Le al­ter­na­ti­ve a Outlook: un confronto

Molti la­vo­ra­to­ri autonomi e privati sono alla ricerca di un’al­ter­na­ti­va gratuita o più con­ve­nien­te a Outlook. Ti pre­sen­tia­mo alcune soluzioni in­te­res­san­ti, con i relativi vantaggi e svantaggi.

Le al­ter­na­ti­ve a Outlook

Dati ag­gior­na­ti a maggio 2024

Quali sono le ca­rat­te­ri­sti­che di una buona al­ter­na­ti­va a Outlook?

Quando si parla di client di posta elet­tro­ni­ca, viene subito nominato Outlook, il leader del settore. Pertanto, per essere con­si­de­ra­ta una buona al­ter­na­ti­va, un’ap­pli­ca­zio­ne deve avere queste funzioni di base:

• La capacità di elaborare le e-mail e di pia­ni­fi­ca­re ap­pun­ta­men­ti e attività;
• costi di utilizzo bassi, meglio ancora se gratuita;
• essere di­spo­ni­bi­le per diversi di­spo­si­ti­vi desktop e mobili e/o come ap­pli­ca­zio­ne web;
• ampie funzioni di sicurezza come crit­to­gra­fia, filtri antispam, ecc.;
• un’in­ter­fac­cia semplice e ordinata;
• facile in­te­gra­zio­ne di altri programmi come lo spazio cloud;
• uno spazio di ar­chi­via­zio­ne suf­fi­cien­te.

Postbox

L’al­ter­na­ti­va a Outlook Postbox è stata ini­zial­men­te creata da ex di­pen­den­ti di Mozilla ed era quindi basata su Thun­der­bird. Nel frattempo, il software si è evoluto di­ven­tan­do un client di posta in­di­pen­den­te e potente. La struttura dell’in­ter­fac­cia è simile a quella co­no­sciu­ta da altre soluzioni ed è quindi molto intuitiva. Se non ti piace il look del client, puoi trovare molti temi diversi o creare il tuo design.

Gli aspetti più im­por­tan­ti in sintesi:

• Gestione semplice con molte scor­cia­to­ie
• As­si­sten­za nella com­po­si­zio­ne delle e-mail
• Editor HTML per le e-mail

Per con­sen­ti­re un flusso di lavoro il più pro­dut­ti­vo possibile, Postbox utilizza varie scor­cia­to­ie. Gli utenti possono ri­chia­ma­re la Quick Bar in vari punti tramite tasti di scelta rapida, ad esempio, per spostare ra­pi­da­men­te o clas­si­fi­ca­re i messaggi. Mentre si redige un’e-mail, la Quick Bar può anche essere uti­liz­za­ta per inserire la firma ap­pro­pria­ta, senza dover usare il mouse.

Scrivere e-mail in Postbox ha ancora più vantaggi: il software viene fornito con numerosi modelli e moduli di testo per aiutarti a comporre ra­pi­da­men­te lettere di pre­sen­ta­zio­ne e risposte pro­fes­sio­na­li. Purtroppo, i modelli sono tutti scritti in inglese. Tuttavia, hai la pos­si­bi­li­tà di crearne di nuovi e inserirvi vari se­gna­po­sti, che vengono poi so­sti­tui­ti dal nome del de­sti­na­ta­rio.

Thun­der­bird

Il client Mozilla Thun­der­bird è si­cu­ra­men­te l’al­ter­na­ti­va più diffusa a Outlook, sia per i privati sia per le aziende. La soluzione open source è di­spo­ni­bi­le gra­tui­ta­men­te. La versione base del programma è ab­ba­stan­za agevole e dispone delle funzioni più uti­liz­za­te.

Gli aspetti più im­por­tan­ti in sintesi:

• Soluzione open source gratuita
• Di­spo­ni­bi­le per Windows, Mac e Linux
• Crit­to­gra­fia
• Possibile am­mi­ni­stra­zio­ne di feed RSS

Un grande vantaggio è che sono di­spo­ni­bi­li numerosi com­po­nen­ti ag­giun­ti­vi. Ad esempio, il programma di posta elet­tro­ni­ca può essere ampliato con moduli per la gestione degli ap­pun­ta­men­ti e delle attività. Tuttavia, chi vuole ag­gior­na­re Thun­der­bird, deve anche ag­gior­na­re i com­po­nen­ti ag­giun­ti­vi uti­liz­za­ti o attendere che siano di­spo­ni­bi­li le versioni adatte.

SeaMonkey

Il software SeaMonkey è un pacchetto completo per la co­mu­ni­ca­zio­ne in ufficio. Include un browser, un client di posta elet­tro­ni­ca e chat, oltre a un editor HTML. La posta è or­ga­niz­za­ta tramite una de­scri­zio­ne definita dall’utente e sono inoltre di­spo­ni­bi­li funzioni per uno smi­sta­men­to fles­si­bi­le e un’evi­den­zia­zio­ne visiva. La crit­to­gra­fia avviene secondo lo standard S/MIME. La crit­to­gra­fia SSL/TLS deve prima essere attivata ma­nual­men­te.

Gli aspetti più im­por­tan­ti in sintesi:

• Di­spo­ni­bi­le per Windows, Mac e Linux
• Conferma di ricezione
• Firma digitale
• In­te­gra­zio­ne nei servizi di directory LDAP
• Filtro antispam per­so­na­liz­za­bi­le
• Am­mi­ni­stra­zio­ne di più account

Per un progetto open source non com­mer­cia­le, gli utenti di SeaMonkey hanno a di­spo­si­zio­ne un’al­ter­na­ti­va a Outlook estre­ma­men­te completa che va ben oltre l’effettiva funzione di un client di posta elet­tro­ni­ca: il software è fon­da­men­tal­men­te la versione bundle di molti diversi progetti Mozilla.

Spike

Spike combina le funzioni di un classico client di posta elet­tro­ni­ca con quelle di una moderna ap­pli­ca­zio­ne di mes­sa­gi­sti­ca istan­ta­nea. Non appena si collega una casella di posta privata all’app, elementi in­gom­bran­ti come l’oggetto o le firme rimangono ricordi del passato, mentre le funzioni ele­men­ta­ri del client di posta, come la casella di posta centrale, il ca­len­da­rio o la gestione dei contatti, sono integrate nel moderno ambiente di mes­sa­gi­sti­ca istan­ta­nea. Non è un caso che il pro­dut­to­re descriva Spike come un’“ap­pli­ca­zio­ne e-mail basata sul dialogo”. Inoltre, con il software è possibile ef­fet­tua­re semplici chiamate o vi­deo­chia­ma­te.

Gli aspetti più im­por­tan­ti in sintesi:

• Di­spo­ni­bi­le per Windows, Mac, iOS e Android nonché come ap­pli­ca­zio­ne web
• Funzioni per la col­la­bo­ra­zio­ne come chat di gruppo
• Col­le­ga­men­ti a servizi cloud come Google Drive, Dropbox e OneDrive
• File manager integrato

Spike si affida anche agli standard moderni per quanto riguarda la sicurezza. Con un solo clic, qualsiasi co­mu­ni­ca­zio­ne, compresi i file allegati, può essere criptata (AES-256) in modo che i tuoi messaggi siano protetti in modo ottimale da accessi non au­to­riz­za­ti. Anche i de­sti­na­ta­ri che non uti­liz­za­no l’ap­pli­ca­zio­ne possono decifrare i messaggi ricevuti con un solo clic. Spike è gratuito per gli utenti privati, con alcune li­mi­ta­zio­ni; per l’in­te­gra­zio­ne degli account di posta elet­tro­ni­ca aziendali sono previsti costi mensili.

eM Client

eM Client è un’al­ter­na­ti­va a Outlook per uso privato e aziendale. Il programma gratuito per Windows, macOS, iOS e Android offre funzioni standard di gestione degli ap­pun­ta­men­ti e dei contatti, oltre a un sistema di mes­sag­gi­sti­ca istan­ta­nea integrato. Tuttavia, l’uso gratuito è possibile solo per gli utenti privati: l’utilizzo com­mer­cia­le e di più di due account ri­chie­do­no l’acquisto della licenza Pro. Nella versione gratuita mancano inoltre alcune funzioni im­por­tan­ti.

Gli aspetti più im­por­tan­ti in sintesi:

• Di­spo­ni­bi­le per Windows e Mac
• Lettore RSS
• Servizio di mes­sag­gi­sti­ca istan­ta­nea integrato
• Ag­gior­na­men­ti au­to­ma­ti­ci

Il programma supporta tutti i prin­ci­pa­li servizi di base, tra cui Gmail, Exchange, iCloud e Outlook. Inoltre, nell’elenco delle tec­no­lo­gie e-mail sup­por­ta­te, troverai tutte le opzioni rilevanti grazie a POP3, SMTP, IMAP, EWS e AirSync. Alcune fun­zio­na­li­tà ag­giun­ti­ve, come la funzione di tra­du­zio­ne e l’estre­ma­men­te veloce funzione di ricerca full text, sem­pli­fi­ca­no il lavoro quo­ti­dia­no. La co­mu­ni­ca­zio­ne sicura è garantita da standard SSL/TLS, mentre la crit­to­gra­fia avviene tramite PGP e S/MIME.

Mailbird

Un’al­ter­na­ti­va a Outlook, gratuita in una versione con molte li­mi­ta­zio­ni, è il programma di­spo­ni­bi­le per Windows, Mailbird. Questa soluzione consente di unificare e gestire messaggi e contatti da più account in un’unica casella di posta. Con vari temi gratuiti è possibile pro­get­ta­re l’in­ter­fac­cia in base alle proprie pre­fe­ren­ze.

Gli aspetti più im­por­tan­ti in sintesi:

• Di­spo­ni­bi­le per Windows
• Gestione dei contatti tramite drag and drop
• Potente funzione di ricerca degli allegati
• Tasti di scelta rapida per varie azioni come scrivere, ri­spon­de­re, inoltrare, ecc.

Mailbird fornisce in­ter­fac­ce a numerose ap­pli­ca­zio­ni che mi­glio­ra­no la tua casella di posta elet­tro­ni­ca con funzioni utili per l’or­ga­niz­za­zio­ne, l’in­te­ra­zio­ne e il lavoro in team. Ad esempio, puoi integrare WhatsApp, Twitter, Google Calendar, Dropbox e Slack nel tuo client di posta elet­tro­ni­ca per tra­sfor­mar­lo in una piat­ta­for­ma mul­ti­fun­zio­na­le.

IONOS Hosted Microsoft Exchange

Rap­pre­sen­ta un’altra al­ter­na­ti­va a Outlook anche il prodotto Hosted Microsoft Exchange di IONOS. Microsoft® Exchange Server è un groupware che consente di accedere ai database di contatti, ap­pun­ta­men­ti ed e-mail all’interno di un’azienda da qualsiasi parte del mondo. In breve, puoi aprire Microsoft Office quando e dove vuoi.

Il server Exchange può na­tu­ral­men­te essere ottenuto di­ret­ta­men­te da Microsoft®. Tuttavia, la soluzione Hosted Exchange di IONOS al­leg­ge­ri­sce no­te­vol­men­te il reparto IT di un’azienda. In questo modo si risparmia anche sull’acquisto di una so­fi­sti­ca­ta in­fra­strut­tu­ra IT, dato che IONOS fornisce la ne­ces­sa­ria in­fra­strut­tu­ra server.

L’offerta di IONOS comprende anche un pacchetto completo per tutte le esigenze: oltre al software Outlook in versione desktop e alla gestione delle caselle di posta elet­tro­ni­ca tramite Microsoft Exchange, si riceve anche un indirizzo e-mail per­so­na­liz­za­to con un proprio dominio.

Gli aspetti più im­por­tan­ti in sintesi:

• Gestione delle caselle di posta elet­tro­ni­ca tramite Microsoft Exchange
• Software Microsoft Outlook
• Sin­cro­niz­za­zio­ne in tempo reale
• Accesso a tutti i dati da di­spo­si­ti­vi mobili
• 50 GB di spazio di ar­chi­via­zio­ne per la casella di posta per ogni utente

Il pacchetto Microsoft Exchange riduce al minimo i costi per l’acquisto di una struttura server e offre ulteriori vantaggi: l’onere am­mi­ni­stra­ti­vo è inferiore perché il provider si occupa della ma­nu­ten­zio­ne delle caselle di posta elet­tro­ni­ca, dell’ag­gior­na­men­to degli antivirus, dei filtri antispam e dei continui ag­gior­na­men­ti software. Tutti i dati sono ospitati su server sicuri con un’in­fra­strut­tu­ra protetta. Se sei alla ricerca di una soluzione client di posta elet­tro­ni­ca pro­fes­sio­na­le, la variante di IONOS è una buona al­ter­na­ti­va a Outlook, anche se non è di­spo­ni­bi­le gra­tui­ta­men­te.

Google Workspace

Anche il gigante di internet Google offre una propria al­ter­na­ti­va a Outlook. Google Workspace è un pacchetto Office completo per l’uso pro­fes­sio­na­le e gratuito nella versione di base. Oltre a Gmail, gli utenti della suite hanno anche accesso a strumenti per il project ma­na­ge­ment e a uno spazio di ar­chi­via­zio­ne cloud. Se si opta per la variante di Google Workspace a pagamento, si ottiene ogni singola ap­pli­ca­zio­ne con tutte le fun­zio­na­li­tà, oltre ad avere a di­spo­si­zio­ne un’esten­sio­ne pro­fes­sio­na­le della propria e-mail per la co­mu­ni­ca­zio­ne aziendale.

Gmail con Google Workspace, a dif­fe­ren­za dell’offerta freemail, è senza pub­bli­ci­tà e offre una gestione pro­fes­sio­na­le: gli am­mi­ni­stra­to­ri e le am­mi­ni­stra­tri­ci possono am­mi­ni­stra­re cen­tral­men­te gli account di tutti i di­pen­den­ti e quindi adattarli in­di­vi­dual­men­te alle esigenze dell’azienda. Ciò include anche l’as­se­gna­zio­ne dei ruoli.

Gli aspetti più im­por­tan­ti in sintesi:

• Parte di una grande suite per l’ufficio
• Software as a Service
• Grande spazio di ar­chi­via­zio­ne
• In­ter­fac­cia web
• App mobili per iOS e Android
• Conforme al Re­go­la­men­to Generale sulla Pro­te­zio­ne dei Dati (GDPR)

Google Workspace si può gestire com­ple­ta­men­te tramite un’in­ter­fac­cia web. Come ci si aspetta da Google, gli elementi di controllo sono disposti in modo molto chiaro e l’utente può accedere ra­pi­da­men­te a tutte le funzioni. A proposito di funzioni, poiché si tratta di una suite, tutte le app sono stret­ta­men­te connesse. Gli allegati dei file, ad esempio, possono essere fa­cil­men­te spostati nel cloud e lì mo­di­fi­ca­ti con Documenti Google. Grazie alle in­te­gra­zio­ni, tramite Gmail si possono anche pia­ni­fi­ca­re ap­pun­ta­men­ti ed ef­fet­tua­re riunioni online.

Spark

Il client di posta Spark cerca di sup­por­ta­re il flusso di lavoro dei suoi utenti. Pertanto, si basa su funzioni in­tel­li­gen­ti che cercano di evitare in­ter­ru­zio­ni e ac­ce­le­ra­re i processi im­por­tan­ti. La ca­rat­te­ri­sti­ca più si­gni­fi­ca­ti­va risulta perciò essere la funzione di filtro: l’al­ter­na­ti­va a Outlook vi­sua­liz­za le notifiche solo se il mittente dell’e-mail è già noto. Il filtro rileva anche le new­slet­ter e le sposta in una categoria apposita. L’ap­pli­ca­zio­ne ha anche funzioni per reagire ra­pi­da­men­te alle e-mail ricevute e lasciare le altre “dormienti”. Se non desideri ri­spon­de­re subito, l’app te lo ricorderà più tardi.

Spark è anche spe­ci­fi­ca­men­te pro­get­ta­ta per il lavoro in team. C’è una funzione che permette di discutere le e-mail con altre persone. Ogni membro del team può scrivere commenti senza che l’in­ter­lo­cu­to­re esterno che ha avviato la con­ver­sa­zio­ne lo sappia. Un’altra ca­rat­te­ri­sti­ca in­no­va­ti­va è la funzione di delega: se non vuoi occuparti per­so­nal­men­te del messaggio, puoi passare il compito a qualcun altro nell’azienda.

Gli aspetti più im­por­tan­ti in sintesi:

• Sempre gratuito
• Ca­rat­te­ri­sti­che in­no­va­ti­ve per il lavoro in team
• Filtri in­tel­li­gen­ti

Spark è di­spo­ni­bi­le per Windows, macOS e di­spo­si­ti­vi mobili, perlopiù gra­tui­ta­men­te. È incluso anche uno spazio di ar­chi­via­zio­ne di 5 GB per team. Per i team più grandi, tuttavia, potrebbe convenire di più optare per una licenza a pagamento, che include uno spazio di ar­chi­via­zio­ne maggiore e vantaggi ag­giun­ti­vi.

Mail­spring

L’al­ter­na­ti­va gratuita a Outlook Mail­spring si concentra sul mul­ti­lin­gui­smo. Il software è di­spo­ni­bi­le in più di 60 lingue (anche se in parte tradotte con la tra­du­zio­ne au­to­ma­ti­ca) e permette di tradurre le e-mail. At­tual­men­te Mail­spring offre tra­du­zio­ni in cinque lingue oltre all’inglese, alle quali si abbina anche uno strumento per la cor­re­zio­ne dell’or­to­gra­fia per diverse lingue incluse nell’offerta.

Il software ha tutte le ca­rat­te­ri­sti­che che ci si aspetta da un’al­ter­na­ti­va a Outlook. La funzione di ricerca è ab­ba­stan­za so­fi­sti­ca­ta. Inoltre, si possono integrare fa­cil­men­te più account di posta elet­tro­ni­ca e ag­giun­ge­re account social. In questo modo, è possibile com­ple­ta­re la propria rubrica con in­for­ma­zio­ni tratte da LinkedIn o X. Anche il mo­ni­to­rag­gio delle attività è in­te­res­san­te. Il programma ti mostra se un’e-mail che hai inviato è già stata letta. Questa funzione, così come tante altre, è però di­spo­ni­bi­le solo nella versione a pagamento.

Gli aspetti più im­por­tan­ti in sintesi:

• Mul­ti­lin­gui­smo
• Mo­ni­to­rag­gio delle attività
• In­ter­fac­cia ordinata