la fattura successiva verrà effettivamente saldata, l'accantonamento sarà annullato.
Ma perché le aziende sono tenute a fare questo sforzo? Il motivo è il sistema fiscale italiano: ogni impresa deve calcolare il proprio utile annuo alla fine di un esercizio finanziario e comunicarlo all'ufficio delle imposte: le imposte saranno calcolate tenendo conto dell’ammontare dell’utile finale. Gli accantonamenti sono contabilizzati a riduzione dell'utile, in quanto di competenza dell'esercizio in corso. Il vantaggio: i costi previsti vengono presi in considerazione per ridurre le imposte e creare così ulteriore liquidità. Gli accantonamenti sono anche passività che sono indicate nel lato del passivo dello stato patrimoniale in aggiunta al patrimonio netto.
A tal proposito il Codice civile prevede la predisposizione di appositi fondi: fondi per oneri per i costi incerti nell’importo e fondi rischi per i costi incerti nel loro avvenire. Gli accantonamenti sono destinati ai fondi per rischi e oneri e hanno lo scopo di coprire perdite o debiti di cui si conosce la natura oppure di cui non si conoscono importo o data al momento di chiusura dell’esercizio. L’accantonamento è quindi un’obbligazione in atto che deriva da azioni relative al passato effettuate dall’azienda.
Solitamente l’accantonamento che va a coprire perdite o debiti rappresenta un’operazione delicata della scrittura contabile: accantonare significa infatti dover fare stime con un valore più alto rispetto alle altre voci del bilancio.