Come strumento di pianificazione per i datori di lavoro e guida per i lavoratori, ciascun piano turni deve soddisfare determinati requisiti formali:
- Deve contenere tutte le informazioni essenziali, compreso il nome e il cognome del dipendente, l’orario di lavoro e il periodo di pianificazione a cui si applica il piano dei turni.
- Dovrebbe avere senso non solo per chi lo crea, ma anche per i dipendenti: il piano dei turni dovrebbe quindi limitarsi all’essenziale per favorire la visione d’insieme (assicuratevi anche che il testo non sia troppo breve) e risultare il più semplice e intuitivo possibile. In caso di dubbio è consigliabile aggiungere una legenda esplicativa.
- Un design visivamente accattivante è sicuramente un vantaggio. Righe o colonne vuote possono riposare lo sguardo. Si consiglia di contraddistinguere le diverse aree con colori differenti.
Oltre a ciò, ci sono alcuni requisiti legali da considerare: nonostante il datore di lavoro debba naturalmente badare agli interessi e alle necessità della propria impresa e abbia il diritto di decidere quando i propri lavoratori debbano eseguire il lavoro, esistono sotto questo aspetto diverse limitazioni legali, come quelle che riguardano il numero di ore di lavoro giornaliere consentite, le pause da effettuare, nonché il lavoro su turni, diurni e notturni.
In più occorre considerare le tutele di cui godono particolari categorie (ad esempio il diritto sul lavoro minorile) e le norme di diritto privato (ad esempio i contratti collettivi). Altre questioni sono solitamente regolate internamente (ad esempio attraverso accordi aziendali o clausole nel contratto di lavoro).
Non da ultimo il piano dei turni è legalmente considerato come un documento, dato che viene utilizzato anche a scopo di documentazione e di libro paga. È quindi sempre vincolante dopo la consegna o la pubblicazione. Ciò però non significa che il datore di lavoro non possa variare in seguito i turni. Bisogna in tal caso distinguere due circostanze: il part time e il full time.
Nel caso del part time il datore di lavoro non può variare la collocazione temporale dell’attività lavorativa, perché nel lavoratore part time prevale l’interesse alla programmabilità del tempo libero, durante il quale potrebbe potenzialmente svolgere un altro lavoro. Con il full time, invece, non si applicano queste limitazioni, e il datore di lavoro ha diritto di organizzare l’attività lavorativa come garantito dal Codice Civile.
Ciò non esclude che la variazione possa essere fatta in modo arbitrario: fanno fede in questo caso la buona fede e la correttezza. In poche parole la variazione dovrebbe corrispondere alle esigenze (produttive, organizzative, tecniche) dell’impresa. Nonostante questa libertà, ci sono delle limitazioni da considerare che riguardano il diritto al riposo e alla salute nonché il diritto alla sicurezza, alla libertà e alla dignità umana.
Se alla variazione del turno corrispondesse anche una variazione nelle mansioni, si incontrano, oltre agli stessi limiti previsti per la variazione del turno, ulteriori limiti quando si tratta dell’attribuzione di mansioni inferiori. In tal caso, però, la retribuzione non può essere diminuita, anche se possono essere detratte quelle particolari spettanze o indennizzi legati alla precedente attività.