Perché un dominio e-mail personalizzato ha senso

Il proprio indirizzo e-mail è uno dei dati di contatto più importanti su Internet. Tuttavia, molte e molti utenti trascurano la possibilità di offrire un’immagine professionale usando un indirizzo e-mail con un proprio dominio. Invece sono molto popolari i provider di posta elettronica gratuiti, che offrono un solido servizio a tariffa zero, ma appaiono meno seri nella comunicazione professionale. La ragione per cui appaiono meno seri è il nome del marchio del provider che compare nell’indirizzo. Ad esempio:

• nome.cognome@provider.it

È indifferente quale provider scegliate, la struttura dell’indirizzo e-mail resta la stessa. Per rendere possibile un’attribuzione univoca di mittente e destinatario, gli indirizzi e-mail sono costituiti in tutto il mondo da due parti fondamentali: una local part (o “parte locale”, in italiano) e una domain part (o “parte di dominio”). Mentre la local part, prima del simbolo @, corrisponde al nome utente di un account di posta elettronica, la domain part, dopo il simbolo @, indica il dominio dell’e-mail, cioè il settore del sistema di nomi di dominio (DNS) nel quale si trova l’indirizzo. Quest’ultima parte è costituita da un host name e da un dominio di primo livello o Top Level Domain (TLD). Mentre chi utilizza servizi e-mail gratuiti può scegliere liberamente solo la local part del proprio indirizzo, un’e-mail con un proprio dominio permette di utilizzare un indirizzo personalizzato:

• nome@cognome.it
• nome.cognome@azienda.it

Le e gli utenti che vorrebbero registrare un’e-mail con un proprio dominio scelgono il top level domain che preferiscono e uno dei nomi di dominio disponibili nell’ambito dei nomi desiderati. Qui bisogna tener presente che ogni nome di dominio per un tipo di TLD viene assegnato una sola volta. Quali estensioni siano disponibili, dipende dal provider. Se il nome desiderato è assegnato per un certo TLD, gli utenti possono ripiegare su un’altra estensione. A questo proposito, i nuovi domini di primo livello (nTLD) offrono buone possibilità di creare un nome di dominio “rappresentativo” o di stabilire un riferimento regionale:

• prenotazioni@nomeazienda.hotel
• info@azienda.restaurant

Tuttavia, va notato che le regole secondo le quali vengono creati i nomi di dominio sono definite dai rispettivi organi di assegnazione dei TLD. In linea di principio, i nomi di dominio possono essere formati dalle lettere a-z, dai numeri 0-9 e dai trattini per tutti i domini di primo livello. Non c’è distinzione tra maiuscole e minuscole. Alcuni domini di primo livello, come .it, consentono anche di inserire nel nome di dominio caratteri speciali come gli accenti. Tuttavia, l’uso degli accenti nei domini di posta elettronica è generalmente sconsigliato, poiché possono causare problemi con i server di posta e i programmi di posta elettronica.

In confronto ai servizi di posta elettronica gratuiti, un’e-mail con un proprio dominio offre numerosi vantaggi, che possono essere riassunti sostanzialmente in sei punti: 

Il successo lavorativo dipende dalla serietà. Questo vale anche per la comunicazione via e-mail. Mentre gli indirizzi offerti da servizi gratuiti con il nome del provider nel dominio suscitano un’impressione poco professionale, le aziende e le/i freelancer con un’e-mail associata al proprio dominio si assicurano un indirizzo di contatto degno di fiducia, eventualmente orientato alla persona o sulla base delle funzioni:

• lavoratore@azienda.it
• info@azienda.it
• servizio@azienda.it
• richiesta@azienda.it

Per mezzo dei più comuni servizi di posta elettronica gratuiti, comunicano milioni di clienti sotto un unico e stesso dominio. Di regola le combinazioni comuni nome-cognome sono già occupate, così l’utente deve ricorrere per forza di cose a combinazioni numeriche:

• giovanni.rossi1957@provider.it

Un indirizzo di questo tipo non solo racchiude potenziali errori di battitura ma è anche difficile da ricordare. Invece, un’e-mail con il proprio dominio mette a disposizione indirizzi di contatto corti e facili da ricordare.

Con un proprio dominio gli utenti si assicurano grande indipendenza dal rispettivo provider. Se il provider dovesse rivedere la sua gamma di prodotti o sospendere l’attività, chi possiede il dominio può trasferirsi su un altro hosting con il proprio indirizzo e-mail senza problemi. Differente invece è la situazione con un account utente con il dominio di un provider; qui il cambio del servizio di posta elettronica è sempre vincolato anche al cambio dell’indirizzo e-mail.

Gli account e-mail gratuiti sono di regola vincolati con la pubblicità. Tuttavia, non solo i servizi e-mail gratuiti utilizzano gli indirizzi e-mail dei clienti per diffondere annunci pubblicitari. Sulla base dello schema uniforme nomeutente@provider.it, gli indirizzi e-mail gratuiti sono anche uno degli obiettivi favoriti per lo spam. Invece il proprio dominio nell’e-mail consiste in un modello a pagamento che non ha la pubblicità del provider e minimizza il rischio spam.

Anche i cyber criminali si aspettano un alto tasso di successo quando diffondono programmi per danneggiare i computer, come virus o trojan, nel procedimento di invio agli utenti di servizi di posta elettronica gratuiti. I provider gratuiti sono l’obiettivo favorito per gli attacchi hacker e per il phishing. Con un’e-mail con un proprio dominio, diminuiscono le possibilità di un attacco hacker. 

Configurati correttamente, gli indirizzi e-mail con un proprio dominio sono chiaramente più affidabili di quelli gratuiti. Con l’aiuto della funzione catch-all è possibile re-indirizzare un messaggio in arrivo su un dominio sulla casella di posta principale, anche quando la local part prima del simbolo @ a causa di un errore di battitura può non essere stata assegnata ad alcuna casella di posta specifica. Così si evita la perdita di messaggi importanti.

In linea di principio, la registrazione di un dominio di posta presso qualsiasi provider segue la stessa procedura: selezionate un nome di dominio di vostra scelta sotto il dominio di primo livello desiderato e verificate la disponibilità attraverso la maschera di ricerca del provider di posta. Se il nome di dominio nel TLD selezionato è già occupato, vi verranno proposte varianti con altre estensioni di dominio o nomi di dominio alternativi. Una volta scelto il dominio disponibile, sarete guidati passo dopo passo nel processo di prenotazione. Di seguito vi mostriamo come funziona: