Smart working: cosa significa lavorare da casa

Lavorare in pigiama? Godersi il comfort delle proprie quattro mura? Nessun collega fastidioso che vi ronza intorno? Per molti, lo smart working sembra allettante, ma è davvero chiaro a tutti cosa significa? Perché, per quanto siano fantastiche le condizioni di lavoro, lo smart working non ha solo vantaggi. Quando si passa dall'ambiente familiare dell'ufficio all’home office, ci sono alcune regole da seguire per assicurarsi che il lavoro da casa si svolga nel miglior modo possibile.

Il termine smart working, o home office, fa riferimento a quando i dipendenti (o anche i liberi professionisti) lavorano nella propria casa, o dove preferiscono, anziché in ufficio. Così, invece di stare seduti con i colleghi, si sistemano a casa, ma fanno lo stesso lavoro. Lo smart working è quindi simile sotto certi aspetti al coworking, ma con alcune notevoli differenze. Anche in uno spazio di coworking (coworking space), non si è in un classico ambiente di lavoro, ma si condivide lo spazio con altri lavoratori, e non si rimane perciò a casa propria.

Lo smart working non coincide però solo con l’esigenza di lavorare da casa, ma può essere svolto anche da qualsiasi altro luogo e quindi mentre si è in movimento. Se in presenza di adeguate condizioni tecniche, un dipendente può teoricamente svolgere il proprio lavoro da qualsiasi parte del mondo, purché disponga di una connessione stabile a Internet. Vi sono perciò molte forme di smart working conosciute in Italia, tra cui quella del telelavoro, chiamato così perché il lavoro viene svolto tramite le telecomunicazioni, come ad esempio Internet.

Lo smart working è sulla bocca di tutti, ma per gran parte della popolazione questo modo di lavorare è fuori discussione. I professionisti che lavorano come artigiani, nel settore dell’assistenza, nella ristorazione o nell'industria alberghiera, ad esempio, devono comprensibilmente recarsi sul posto di lavoro nonostante la rivoluzione digitale. Tuttavia, la maggior parte del lavoro d'ufficio, vale a dire le attività che si svolgono principalmente al PC, possono teoricamente essere svolte anche da casa.

Ma anche per quei settori di lavoro che sono in realtà predestinati per lo smart working, questa modalità dovrebbe essere presa in considerazione solo in misura limitata. Soprattutto per quanto riguarda i clienti, i meeting personali sono della massima importanza. Anche l'incontro fisico dei colleghi svolge un ruolo importante in molte aziende. Seppure le videoconferenze siano uno strumento importante del lavorare da casa, non va sottovalutata l'importanza del contatto personale tra colleghi e con i clienti. Pertanto, in molti casi viene mantenuto un sistema alternato: mentre alcuni giorni vengono trascorsi lavorando da casa, altri si passano in ufficio o con i clienti.

I dipendenti, i datori di lavoro, ma anche i lavoratori autonomi devono prestare attenzione ad alcuni aspetti nell’allestimento e nella gestione dello smart working. Tra questi vi rientrano leggi relative al diritto del lavoro o alla sicurezza sul lavoro. Da tenere in considerazione sono anche le assicurazioni durante lo smart working e la deduzione dei costi generati dall’home office in sede di dichiarazione dei redditi, possibile eventualmente solo per i liberi professionisti che lavorano da casa. D'altra parte, bisogna anche abituarsi a certi comportamenti in modo che lavorare da casa abbia dei vantaggi per tutte le parti.

Le informazioni più importanti per molti: generalmente non esiste un diritto allo smart working né vi è l'obbligo di lavorare da casa per i dipendenti di un’azienda. Salvo situazioni eccezionali, dipende sempre da un accordo tra datore di lavoro e dipendente. I lavoratori autonomi sono comprensibilmente responsabili del luogo in cui svolgono il loro lavoro. Tuttavia, una volta che è stato deciso di lavorare da casa, invece che dall’ufficio, e sono stati illustrati gli aspetti legali a tutti gli interessati, è necessario prendere ulteriori precauzioni. Già durante l’introduzione dello smart working, ad esempio, devono essere chiariti i requisiti tecnici. Ogni dipendente deve inoltre poter accedere da casa alle stesse applicazioni, servizi e dati che sono normalmente a sua disposizione in ufficio.

Quando si prepara la postazione di lavoro si dovrebbe anche prestare attenzione alla corretta ergonomia durante lo smart working e a garantire il sufficiente movimento mentre si è al lavoro. Pertanto si dovrebbe anche allestire una postazione per lo smart working in modo da riuscire a lavorare ragionevolmente. Se avete figli e lavorate a casa, dovete anche riuscire a combinare lavoro e famiglia.

Per quanto sia allettante l'idea di lavorare da casa, ci sono anche aspetti svantaggiosi in questa modalità di lavoro. Sia i vantaggi che gli svantaggi sono legati alla produttività e alla qualità del lavoro, da un lato, e al benessere personale e alla coesione del team, dall'altro. Tuttavia, la maggior parte degli svantaggi può spesso trasformarsi in vantaggi introducendo determinati comportamenti e seguendo le regole.

Un argomento rilevante quando si parla di smart working è, ad esempio, l'equilibrio tra lavoro e vita privata: il vantaggio evidente consiste nel fatto che non è necessario recarsi quotidianamente sul posto di lavoro e quindi si risparmia molto tempo. L'esperienza ha dimostrato, tuttavia, che i dipendenti tendono a lavorare di più piuttosto che di meno durante lo smart working. In questo caso, tutti gli interessati devono assicurarsi che l'orario di lavoro contrattuale sia rispettato. Nel loro stesso interesse, i dipendenti devono disciplinarsi autonomamente.

Per esempio, molte persone che lavorano a casa apprezzano la pace e la tranquillità che hanno tra le proprie quattro mura. In un grande ufficio, spesso si viene distratti: i colleghi parlano, i telefoni squillano continuamente e, quando si è oberati, anche il contatto con il pubblico provoca ansia. Questi fattori di disturbo non si verificano a casa propria, ma ce ne possono essere altri: bambini che urlano, il postino che citofona, la lavatrice in funzione. A casa è il dipendente che deve assicurarsi di poter godere di un'atmosfera di lavoro tranquilla.

Quando si decide di lavorare in smart working, si dovrebbe tenere conto di questi aspetti.