Anche quando si è ormai trovata una propria routine, ogni giornata di lavoro può rappresentare una sfida. Non fa differenza che la vostra mansione riguardi l’organizzazione e la corretta gestione di tutte le pratiche aperte, la pianificazione e il rispetto di appuntamenti e scadenze, o l’amministrazione della comunicazione interna ed esterna. Senza gli strumenti adeguati, come i programmi per ufficio, non avete speranza, poiché i software di lavoro per computer, smartphone e quant’altro non possono essere scissi dalla vita lavorativa moderna.
L’offerta relativa è così variegata oggigiorno che a volte risulta difficile trovare i programmi da ufficio che corrispondono alle proprie esigenze. In questo articolo vi illustriamo le più importanti categorie dei software per ufficio disponibili sul mercato e vi presentiamo brevemente alcune delle soluzioni più affermate.
Spesso alla scelta dei software da lavoro non viene dato il giusto peso in ambito aziendale, soprattutto agli inizi. Non ci si rende conto di quali programmi per ufficio garantiscano un flusso di lavoro il più regolare possibile. Per questo motivo si opta spesso per le cosiddette office suite (o pacchetti Office) che forniscono una collezione di applicazioni elementari che semplificano il lavoro di tutti i giorni e che sono adatte a qualsiasi settore professionale.
È prassi che le suite appartenenti a questa categoria contengano un programma di elaborazione testuale, uno di tabelle di calcolo, uno strumento per la creazione di presentazioni, dei sistemi per la gestione di database e degli strumenti di comunicazione. Il classico per eccellenza, nonché leader indiscusso del mercato, è la suite di Microsoft Office, lanciata da Microsoft nel 1989. Ma con gli anni sono aumentate anche le alternative gratuite e a pagamento di qualità.
La suite proprietaria di software per l’ufficio, conosciuta con il nome di Microsoft Office, è la prima scelta per molti utenti Windows e non solo. Infatti, grazie alle versioni per macOS, iOS e Android, e alle scarne varianti per l’utilizzo web con tutti i principali browser, rendono la raccolta di programmi per ufficio molto richiesta anche dagli utenti che non hanno il sistema operativo Windows.
Con i programmi da ufficio come Word (elaborazione testuale), Excel (fogli di calcolo), PowerPoint (presentazioni) o Outlook (personal information manager), il pacchetto Microsoft è diventato lo standard, con i singoli strumenti facili da usare e ciononostante dotati di una particolarmente ampia gamma di funzioni. L’utilizzo dell’edizione attuale, rinominata “Office 365”, richiede la sottoscrizione di un abbonamento mensile (da 7 euro al mese) o l’acquisto una tantum della licenza (opzione non disponibile per il pacchetto “Office Home & Student”).
Che una cosiddetta office suite non debba per forza essere a pagamento lo dimostra il pacchetto open sourceLibreOffice. Derivato dalla più conosciuta suite con licenza gratuita OpenOffice, viene continuamente sviluppato dal 2010 in maniera indipendente, con il team di lavoro che addirittura mette a disposizione varie versioni per Windows, macOS e Linux. Sebbene i software per l’ufficio contenuti in LibreOffice siano gratuiti, questi non hanno nulla da invidiare alla soluzione offerta da Microsoft.
I programmi da ufficio quali l’editore testuale Writer o il programma di disegno Draw ricordano i loro equivalenti delle soluzioni proprietarie non solo per quanto riguarda l’utilizzo ma anche per la loro funzionalità. Poiché i programmi di LibreOffice supportano formati Microsoft come .docx o .xlsx, è possibile condividere file anche con gli utenti che utilizzano la suite di Microsoft.
Dal 2016, anche il motore di ricerca Google offre un pacchetto per l’ufficio: la cosiddetta Google Workspace che si differenzia dalle due soluzioni precedentemente illustrate per il suo essere basata esclusivamente su cloud. I vari strumenti per l’elaborazione condivisa di documenti e piani per attività e appuntamenti non vengono installati sui PC o sui dispositivi mobili, bensì possono essere avviati e utilizzati senza installazione, direttamente dal browser. Indispensabile è però una connessione Internet funzionante se volete poter sincronizzare i dati all’ultima modifica effettuata. Altrimenti, la maggior parte dei programmi da ufficio contenuti all’interno di Google Workspace sono disponibili anche in modalità offline. Come per Microsoft Office, l’utilizzo è sottoposto alla sottoscrizione di un abbonamento mensile (dal costo minimo di 5,20€ per utente).
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Quasi mezzo secolo dopo l’invenzione delle e-mail, non se ne può fare a meno come forma di comunicazione in ufficio, così come non si può fare a meno dei programmi e-mail. Si stima che siano ben 196 miliardi i messaggi di posta elettronica inviati globalmente ogni giorno, di cui circa la metà per motivi di lavoro. Un programma di posta elettronica con il quale ricevere, inviare e archiviare le e-mail non può assolutamente mancare nel vostro dispositivo di lavoro.
Specialmente, considerando che questi programmi per ufficio fungono anche da Personal Information Manager (PIM), il che significa che vi permettono di gestire appuntamenti, contatti e task di lavoro.
Outlook è il client di posta elettronica ufficiale di Microsoft Office e per questo lo standard per l’invio di messaggi elettronici per molti utenti. Una volta acquistato il prodotto o sottoscritto un contratto mensile, il programma da ufficio può essere installato o essere utilizzato direttamente da browser. Sono disponibili anche app per gli utenti che utilizzano i sistemi operativi iOS e Android.
Microsoft Outllok vi permette dunque non solo di essere raggiungibile in qualunque momento, ma anche dovunque vi troviate (sempre ammesso che abbiate una connessione Internet). In aggiunta alle funzionalità lato posta elettronica, il client dispone anche di un calendario integrato, grazie al quale è possibile pianificare e gestire i propri appuntamenti o prenotare le sale conferenze.
Se siete alla ricerca di programmi per l’ufficio gratuiti, anche nel campo dei client di posta elettronica trovetere soluzioni adatte a voi: il programma open source Thunderbird, sviluppato dalla Mozilla Foundation, oltre a essere gratuito è anche una delle migliori alternative a Outlook in circolazione.
Di default il client è limitato alla sola posta elettronica, ma, grazie a l’installazione di componenti aggiuntivi, può essere ampliato di diverse funzioni. Ad esempio, l’add-on Lightning vi permette di aggiungere un calendario, così da poter gestire tutti i lavori e gli appuntaenti direttamente tramite Thunderbird. Ugualmente conosciuta e molto utile è l’estensione ReminderFox, con la quale poter creare e gestire liste di appunti e mansioni.
Un altro programma da ufficio per la gestione delle e-mail è quello in dotazione al sistema operativo Windows. L’applicazione dal nome minimalista “Mail” è stata introdotta con l’edizione Windows Vista ed è disponibile anche in Windows 10. Il tool è fornito di default della ricezione della posta in entrata, di un calendario e della gestione dei contatti. Inoltre potete ampliare il client nel Microsft Store con il programma di pianificazione di lavoro “Microsoft To Do". Collegate l’indirizzo e-mail con un account Microsoft Exchange e otterrete accesso a funzioni di sicurezza quali la possibilità di criptare i vostri messaggi di posta elettronica.
Rispettare appuntamenti e scadenze è forse la virtù migliore che si possa avere in ambito professionale. Le relazioni con i partner di lavoro si rovinano alla svelta se non si dà costante prova della professionalità necessaria. Ma anche all’interno della propria azienda, l’osservanza delle direttive temporali gioca un ruolo fondamentale per poter raggiungere gli obiettivi prefissati. Non fate dunque a meno dei software di calendario e dei programmi con funzione di agenda per un’ottimale gestione delle vostre giornate lavorative. Assicuratevi di non dimenticarvi alcun appuntamento. I programmi per ufficio di questo genere offrono infatti una gamma di funzioni chiaramente maggiore delle soluzioni integrate dei client di posta elettronica.
Con l’applicazione calendario Rainlendar tenete sempre tutti i vostri compiti ed eventi sottocchio. A questo scopo, il tool vi mostra le liste rilevanti direttamente sul vostro desktop, così da averle sempre sotto controllo. Lo stile grafico di queste liste può essere personalizzato grazie a numerose skin (modelli preimpostati). Il numero di liste che è possibile creare è illimitato. Rainlendar è disponibile per Windows, macOS e Linux e salva tutti i dati nel formato standardizzato iCalendar (RFC 2445), rendendo possibile l’esportazione in un altro programma.
Il programma per ufficio per la pianificazione degli appuntamenti è disponibile sia gratuitamente in versione Lite sia a pagamento nella versione Pro (a 9,95€). Quest’ultima vi dà la possibilità di integrare altri calendari al suo interno, come ad esempio il calendario di Google.
Non di rado bisogna disporre di più strumenti per la gestione del proprio calendario, il che non aiuta chi vuole avere chiarezza a colpo d’occhio. La semplice e pratica soluzione per questo problema ve la fornisce il software per l’ufficio sviluppato da Code Spark: OneCalendar. L’app, disponibile per Windows, Android e iOS, permette di importare calendari da altri programmi. Tra i vari, quelli di:
OneCalendar è gratuito. Ma per 5 euro potete passare alla versione Premium e sbloccare così ulteriori funzioni, come la sincronizzazione immediata e la personalizzazione.
Molto più di un semplice calendario è il programma da ufficio EssentialPIM, sviluppato da Astonsoft Ltd. Il software per Windows, iOS e Android brilla grazie a diverse funzioni per l’organizzazione della giornata lavorativa, tanto che può anche essere classificato come Personal Information Manager (PIM), come lascia intendere il nome. Tra le varie funzioni, vi permette di elencare le vostre attività, scrivere degli appunti, gestire i contatti e collegare addirittura uno o più account di posta elettronica. Inoltre, integrato nel software c’è anche un password manager.
Gratuito nella sua versione base, si può effettuare l’upgrade in ogni momento alla versione professionale a pagamento (36 euro). Questa garantisce accesso a un gigantesco pacchetto di sincronizzazioni (tra gli altri: Google, iCloud, Outlook, CalDAV, e CardDAV), metodi di cifratura consolidati o una funzione di post-it per il desktop.
Un’ulteriore tipologia di strumenti per la routine lavorativa, così come anche per la gestione della propria vita privata, sono gli elenchi delle cose da fare (“to do list” in inglese). Stilare delle liste delle cose da fare semplifica l’organizzazione personale e il lavoro in team oltre a costituire la base di partenza per una corretta gestione del tempo. Le singole voci delle liste possono essere miratamente assegnate a determinate persone e depennate non appena portate a termine. Se poi saltassero fuori dei compiti dell’ultimo momento, basta aggiungerli. Invece di stilare le vostre liste su di un foglio di carta o un block notes, potete farlo utilizzando i vostri dispositivi elettronici.
Uno dei programmi da ufficio più conosciuti per la gestione degli impegni è il servizio web Evernote, lanciato nel 2008. In alternativa, potete anche optare per l’applicazione per il vostro dispositivo (Windows, macOS, iOS, Android) e digitare i vostri appunti nell’applicazione o scansionare appunti presi a mano, stilare degli elenchi delle cose da fare e aggiungere foto, immagini e filmati, così da ordinare i vostri pensieri e semplificare lo scambio con il vostro team di lavoro. Quest’ultima possibilità è però garantita solamente agli utenti che hanno acquistato la versione a pagamento Evernote Business (circa 14 euro al mese per utente), che tra le altre cose aumenta il limite di upload mensile a 20 GB e permette l’utilizzo offline dell’app, altrimenti limitato all’applicazione da desktop.
Il programma per l’ufficio Microsoft To Do è stato sviluppato partendo da quello che era Wunderlist, uno dei migliori software da lavoro in circolazione per l’organizzazione del proprio tempo, a cui è stata staccata la spina dallo stesso gigante del tech lo scorso dicembre 2019. Nonostante molti dei vecchi utenti si siano sentiti traditi da Microsoft per aver stravolto completamente l’app che erano soliti utilizzare, Microsoft To Do offre numerose funzioni interessanti.
Microsoft To Do si presenta con un’interfaccia chiara dal design moderno e gradevole. Il maggior punto di forza di questo software per l’ufficio (ma anche per il tempo libero) è la profonda integrazione con i servizi Microsoft, come Outlook, Cortana, Planner e Microsoft Launcher. L’app è disponibile gratuitamente e si sincronizza con Windows 10, Android e iOS. Microsoft To Do vanta alcune novità come la funzione La mia giornata, con suggerimenti per una migliore programmazione e la possibilità di personalizzare lo sfondo.
Una pietra miliare fra gli strumenti delle liste delle cose da fare è il programma ToDoList. Il software gratuito per Windowsnon richiede alcuna installazione. È sufficiente scaricare il file di esecuzione e avviare il programma con doppio clic del mouse. ToDoList vi mostra le attività che vi attendono tramite una struttura ad albero chiara, offrendovi la possibilità di creare o nascondere un numero illimitato di diramazioni (sotto-attività) e commenti, per una migliore chiarezza. In aggiunta potete utilizzare le seguenti impostazioni per meglio definire le singole cose da fare:
ToDoList vi offre anche la possibilità di inserire i link a strumenti e risorse utili per lo svolgimento di un’attività o sotto-attività che sia. Tutto quello che vi serve è l’indirizzo Internet o di rete.
Da non confondere con ToDoList è il quasi omonimo Todoist, che con la sua funzionalità Preferiti vi permette di avere sempre le giuste priorità nel mirino e di creare tutte le sotto-attività che desiderate. L’applicazione può essere utilizzata anche per gestire il da farsi all’interno del vostro gruppo di lavoro, assegnando singole attività ai vostri collaboratori e, stabilendo obiettivi giornalieri e settimanali, mantenere sotto controllo i progressi delle varie attività.
Todoist si rivolge anche agli ex utenti di Wunderlist, i quali possono importare i propri dati con facilità. L’applicazione può essere utilizzata su tutti i vostri dispositivi (macOS, Windows, Linux, Android, iOS, Apple Watch, ecc.) e browser (Chrome, Safari, Firefox) e garantisce l’integrazione con un elevato numero di applicazioni, il cui elenco è disponibile sul sito del programma.
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