Per raggiungere un server FTP è prima di tutto necessario stabilire una connessione attraverso un client FTP. Grazie ad esso si instaura una connessione TCP sulla porta di controllo del server (porta standard 21) e in seguito è possibile inviare comandi a cui risponde il server. Il trasferimento dei dati avviene poi tramite un’altra porta. È necessario, quindi, distinguere tra due modalità di trasmissione: modalità attiva e modalità passiva.
Nella modalità attiva il client, che utilizza una tra le 1023 porte, comunica il proprio indirizzo IP al server per mezzo di una connessione sulla porta 21, attraverso la quale il server riconosce su quale porta può raggiungere il client. Nella modalità passiva il server non riceve dal client alcun indirizzo IP, per esempio a causa di un firewall che blocca le connessioni, e offre pertanto al client una porta, in maniera tale che possa stabilire una connessione.
Chi utilizza una soluzione di web hosting con accesso FTP approfitta del trasferimento di file tra il dispositivo in uso e il server web, che avviene in modo semplice e rapido. Per questo risulta utile un software FTP con un'interfaccia utente facile da utilizzare, che manca nei client basati su browser. Con i programmi FTP, inoltre, la classificazione e la gestione di file nella struttura di directory esistente avviene in modo facile e veloce. Gli amministratori gestiscono i permessi dell’utente che possono accedere contemporaneamente al server FTP.