Preparare in anticipo un piano di progetto è consigliabile per progetti di qualunque dimensione. Quando si crea un piano di progetto, si affronta automaticamente la questione di come raggiungere l’obiettivo del progetto nel più breve tempo possibile evitando rischi e assicurando un uso efficiente delle risorse. Durante la fase di pianificazione si anticipano inoltre possibili problemi ed eventuali soluzioni, che vi permettono di reagire rapidamente in fase di esecuzione.
Il documento può essere utilizzato anche per informare i clienti e i partner di progetto, perché offre una panoramica delle singole fasi di lavoro e consente loro di verificare se la pianificazione tiene conto di tutte le loro esigenze. In caso contrario, potete tempestivamente adattare la pianificazione prima di iniziare con l’effettiva esecuzione del progetto.
Di norma, un piano di progetto viene approvato in anticipo dai partner del progetto e serve quindi come base vincolante per lo svolgimento successivo. Di conseguenza, è necessario redigerlo all’inizio della fase di pianificazione.
Il piano scritto serve anche al project manager come strumento di lavoro che lo aiuta a mantenere una visione d’insieme durante il progetto e a rispettare le scadenze e il budget.
Il piano dovrebbe essere sufficientemente dettagliato da consentire al project manager di passare le sue attività senza difficoltà a un nuovo responsabile. Affinché quest’ultimo possa prendere rapidamente confidenza con il progetto, il piano non deve comunque contenere troppe informazioni secondarie. La regola generale è: esauriente, ma il più breve possibile.