Outlook: un confronto tra le alternative gratuite e a pagamento

Molti utenti utilizzano Outlook come client di posta e come PIM (Personal Information Manager). Come componente del pacchetto Microsoft Office, Outlook, combinato a Microsoft Exchange Server, è tra le soluzioni standard più amate dalle aziende. Tuttavia per lavoratori autonomi e privati i costi non sono da sottovalutare. Oltre a Outlook ci sono anche tanti programmi, alcuni dei quali gratuiti, per la gestione delle e-mail.

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Presentazione delle singole alternative a Outlook

Thunderbird

Il client Mozilla Thunderbird è sicuramente l’alternativa a Outlook più utilizzata sia per gli utenti privati che per le aziende. La soluzione open source è disponibile gratuitamente. La versione base del programma è piuttosto snella e dispone delle funzioni più utilizzate.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

  • Soluzione open source gratuita
  • Disponibile per Windows, Mac e Linux
  • Possibilità di crittografia
  • Possibile amministrazione di feed RSS

Un grande vantaggio è che sono disponibili numerosi componenti aggiuntivi. Ad esempio, il programma di posta elettronica può essere ampliato con moduli per la gestione degli appuntamenti e dei compiti. Tuttavia, i componenti aggiuntivi e le estensioni sono su misura per la rispettiva versione. Chi vuole aggiornare Thunderbird, deve anche aggiornare i componenti aggiuntivi e attendere che siano disponibili le versioni adatte. Di seguito i vantaggi e gli svantaggi di Thunderbird in sintesi:

Vantaggi Svantaggi
Struttura chiara Diventa rapidamente meno chiaro all’aumentare della mole di e-mail in entrata e in uscita
Pratiche funzioni di gestione dei messaggi e di categorizzazione I componenti aggiuntivi devono essere aggiornati separatamente
Ampliabile a proprio piacimento attraverso numerosi componenti aggiuntivi  

SeaMonkey

Il software SeaMonkey è un pacchetto completo per la comunicazione in ufficio. Include un browser, un client di posta elettronica e chat e un editor HTML. La posta è organizzata tramite una descrizione definita dall’utente e sono inoltre disponibili funzioni per uno smistamento flessibile e un’evidenziazione visiva. La crittografia avviene secondo lo standard S/MIME. La crittografia SSL/TLS deve prima essere attivata manualmente.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

  • Disponibile per Windows, Mac e Linux
  • Conferma di ricezione
  • Firma digitale
  • Integrazione nei servizi di directory LDAP
  • Filtro antispam personalizzabile
  • Multi-account

Per un progetto open source non commerciale, gli utenti SeaMonkey hanno a disposizione un’alternativa a Outlook estremamente completa che va ben oltre l’effettiva funzione di un client di posta elettronica: SeaMonkey è fondamentalmente la versione bundle di molti diversi progetti Mozilla.

Vantaggi Svantaggi
Elevati standard di sicurezza Aggiornamenti irregolari
Pacchetto office completo Necessaria attivazione manuale di molte funzioni
Molte funzioni importanti per l’ambiente aziendale, ad esempio la firma digitale o la conferma di ricezione  

Evolution

L’organizzatore elettronico Evolution è un programma per e-mail e groupware che gode di grande popolarità tra gli utenti Linux come alternativa gratuita a Outlook. È il client di posta elettronica standard per molti utenti Linux, in quanto rientra nell’ambiente desktop GNOME. Supporta tutte le funzionalità importanti offerte da Outlook: oltre alla gestione del traffico e-mail è anche possibile organizzare contatti, appuntamenti, attività e note.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

  • Disponibile per Linux
  • Filtro per e-mail spam con funzione di autoapprendimento
  • Possibilità di connettersi a Microsoft Exchange Server
  • Lettore RSS

La crittografia viene eseguita tramite GPG e S/MIME. Evolution è adatto anche per l’uso professionale, viene fornito il supporto per collaboration server e Microsoft Exchange Server.

Vantaggi Svantaggi
Adatto all’utilizzo professionale L’interfaccia non è sempre comprensibile in modo intuitivo
Molte interfacce per il calendario o banche dati di contatto di altri servizi  

Spike

Il client Spike, pubblicato nel 2013, combina le funzioni dei classici programmi di posta elettronica con quelle delle moderne applicazioni di messagistica istantanea. Non appena si collega una casella di posta privata all’app, elementi ingombranti come l’oggetto o le firme rimangono ricordi del passato, mentre le funzioni elementari del client di posta, come la casella di posta centrale, il calendario o la gestione dei contatti, sono integrate nel moderno ambiente di messagistica istantanea. Non è un caso che il produttore descriva Spike come una “applicazione e-mail basata sul dialogo”. Inoltre con il software è possibile effettuare semplici chiamate o videochiamate.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

  • Disponibile per Windows, Mac, iOS e Android nonché come applicazione web
  • Funzioni per la collaborazione come chat di gruppo
  • Collegamenti a servizi cloud come Google Drive, Dropbox e OneDrive
  • File manager integrato

Spike si affida anche agli standard moderni per quanto riguarda la sicurezza. Con un solo clic, qualsiasi comunicazione, compresi i file allegati, può essere criptata (AES-256) in modo che i vostri messaggi siano protetti in modo ottimale da accessi non autorizzati. Anche i destinatari che non utilizzano l’applicazione possono decifrare i messaggi ricevuti con un solo clic. A differenza di Outlook, Spike è gratuito per gli utenti privati e a pagamento per le aziende.

Vantaggi Svantaggi
Multipiattaforma grazie alla web app Interfaccia utente complicata
Elegante combinazione di posta elettronica e servizio di messaggistica Molto costoso per le aziende
Funzioni per la collaborazione in team integrate di default  

Pimero

Con Pimero gli utenti ottengono un solido programma PIM per gestire e-mail, contatti e calendari. Dopo un periodo di prova gratuito di 30 giorni, è possibile scegliere tra la “Standard Edition” o la “Professional Edition” e acquistare la relativa licenza. Numerose caratteristiche e interfacce aggiuntive rendono Pimero lo strumento ideale per il lavoro di gruppo: per molte funzioni è possibile attivare una visualizzazione per team ed è anche disponibile una gestione individuale dei permessi.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

  • Disponibile per Windows
  • Strumento di lavoro in team
  • Lettore di feed RSS
  • Possibilità di sincronizzazione con Google

Pimero è fondamentalmente più un pianificatore di appuntamenti e attività che un client di posta elettronica. Tuttavia, ha un solido repertorio di caratteristiche comuni ai client di posta e nella nuova versione supporta anche l’IMAP oltre al protocollo POP; per questo motivo rappresenta un’alternativa a Outlook per il lavoro di gruppo.

Vantaggi

Svantaggi

Installazione molto snella e quindi veloce

Disponibile dal 2013 solo come software a pagamento

Pratiche funzioni per il lavoro di gruppo

Poche opzioni (se non nessuna) per la crittografia

Molte interfacce, ad esempio per Skype o i social network

Nessuna firma digitale

Importazione dei dati di Outlook o iCal

 

eM Client

Il programma eM Client è un client di posta elettronica per uso privato e aziendale. Come i predecessori nella lista, il programma gratuito per Windows e macOS offre funzioni di gestione degli appuntamenti e dei contatti standard, oltre a un sistema di messaggistica istantanea integrato. Tuttavia, l’uso gratuito è possibile solo per gli utenti privati: l’utilizzo commerciale e di più di due account richiedono l’acquisto della licenza Pro. Nella versione gratuita mancano inoltre alcune funzioni importanti.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

  • Disponibile per Windows e Mac
  • Lettore RSS
  • Servizio di messaggistica istantanea integrato
  • Aggiornamenti automatici

Il programma supporta tutti i principali servizi di base, tra cui Gmail, Exchange, iCloud e Outlook. Inoltre, nell’elenco delle tecnologie e-mail supportate, troverete tutte le opzioni rilevanti grazie a POP3, SMTP, IMAP, EWS e AirSync. Alcune funzionalità aggiuntive, come la funzione di traduzione e l’estremamente veloce funzione di ricerca full text, semplificano il lavoro quotidiano. La comunicazione sicura è garantita da standard SSL/TLS, mentre la crittografia avviene tramite S/MIME.

Vantaggi Svantaggi
Elevati standard di sicurezza Versione gratuita solo per un massimo di due account e solo per uso privato
Molte funzioni di sincronizzazione Funzioni limitate nella versione gratuita
Importazione dei dati semplice  
Supporto touch  

Mailbird

Un’alternativa a Outlook, gratuita solo nella versione di prova, è il programma disponibile per Windows Mailbird. La soluzione e-mail consente di unificare e gestire messaggi e contatti da più account in un’unica casella di posta. Con vari temi gratuiti è possibile progettare l’interfaccia in base alle proprie preferenze.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

  • Disponibile per Windows
  • Contact manager drag&drop
  • Potente funzione di ricerca degli allegati
  • Tasti di scelta rapida per varie azioni come scrivere, rispondere, inoltrare, ecc.

Mailbird fornisce interfacce a numerose applicazioni che migliorano la vostra casella di posta elettronica con funzioni utili per l’organizzazione, l’interazione e il lavoro in team. Ad esempio, potete integrare WhatsApp, Twitter, Google Calendario, Dropbox e Slack nel vostro client di posta elettronica per trasformarlo in una piattaforma multifunzionale.

Vantaggi Svantaggi
Design moderno e accattivante Non ci sono funzioni di filtro
Possibile integrare vari strumenti aggiuntivi come Slack o WhatsApp Nessuna versione gratuita
Funzione snooze  

Pegasus Mail

Pegasus Mail è uno dei più antichi programmi di posta elettronica, sviluppato in modo continuo dal 1989. Il client per le e-mail supporta le caselle di posta in formato UNIX ed è considerato una semplice, ma potente e soprattutto gratuita alternativa a Outlook. Pegasus è compatibile con POP3 e IMAP4, e supporta anche SMTP, LDAP, PH e SSL.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

  • Disponibile per Windows
  • Funzione di filtro sofisticata

Non bisogna lasciarsi ingannare dal design semplice e poco appariscente di Pegasus. Il programma non solo è molto chiaro e facile da usare, ma offre anche alcune pratiche funzioni aggiuntive, come ad esempio una sofisticata funzione di filtro programmabile. Una funzione per l’invio di e-mail di massa nel servizio di posta non è utilizzabile solo dall’utente privato, ma anche per scopi di marketing.

Vantaggi Svantaggi
Semplice ma potente Configurazione complicata
Elevati standard di sicurezza Interfaccia utente non molto attraente
Funzione filtro programmabile liberamente  

IONOS Hosted Microsoft Exchange

Rappresenta un’altra alternativa a Outlook anche il prodotto Hosted Microsoft Exchange di IONOS. Microsoft® Exchange Server è un groupware che consente di accedere ai database di contatti, appuntamenti ed e-mail all’interno di un’azienda da qualsiasi parte del mondo. In breve, potete aprire Microsoft Office ovunque vogliate.

Il server Exchange può naturalmente essere ottenuto direttamente da Microsoft®. Tuttavia la soluzione Hosted Exchange di IONOS alleggerisce notevolmente il reparto IT di un’azienda. In questo modo si risparmia sull’acquisto di una sofisticata infrastruttura IT. Con Hosted Microsoft Exchange la necessaria infrastruttura server viene messa a disposizione da IONOS.

L’offerta di IONOS comprende anche un pacchetto completo che vi solleva da ogni pensiero: oltre al software Outlook in versione desktop e alla gestione delle caselle di posta elettronica tramite Microsoft Exchange, si riceve anche un proprio dominio e-mail.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

  • Gestione delle caselle di posta elettronica tramite Microsoft Exchange
  • Software Microsoft Outlook
  • Sincronizzazione in tempo reale
  • Accesso a tutti i dati da dispositivi mobili
  • 50 GB di spazio di archiviazione per la casella di posta per ciascun dipendente

Il pacchetto Microsoft Exchange riduce al minimo i costi per l’acquisto di una struttura server e offre ulteriori vantaggi: l’onere amministrativo è ridotto perché il provider si occupa della manutenzione delle caselle di posta elettronica, dell’aggiornamento degli antivirus e dei filtri antispam e dei continui aggiornamenti software. Tutti i dati sono ospitati su server di sicurezza con un’infrastruttura specialmente protetta. Se siete alla ricerca di una soluzione client di posta elettronica professionale, la variante IONOS è una buona alternativa a Outlook, anche se non è disponibile gratuitamente.

Per l’utente privato l’offerta potrebbe risultare fin troppo ampia, ma è una buona opzione per i liberi professionisti e gli imprenditori, ad esempio, e soprattutto per le piccole e medie imprese. Chi apprezza l’aspetto professionale e i più elevati standard di sicurezza beneficia di un rapporto qualità-prezzo ideale.

Vantaggi Svantaggi
E-mail con un proprio dominio personalizzato inclusa Non è un’alternativa gratuita a Outlook
Standard di sicurezza elevati Non adatto per gli utenti privati
Risparmio sugli alti costi di acquisizione hardware e sulle spese amministrative  
Nel pacchetto è incluso il software Microsoft Outlook  

Google Workspace (ex Google Workspace)

Anche il gigante di Internet Google offre una propria alternativa a Outlook. Google Workspace (prima conosciuto con il nome di G Suite) è un pacchetto Office completo a uso professionale. Oltre a Gmail, il servizio di posta elettronica di Google, gli utenti della suite hanno anche accesso a tool di project management, creazione di testi e archiviazione cloud. Molti utenti utilizzano già una o più di queste applicazioni nella versione gratuita. Gmail in particolare è molto popolare con la sua offerta freemail. Se tuttavia si opta per la variante di Google Workspace a pagamento, si ottiene ogni singola applicazione con tutte le funzionalità, oltre ad avere a disposizione un’estensione professionale della propria e-mail per la comunicazione aziendale.

Gmail con Google Workspace, a differenza dell’offerta freemail, si presenta senza pubblicità e offre una gestione professionale: gli amministratori della propria azienda possono amministrare centralmente gli account di tutti i dipendenti e quindi adattarli individualmente alle esigenze dell’azienda. Ciò include anche l’assegnazione dei ruoli.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

  • Parte di una grande Office Suite
  • Software as a Service
  • Grande spazio di archiviazione
  • Interfaccia web
  • App mobili per iOS e Android
  • Conforme al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (General Data Protection Regulation, GDPR)

Google Workspace si può gestire completamente tramite un’interfaccia web. Come ci si aspetta da Google, gli elementi di controllo sono disposti in modo molto chiaro e l’utente può accedere rapidamente a tutte le funzioni. A proposito di funzioni, poiché si tratta di una suite, tutte le app sono strettamente connesse. Gli allegati dei file, ad esempio, possono essere facilmente spostati nel cloud e lì modificati con Documenti Google. Grazie alle integrazioni, tramite Gmail si possono anche pianificare appuntamenti ed effettuare riunioni online.

Gli utenti possono ottenere Google Workspace su IONOS, comprensivo di un proprio indirizzo e-mail professionale con un’estensione a scelta. È ovviamente possibile accedere a tutte le app di Google.

Vantaggi

Svantaggi

Dominio individuale con indirizzo e-mail

Non è un’alternativa gratuita a Outlook

Office Suite completa

 

App per i dispositivi mobili

 

Conforme al RGPD

 

Multipiattaforma

 

Zimbra

L’alternativa a Outlook Zimbra è disponibile in diverse versioni. Si tratta di una soluzione groupware completa, che si rivolge principalmente alle aziende. Per questo, Synacor (il produttore del software) fornisce due varianti: una suite a pagamento e una soluzione open source. Entrambe le opzioni sono progettate per una perfetta collaborazione in team, anche se la versione gratuita contiene chiaramente meno funzioni. Se si opta per la soluzione a pagamento Zimbra 9, si ottiene un vasto pacchetto di prodotti. Oltre alle funzioni di posta elettronica, il pacchetto include anche opzioni di chat, videotelefonia, condivisione di file e altre pratiche opzioni.

Chi ha bisogno solo di un semplice client di posta elettronica può usare Zimbra Desktop. Il software è completamente gratuito ed è disponibile per Windows, macOS e Linux. Lo strumento offre con calendario, lista delle cose da fare e rubrica le solite caratteristiche comuni anche alle altre alternative a Outlook. Con Zimbra Desktop potete gestire contemporaneamente più account di posta elettronica di diversi provider senza rischiare di confondervi.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

  • Sempre gratuito
  • Opzione multi-account
  • Molte caratteristiche pratiche

Per tutelare la vostra privacy il video si caricherà dopo aver cliccato.

Zimbra Desktop può essere installato solo se JRE è presente sul vostro sistema. La soluzione groupware, d’altra parte, è intesa principalmente come un’applicazione web. Naturalmente, si possono anche combinare entrambe le versioni. Inoltre, Zimbra 9 può essere collegato a Outlook.

Una particolarità di Zimbra sono i cosiddetti Zimlets, delle estensioni del client di posta. Possono essere piccole regolazioni ottiche, utili estensioni funzionali o ampi strumenti di amministrazione.

Vantaggi

Svantaggi

Client di posta elettronico gratuito

La gamma di funzioni delle versioni gratuite è limitata

Disponibile anche come groupware

 

Funzioni ampliabili tramite Zimlets

 

Spark

Il client di posta Spark cerca di supportare il flusso di lavoro dei suoi utenti. Per fare questo, l’applicazione si basa su funzioni intelligenti che cercano di evitare interruzioni e accelerare i processi importanti. La caratteristica più significativa dell’app risulta perciò essere un filtro: il software visualizza le notifiche solo se il mittente dell’e-mail è già noto. Il filtro rileva anche le newsletter e le sposta in una categoria apposita. L’applicazione ha anche funzioni per reagire rapidamente alle e-mail ricevute e lasciare le altre “dormienti”. Se non volete rispondere subito, l’app ve lo ricorderà più tardi.

Spark è anche specificamente progettato per il lavoro in team. C’è una funzione che permette di discutere le e-mail con altri utenti. Ogni membro del team può scrivere commenti senza che l’interlocutore esterno che ha avviato la conversazione lo sappia. Un’altra caratteristica innovativa è la funzione di delega: se non volete occuparvi personalmente del messaggio, potete passare il compito a qualcun altro nell’azienda. Come ci si aspetta dai client di posta, Spark ha anche un calendario incorporato.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

  • Sempre gratuito
  • Caratteristiche innovative per il lavoro in team
  • filtri intelligenti

Attualmente, Spark è disponibile solo per macOS e dispositivi mobili. Ma una versione per Windows e una web app sembrano essere in fase di pianificazione. Gli utenti interessati alle nuove varianti possono iscriversi alla newsletter per venire così informati non appena lo sviluppo delle relative applicazioni sarà terminato.

L’app è fondamentalmente disponibile gratuitamente. È incluso anche uno spazio di archiviazione di 5 GB per team. Per i team più grandi, tuttavia, potrebbe convenire di più optare per una licenza a pagamento, che include uno spazio di archiviazione maggiore e vantaggi aggiuntivi.

Vantaggi

Svantaggi

Client di posta elettronica gratuito

Non disponibile per Windows

Molte funzioni per il lavoro di gruppo

 

Filtri intelligenti

 

5 GB di spazio di archiviazione per team

 

 

Google Workspace con IONOS

Collaborare è adesso ancora più facile! Posta Gmail con indirizzo corrispondente al tuo dominio e tutti gli strumenti di Google che conosci.

Condivisione di documenti
Videoconferenze
Lavorare in mobilità

Mailspring

L’alternativa gratuita a Outlook Mailspring si concentra sul multilinguismo. Non solo il software è disponibile in molte lingue (anche se alcune sono tradotte con la traduzione automatica), ma permette anche di tradurre le e-mail. Attualmente Mailspring offre traduzioni in cinque lingue oltre all’inglese, alle quali si abbina anche uno strumento di correttore ortografico per diverse lingue incluse nell’offerta.

Altrimenti, il software ha tutte le caratteristiche che ci si aspetta da un client di posta. La funzione di ricerca è abbastanza sofisticata. Inoltre, si possono integrare facilmente più account di posta elettronica e aggiungere account di social media. In questo modo, è possibile completare la propria rubrica con informazioni tratte da LinkedIn o Twitter. Anche il monitoraggio delle attività è interessante. Il programma vi mostra se un’e-mail che avete inviato è già stata inviata.

Gli aspetti più importanti in sintesi:

  • Multilinguismo
  • Monitoraggio delle attività
  • Interfaccia ordinata

La versione di base di Mailspring è gratuita. Tuttavia, è possibile gestire contemporaneamente solo quattro account di posta elettronica. Chi ha bisogno di più account deve pagare un canone mensile. Mailspring è disponibile per Windows, Mac e Linux.

Vantaggi

Svantaggi

Funzione di traduzione

Quasi nessun’altra funzione aggiuntiva

Molte lingue disponibili

Nella versione gratuita sono integrabili solo quattro account di posta elettronica

Funzione di monitoraggio delle attività

 

Rubrica completa

 

Le alternative a Outlook gratuite e pagamento in breve

 

Disponibile per

Versione portabile

Sicurezza

Supportati

Disponibile in italiano

Licenza

Costi

Thunderbird

Windows, macOS, Linux e altri

PGP

S/MIME

POP, POP3, IMAP, SMTP, NNTP, IPv6

MPL/GPL/LGPL

Gratuito

SeaMonkey

Windows, macOS, Linux

S/MIME

SSL/TLS

POP3, IMAP4, SMTP, NNTP

No

MPL/GPL/LGPL

Gratuito

Evolution

Linux

S/MIME

POP3, IMAP, SMTP, NNTP, LDAP

LGPL

Gratuito

Spike

Windows, macOS, iOS, Android

AES-256

IMAP

              

No

Freeware, proprietario

Utilizzo gratuito soggetto a limitazioni

Pimero

Windows

 
  •  
 

POP, IMAP

No

proprietario

A pagamento

eM Client

Windows

SSL/TLS, S/MIME

POP3, IMAP, SMTP, EWS

Freeware, proprietario

Utilizzo gratuito soggetto a limitazioni

Mailbird

Windows

SSL/TLS

POP3, IMAP, SMTP

Freeware, proprietario

Utilizzo gratuito soggetto a limitazioni

Pegasus Mail

Windows

S/MIME, OpenSSL

POP3, IMAP4, SMTP, NNTP, LDAP v2

Freeware, proprietario

Gratuito

IONOS Hosted Microsoft Exchange

Windows, macOS

Non specificato

POP3, IMAP4, SMTP, LDAP v2

 

A pagamento

Google Workspace

Windows, macOS, Linux, iOS, Android

Non specificato

POP3, IMAP4, SMTP, LDAP v2

A pagamento

Zimbra

Windows, macOS, Linux

S/MIME

POP3, IMAP, SMTP

?

Open source e proprietario

Utilizzo gratuito soggetto a limitazioni

Spark

iOS, padOS, Android, macOS

Non specificato

IMAP, SMTP

Freeware, proprietario

Gratuito

Mailspring

Windows, macOS, Linux

Non specificato

IMAP, SMTP

No

Freeware, proprietario

Utilizzo gratuito soggetto a limitazioni

Alternative a Outlook per i dispositivi mobili

Outlook solitamente non è la prima scelta per l’utente mobile di Internet: a seconda del sistema operativo, gli smartphone e gli altri dispositivi mobili sono già dotati di un programma interno di posta, calendario e gestione dei contatti. Le app preinstallate sono una buona soluzione per gli utenti privati, in particolare le app di Google con Android sono molto popolari. Anche nel settore commerciale l’infrastruttura dei prodotti Google sta diventando sempre più lo standard. La sincronizzazione di diverse applicazioni, calendari, e-mail e contatti è semplice. Gli utenti Apple possono utilizzare i prodotti preinstallati e collegare facilmente un account Exchange o un’applicazione Google.

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