Comunicare in maniera professionale in rete utilizzando e-mail con un proprio dominio

Il proprio indirizzo e-mail è uno dei dati di contatto più importanti su internet. Ma ancora una gran parte degli utenti trascura la possibilità di offrire un’immagine professionale usando un indirizzo e-mail con un proprio dominio. Invece sono molto popolari i provider di posta elettronica gratuiti, che offrono un solido servizio a tariffa zero, ma appaiono meno seri nella comunicazione professionale. La ragione alla base di questo è il nome del marchio del provider nell’indirizzo. Ad esempio:

nome.cognome@provider.it

È indifferente quale provider scegliate, la struttura dell’indirizzo e-mail resta la stessa. Per rendere possibile un’attribuzione univoca di mittente e destinatario, gli indirizzi e-mail sono costituiti in tutto il mondo da due parti fondamentali: una local part e una domain part. Mentre la local part, prima del simbolo @, corrisponde al nome utente di un account di posta elettronica, la domain part, dopo il simbolo @, indica il dominio dell’e-mail, cioè il settore del sistema di nomi di dominio (DNS) nel quale si trova l’indirizzo. Quest’ultima parte è costituita da un host name e da un dominio di primo livello o Top Level Domain (TLD). Mentre i clienti di servizi e-mail gratuiti possono scegliere liberamente solo la local part del loro indirizzo, un’e-mail con un proprio dominio permette di utilizzare un indirizzo personalizzato:

nome@cognome.it

nome.cognome@azienda.it

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Cosa tener presente in un’e-mail con un proprio dominio

Gli utenti, che vorrebbero registrare un’e-mail con un proprio dominio, scelgono il top level domain che preferiscono e uno dei nomi di dominio disponibili nell’ambito dei nomi desiderati. Qui bisogna tener presente che ogni nome di dominio per un tipo di TLD viene assegnato una sola volta. Quali estensioni siano disponibili, dipende dal provider. Se il nome desiderato è assegnato per un certo TLD, gli utenti possono ripiegare su un’altra estensione. A questo proposito le nuove estensioni di dominio (nTLD) offrono in questa occasione buone possibilità di creare un nome di dominio “rappresentativo” o di instaurare un riferimento regionale:

prenotazioni@nomeazienda.hotel

info@azienda.berlin 

Ma si dovrebbe anche prestare attenzione che le regole, secondo le quali vengono creati i nomi di dominio, vengano definite attraverso i rispettivi organi di assegnazione dei TLD.  Fondamentalmente vale per tutti i TLD che i nomi di dominio possano essere costruiti da lettere dalla a alla z, cifre da 0 a 9 e trattini. Tra maiuscole e minuscole non viene fatta alcuna differenza. Inoltre alcuni TLD, come quelli locali tedeschi (.de) o quelli francesi (.fr), consentono caratteri speciali come umlaut (ü) o accenti nei nomi di dominio. Ma il loro uso nell’indirizzo e-mail non è in generale consigliato perché questi caratteri potrebbero creare problemi tra il server mail e i programmi e-mail.

Check dominio
  • .it
  • .email
  • .com

Quali vantaggi offre un’e-mail associata al proprio dominio?

In confronto ai servizi di posta elettronica gratuiti, un’email con un proprio dominio offre numerosi vantaggi, che possono essere riassunti sostanzialmente in sei punti: 

  • Professionalità: il successo lavorativo dipende dalla serietà. Questo vale anche per la comunicazione via e-mail. Mentre gli indirizzi offerti da servizi gratuiti con il nome del provider nel dominio suscitano un’impressione poco professionale, le aziende e i lavoratori autonomi con un’email associata al proprio dominio si assicurano un indirizzo di contatto degno di fiducia, a richiesta orientato alla persona o sulla base delle funzioni:

    lavoratore@azienda.it

    info@azienda.it

    servizio@azienda.it

    richiesta@azienda.it

  • Concisione: Per mezzo dei più comuni servizi di posta elettronica gratuiti, comunicano milioni di clienti sotto un unico e stesso dominio. Di regola le combinazioni comuni nome-cognome sono già occupate, così l’utente deve ricorrere per forza di cose a combinazioni numeriche:

    giovanni.rossi1957@provider.it


    Un indirizzo di questo tipo non solo racchiude potenziali errori di battitura ma è anche difficile da ricordare. Invece, un’e-mail con il proprio dominio mette a disposizione indirizzi di contatto corti e facili da ricordare
  • Stabilità: con un proprio dominio gli utenti si assicurano grande indipendenza dal rispettivo provider. Se il provider dovesse rivedere la sua gamma di prodotti o sospendere l’attività, il proprietario del dominio può, senza problemi, con il suo indirizzo e-mail trasferirsi su un altro hosting. Differente invece è la situazione con un account utente con il dominio di un provider; qui il cambio del servizio di posta elettronica è sempre vincolato anche al cambio dell’indirizzo e-mail.
  • Nessuna pubblicità: gli account e-mail gratuiti sono di regola vincolati con la pubblicità. Ma, non solo i servizi e-mail gratuiti utilizzano gli indirizzi e-mail dei clienti per diffondere annunci pubblicitari. Sulla base dello schema uniforme nomeutente@provider.it, gli indirizzi e-mail gratuiti sono anche uno degli obiettivi favoriti per lo spam. Invece il proprio dominio nell’e-mail consiste in un modello a pagamento, che non ha la pubblicità del provider e minimizza il rischio spam.
  • Sicurezza: anche i cyber criminali si aspettano un alto tasso di successo quando diffondono programmi per danneggiare i computer, come virus o trojan, nel procedimento di invio agli utenti di servizi di posta elettronica gratuiti. I provider gratuiti sono l’obiettivo favorito per gli attacchi hacker e per il phishing. Con un’e-mail con un proprio dominio diminuiscono le possibilità di un attacco hacker. 
  • Minore rischio di errori di battitura: configurati correttamente gli indirizzi e-mail con un proprio dominio sono chiaramente più affidabili di quelli gratuiti. Con l’aiuto della funzione catch-all è possibile re-indirizzare un messaggio in arrivo su un dominio sulla casella di posta principale, anche quando la local part prima del simbolo @ a causa di un errore di battitura può non essere stata assegnata ad alcuna casella di posta specifica. Così si evita la perdita di messaggi importanti.

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Come configurare un’e-mail con un proprio dominio

L’assegnazione di domini è organizzata in modo centrale. Ogni dominio di primo livello viene gestito da un Network Information Center (NIC), cioè il registro dei nome di dominio. Per i domini italiani il Registro è l’anagrafe cibernetica dei domini .it. I clienti che vorrebbero registrare un nome di dominio con un determinato Top Level Domain (TLD), di regola non si rivolgono direttamente al relativo NIC. Infatti sono i cosiddetti registrar a fungere da intermediari tra i clienti e gli uffici di assegnazione preposti alla registrazione del dominio. Per questo si tratta di aziende del settore privato come provider o altri fornitori di servizi Internet, che permettono una registrazione di un dominio separatamente o in combinazione con altri servizi come l’e-mail. Per i clienti il processo di ordine avviene in tre passi:

Primo passo: scegliere un provider

I NIC cooperano con diversi fornitori di servizi Internet. Lo stesso dominio è registrabile di regola con diversi fornitori. Importanti criteri di scelta per un hosting per le e-mail con un dominio personalizzato sono il numero di caselle messe a disposizione, lo spazio disponibile per ogni casella e la disponibilità dei protocolli di trasferimento SSL per POP3 e IMAP. Inoltre dovreste informarvi su dove sono salvati i vostri dati personali. Solo se il centro di elaborazione dati si trova nel territorio europeo, valgono le normative sulla privacy vigenti a livello comunitario.

Secondo passo: verificare il dominio per le e-mail

Una volta trovato l’hosting più adatto, è necessario verificare la disponibilità del dominio desiderato. Presso i registrar accreditati è possibile effettuare una preventiva ricerca del dominio gratuitamente:

Check dominio
  • .it
  • .email
  • .com

I domini desiderati che inserite nella maschera di ricerca, vengono esaminati dal provider nel giro di pochi secondi all’interno del rispettivo registry. Ricordate che il dominio per le e-mail deve essere sempre composto da un dominio di primo livello e da un nome di dominio subordinato (dominio di secondo livello).

Poiché il dominio nomeazienda.it è assegnato all’estensione .it, la richiesta si rivolge al Nic.it, responsabile per il dominio di primo livello scelto. Se questa combinazione di nome di dominio e TLD non è più disponibile, la richiesta viene rifiutata e il registrar vi informa che il dominio desiderato è stato già assegnato:

Se il dominio desiderato è occupato, avete due possibilità: o modificate il nome di dominio o verificate la disponibilità del dominio di secondo livello (in questo caso: “nomeazienda”) in combinazione con altri domini di primo livello. Tra questi il registrar offre già una scelta di estensioni alternative (invece di .it, per esempio, .co o .company).

Terzo passo: registrare il proprio dominio per le e-mail

Una volta trovato un dominio disponibile, è possibile cominciare il processo di ordinazione. Ad aziende o progetti online converrebbe in alcuni casi registrare il dominio di secondo livello sotto diverse estensioni per aumentare la visibilità in rete e per proteggere il nome aziendale dal cosiddetto domain grabbing, cioè l’accaparrarsi del nome di dominio.

Oggi una registrazione di un dominio può essere conclusa completamente online. Per questo però è necessario completare un modulo di ordine. Sono necessari pertanto il vostro nome, il vostro indirizzo postale e un indirizzo e-mail. Inoltre dovete inserire le vostre coordinate bancarie, necessarie per concludere il processo.

Impostare il proprio indirizzo e-mail

In base al tipo di hosting per e-mail scelto avete la possibilità di impostare un certo numero di indirizzi e-mail con il vostro dominio e di trovare impostazioni individuali per impostare inoltri, avvisare della vostra assenza inserendo messaggi personalizzati, opzioni di crittografia o filtri. Per la gestione delle vostre caselle gli hosting offrono di regola un pannello di controllo centrale per tutto l’account e-mail, raggiungibile tramite il vostro numero clienti o tramite il vostro nome utente nonché una password personalizzata. Nel pannello di controllo si trova di solito un pulsante per il “nuovo indirizzo e-mail”. Per aggiungere al vostro account una nuova casella di posta per il vostro dominio, definite solo una nuova local part (la parte prima della chiocciola @) e combinatela con la global part (nome di dominio più TLD): 

nuovo-indirizzo@ilvostrodominio.it. 

Se possedete più di un dominio, potete scegliere su quale di questi deve essere impostato il nuovo indirizzo e-mail.

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