Creare un piano di progetto: come definire le basi per il successo di un progetto
Il piano di progetto (anche “piano di Project Management”) costituisce praticamente la base di ogni progetto. Il documento raggruppa tutti i piani necessari per la realizzazione di un progetto di successo. È come una tabella di marcia che il project manager crea all’inizio del processo, che può essere più o meno dettagliata a seconda delle necessità.
Che cos’è un piano di progetto?
Ogni progetto dovrebbe basarsi su un piano di progetto. La disciplina del Project Management non indica, tuttavia, chiaramente quali documenti deve includere. I piani di progetto possono essere definiti da diversi strumenti di pianificazione:
- struttura di scomposizione del lavoro (WBS, work breakdown structure): suddivide i compiti da completare in componenti e pacchetti di lavoro (work packages)
- piano di esecuzione del progetto: determina la scaletta temporale del progetto, con le date di inizio e fine dei singoli pacchetti di lavoro
- piano di Project Management: raggruppa la WBS, il piano di esecuzione e tutti gli altri documenti di progetto necessari e rappresenta, ai sensi della norma DIN 69901-5:2009-01, il piano di progetto vero e proprio. Nei paragrafi successivi “piano di Project Management” deve quindi essere inteso come sinonimo di piano di progetto.
Nella guida al PMBOK (Project Management Body of Knowledge), una linea guida usata a livello internazionale per la gestione dei progetti, viene attualmente utilizzato solo il termine “piano di Project Management” invece di “piano di progetto”, usato in precedenza, per evitare malintesi.
A seconda della portata del progetto, il piano di Project Management comprende un numero variabile di documenti. In ogni caso, dovrebbe includere almeno i seguenti:
- WBS
- piano di esecuzione del progetto
- piano di gestione dei costi
- piano di gestione delle risorse
Per i progetti più complessi possono essere aggiunti ulteriori piani, ad esempio per la gestione del rischio, della qualità e della configurazione.
Perché creare un piano di progetto
Preparare in anticipo un piano di progetto è consigliabile per progetti di qualunque dimensione. Quando si crea un piano di progetto, si affronta automaticamente la questione di come raggiungere l’obiettivo del progetto nel più breve tempo possibile evitando rischi e assicurando un uso efficiente delle risorse. Durante la fase di pianificazione si anticipano inoltre possibili problemi ed eventuali soluzioni, che vi permettono di reagire rapidamente in fase di esecuzione.
Il documento può essere utilizzato anche per informare i clienti e i partner di progetto, perché offre una panoramica delle singole fasi di lavoro e consente loro di verificare se la pianificazione tiene conto di tutte le loro esigenze. In caso contrario, potete tempestivamente adattare la pianificazione prima di iniziare con l’effettiva esecuzione del progetto.
Di norma, un piano di progetto viene approvato in anticipo dai partner del progetto e serve quindi come base vincolante per lo svolgimento successivo. Di conseguenza, è necessario redigerlo all’inizio della fase di pianificazione.
Il piano scritto serve anche al project manager come strumento di lavoro che lo aiuta a mantenere una visione d’insieme durante il progetto e a rispettare le scadenze e il budget.
Il piano dovrebbe essere sufficientemente dettagliato da consentire al project manager di passare le sue attività senza difficoltà a un nuovo responsabile. Affinché quest’ultimo possa prendere rapidamente confidenza con il progetto, il piano non deve comunque contenere troppe informazioni secondarie. La regola generale è: esauriente, ma il più breve possibile.
7 domande chiave per pianificare un progetto
Non è necessario creare numerose e diverse documentazioni parziali per ogni progetto. Per i progetti più piccoli, spesso è sufficiente preparare in anticipo le risposte alle seguenti 7 domande chiave:
- Qual è la situazione iniziale del progetto? Come si presenta la situazione iniziale e quali altre informazioni servono per poterla valutare in modo completo?
- Qual è il vantaggio del progetto in termini economici e quando è previsto il ritorno sull’investimento (ROI)?
- Qual è il risultato desiderato del progetto? Qual è lo scopo principale del progetto? Cosa dovrebbe caratterizzare il risultato finale?
- Chi è coinvolto nel progetto? Chi sono le parti interessate? Chi deve partecipare attivamente nel team di progetto e quali ruoli devono assumere i singoli membri del team?
- Come deve essere strutturato il progetto? Quali sono i compiti da svolgere? Come suddividere il progetto in pacchetti di lavoro e componenti? Quali sono i rischi esistenti nelle singole aree e in che modo è possibile mitigarli?
- Entro quando deve essere raggiunto l’obiettivo del progetto? Entro quando devono essere completate le singole fasi del progetto in modo che il progetto possa essere completato entro i tempi previsti?
- Quanto può costare il progetto? Quali risorse sono disponibili e come dovrebbero essere distribuite tra i singoli work packages?
Se volete creare piani individuali per i vari aspetti del vostro progetto, potete utilizzare i nostri modelli, come quello per la WBS e il piano di esecuzione del progetto.
Alcuni degli strumenti più frequentemente utilizzati per la creazione di un piano di esecuzione del progetto sono lo schema di rete, il grafico a barre e il diagramma di Gantt.
Quali strumenti servono per creare un piano di progetto?
Un semplice piano di progetto che risponde in modo conciso alle domande chiave di cui sopra può essere facilmente creato senza software complessi utilizzando un foglio di calcolo in Excel o qualsiasi altro software di calcolo.
Per una pianificazione più ampia e per creare singoli documenti, potete utilizzare software specializzati di Project Management come MS Project o strumenti online come Smartsheet, Trello o Wrike.
In sintesi: tutto dipende dall’uso
Un buon piano di progetto non deve per forza essere ampio. Un fattore decisivo per la sua qualità è che copra gli aspetti più importanti della pianificazione del progetto e fornisca un orientamento sulle tempistiche delle singole fasi.
Per garantire che l’esecuzione avvenga nel modo più agevole possibile, è necessario organizzare in anticipo una riunione di avvio del progetto con il team. In qualità di project manager, sfruttate questo appuntamento per fornire a ciascun membro del team informazioni essenziali sul progetto, definire le responsabilità e selezionare insieme i metodi e gli strumenti per l’esecuzione. Ricordate che anche il miglior piano di progetto diventa inutile se non viene eseguito in modo sensato.
Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.
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