Getting Things Done: gestire il tempo con il metodo GTD

Il sistema di gestione del tempo Getting Things Done è progettato per aiutare gli utenti a completare le attività in modo efficiente e puntuale con l’aiuto di elenchi e calendari.

Cos’è il metodo Getting Things Done?

Getting Things Done (GTD) è un sistema di gestione del tempo e della produttività che, grazie a un sistema ben sviluppato di liste e calendari, aiuta le persone a sbrigare i propri compiti e adempiere ai propri doveri in modo efficiente e senza stress.

Il principio alla base del metodo GTD consiste nel fissare per iscritto tutti i compiti, così da avere la certezza di non dimenticare nulla. Non esistendo più la necessità di ricordarsi costantemente di impegni importanti, si riduce così anche la tendenza a soffermarsi sulle incombenze in momenti che dovrebbero essere dedicati al riposo. In altre parole, niente più pensieri che si affollano nella mente impedendo il meritato riposo. Grazie all’organizzazione scritta, infatti, il cervello può rilassarsi, sapendo che tutto verrà sbrigato nei tempi richiesti e senza dimenticare nulla.

Nell’ambito di questo metodo, i compiti più complessi vengono suddivisi in compiti parziali più piccoli, per i quali si fissano scadenze concrete. Attraverso una verifica regolare puoi inoltre avere il controllo su tutti i compiti e i progetti, individuare i punti deboli nel tuo sistema e apportare miglioramenti.

Il consulente statunitense per la produttività David Allen ha sviluppato il sistema e l’ha presentato al pubblico nel 2001 nell’omonimo libro “Getting Things Done” (titolo italiano: “Detto, fatto!”). Dalla pubblicazione del libro, il metodo Getting Things Done ha conquistato milioni di sostenitori in tutto il mondo.

I 5 passaggi del metodo GTD

Il metodo Gettings Things Done prevede cinque passaggi la cui esecuzione segue un ordine preciso e che tratteremo in dettaglio qui di seguito:

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Passaggio 1: raccogliere

Tutti i compiti, le scadenze e le idee in sospeso vengono riuniti nei cosiddetti “contenitori di raccolta”. Naturalmente non è necessario che si tratti di contenitori di raccolta in senso letterale; questo termine ha più che altro valenza generale per indicare sistemi di organizzazione che permettano di registrare le cose per iscritto. Pertanto, i contenitori di raccolta possono essere strumenti digitali, così come analogici. La casella di posta elettronica, Evernote o OneNote, oppure ancora le classiche vaschette porta-documenti o semplici schedari. Quando si inizia a utilizzare il metodo Getting Things Done per la prima volta, il primo passo può talvolta richiedere vari giorni. Successivamente i compiti, le scadenze e le idee dovranno semplicemente essere aggiunti nei contenitori di raccolta a mano a mano che si presenteranno. Per farlo basteranno pochi minuti.

Passaggio 2: elaborare

I contenuti registrati nei contenitori di raccolta dovranno essere esaminati ed elaborati. Questo significa che dovrai ordinarli nel sistema Getting Things Done. A questo scopo, per ogni contenuto devi innanzitutto porti le domande seguenti:

• Che tipo di compito è?
• Posso occuparmene ora?
• Qual è il passaggio successivo?

Quando esamini i contenitori di raccolta, non devi tralasciare nulla, ma operare una classificazione per ogni contenuto.

Se non è possibile o necessario intraprendere un’azione subito, devi scegliere tra le tre opzioni seguenti:

• Cestinare
• Archiviare come materiale di riferimento
• Spostare nella lista “Prima o poi/Forse”.

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Passaggio 3: organizzare

Tutte le attività registrate che richiedono un’azione vengono innanzitutto assegnate a contenitori temporanei o inserite in liste e, da qui, ulteriormente elaborate.

Calendario

Nel calendario vengono registrate solo le scadenze. I compiti da sbrigare devono essere inseriti nella lista “Prossimi passaggi” oppure registrati come progetti e suddivisi in più parti correlate.

Progetti

Nel metodo GTD di David Allen, qualunque compito che implichi più passaggi costituisce un progetto. La ristrutturazione della propria abitazione è un progetto tanto quanto la campagna di marketing per un prodotto. Tutti i progetti devono essere inseriti in una lista dei progetti che deve essere consultata regolarmente. In seguito, è necessario definire i passaggi successivi del progetto, per i quali devono essere stabilite scadenze fisse nel calendario. Bisogna inoltre tenere una lista di promemoria per tutti i compiti che sono stati delegati ad altri. In questo modo ottieni un quadro d’insieme dei compiti a cui altre persone stanno lavorando per te.

Prossimi passaggi

Accanto alla lista dei progetti, tieni una lista separata in cui annoti tutti i prossimi passaggi non collegati ai progetti. A seconda della complessità dei compiti, puoi anche redigere più liste contestuali; per esempio riguardanti le attività di tipo privato, gli impegni lavorativi, le telefonate e gli acquisti da fare.

In attesa

Redigi anche una lista di promemoria per tutti i compiti delegati che non sono compresi in un progetto. Stabilisci delle scadenze in cui registrerai l’avanzamento dell’esecuzione.

Passaggio 4: verificare

Sebbene organizzare i compiti e le scadenze permetta di avere un quadro generale chiaro, non è tuttavia sufficiente a far sì che la produttività aumenti e che tutto venga sbrigato nei tempi previsti. Per questo è necessario passare regolarmente in rassegna le liste.

Solo dopo esserti accertato che il tuo sistema è aggiornato potrai concentrarti sui compiti da svolgere, senza doverti preoccupare di avere dimenticato qualche scadenza.

Per questo, è buona norma consultare più volte al giorno il calendario delle scadenze e controllare almeno una volta al giorno le liste dei compiti per scegliere i passaggi successivi da intraprendere. Non dimenticare inoltre di svuotare i contenitori di raccolta una volta al giorno.

Nel metodo GTD è inoltre prevista ogni settimana l’esecuzione di una retrospettiva settimanale. Questa consiste nei passaggi seguenti:

• Svuotare la mente: al termine della settimana annota tutte le nuove idee che hai in mente.
• Contenitori di raccolta: ordina i nuovi compiti, le nuove idee e le nuove scadenze nel sistema GTD.
• Lista dei compiti: la lista è aggiornata? Tutte le cose da fare sbrigate sono state depennate? Quali compiti dovranno essere completati nei giorni successivi?
• Liste dei progetti: la lista è aggiornata? Nella settimana appena trascorsa hai completato almeno uno dei passaggi previsti per portare avanti il/i progetto/i?
• Lista “Prima o poi/Forse”: desideri spostare qualche contenuto di questa lista nelle liste dei progetti in modo tale da occupartene?
• Calendario delle scadenze: il calendario è aggiornato? Hai davvero rispettato tutte le scadenze? Quali sono le scadenze dei prossimi giorni? Tutte le scadenze sono state registrate?
• Lista “In attesa”: a che punto è l’esecuzione dei compiti delegati? Se necessario, sollecita i collaboratori e le collaboratrici.

Passaggio 5: fare

Per decidere qual è l’attività successiva a cui dedicarti, secondo il metodo GTD devi tenere conto di quattro criteri: contesto, tempo a disposizione, energie a disposizione e priorità.

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Contesto

Nel tuo sistema Getting Things Done avrai certamente stilato almeno una lista dei compiti. Poiché i contesti di vita in cui ci muoviamo sono normalmente molti e tutti diversi (lavoro, famiglia, tempo libero), è consigliabile stilare diverse liste, denominate liste contestuali. Questo fa sì che, per definire il tuo prossimo compito, non dovrai scorrere una lista infinita di cose da fare, ma potrai esaminare in modo mirato ed efficace brevi liste contestuali.

Non appena hai un po’ di tempo libero che desideri utilizzare in modo produttivo, chiediti dunque innanzitutto: in quale contesto mi trovo? E cosa posso fare in questo momento? Se ti trovi nella sala d’attesa del medico e desideri impiegare il tuo tempo in modo utile, difficilmente potrai fare telefonate di lavoro confidenziali. Tuttavia, potrai di certo rispondere ad alcune brevi e-mail o inviare un messaggio a un amico.

Tempo a disposizione

Quanto tempo hai a disposizione in questo momento? Se sei in auto e devi percorrere un tragitto di 15 minuti, non iniziare una telefonata che certamente richiederà un’ora del tuo tempo. Potrebbe invece essere una buona idea prevedere una breve sosta al supermercato lungo la strada per depennare qualche voce dalla tua lista della spesa.

Energie a disposizione

Il nostro livello di rendimento segue un andamento variabile durante il giorno. Questo bioritmo è diverso per ciascun soggetto. Osserva per una settimana in che modo il tuo livello di energia si modifica durante la giornata, in modo da individuare i tuoi picchi di rendimento massimi e minimi. Conoscendo il tuo bioritmo, potrai programmare i compiti che richiedono piena concentrazione e massima efficienza negli orari per te più favorevoli, ossia nei momenti della giornata in cui ti senti in forma e pieno di energia. La preparazione di una presentazione importante potrebbe essere programmata con risultati migliori durante le prime ore del mattino anziché nelle ore centrali della giornata. Se, invece, ti rendi conto di essere particolarmente produttivo al pomeriggio o nelle ore serali, pianifica le tue cose da fare in queste fasce orarie.

Priorità

Se, dopo avere effettuato la preselezione dei compiti alla luce dei tre criteri sopra indicati, ti si presentano più opzioni percorribili, a essere determinante è la priorità: qual è il compito più importante? Inizia proprio da qui.

Sei in ufficio e hai ancora un’ora di tempo a disposizione prima del colloquio con un collaboratore o una collaboratrice? Puoi depennare un paio di telefonate dalla tua lista, scrivere una relazione o prepararti per un workshop. Poiché il workshop si svolgerà tra tre giorni e non hai ancora iniziato a prepararti, decidi di dedicarti a questa attività. Questo, infatti, è il compito con la maggiore priorità. La relazione, invece, è un semplice resoconto di routine e le telefonate possono essere rimandate facilmente di un paio di giorni.

Punti di forza e punti deboli del GTD

Il metodo GTD è controverso: ha molti sostenitori entusiasti, ma è anche bersaglio di numerose critiche.

Punti di forza

• Affidabilità: il sistema assicura che tutti i compiti vengano portati a termine (nei tempi richiesti). Per coloro che tendono a dimenticare le scadenze, il metodo GTD può essere un valido aiuto.
• Organizzazione omnicomprensiva: il metodo Getting Things Done offre un unico sistema di organizzazione per tutti i progetti, di natura sia privata sia professionale. Questo aiuta a essere meno dispersivi.
• Prevede azioni nel breve termine: grazie alla distinzione dei passi “Organizzare”, “Verificare” e “Fare”, il GTD evita il sovraccarico di impegni. Suddividendo i grandi progetti in compiti parziali più piccoli, rende più semplice capire da dove iniziare.
• Struttura chiara: le diverse liste e le varie domande guida permettono di utilizzare il tempo libero in modo efficiente e di evitare l’improduttiva quanto inutile tendenza a passare da un compito all’altro in modo inconcludente.
• Libertà: oltre a essere omnicomprensivo, il metodo GTD lascia molta libertà durante la giornata. Questo perché non impone alcun programma giornaliero o settimanale prestabilito. Ognuno può decidere liberamente quale compito svolgere per primo. Questo aspetto può essere percepito come incentivante, sebbene alcuni lo interpretino più come un punto debole.

Punti deboli

• Nessun aiuto per la definizione delle priorità: in Getting Things Done, le priorità rivestono un ruolo di secondo piano. Il sistema ha come scopo primario quello di garantire che nulla venga dimenticato e che il tempo libero possa essere utilizzato in modo produttivo. Chi, invece, vuole avere la certezza di stabilire le giuste priorità, deve integrare il metodo con altre tecniche, per esempio la matrice di Eisenhower.
• Nessuna organizzazione settimanale o giornaliera: Getting Things Done non offre nemmeno programmi settimanali o giornalieri ottimizzati. Chi incontra difficoltà a definire gli obiettivi, a mettere in fila le attività da svolgere e a organizzare la propria giornata in modo efficiente, non troverà particolarmente utile il metodo GTD.
• Implementazione complessa: il metodo Getting Things Done non si comprende in cinque minuti, né tantomeno si mette in pratica in un pomeriggio. Per poter utilizzare il sistema in modo vantaggioso, è necessario averlo compreso fin nel minimo dettaglio e applicarlo in modo sistematico. In altre parole: tutto o niente. Se, per esempio, si tralasciano le retrospettive settimanali o non si esegue la suddivisione delle liste dei compiti in liste contestuali, risulta impossibile raggiungere i risultati auspicati.
• Tante (troppe) abitudini da modificare: per potersi avvalere del metodo GTD, è necessario accettare il fatto di dover modificare numerose abitudini in breve tempo. Il metodo obbliga infatti a svuotare regolarmente i contenitori di raccolta e a programmare la verifica delle liste dei progetti e delle attività in attesa; inoltre, richiede di tenere delle liste contestuali, il cui utilizzo richiede un certo allenamento.

Questo è in sostanza l’aspetto maggiormente criticato di Getting Things Done: tutti questi cambiamenti determinano un carico eccessivo per chi ne fa uso. Chi ha difficoltà a fare proprie nuove abitudini, dovrebbe pertanto orientarsi verso un’altra tecnica organizzativa che meglio si adatta alla sua personalità.

In conclusione: Getting Things Done funziona, ma non per tutti

Getting Things Done è un metodo di gestione del tempo che funziona. La sua efficacia è dimostrata dai numerosi sostenitori e dai loro riscontri positivi. Tuttavia, non è un metodo semplice.

A beneficiare di Getting Things Done sono soprattutto le persone che apprezzano un approccio estremamente analitico e strutturato e che hanno già le idee chiare in quanto a obiettivi e priorità. Chi deve occuparsi di tanti compiti diversi, può trovare in questo sistema un valido aiuto per tenere più facilmente la situazione sotto controllo.

Per le persone che, invece, partecipano a un ridotto numero di progetti e non hanno molte responsabilità (private e lavorative), il metodo GTD è invece sovradimensionato. In questi casi è perlopiù sufficiente utilizzare bene il proprio calendario, stilare sistematicamente una lista di cose da fare per le incombenze private e una per quelle lavorative e stabilire una scadenza settimanale per mettere ordine nella casella della posta elettronica.