Outlook: panoramica delle alternative gratuite e a pagamento

Molti utenti utilizzano Outlook come client di posta e come PIM (Personal Information Manager). Come componente del pacchetto Microsoft Office, Outlook, combinato a Microsoft Exchange Server, è tra le soluzioni standard più amate dalle aziende. Tuttavia per lavoratori autonomi e privati i costi non sono da sottovalutare. Oltre a Outlook ci sono anche tanti programmi, alcuni dei quali gratuiti, per la gestione delle e-mail.

Un grande vantaggio è che sono disponibili numerosi componenti aggiuntivi. Ad esempio, il programma di posta elettronica può essere ampliato con moduli per la gestione degli appuntamenti e dei compiti. Tuttavia, i componenti aggiuntivi e le estensioni sono su misura per la rispettiva versione. Chi vuole aggiornare Thunderbird, deve anche aggiornare i componenti aggiuntivi e attendere che siano disponibili le versioni adatte. Di seguito i vantaggi di Thunderbird in sintesi:

Per un progetto open source non commerciale, gli utenti SeaMonkey hanno a disposizione un’alternativa a Outlook estremamente completa che va ben oltre l’effettiva funzione di un client di posta elettronica: SeaMonkey è fondamentalmente la versione bundle di molti diversi progetti Mozilla.

La crittografia viene eseguita da GPG e S/MIME. Evolution è adatto anche per l’uso professionale, viene fornito il supporto per collaboration server e Microsoft Exchange Server.

Spike si affida anche agli standard moderni per quanto riguarda la sicurezza. Con un solo clic, qualsiasi comunicazione, compresi i file allegati, può essere criptata (AES-256) in modo che i vostri messaggi siano protetti in modo ottimale da accessi non autorizzati. Anche i destinatari che non utilizzano l’applicazione possono decifrare i messaggi ricevuti con un solo clic. A differenza di Outlook, Spike è gratuito per gli utenti privati e a pagamento per le aziende.

Il programma supporta tutti i principali servizi di base, tra cui Gmail, Exchange, iCloud e Outlook. Inoltre, nell’elenco delle tecnologie e-mail supportate, troverete tutte quelle pertinenti grazie a POP3, SMTP, IMAP, EWS e AirSync. Alcune funzionalità aggiuntive come la funzione di traduzione e l’estremamente veloce funzione di ricerca full text, semplificano il lavoro quotidiano. La comunicazione sicura è garantita da standard SSL/TLS, la crittografia avviene tramite S/MIME.

Mailbird fornisce interfacce a numerose applicazioni che migliorano la vostra casella di posta elettronica con funzioni utili per l’organizzazione, l’interazione e il lavoro in team. Ad esempio, potete integrare WhatsApp, Twitter, Google Calendario, Dropbox e Slack nel vostro client di posta elettronica per trasformarlo in una piattaforma multifunzionale.

Non bisogna lasciarsi ingannare dal design semplice e poco appariscente di Pegasus. Il programma non solo è molto chiaro e facile da usare, ma offre anche alcune pratiche funzioni aggiuntive, come ad esempio una sofisticata funzione di filtro programmabile. Una funzione per l’invio di mail di massa nel servizio di posta non è utilizzabile solo dall’utente privato, ma anche per scopi di marketing.

Come ultima offerta alternativa a Outlook presentiamo il prodotto Hosted Microsoft Exchange di 1&1 IONOS. Microsoft® Exchange Server è un groupware che consente di accedere ai database di contatti, appuntamenti ed e-mail all’interno di un’azienda da qualsiasi parte del mondo. In breve, potete aprire Microsoft Office ovunque vogliate.

Il server Exchange può naturalmente essere ottenuto direttamente da Microsoft®. Tuttavia la soluzione Hosted Exchange di 1&1 IONOS alleggerisce notevolmente il reparto IT di un’azienda. In questo modo si risparmia sull’acquisto di una sofisticata infrastruttura IT. Con Hosted Microsoft Exchange la necessaria infrastruttura server viene messa a disposizione da 1&1 IONOS.

L’offerta di 1&1 IONOS comprende anche un pacchetto completo che vi solleva da ogni pensiero: oltre al software Outlook in versione desktop e alla gestione delle caselle di posta elettronica tramite Microsoft Exchange, si riceve anche un proprio dominio e-mail.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

• Gestione delle caselle di posta elettronica tramite Microsoft Exchange
• Software Microsoft Outlook
• Sincronizzazione in tempo reale
• Accesso a tutti i dati da dispositivi mobili
• 25 GB di spazio di archiviazione della casella di posta per ciascun dipendente

Il pacchetto Microsoft Exchange riduce al minimo i costi per l’acquisto di una struttura server e offre ulteriori vantaggi: l’onere amministrativo è ridotto perché il provider si occupa della manutenzione delle caselle di posta elettronica, dell’aggiornamento degli scanner antivirus e dei filtri antispam e dei continui aggiornamenti software. Tutti i dati sono ospitati su server di sicurezza con un’infrastruttura specialmente protetta. Se siete alla ricerca di una soluzione client di posta elettronica professionale, la variante 1&1 IONOS è una buona alternativa a Outlook, anche se non è disponibile gratuitamente.

Per l’utente privato l’offerta potrebbe risultare fin troppo ampia, ma è una buona opzione per i liberi professionisti e gli imprenditori, ad esempio, e soprattutto per le piccole e medie imprese. Chi apprezza l’aspetto professionale e i più elevati standard di sicurezza beneficia di un rapporto prezzo/prestazioni ideale.

Anche nel traffico di posta elettronica si pone sempre più attenzione alla protezione dei dati: se decidete di utilizzare OX App Suite di 1&1 IONOS, disporrete di una soluzione conforme al GDPR. Il traffico di posta avviene mediante server in Germania.

Il pacchetto software include anche altre app utili nella quotidianità dell’ufficio. Poiché è tutto organizzato tramite il cloud, risulta facile condividere con colleghi e partner commerciali documenti, rubriche e appuntamenti. Se scegliete l’offerta di 1&1 IONOS, oltre alle applicazioni riceverete anche un indirizzo e-mail e un dominio. Sono inclusi anche 50 GB di spazio di archiviazione online, a cui si può accedere ad esempio tramite l’app OX Drive.

Anche il gigante di Internet Google offre una propria alternativa ad Outlook. La G Suite è un pacchetto Office completo ad uso professionale. Oltre a Gmail, il servizio di posta elettronica di Google, gli utenti della suite hanno anche accesso a strumenti di project management, creazione di testi e cloud storage. Molti utenti utilizzano già una o più di queste applicazioni in versione gratuita. Gmail in particolare è molto popolare con la sua offerta freemail. Se tuttavia si opta per la G Suite a pagamento, si ottiene ogni singola applicazione con tutte le funzionalità, oltre ad avere a disposizione un’estensione professionale della propria e-mail per la comunicazione aziendale.

Gmail nella G Suite, a differenza dell’offerta freemail, è libero da pubblicità e offre una gestione professionale: gli amministratori della propria azienda possono amministrare centralmente la contabilità di tutti i dipendenti e quindi adattarla individualmente alle esigenze dell’azienda. Ciò include anche l’assegnazione dei ruoli. Ecco le caratteristiche più importanti:

• Parte di una grande Office Suite
• Software as a Service
• Grande spazio di archiviazione
• Interfaccia web
• App mobili per iOS e Android
• Conforme al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (General Data Protection Regulation, GDPR)

La G Suite si può gestire completamente tramite un’interfaccia web. Come ci si aspetta da Google, gli elementi di controllo sono disposti in modo molto chiaro e l’utente può accedere rapidamente a tutte le funzioni. A proposito di funzioni, poiché si tratta di una suite, tutte le app sono strettamente connesse. Gli allegati dei file, ad esempio, possono essere facilmente spostati nel cloud storage e lì modificati con Google Docs. Grazie alle integrazioni, tramite Gmail si possono anche pianificare appuntamenti ed effettuare meeting online.

Gli utenti possono ottenere la G Suite da 1&1 IONOS. Qualsiasi tariffa mensile scegliate, avrete sempre il vostro indirizzo e-mail professionale con un’estensione scelta da voi.

Outlook solitamente non è la prima scelta per l’utente mobile di Internet: a seconda del sistema operativo, gli smartphone e gli altri dispositivi mobili sono già dotati di un programma interno di posta, calendario e gestione dei contatti. Le app preinstallate sono una buona soluzione per gli utenti privati, in particolare le app di Google con Android sono molto popolari. Anche nel settore commerciale l’infrastruttura dei prodotti Google sta diventando sempre più lo standard. La sincronizzazione di diverse applicazioni, calendari, mail e contatti è semplice. Gli utenti Apple possono utilizzare i prodotti preinstallati e collegare facilmente un account Exchange o un’applicazione Google.