Outlook: un confronto tra le alternative gratuite e a pagamento

Molti utenti utilizzano Outlook come client di posta e come PIM (Personal Information Manager). Come componente del pacchetto Microsoft Office, Outlook, combinato a Microsoft Exchange Server, è tra le soluzioni standard più amate dalle aziende. Tuttavia, per lavoratori autonomi e privati i costi non sono da sottovalutare. Oltre a Outlook ci sono anche tanti programmi, alcuni dei quali gratuiti, per la gestione delle e-mail.

Tutte le informazioni contenute nell’articolo sono aggiornate a gennaio 2022.

Per consentire un flusso di lavoro il più produttivo possibile, Postbox utilizza varie scorciatoie. Gli utenti possono richiamare la Quick Bar in vari punti tramite tasti di scelta rapida, ad esempio, per spostare rapidamente o classificare i messaggi. Mentre si redige un’e-mail, la Quick Bar può anche essere utilizzata per inserire la firma appropriata, senza dover usare il mouse.

Scrivere e-mail in Postbox ha ancora più vantaggi: il software viene fornito con numerosi modelli e moduli di testo per aiutarvi a comporre rapidamente lettere di presentazione e risposte professionali. Purtroppo, i modelli sono tutti scritti in inglese. Tuttavia, potete crearne di vostri e inserirvi vari segnaposti, che vengono poi sostituiti dal nome del destinatario.

Un grande vantaggio è che sono disponibili numerosi componenti aggiuntivi. Ad esempio, il programma di posta elettronica può essere ampliato con moduli per la gestione degli appuntamenti e dei compiti. Tuttavia, i componenti aggiuntivi e le estensioni sono su misura per la rispettiva versione. Chi vuole aggiornare Thunderbird, deve anche aggiornare i componenti aggiuntivi e attendere che siano disponibili le versioni adatte. Di seguito i vantaggi e gli svantaggi di Thunderbird in sintesi:

Per un progetto open source non commerciale, gli utenti SeaMonkey hanno a disposizione un’alternativa a Outlook estremamente completa che va ben oltre l’effettiva funzione di un client di posta elettronica: SeaMonkey è fondamentalmente la versione bundle di molti diversi progetti Mozilla.

La crittografia viene eseguita tramite GPG e S/MIME. Evolution è adatto anche per l’uso professionale, viene fornito il supporto per collaboration server e Microsoft Exchange Server.

Spike si affida anche agli standard moderni per quanto riguarda la sicurezza. Con un solo clic, qualsiasi comunicazione, compresi i file allegati, può essere criptata (AES-256) in modo che i vostri messaggi siano protetti in modo ottimale da accessi non autorizzati. Anche i destinatari che non utilizzano l’applicazione possono decifrare i messaggi ricevuti con un solo clic. A differenza di Outlook, Spike è gratuito per gli utenti privati e a pagamento per le aziende.

Il programma supporta tutti i principali servizi di base, tra cui Gmail, Exchange, iCloud e Outlook. Inoltre, nell’elenco delle tecnologie e-mail supportate, troverete tutte le opzioni rilevanti grazie a POP3, SMTP, IMAP, EWS e AirSync. Alcune funzionalità aggiuntive, come la funzione di traduzione e l’estremamente veloce funzione di ricerca full text, semplificano il lavoro quotidiano. La comunicazione sicura è garantita da standard SSL/TLS, mentre la crittografia avviene tramite S/MIME.

Mailbird fornisce interfacce a numerose applicazioni che migliorano la vostra casella di posta elettronica con funzioni utili per l’organizzazione, l’interazione e il lavoro in team. Ad esempio, potete integrare WhatsApp, Twitter, Google Calendario, Dropbox e Slack nel vostro client di posta elettronica per trasformarlo in una piattaforma multifunzionale.

Non bisogna lasciarsi ingannare dal design semplice e poco appariscente di Pegasus. Il programma non solo è molto chiaro e facile da usare, ma offre anche alcune pratiche funzioni aggiuntive, come ad esempio una sofisticata funzione di filtro programmabile. Una funzione per l’invio di e-mail di massa nel servizio di posta non è utilizzabile solo dall’utente privato, ma anche per scopi di marketing. Per gli utenti privati, il software è disponibile gratuitamente, anche se lo sviluppatore ha previsto l’invio di donazioni. Per l’uso commerciale, si deve acquistare una licenza.

Il pacchetto Microsoft Exchange riduce al minimo i costi per l’acquisto di una struttura server e offre ulteriori vantaggi: l’onere amministrativo è ridotto perché il provider si occupa della manutenzione delle caselle di posta elettronica, dell’aggiornamento degli antivirus, dei filtri antispam e dei continui aggiornamenti software. Tutti i dati sono ospitati su server sicuri con un’infrastruttura specialmente protetta. Se siete alla ricerca di una soluzione client di posta elettronica professionale, la variante IONOS è una buona alternativa a Outlook, anche se non è disponibile gratuitamente.

Per l’utente privato l’offerta potrebbe risultare fin troppo ampia, ma è una buona opzione per i liberi professionisti e gli imprenditori, ad esempio, e soprattutto per le piccole e medie imprese. Chi apprezza l’aspetto professionale e i più elevati standard di sicurezza beneficia di un rapporto qualità-prezzo ideale.

Anche il gigante di Internet Google offre una propria alternativa a Outlook. Google Workspace (prima conosciuto con il nome di G Suite) è un pacchetto Office completo a uso professionale. Oltre a Gmail, il servizio di posta elettronica di Google, gli utenti della suite hanno anche accesso a tool di project management, creazione di testi e archiviazione cloud. Molti utenti utilizzano già una o più di queste applicazioni nella versione gratuita. Gmail in particolare è molto popolare con la sua offerta freemail. Se tuttavia si opta per la variante di Google Workspace a pagamento, si ottiene ogni singola applicazione con tutte le funzionalità, oltre ad avere a disposizione un’estensione professionale della propria e-mail per la comunicazione aziendale.

Gmail con Google Workspace, a differenza dell’offerta freemail, si presenta senza pubblicità e offre una gestione professionale: gli amministratori della propria azienda possono amministrare centralmente gli account di tutti i dipendenti e quindi adattarli individualmente alle esigenze dell’azienda. Ciò include anche l’assegnazione dei ruoli.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

• Parte di una grande Office Suite
• Software as a Service
• Grande spazio di archiviazione
• Interfaccia web
• App mobili per iOS e Android
• Conforme al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (General Data Protection Regulation, GDPR)

Google Workspace si può gestire completamente tramite un’interfaccia web. Come ci si aspetta da Google, gli elementi di controllo sono disposti in modo molto chiaro e l’utente può accedere rapidamente a tutte le funzioni. A proposito di funzioni, poiché si tratta di una suite, tutte le app sono strettamente connesse. Gli allegati dei file, ad esempio, possono essere facilmente spostati nel cloud e lì modificati con Documenti Google. Grazie alle integrazioni, tramite Gmail si possono anche pianificare appuntamenti ed effettuare riunioni online.

Gli utenti possono ottenere Google Workspace su IONOS, comprensivo di un proprio indirizzo e-mail professionale con un’estensione a scelta per il primo anno. È ovviamente possibile accedere a tutte le app di Google.

L’alternativa a Outlook Zimbra è disponibile in diverse versioni. Si tratta di una soluzione groupware completa, che si rivolge principalmente alle aziende. Per questo, Synacor (il produttore del software) fornisce due varianti: una suite a pagamento e una soluzione open source. Entrambe le opzioni sono progettate per una perfetta collaborazione in team, anche se la versione gratuita contiene chiaramente meno funzioni. Se si opta per la soluzione a pagamento Zimbra 9, si ottiene un vasto pacchetto di prodotti. Oltre alle funzioni di posta elettronica, il pacchetto include anche opzioni di chat, videotelefonia, condivisione di file e altre pratiche opzioni.

Se state cercando una versione gratuita, potete trovarla con Zimbra Open Source, che è anche una soluzione groupware. Il client è disponibile per Windows, macOS e Linux o può essere utilizzato tramite una web app. Il software del server, a sua volta, gira su vari sistemi Linux. Lo strumento offre con calendario, lista delle cose da fare e rubrica le solite caratteristiche comuni anche alle altre alternative a Outlook. Con Zimbra Desktop potete gestire contemporaneamente più account di posta elettronica di diversi provider senza rischiare di confondervi.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

• Sempre gratuito
• Opzione multi-account
• Molte caratteristiche pratiche

Una particolarità di Zimbra sono i cosiddetti Zimlets, delle estensioni del client di posta. Possono essere piccole regolazioni ottiche, utili estensioni funzionali o ampi strumenti di amministrazione.

Attualmente, Spark è disponibile solo per macOS e dispositivi mobili. Ma una versione per Windows e una web app sembrano essere in fase di pianificazione. Gli utenti interessati alle nuove varianti possono iscriversi alla newsletter per venire così informati non appena lo sviluppo delle relative applicazioni sarà terminato.

L’app è fondamentalmente disponibile gratuitamente. È incluso anche uno spazio di archiviazione di 5 GB per team. Per i team più grandi, tuttavia, potrebbe convenire di più optare per una licenza a pagamento, che include uno spazio di archiviazione maggiore e vantaggi aggiuntivi.

Outlook solitamente non è la prima scelta per l’utente mobile di Internet: a seconda del sistema operativo, gli smartphone e gli altri dispositivi mobili sono già dotati di un programma interno di posta, calendario e gestione dei contatti. Le app preinstallate sono una buona soluzione per gli utenti privati, in particolare le app di Google con Android sono molto popolari. Anche nel settore commerciale l’infrastruttura dei prodotti Google sta diventando sempre più lo standard. La sincronizzazione di diverse applicazioni, calendari, e-mail e contatti è semplice. Gli utenti Apple possono utilizzare i prodotti preinstallati e collegare facilmente un account Exchange o un’applicazione Google.