Creare un piano di progetto: come definire le basi per il successo di un progetto

Il piano di progetto (anche “piano di Project Ma­na­ge­ment”) co­sti­tui­sce pra­ti­ca­men­te la base di ogni progetto. Il documento raggruppa tutti i piani necessari per la rea­liz­za­zio­ne di un progetto di successo. È come una tabella di marcia che il project manager crea all’inizio del processo, che può essere più o meno det­ta­glia­ta a seconda delle necessità.

Preparare in anticipo un piano di progetto è con­si­glia­bi­le per progetti di qualunque di­men­sio­ne. Quando si crea un piano di progetto, si affronta au­to­ma­ti­ca­men­te la questione di come rag­giun­ge­re l’obiettivo del progetto nel più breve tempo possibile evitando rischi e as­si­cu­ran­do un uso ef­fi­cien­te delle risorse. Durante la fase di pia­ni­fi­ca­zio­ne si an­ti­ci­pa­no inoltre possibili problemi ed eventuali soluzioni, che vi per­met­to­no di reagire ra­pi­da­men­te in fase di ese­cu­zio­ne.

Il documento può essere uti­liz­za­to anche per informare i clienti e i partner di progetto, perché offre una pa­no­ra­mi­ca delle singole fasi di lavoro e consente loro di ve­ri­fi­ca­re se la pia­ni­fi­ca­zio­ne tiene conto di tutte le loro esigenze. In caso contrario, potete tem­pe­sti­va­men­te adattare la pia­ni­fi­ca­zio­ne prima di iniziare con l’effettiva ese­cu­zio­ne del progetto.

Di norma, un piano di progetto viene approvato in anticipo dai partner del progetto e serve quindi come base vin­co­lan­te per lo svol­gi­men­to suc­ces­si­vo. Di con­se­guen­za, è ne­ces­sa­rio redigerlo all’inizio della fase di pia­ni­fi­ca­zio­ne.

Il piano scritto serve anche al project manager come strumento di lavoro che lo aiuta a mantenere una visione d’insieme durante il progetto e a ri­spet­ta­re le scadenze e il budget.

Il piano dovrebbe essere suf­fi­cien­te­men­te det­ta­glia­to da con­sen­ti­re al project manager di passare le sue attività senza dif­fi­col­tà a un nuovo re­spon­sa­bi­le. Affinché quest’ultimo possa prendere ra­pi­da­men­te con­fi­den­za con il progetto, il piano non deve comunque contenere troppe in­for­ma­zio­ni se­con­da­rie. La regola generale è: esau­rien­te, ma il più breve possibile.

Alcuni degli strumenti più fre­quen­te­men­te uti­liz­za­ti per la creazione di un piano di ese­cu­zio­ne del progetto sono lo schema di rete, il grafico a barre e il diagramma di Gantt.

Un semplice piano di progetto che risponde in modo conciso alle domande chiave di cui sopra può essere fa­cil­men­te creato senza software complessi uti­liz­zan­do un foglio di calcolo in Excel o qualsiasi altro software di calcolo.

Per una pia­ni­fi­ca­zio­ne più ampia e per creare singoli documenti, potete uti­liz­za­re software spe­cia­liz­za­ti di Project Ma­na­ge­ment come MS Project o strumenti online come Smarts­heet, Trello o Wrike.

Un buon piano di progetto non deve per forza essere ampio. Un fattore decisivo per la sua qualità è che copra gli aspetti più im­por­tan­ti della pia­ni­fi­ca­zio­ne del progetto e fornisca un orien­ta­men­to sulle tem­pi­sti­che delle singole fasi.

Per garantire che l’ese­cu­zio­ne avvenga nel modo più agevole possibile, è ne­ces­sa­rio or­ga­niz­za­re in anticipo una riunione di avvio del progetto con il team. In qualità di project manager, sfruttate questo ap­pun­ta­men­to per fornire a ciascun membro del team in­for­ma­zio­ni es­sen­zia­li sul progetto, definire le re­spon­sa­bi­li­tà e se­le­zio­na­re insieme i metodi e gli strumenti per l’ese­cu­zio­ne. Ricordate che anche il miglior piano di progetto diventa inutile se non viene eseguito in modo sensato.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.