Outlook: panoramica delle alternative gratuite e a pagamento

Molti utenti utilizzano Outlook come client di posta e come PIM (Personal Information Manager). Come componente del pacchetto Microsoft Office, Outlook, combinato a Microsoft Exchange Server, è tra le soluzioni standard più amate dalle aziende. Tuttavia per lavoratori autonomi e privati i costi non sono da sottovalutare. Oltre a Outlook ci sono anche tanti programmi, alcuni dei quali gratuiti, per la gestione delle e-mail.

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Thunderbird

Il client Mozilla Thunderbird è sicuramente l’alternativa a Outlook più utilizzata sia per gli utenti privati che per le aziende. La soluzione open source è disponibile gratuitamente. La versione base del programma è piuttosto snella e dispone delle funzioni più utilizzate.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

  • Soluzione open source gratuita
  • Disponibile per Windows e Mac
  • Possibilità di crittografia
  • Possibile amministrazione di feed RSS

Un grande vantaggio è che sono disponibili numerosi componenti aggiuntivi. Ad esempio, il programma di posta elettronica può essere ampliato con moduli per la gestione degli appuntamenti e dei compiti. Tuttavia, i componenti aggiuntivi e le estensioni sono su misura per la rispettiva versione. Chi vuole aggiornare Thunderbird, deve anche aggiornare i componenti aggiuntivi e attendere che siano disponibili le versioni adatte. Di seguito i vantaggi di Thunderbird in sintesi:

Vantaggi Svantaggi
Struttura chiara Diventa rapidamente meno chiaro all’aumentare della mole di e-mail in entrata e in uscita
Pratiche funzioni di gestione dei messaggi e di categorizzazione I componenti aggiuntivi devono essere aggiornati separatamente
Ampliabile a proprio piacimento attraverso numerosi componenti aggiuntivi  

SeaMonkey

Il software SeaMonkey è un pacchetto completo per la comunicazione in ufficio. Include un browser, un client di posta elettronica e chat e un editor HTML. La posta è organizzata tramite una descrizione definita dall’utente e sono inoltre disponibili funzioni per uno smistamento flessibile e un’evidenziazione visiva. La crittografia avviene secondo S/MIME. La crittografia SSL/TLS deve prima essere attivata manualmente.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

  • Disponibile per Windows, Mac e Linux
  • Conferma di ricezione
  • Firma digitale
  • Integrazione nei servizi di directory LDAP
  • Filtro antispam personalizzabile
  • Multi-account

Per un progetto open source non commerciale, gli utenti SeaMonkey hanno a disposizione un’alternativa a Outlook estremamente completa che va ben oltre l’effettiva funzione di un client di posta elettronica: SeaMonkey è fondamentalmente la versione bundle di molti diversi progetti Mozilla.

Vantaggi Svantaggi
Elevati standard di sicurezza Aggiornamenti irregolari
Pacchetto office completo Necessaria attivazione manuale di molte funzioni
Molte funzioni importanti per l’ambiente aziendale, ad esempio la firma digitale o la conferma di ricezione  
Server in UE  

Evolution

L’organizzatore elettronico Evolution è un programma per e-mail e groupware che gode di grande popolarità tra gli utenti Linux come alternativa gratuita a Outlook. Supporta tutte le funzionalità importanti offerte da Outlook: oltre alla gestione del traffico e-mail è anche possibile organizzare contatti, appuntamenti, attività e note.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

  • Disponibile per Linux
  • Filtro per e-mail spam con funzione di autoapprendimento
  • Possibile connettersi a Microsoft Exchange Server
  • Lettore RSS

La crittografia viene eseguita da GPG e S/MIME. Evolution è adatto anche per l’uso professionale, viene fornito il supporto per collaboration server e Microsoft Exchange Server.

Vantaggi Svantaggi
Adatto all’utilizzo professionale L’interfaccia non è sempre comprensibile in modo intuitivo
Molte interfacce per il calendario o banche dati di contatto di altri servizi  

Spike

Il client Spike pubblicato nel 2013 combina le funzioni dei classici programmi di posta elettronica con quelle delle moderne applicazioni messenger. Non appena si collega una casella di posta privata all’app, elementi ingombranti come l’oggetto o le firme rimangono ricordi del passato, mentre le funzioni elementari del client di posta, come la casella di posta centrale, il calendario o la gestione dei contatti, sono integrate nel moderno ambiente messenger. Non è un caso che il produttore descriva Spike come una “applicazione e-mail basata sul dialogo”.

Le funzioni principali in sintesi:

  • Disponibile per Windows, Mac, iOS e Android nonché come applicazione web
  • Feature per la collaborazione come chat di gruppo
  • Collegamenti a servizi cloud come Google Drive, Dropbox e OneDrive
  • File manager integrato

Spike si affida anche agli standard moderni per quanto riguarda la sicurezza. Con un solo clic, qualsiasi comunicazione, compresi i file allegati, può essere criptata (AES-256) in modo che i vostri messaggi siano protetti in modo ottimale da accessi non autorizzati. Anche i destinatari che non utilizzano l’applicazione possono decifrare i messaggi ricevuti con un solo clic. A differenza di Outlook, Spike è gratuito per gli utenti privati e a pagamento per le aziende.

Vantaggi Svantaggi
Multipiattaforma grazie alla web app Interfaccia utente complicata
Elegante combinazione di mail e servizio di messaggistica Molto costoso per le aziende
Funzioni per la collaborazione in team integrate di default  

eM Client

Il programma eM Client è un client di posta elettronica per uso privato e aziendale. Come i predecessori nella lista, il programma gratuito per Windows e macOS offre funzioni di gestione degli appuntamenti e dei contatti standard, oltre a un sistema di messaggistica istantanea integrato. Tuttavia, l’uso gratuito è possibile senza restrizioni solo per gli utenti privati: l’uso commerciale e l’uso di più di due account richiedono l’acquisto della licenza Pro.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

  • Disponibile per Windows e Mac
  • Lettore RSS
  • Instant Messenger integrato
  • Aggiornamenti automatici

Il programma supporta tutti i principali servizi di base, tra cui Gmail, Exchange, iCloud e Outlook. Inoltre, nell’elenco delle tecnologie e-mail supportate, troverete tutte quelle pertinenti grazie a POP3, SMTP, IMAP, EWS e AirSync. Alcune funzionalità aggiuntive come la funzione di traduzione e l’estremamente veloce funzione di ricerca full text, semplificano il lavoro quotidiano. La comunicazione sicura è garantita da standard SSL/TLS, la crittografia avviene tramite S/MIME.

Vantaggi Svantaggi
Elevati standard di sicurezza Versione gratuita solo per un massimo di due account e solo per uso privato
Molte funzioni di sincronizzazione  
Importazione dei dati semplice  
Supporto touch  

Mailbird

Un’alternativa a Outlook completamente gratuita per gli utenti privati (le aziende pagano una tantum oppure una cifra annuale) è il programma disponibile per Windows Mailbird. La soluzione e-mail consente di unificare e gestire i messaggi e i contatti da più account in un’unica casella di posta. Con vari temi gratuiti è possibile progettare l’interfaccia in base alle proprie preferenze.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

  • Disponibile per Windows
  • Contact manager drag&drop
  • Potente funzione di ricerca degli allegati
  • Tasti di scelta rapida per varie azioni come scrivere, rispondere, inoltrare ecc.

Mailbird fornisce interfacce a numerose applicazioni che migliorano la vostra casella di posta elettronica con funzioni utili per l’organizzazione, l’interazione e il lavoro in team. Ad esempio, potete integrare WhatsApp, Twitter, Google Calendario, Dropbox e Slack nel vostro client di posta elettronica per trasformarlo in una piattaforma multifunzionale.

Vantaggi Svantaggi
Design moderno e accattivante Non ci sono funzioni di filtro
Possibile integrare vari strumenti aggiuntivi come Slack o WhatsApp Nell’edizione gratuita mancano alcune feature
Funzione snooze  

Pegasus Mail

Pegasus Mail è uno dei più antichi programmi di posta elettronica, sviluppato in modo continuo dal 1989. Il client per le e-mail supporta le caselle di posta in formato UNIX ed è considerato una semplice, ma potente e soprattutto gratuita alternativa a Outlook. Pegasus è compatibile con POP3 e IMAP4, e supporta anche SMTP, LDAP, PH e SSL.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

  • Disponibile per Windows
  • Funzione di filtro sofisticata

Non bisogna lasciarsi ingannare dal design semplice e poco appariscente di Pegasus. Il programma non solo è molto chiaro e facile da usare, ma offre anche alcune pratiche funzioni aggiuntive, come ad esempio una sofisticata funzione di filtro programmabile. Una funzione per l’invio di mail di massa nel servizio di posta non è utilizzabile solo dall’utente privato, ma anche per scopi di marketing.

Vantaggi Svantaggi
Semplice ma potente Configurazione complicata
Elevati standard di sicurezza Interfaccia utente non molto attraente
Funzione filtro programmabile liberamente  

1&1 IONOS Hosted Microsoft Exchange

Come ultima offerta alternativa a Outlook presentiamo il prodotto Hosted Microsoft Exchange di 1&1 IONOS. Microsoft® Exchange Server è un groupware che consente di accedere ai database di contatti, appuntamenti ed e-mail all’interno di un’azienda da qualsiasi parte del mondo. In breve, potete aprire Microsoft Office ovunque vogliate.

Il server Exchange può naturalmente essere ottenuto direttamente da Microsoft®. Tuttavia la soluzione Hosted Exchange di 1&1 IONOS alleggerisce notevolmente il reparto IT di un’azienda. In questo modo si risparmia sull’acquisto di una sofisticata infrastruttura IT. Con Hosted Microsoft Exchange la necessaria infrastruttura server viene messa a disposizione da 1&1 IONOS.

L’offerta di 1&1 IONOS comprende anche un pacchetto completo che vi solleva da ogni pensiero: oltre al software Outlook in versione desktop e alla gestione delle caselle di posta elettronica tramite Microsoft Exchange, si riceve anche un proprio dominio e-mail.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

  • Gestione delle caselle di posta elettronica tramite Microsoft Exchange
  • Software Microsoft Outlook
  • Sincronizzazione in tempo reale
  • Accesso a tutti i dati da dispositivi mobili
  • 25 GB di spazio di archiviazione della casella di posta per ciascun dipendente

Il pacchetto Microsoft Exchange riduce al minimo i costi per l’acquisto di una struttura server e offre ulteriori vantaggi: l’onere amministrativo è ridotto perché il provider si occupa della manutenzione delle caselle di posta elettronica, dell’aggiornamento degli scanner antivirus e dei filtri antispam e dei continui aggiornamenti software. Tutti i dati sono ospitati su server di sicurezza con un’infrastruttura specialmente protetta. Se siete alla ricerca di una soluzione client di posta elettronica professionale, la variante 1&1 IONOS è una buona alternativa a Outlook, anche se non è disponibile gratuitamente.

Per l’utente privato l’offerta potrebbe risultare fin troppo ampia, ma è una buona opzione per i liberi professionisti e gli imprenditori, ad esempio, e soprattutto per le piccole e medie imprese. Chi apprezza l’aspetto professionale e i più elevati standard di sicurezza beneficia di un rapporto prezzo/prestazioni ideale.

Vantaggi Svantaggi
E-mail con un proprio dominio personalizzato inclusa Non è un’alternativa gratuita a Outlook
Standard di sicurezza elevate Non adatto per gli utenti privati
Risparmio sugli alti costi di acquisizione hardware e sulle spese amministrative  
Nel pacchetto è incluso il software Microsoft Outlook  

OX App Suite

Un’altra offerta di 1&1 IONOS è la versione hosted di OX App Suite. Il pacchetto del produttore tedesco Open-Xchange offre una Office Suite completa, OX App suite, che offre l’elaborazione di testi, la gestione degli indirizzi e con OX Mail anche un’alternativa ad Outlook. L’app suite è intesa come software di collaborazione e opera completamente nel cloud. Con l’app di posta si può lavorare completamente tramite un’interfaccia web. Sulla base dell’HTML5, gli utenti beneficiano di una gestione chiara della posta elettronica da qualsiasi dispositivo con un browser attuale.

OX Mail consente ad esempio di gestire più account utente da un’unica interfaccia. Ad esempio, i messaggi privati e aziendali possono essere gestiti all’interno di un’unica schermata. Grazie a cartelle, marcatori e un’ampia funzione di ricerca, gli utenti hanno sempre una visione d’insieme. L’interfaccia web consente l’accesso alla posta elettronica indipendentemente dalla piattaforma. Per l’utilizzo mobile sono disponibili app per iOS e Android.

Riassunto dei fattori più importanti:

  • Parte di un’ampia Office Suite
  • Protezione da spam e virus
  • Software-as-a-Service
  • Interfaccia web basata su cloud
  • App mobili per iOS e Android
  • Conforme alle norme RGPD

Anche nel traffico di posta elettronica si pone sempre più attenzione alla protezione dei dati: se decidete di utilizzare OX App Suite di 1&1 IONOS, disporrete di una soluzione conforme al GDPR. Il traffico di posta avviene mediante server in Germania.

Il pacchetto software include anche altre app utili nella quotidianità dell’ufficio. Poiché è tutto organizzato tramite il cloud, risulta facile condividere con colleghi e partner commerciali documenti, rubriche e appuntamenti. Se scegliete l’offerta di 1&1 IONOS, oltre alle applicazioni riceverete anche un indirizzo e-mail e un dominio. Sono inclusi anche 50 GB di spazio di archiviazione online, a cui si può accedere ad esempio tramite l’app OX Drive.

Vantaggi

Svantaggi

Dominio e-mail individuale

Non è un’alternativa gratuita ad Outlook

Massimi standard di sicurezza

 

Office Suite completa

 

App mobili

 

Conforme a GDPR

 

Indipendente dalla piattaforma

 

Server in Germania

 

OX App Suite con 1&1 IONOS

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E-mail
Storage
Dominio

G Suite

Anche il gigante di Internet Google offre una propria alternativa ad Outlook. La G Suite è un pacchetto Office completo ad uso professionale. Oltre a Gmail, il servizio di posta elettronica di Google, gli utenti della suite hanno anche accesso a strumenti di project management, creazione di testi e cloud storage. Molti utenti utilizzano già una o più di queste applicazioni in versione gratuita. Gmail in particolare è molto popolare con la sua offerta freemail. Se tuttavia si opta per la G Suite a pagamento, si ottiene ogni singola applicazione con tutte le funzionalità, oltre ad avere a disposizione un’estensione professionale della propria e-mail per la comunicazione aziendale.

Gmail nella G Suite, a differenza dell’offerta freemail, è libero da pubblicità e offre una gestione professionale: gli amministratori della propria azienda possono amministrare centralmente la contabilità di tutti i dipendenti e quindi adattarla individualmente alle esigenze dell’azienda. Ciò include anche l’assegnazione dei ruoli. Ecco le caratteristiche più importanti:

  • Parte di una grande Office Suite
  • Software as a Service
  • Grande spazio di archiviazione
  • Interfaccia web
  • App mobili per iOS e Android
  • Conforme al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (General Data Protection Regulation, GDPR)

La G Suite si può gestire completamente tramite un’interfaccia web. Come ci si aspetta da Google, gli elementi di controllo sono disposti in modo molto chiaro e l’utente può accedere rapidamente a tutte le funzioni. A proposito di funzioni, poiché si tratta di una suite, tutte le app sono strettamente connesse. Gli allegati dei file, ad esempio, possono essere facilmente spostati nel cloud storage e lì modificati con Google Docs. Grazie alle integrazioni, tramite Gmail si possono anche pianificare appuntamenti ed effettuare meeting online.

Gli utenti possono ottenere la G Suite da 1&1 IONOS. Qualsiasi tariffa mensile scegliate, avrete sempre il vostro indirizzo e-mail professionale con un’estensione scelta da voi.

Vantaggi

Svantaggi

Dominio e-mail individuale

Non è un’alternativa gratuita ad Outlook

Office Suite completa

 

App mobili

 

Conforme all’RGPD

 

Indipendente dalla piattaforma

 

G Suite con 1&1 IONOS

Collaborare è adesso ancora più facile! Posta Gmail con indirizzo corrispondente al tuo dominio e tutti gli strumenti di Google che conosci.

Condivisione di documenti
Videoconferenze
Lavorare in mobilità

Riepilogo di tutti i client di posta elettronica

  Disponibile per Versione portabile Sicurezza Supportati Firma digitale Disponibile in italiano Licenza Costi
Thunderbird Windows, macOS, Linux e altri PGPS/MIME POP, POP3, IMAP, SMTP, NNTP, IPv6 MPL/GPL/LGPL Gratuito
SeaMonkey Windows, macOS, Linux S/MIMESSL/TLS POP3, IMAP4, SMTP, NNTP No MPL/GPL/LGPL Gratuito
Evolution Linux - S/MIME POP3, IMAP, SMTP, NNTP, LDAP LGPL Gratuito
Spike Windows, macOS, iOS, Android AES-256 IMAP - No Freeware, proprietario Utilizzo gratuito soggetto a limitazioni
                 
eM Client Windows - SSL/TLS, S/MIME POP3, IMAP, SMTP, EWS Freeware, proprietario Utilizzo gratuito soggetto a limitazioni
Mailbird Windows - SSL/TLS POP3, IMAP, SMTP Freeware, proprietario Utilizzo gratuito soggetto a limitazioni
Pegasus Mail Windows - S/MIME, OpenSSL POP3, IMAP4, SMTP, NNTP, LDAP v2 Freeware, proprietario Gratuito
1&1 IONOS Hosted Microsoft Windows, macOS Non specificato POP3, IMAP4, SMTP, LDAP v2 - A pagamento
OX App Suite Windows, macOS, Linux, iOS, Android Non specificato POP3, IMAP4, SMTP, LDAP v2 Non specificato - A pagamento
G Suite Windows, macOS, Linux, iOS, Android Non specificato POP3, IMAP4, SMTP, LDAP v2 - A pagamento

Alternative a Outlook per i dispositivi mobili

Outlook solitamente non è la prima scelta per l’utente mobile di Internet: a seconda del sistema operativo, gli smartphone e gli altri dispositivi mobili sono già dotati di un programma interno di posta, calendario e gestione dei contatti. Le app preinstallate sono una buona soluzione per gli utenti privati, in particolare le app di Google con Android sono molto popolari. Anche nel settore commerciale l’infrastruttura dei prodotti Google sta diventando sempre più lo standard. La sincronizzazione di diverse applicazioni, calendari, mail e contatti è semplice. Gli utenti Apple possono utilizzare i prodotti preinstallati e collegare facilmente un account Exchange o un’applicazione Google.

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