Richiedere aggiornamenti per e-mail dopo un colloquio (con un modello)

Dopo il colloquio, l’attesa della risposta da parte dei datori di lavoro può essere un momento delicato. L’idea di farsi sentire per primi diventa quindi sempre più allettante di giorno in giorno. Ma ciò non dovrebbe assolutamente avvenire spontaneamente e senza previa riflessione: sarebbe infatti meglio attenersi a un modello.

Prima di inviare l’e-mail: cosa fare dopo il colloquio?

Prima ancora di inviare una richiesta via e-mail (una cosiddetta e-mail di follow-up) ci sono altri modi per fare in modo che i datori di lavoro si ricordino di te.

• Biglietto da visita: chiedi i biglietti da visita subito dopo il colloquio. Ciò ti porterà in vantaggio per due motivi: il primo è che potresti distinguerti rispetto agli altri candidati e candidate. Inoltre, sarà più semplice scrivere l’e-mail dopo il colloquio, perché invece di contattare un anonimo reparto dell’ufficio del personale, potrai rivolgerti direttamente a un contatto specifico.
• Domande sulla procedura: prima che la conversazione si concluda e prima di lasciare la stanza, cogli l’occasione per chiedere come si svolgerà il processo di selezione. Probabilmente ti verrà anche concesso un periodo di tempo per aiutarti a decidere se un’e-mail di follow-up è appropriata dopo il colloquio. In più starai dimostrando ulteriore interesse.
• E-mail di ringraziamento: un amichevole grazie può senz’altro aiutare a far sì che si ricordino di te. Senza risultare pressante, cerca di farti ricordare con un’e-mail post colloquio. In questo modo farai una buona impressione.

Trovare il momento perfetto

Non è sempre facile trovare il momento giusto. Di solito ci si sposta in una finestra temporale di cui non si conoscono i confini. Da un lato non si vuole scrivere troppo presto, correndo il rischio di infastidire i responsabili delle decisioni del personale.

Poiché il tempo è una questione così delicata, vale la pena di informarsi in merito direttamente sul posto. Se ti danno un periodo di tempo approssimativo, puoi prenderlo come riferimento. Tuttavia, è sconsigliato farsi sentire subito dopo che è trascorso il periodo di tempo specificato. Un processo di candidatura può essere stressante. Chi rispetta troppo pedissequamente le informazioni dategli, non fa una buona impressione.

Se però non è stato dato un periodo di tempo specifico, dovresti fissare una scadenza autonomamente. Dovresti pianificare tra le due e le sei settimane. Occorre considerare sia le caratteristiche dell’azienda che le circostanze della domanda: le grandi aziende, generalmente, impiegano più tempo, in quanto sono relativamente molte le persone coinvolte nel processo decisionale, il che comporta un elevato dispendio di tempo.

Scegliere il tono giusto

Pensa attentamente a come vuoi esprimerti: ricorda che ti trovi ancora in fase di candidatura. Se risulterai troppo impaziente o scortese, rischi di rovinare tutto quanto di buono hai fatto prima. In nessun caso si devono fare accuse, richieste o minacce.

Nonostante il tuo desiderio di ricevere una risposta il prima possibile sia grande, devi pensare che è ancora più importante l’obiettivo finale, ovvero ottenere il posto di lavoro, e per quello dovresti essere pronto ad aspettare. Evita dunque di fare pressione sugli interlocutori perché prendano una decisione, ma limitati piuttosto a informarti sullo stato delle cose e sull’ulteriore pianificazione. In questo modo metti il tuo interesse in primo piano e non l’intenzione di far valere la tua volontà o addirittura di esprimere la tua frustrazione.

Ciò che dovresti esprimere, invece, è la comprensione per l’altro. Questa intuizione ti suggerisce anche come scrivere l’e-mail di follow-up in modo sintetico.

Arriva rapidamente al punto e formula chiaramente ciò che vuoi sapere. Così faciliterai la risposta da parte della persona a cui stai scrivendo.

Nella formulazione dell’e-mail, anche l’oggetto è importante: formulalo in modo tale che l’e-mail possa essere chiaramente associata alla tua candidatura. Nel corpo del testo fai riferimento direttamente al colloquio. A tal fine può essere utile affrontare brevemente i punti concreti ivi affrontati. Ciò dimostrerà attenzione e darà ai destinatari un altro indizio sulla natura del messaggio che stanno leggendo.

Anche se si seguono tutti i consigli, non dovresti fare troppo affidamento su una risposta soddisfacente. In totale sono quattro gli scenari possibili:

1. Ricevi una risposta con una decisione: hai passato il turno oppure sei stato scartato.
2. Ricevi un’indicazione temporale vincolante: ora sai quanto sarà lunga l’attesa e sta a te decidere se accettarla o se optare per un’altra offerta di lavoro.
3. La tua persona di riferimento ti chiede di pazientare ancora un po’: la situazione è quindi immutata e dovrai aspettare.
4. Non ricevi alcuna risposta: la persona che ha ricevuto la tua e-mail ignora del tutto la tua richiesta e si fa sentire per comunicarti la decisione o non si fa proprio sentire.

Se non si riceve una risposta anche dopo un ragionevole periodo di attesa, vale la pena di cambiare il mezzo di comunicazione e riprendere i contatti telefonicamente. Se invece ti viene promesso un periodo di attesa o non ti viene indicata una data precisa, continua ad aspettare. Se l’azienda sta lasciando passare di nuovo troppo tempo, puoi nuovamente farti sentire, pur rimanendo cortese e gentile.

L’e-mail dopo un colloquio di lavoro: modello ed esempi

Al fine di renderti più facile la formulazione dell’e-mail di follow-up, abbiamo preparato diversi modelli a tua disposizione. Naturalmente vanno prima adattati alla tua situazione. Dopo il colloquio di lavoro cerca di progettare l’e-mail di follow-up nel modo più personale possibile per stupire positivamente i tuoi destinatari.

Esempio 1

L’esempio presuppone che tu non abbia già inviato un’e-mail di ringraziamento per il colloquio. Rispondi semplicemente all’invito che hai ricevuto anche via e-mail. In questo modo è più facile per il destinatario assegnare correttamente l’utente all’e-mail ricevuta. Per evitare di dover far scorrere l’intera conversazione, indica brevemente nella prima frase di quale posizione si tratta. Se possibile, indirizza la tua e-mail alla persona di contatto specifica del colloquio. Proprio per questo risulta vantaggioso richiedere un biglietto da visita dopo il colloquio.

A seguire, ringrazia per il colloquio, personalizza il messaggio inserendo del contenuto concreto trattato durante la conversazione e conferma ancora una volta il tuo interesse per la posizione pubblicizzata. Dopo questa breve introduzione, giungi alle tue reali preoccupazioni e offriti di sostenere il processo decisionale attraverso la tua disponibilità a comunicare.

Esempio 2

In questo secondo esempio supponiamo che tu abbia già contattato l’azienda con un messaggio di ringraziamento subito dopo il colloquio. Pertanto, il secondo modello è più corto del primo. In questo caso viene formulato un nuovo argomento che tuttavia chiarisce i fatti. Nonostante la brevità, non è una cattiva idea riaffermare il tuo interesse per il lavoro. Infine, seguirà il motivo effettivo del messaggio. Tutto ciò rientra in un unico paragrafo e costerà poco sforzo e tempo per la lettura da parte della persona che riceve il messaggio.

Cosa fare e non fare: a cosa prestare attenzione

Scrivere un’e-mail di follow-up dopo il colloquio è un’iniziativa lodevole con cui puoi conquistare molti punti, ma c’è sempre il rischio di fare delle gaffe.

Cosa fare

• Dopo un tempo di attesa sufficiente si può rafforzare il proprio interesse per la posizione con un’e-mail di follow-up.
• Un messaggio breve e conciso invita a dare una risposta immediata.
• Un interesse e una comprensione sinceri per l’interlocutore hanno un effetto positivo.
• Fai riferimento alle formalità del colloquio di lavoro.
• Dopo un sufficiente tempo d’attesa puoi farti sentire con una telefonata.

Cosa non fare

• Scrivendo troppo presto alla persona di riferimento risulterai impaziente e aggressivo.
• Scrivendo troppo e in maniera troppo indiretta il destinatario rimanderà l’elaborazione della tua richiesta.
• Con minacce e richieste spaventerai l’interlocutore e ti giocherai anche la possibilità di ottenere il lavoro.
• Ignorando il tono del colloquio nelle tue formule scritte, offenderai l’interlocutore.
• Se redigi il messaggio troppo in fretta includendo degli errori, potresti mettere in cattiva la luce la tua candidatura.

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