In Italia, il registratore di cassa è uno strumento fondamentale per la gestione delle vendite nei negozi e nelle attività commerciali. Utilizzato per emettere scontrini fiscali, serve a documentare le operazioni di vendita al dettaglio e a garantire la corretta trasmissione dei dati all’Agenzia delle Entrate. Negli ultimi anni, la normativa si è evoluta introducendo l’obbligo del registratore telematico, che consente l’invio automatico e in tempo reale dei corrispettivi giornalieri. Questo sistema rientra nelle misure di contrasto all’evasione fiscale e nella digitalizzazione dei processi fiscali.

Scontrino fiscale: la situazione giuridica

In Italia, l’emissione dello scontrino fiscale (noto anche come documento commerciale) è obbligatoria per commercianti, artigiani e operatori della ristorazione. Dal 2020, è in vigore l’obbligo del registratore telematico, che trasmette automaticamente i corrispettivi all’Agenzia delle Entrate. Lo scontrino cartaceo resta in uso come documento informativo per il cliente, ma non ha più valore fiscale per le detrazioni.

Le sanzioni per mancata emissione sono elevate e possono includere anche la chiusura dell’attività in caso di reiterazione. Esistono però eccezioni per alcune categorie (come medici e tassisti).

Dati obbligatori di uno scontrino fiscale

Lo scontrino fiscale, pur non avendo più valore fiscale per il cliente, deve essere conforme alle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate. I dati obbligatori includono:

  • Ragione sociale dell’esercente;

  • numero di partita IVA;

  • dati contabili:

    -Corrispettivi parziali;

    • sconti o eventuali rettifiche;
    • eventuali subtotali; -eventuali rimborsi relativi a merce o imballaggi restituiti e provvisti di garanzia; -totale dovuto, con evidenziata dicitura “Totale” ben visibile;

  • data e ora dell’emissione e numero progressivo dello scontrino;

  • numero di matricola del registratore telematico (trasmesso digitalmente).

Scontrino di chiusura giornaliera

La somma dei vari scontrini emessi durante la giornata lavorativa va poi a sommarsi e serve per l’emissione dello scontrino di chiusura giornaliera, ovvero uno scontrino che riepiloga tutte le transazioni della giornata. Tale scontrino va sempre emesso prima della mezzanotte, anche per attività commerciali che operano su più turni (in questo caso andrà emesso al termine del turno che si conclude prima della mezzanotte). L’unica eccezione è rappresentata dalle attività di intrattenimento e spettacolo, le quali, nel caso in cui diano inizio a uno spettacolo prima della mezzanotte ma che termina solamente una volta entrati nel nuovo giorno, dovranno emettere lo scontrino di chiusura giornaliera quando questi sarà terminato, riportando sempre la data di inizio di tale evento.

Sanzioni per la mancata emissione dello scontrino

La sanzione amministrativa pecuniaria che si è costretti a pagare nel caso di una mancata emissione dello scontrino corrisponde al 100% dell’imposta dell’importo non documentato, ma sempre partendo da una base di 500 €. Si sarà obbligati a pagare tale sanzione nei seguenti tre casi:

  • Per mancata emissione dello scontrino o della ricevuta fiscale;
  • per l’emissione di questi per un importo inferiore al prezzo effettivo;
  • per l’omessa annotazione nel registro dei corrispettivi incassati, nel caso in cui vi sia un mancato funzionamento o un funzionamento irregolare del misuratore fiscale.

Inoltre, sarà comminata una sanzione pecuniaria che può variare dai 250 ai 2.000 € circa nel caso non sia stata fatta tempestivamente richiesta per la manutenzione del misuratore fiscale, e dai 1.000 ai 4.000 € circa se il misuratore fiscale non è stato installato. In quest’ultima ipotesi e nel caso di mancata emissione dello scontrino fiscale sono anche previste delle sospensioni della licenza o dell’esercizio dell’attività che possono variare da pochi giorni fino a svariati mesi.

Norme relative ai misuratori fiscali

Se ti affidi a un registratore di cassa tradizionale, a un qualsiasi tipo di terminale elettronico o a una bilancia elettronica (ovviamente muniti di stampante), gli obblighi da rispettare in merito alla manutenzione, all’installazione, e più in generale all’intero funzionamento del tuo misuratore fiscale, rimangono gli stessi.

Per poterlo utilizzare, il tuo misuratore fiscale deve essere sottoposto a un controllo di conformità prima della registrazione, verifica che poi deve essere ripetuta con cadenza annuale e la cui responsabilità è a carico dell’utente. Tali verifiche, sia quella preliminare, sia le successive in corso d’opera, possono essere effettuate esclusivamente da parte di quei soggetti abilitati all’assistenza tecnica. A differenza della verifica iniziale, quelle successive possono essere effettuate nel luogo di utilizzo del misuratore, ovvero dove viene svolta la tua attività commerciale.

Gli esiti della verifica sono due: positivo o negativo. L’esito positivo riconosce l’idoneità del dispositivo, e fa sì che a esso venga applicata una targhetta di colore verde, riportante la data della scadenza di tale validità (e quindi della necessità della prossima verifica) e il numero identificativo dell’operatore che ha svolto il controllo. Tale targhetta non va per nessun motivo né rimossa né modificata. Se al contrario la verifica ha esito negativo, ciò significa che il tuo apparecchio non è idoneo e quindi non può essere utilizzato.

In un caso simile, su di esso verrà apposta un’etichetta di colore rosso sulla quale vengono specificati i difetti dell’apparecchio. Se entro 40 giorni non verrà ripetuta una verifica, dopo aver chiaramente risolto le problematiche relative al registratore, e non sarà convalidato l’utilizzo dello stesso, allora l’apparecchio sarà defiscalizzato e perciò inutilizzabile.

L’utente ha anche la piena responsabilità di richiedere in maniera tempestiva l’intervento della ditta di manutenzione nel caso in cui durante l’utilizzo si riscontri un difetto con il misuratore. È inoltre di fondamentale importanza che si segni immediatamente la data e l’orario sul libretto di dotazione. Chiaramente fino al momento della riparazione, il misuratore non può essere utilizzato per l’emissione degli scontrini. Sarà dunque necessario avvalersi di un registro cartaceo per sopperire alla mancanza del registratore di cassa.

Documentazione necessaria

I documenti che devono essere sempre presenti sono i seguenti:

  • Libretto di dotazione del registratore di cassa, contenente i dati della tua attività commerciale e sul quale vengono riportate le verifiche effettuate e gli interventi a opera del tecnico.
  • Registro dei corrispettivi giornalieri, ovvero il registro all’interno del quale vanno riportati giorno dopo giorno l’ammontare di tutte le operazioni concluse. Se la tua attività è un’attività di vendita diretta, allora sarà necessario che tale registro si trovi nel locale adibito alla vendita.
  • Registro per mancato o irregolare funzionamento del registratore di cassa, ovvero il registro menzionato sopra in caso di evenienza.
  • Copia dei documenti relativi alla messa in servizio del misuratore fiscale e ricevuta di ritorno della copia spedita all’Agenzia delle Entrate competente.

La situazione nei vari paesi dell’Unione Europea

Attualmente sono dodici i paesi facenti parte dell’Unione Europea in cui è regolamentato per legge l’obbligo di registrazione delle attività contabili e l’emissione di uno scontrino fiscale, due concetti strettamente legati alla presenza e all’utilizzo dei registratori di cassa. Oltre all’Italia, tali paesi sono: Belgio, Francia, Grecia, Croazia, Polonia, Portogallo, Slovacchia, Slovenia, Ungheria, Austria, Lettonia, Estonia e Lituania.

Ti preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.

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