Come scrivere una lettera di presentazione perfetta

Volete candidarvi per un posto di lavoro? Normalmente si preparano i vari documenti di candidatura, tra cui il curriculum vitae, certificati, e una lettera di presentazione. La candidatura vera e propria, tuttavia, si svolge proprio nella lettera di presentazione, in cui vi rivolgete direttamente al destinatario e spiegate perché siete interessati al lavoro, mettendo subito in evidenza di quali qualifiche disponete. In precedenza questi documenti venivano allegati alla cartella della domanda di lavoro, ma oggi la maggior parte delle candidature è digitale e viene inviata tramite posta elettronica o un formulario online direttamente sul sito web dell’azienda.

Tuttavia, a prescindere dal fatto che ci si candidi per posta o online, alcune regole si applicano a ogni tipo di domanda: mentre il curriculum vitae, che riporta i fatti nudi e crudi, si basa su un modello abbastanza rigido, il testo di apertura e la lettera di presentazione godono di una maggiore flessibilità (anche se ovviamente anch’esse devono seguire una certa struttura). Avere più libertà, però, può tradursi in maggiore impegno: non essendoci una struttura fissa, la responsabilità di fare una buona impressione è tutta sulle vostre spalle.

Se volete cogliere nel segno dovete concentrarvi molto di più sul posto di lavoro che sul curriculum vitae: idealmente nella lettera di accompagnamento dovreste considerare in modo mirato l’azienda, il settore, la vostra motivazione oltre ovviamente all’annuncio di lavoro in sé. La lettera di presentazione è solitamente la prima cosa che un capo, un selezionatore o uno specialista delle risorse umane vede di voi; per questo motivo è molto importante fare una buona impressione con questo testo di apertura. Non basta basarsi su esempi pronti e modelli, anche se su Internet se ne trovano in gran quantità. In questo articolo vi spieghiamo in dettaglio come formulare una lettera di presentazione e a cosa prestare particolare attenzione.

Che cos’è una lettera di presentazione?

Con una lettera di presentazione rendete il potenziale datore di lavoro consapevole del vostro interesse per il lavoro pubblicizzato. Dopo aver letto la lettera di presentazione, il manager delle risorse umane dovrebbe sapere quali sono le vostre qualifiche, nonché perché siete interessati al lavoro. Idealmente, la lettera di accompagnamento darà un’impressione piuttosto precisa di voi come lavoratore anche senza dover scorrere i rimanenti documenti.

Nelle applicazioni tradizionali la lettera di accompagnamento è la prima lettera di presentazione (chiamata in inglese cover letter). Se la rendete convincente ed evidenziate i giusti punti di forza, il destinatario sarà meglio disposto ad approfondire la vostra richiesta in modo più dettagliato. In caso contrario, la vostra candidatura finirà nel dimenticatoio senza nemmeno essere stata presa in considerazione nel dettaglio.

N.B.

Non confondete la lettera di accompagnamento con la lettera di motivazione. Sebbene i documenti siano simili per alcuni aspetti, differiscono però nei loro punti focali: mentre la lettera di presentazione descrive in breve tutti i passi importanti per la candidatura, la lettera di motivazione si incentra principalmente sui vostri obiettivi personali e appunto le motivazioni che vi hanno spinto a candidarvi proprio presso quell’azienda e per quel ruolo. Le lettere di motivazione consentono inoltre all’autore una maggiore libertà in termini di formulazione e di struttura rispetto alle lettere di accompagnamento. In quest’ultimo caso ci sono strutture che costituiscono più o meno uno standard.

Come si struttura una lettera di presentazione e quale deve essere il suo contenuto?

La lettera di accompagnamento o di presentazione ha una certa struttura che andrebbe seguita, e la ragione è da ricercarsi nella funzione stessa del testo: esso dovrebbe trasmettere le informazioni più importanti sulla qualifica e sulle motivazioni nel modo più conciso e preciso possibile. Non è in gioco quindi la creatività individuale: se ordinate il contenuto della vostra lettera secondo l’usuale struttura, chi la esamina saprà rapidamente dove trovare le informazioni che desidera nel documento. Il seguente diagramma mostra come appare la struttura di base di una lettera di presentazione:

Di seguito vi forniamo alcune spiegazioni aggiuntive per le sezioni che non sono autoesplicative:

Dettagli di contatto del candidato

Elencate le vostre informazioni di contatto nella parte superiore del documento. Date al destinatario diversi modi per contattarvi, aggiungendo numero di telefono e indirizzo e-mail appropriati, nonché il vostro indirizzo.

Oggetto

Non vi consigliamo di sperimentare la vostra creatività in questo campo: il destinatario dovrebbe immediatamente essere in grado di riconoscere per quale posizione ci si sta candidando. L’oggetto dovrebbe assomigliare a un breve titolo, per cui evitate frasi complete come “Vorrei candidarmi per la posizione X” o “Sto facendo domanda per la posizione X”.

Formula di apertura

Se conoscete la persona di contatto, potete rivolgervi direttamente a lei per nome. Se questa persona ha un titolo, si consiglia di utilizzarlo; in presenza di diversi titoli, il più alto è sufficiente. Se invece non sapete chi è la persona di contatto, scrivete semplicemente “Gentilissimi signore e signori”. Tuttavia, è sempre meglio cercare di individuare la persona di contatto per potersi rivolgere a lei direttamente nella lettera di presentazione.

Introduzione

Lo scopo dell’introduzione è quello di suscitare l’interesse del lettore in poche righe (3-5), in modo che la candidatura non venga immediatamente abbandonata. Essa deve procedere come segue:

  • Illustrate brevemente la vostra motivazione per la candidatura: idealmente potete spiegare il vostro interesse derivandolo dalla vostra precedente attività professionale, mettendo in evidenza come la posizione lavorativa in questione corrisponda ai vostri interessi e alle vostre qualifiche. Ma limitatevi a poche frasi.
  • Evidenziate un argomento principale per la vostra candidatura: può trattarsi di determinate conoscenze o abilità, esperienze lavorative, studi e formazione o precedenti successi. Ma concentratevi anche qui sull’essenziale, perché è nel corpo del testo che vi potrete addentrare in dettagli.
  • Completate l’introduzione con una frase di raccordo per il capoverso successivo. Potete ad esempio mettere in risalto la vostra motivazione.

Corpo principale del testo

In questa sezione si tratta principalmente di essere convincenti in quanto lavoratori e in quanto persone. Il corpo principale dovrebbe coprire i seguenti punti:

  • Menzionate le più rilevanti hard skills per il ruolo. Concentratevi in ogni caso sulle abilità esplicitamente richieste per il posto di lavoro. Non limitatevi però ad elencare le competenze, ma spiegate anche come le avete acquisite o utilizzate riferendovi alle vostre precedenti esperienze lavorative o alla vostra formazione.
  • Citate anche le vostre maggiori soft skills. In molti luoghi di lavoro alcune soft skills sono particolarmente richieste, ad esempio la capacità di lavorare in team, la capacità di problem-solving e la resistenza allo stress. Le soft skills tendono ad essere più difficili da dimostrare, ma alcune soft skills sono automaticamente associate a determinate posizioni o settori. Se un candidato cita la propria esperienza in un’agenzia di marketing, sembra plausibile quando si riferisce alle proprie capacità comunicative. Tuttavia, non esagerate con le competenze personali non dimostrabili (ad esempio empatia ecc.) e non soffermatevi su quelle che non servono per la posizione per cui vi state candidando.
  • Nella sezione principale dovreste cercare di mettere in relazione le vostre capacità con il lavoro per cui vi state candidando. In questo modo espliciterete in che modo le vostre abilità vi rendano il candidato ideale per la posizione. Potreste anche utilizzarle per passare elegantemente alla sezione successiva.

Dati rilevanti per il ruolo

In questa sezione rispondete alle seguenti domande: in che modo la mia presenza può arricchire l’azienda e perché ho scelto questa azienda come potenziale datore di lavoro? Dovreste dare al lettore l’impressione di essere il candidato perfetto per la posizione. Non dovete dare priorità soltanto alle vostre abilità professionali, ma anche spiegare perché, come persona, siete adatti all’azienda. Potete farlo nei seguenti modi:

  • Descrivete il lavoro come il prossimo passo per la vostra carriera. In questo modo darete l’impressione che il lavoro che state cercando sia la logica conseguenza della vostra carriera.
  • Descrivete i motivi per cui trovate l’azienda interessante. Evidenziate il posizionamento dell’azienda all’interno del suo settore e spiegate perché il vostro obiettivo è lavorare proprio in quell’azienda.

Chiusura

L’ultima impressione, insieme alla prima, riveste un’importanza particolare. Tuttavia se il lettore non ha ancora abbandonato la vostra lettera di presentazione, di solito significa che era sufficientemente interessante. Perciò lo scopo principale ora non è di persuadere. Segnalate il vostro desiderio di ottenere un riscontro da parte dell’azienda e la disponibilità a presentarvi personalmente per un colloquio di lavoro. Se potete iniziare anche prima della data richiesta, potete menzionarlo alla fine. Ciò potrebbe rivelarsi un vantaggio nel caso in cui l’azienda abbia fretta di trovare il giusto candidato.

Consiglio

Alcuni annunci di lavoro propongono di menzionare le vostre aspettative riguardo allo stipendio. Può risultare difficile inserire in un testo continuo come la lettera di presentazione un tale dato, per cui la conclusione è il luogo più appropriato per inserire una breve frase come “Le mie aspettative salariali sono tra X e Y”. Inserite questa frase nel mezzo della chiusura, prima dei ringraziamenti. In questo modo eviterete che le vostre aspettative salariali occupino il centro della candidatura, soddisfacendo allo stesso tempo i requisiti dell’annuncio di lavoro.

Consigli e suggerimenti per la vostra lettera di presentazione

Se investite abbastanza tempo e sforzi nella vostra lettera di presentazione e rispettate la struttura sopra descritta, avete già fatto molto per rendere efficace la vostra candidatura. Inoltre dovreste prendere nota dei seguenti suggerimenti per scrivere una presentazione convincente.

Leggete con attenzione l’annuncio di lavoro

La vostra lettera di candidatura dovrebbe contenere il maggior numero di riferimenti possibili ai requisiti menzionati per la posizione desiderata. Per farlo dovete ovviamente aver letto con attenzione l’annuncio di lavoro. Quali requisiti si aspetta il datore di lavoro dal candidato? Quali hard e soft skill sono esplicitamente menzionate nell’annuncio? Quali sono i punti di forza e debolezza relativi alle qualifiche richieste?

Potete prendere anche dei brevi appunti: ad esempio potete annotare i cinque punti più importanti dell’annuncio di lavoro che desiderate includere nella vostra lettera di presentazione.

Chiarire i “buchi” nel curriculum

Quando nel curriculum compaiono dei vuoti temporali inspiegabili, l’impressione da parte del lettore potrebbe essere di poca serietà o professionalità del candidato. La lettera di presentazione è l’occasione perfetta per menzionare degli intervalli di inattività di diversi mesi (o di disoccupazione). In ogni caso sicuramente chi si occuperà della vostra candidatura noterà eventuali intervalli di inattività nel vostro CV e vi rivolgerà domande a riguardo durante l’eventuale colloquio di lavoro.

Non scrivete più di una pagina A4

La regola, anche se non scritta, è quella che una lettera di accompagnamento non dovrebbe superare una pagina A4. Molti dipendenti delle risorse umane scartano le candidature con lettere di presentazione troppo lunghe senza nemmeno leggerle.

Una pagina è sufficiente per affrontare tutte le questioni importanti. Se poi il datore è interessato a spiegazioni più dettagliate, può chiedere documenti aggiuntivi come una lettera di motivazione. Per le applicazioni online la regola generale è che dovreste essere in grado di leggerle senza dover scorrere troppo.

Non fate esperimenti con i formati

Non vi consigliamo la creatività nemmeno con il formato: per una candidatura scritta è necessario utilizzare un carattere leggibile come Calibri o Times New Roman. Separate ogni sezione con righe vuote o tramite la spaziatura del paragrafo. Evitate elementi inutilmente complicati come tabelle e sottotitoli. Per non sbagliarvi, seguite semplicemente le impostazioni predefinite del vostro programma di scrittura. Ciò vale anche per le e-mail in cui vi consigliamo di rinunciare completamente a formattazioni speciali (a seconda del programma di posta, esse potrebbero non essere visualizzate correttamente dal destinatario).

Rimanete brevi e chiari

Evitate concatenazioni di frasi troppo lunghe e laboriose, prediligendo i periodi brevi. Evitate l’uso eccessivo di parole straniere o di un linguaggio pittoresco. Inoltre evitate tutto ciò che allunga inutilmente il testo: troppi passivi, ripetizioni e verbi ausiliari. Al contrario, fornite al lettore tutte le informazioni pertinenti nella forma più concisa possibile.

Consiglio

Un principio guida ben noto per una scrittura efficace è il principio “K.I.S.S.”: “Keep It Short and Simple”, che richiede appunto di mantenere il testo breve e semplice. Non impressionate nessuno infarcendo di lunghe frasi intricate la vostra presentazione.

Fate correggere la vostra lettera di presentazione

La situazione ideale sarebbe che voi conosceste qualcuno che si destreggia bene con l’ortografia e la grammatica. Chiedete a questa persona di leggere la vostra lettera di presentazione: a forza di fissare sempre lo stesso testo, si finisce con il perdere di vista i dettagli e non solo, e rivedere la stessa frase mille volte non fa altro che farvi perdere il filo del discorso. Potrebbe anche essere utile far leggere il vostro testo da un programma text to speech, che effettua cioè la lettura vocale di un testo, detto anche screenreader: infatti sentendo leggere il vostro testo coglierete più facilmente alcuni errori.

Siate sicuri di voi stessi (Call to action)

Le lettere di presentazione improntate a un’eccessiva timidezza non si distinguono dalla massa di lettere ricevute. Incoraggiando esplicitamente il lettore ad agire nella vostra lettera di presentazione, mostrerete una certa sicurezza e sarà più facile che il lettore reagisca. Potete farlo, ad esempio, scrivendo nella sezione conclusiva che non vedete l’ora di fare il colloquio di lavoro (non siete nemmeno stati invitati!).

Nella chiusura potete anche sottolineare il fatto che siete a disposizione per qualsiasi ulteriore domanda. Tuttavia non utilizzate troppo le Call to action, altrimenti sembrerete invadenti o addirittura disperati. Una o due frasi in questo stile invece possono arricchire la vostra lettera di presentazione mostrando disinvoltura e sicurezza di voi stessi.

Consiglio

Se avete svolto un colloquio di lavoro potete mostrare il vostro interesse con una e-mail di follow-up.

Errori frequenti nella lettera di presentazione

I recruiter e i professionisti delle risorse umane nel corso della loro carriera scorrono tonnellate di candidature. Di conseguenza devono poter preordinare le candidature in base a criteri specifici, in modo che il processo di assunzione avvenga il più rapidamente possibile. La lettera di accompagnamento può contenere errori o fatti irragionevoli che indurranno le risorse umane a ignorare la vostra domanda. Vi illustriamo gli errori più comuni nelle lettere di presentazione, in modo che possiate evitarli.

Elementi di distrazione

Immagini, tabelle, cornici accattivanti, caratteri speciali e via dicendo sono elementi che un recruiter non ha piacere di trovare in una lettera di presentazione, che invece dovrebbe attenersi alla descrizione delle informazioni rilevanti per il lavoro in modo preciso e conciso. Perciò gli elementi di design non necessari distolgono da questo aspetto: una lettera di candidatura eccessivamente elaborata può dare ai responsabili delle risorse umane l’impressione che vogliate nascondere i punti deboli o le qualifiche mancanti per il progetto.

Lettere di presentazione copia e incolla

In determinate fasi della vostra vita può accadere di inviare dozzine di domande di lavoro in tempi relativamente brevi. Naturalmente creare un’unica lettera di presentazione e modificare soltanto il nome del destinatario nelle singole candidature permette di risparmiare una mole notevole di tempo, ma non è mai una buona idea quella di utilizzare la stessa lettera di accompagnamento per ogni candidatura. Certo, si possono riutilizzare determinate frasi, ma il contenuto andrebbe personalizzato a seconda della rispettiva offerta.

Se non lo fate, uno specialista delle risorse umane esperto avvertirà nel giro di poche righe che si tratta di una lettera di presentazione copia-e-incolla. Può accadere ad esempio che nella chiusura vi rivolgiate all’azienda sbagliata o che le qualifiche presentate abbiano poco a che fare con quelle richieste nell’annuncio per la posizione. Idealmente la lettera di presentazione andrebbe scritta ex novo per ogni candidatura. Se si copiano delle frasi, è sempre importante apportare alcuni aggiustamenti.

Parafrasi del curriculum vitae

La lettera di candidatura non dovrebbe mai essere una sorta di copia del curriculum vitae: molti candidati, tuttavia, fanno l’errore di formulare solo le informazioni già presenti nel CV, creando quindi un doppione. Nella lettera di accompagnamento, invece, a differenza del curriculum vitae, lo scopo sarebbe quello di stabilire una relazione personale tra voi e il lavoro in questione, nonché con l’azienda. Inoltre andrebbero messe in evidenza soltanto le informazioni rilevanti per il lavoro per cui vi state candidando, mentre il vostro CV si limita a elencare tutte le esperienze precedenti. Il curriculum può sicuramente essere usato come guida per formulare la vostra lettera, ma non dovrebbe mai essere un modello per la lettera di presentazione.

Ripetizioni e divagazioni

Nella lettera di presentazione prestate attenzione a fornire ogni informazione una sola volta: le ripetizioni eccessive daranno l’impressione al lettore di voler allungare artificialmente il testo perché si hanno poche qualifiche per riempire il foglio A4.

Infine non dovreste mai discostarvi troppo dai contenuti importanti. Per ogni frase della vostra lettera di accompagnamento chiedetevi quale funzione specifica soddisfa: questa frase mi aiuta a ottenere il lavoro? Ad esempio molti candidati commettono l’errore di soffermarsi troppo estensivamente sulle soft skills, che in realtà risultano evidenti soltanto durante il colloquio di lavoro. In particolare, se l’annuncio di lavoro richiede determinate abilità o qualifiche, è necessario presentarle subito, prima di dare troppo spazio alle proprie competenze trasversali.

Adulazione o entusiasmo esagerati

Ancora un ultimo consiglio: non adulate tropo lo staff o l’azienda. Ciò vale soprattutto per la sezione “dati rilevanti per il ruolo”, in cui si cerca di stabilire una relazione personale con l’azienda a cui ci si rivolge. Qui si corre il rischio che formulazioni troppo esuberanti diano un’impressione negativa. Se in una lettera di accompagnamento si scrive che sarebbe un onore lavorare per una start-up così affermata, ciò potrebbe portare il recruiter a scartare la vostra candidatura. Perciò rimanete su un piano di ragionevole sobrietà.

Allo stesso tempo se vi lusingate troppo sembrerete poco professionali o addirittura disperati; darete infatti l’impressione di provare a coprire così facendo i punti deboli della vostra candidatura. Non esagerate nell’insistere su quanto vi piacerebbe partecipare a un colloquio: una volta, massimo due bastano e avanzano. Non vorrete certo dare l’impressione di implorare per questo posto di lavoro.

Esempi e modelli per le lettere di presentazione

Nel web si trovano numerosi esempi e modelli di lettere di accompagnamento. Tuttavia vi consigliamo di formularne una originale: la maggior parte dei professionisti delle risorse umane nel corso della propria esperienza si è imbattuta con diversi di questi modelli e riconosce immediatamente se la vostra lettera di candidatura è basata su un modello. Ciò darebbe l’impressione che quell’azienda per voi non valesse il tempo di una lettera personalizzata.

Se seguite la struttura di testo standard sopra descritta, scrivendo però di vostro pugno una mirata lettera di presentazione, è già un buon inizio. Modelli ed esempi possono tuttavia essere utilizzati per l’orientamento iniziale e come confronto.

  • Monster.it offre una varietà di esempi e modelli di lettere di presentazione divise per settori e ruoli.
  • Il sito guglielminosrl fornisce numerosi esempi di lettere di presentazione e di motivazione, anche in inglese.
N.B.

Se volete per forza utilizzare un template o un modello per la vostra lettera di candidatura, cambiate almeno la struttura delle frasi. Una buona candidatura richiede tempo e fatica ed è un errore cercare di risparmiarseli, perché la persona a cui vi rivolgete lo noterà immediatamente. Utilizzare modelli senza nemmeno variarli è sicuramente la via più breve per essere scartati.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.