Software ge­stio­na­li: che cosa sono?

Quando si apre una propria attività, ci sono molte formalità da sbrigare e so­prat­tut­to è im­por­tan­te tenere tutto sotto controllo, spe­cial­men­te gli aspetti legati alla con­ta­bi­li­tà, come i dati dei clienti e dei fornitori, da cui si dovrà attingere per emettere le fatture. Per questo è utile ricorrere a software ge­stio­na­li che sem­pli­fi­ca­no e au­to­ma­tiz­za­no tutti i processi aziendali.

Ci sono diversi tipi di software ge­stio­na­li, che mirano a regolare ogni ambito della routine aziendale, e tra i più diffusi rientrano i software per la fat­tu­ra­zio­ne elet­tro­ni­ca che per­met­to­no di re­gi­stra­re entrate e uscite, ve­ri­fi­ca­re ogni ope­ra­zio­ne ef­fet­tua­ta, nonché preparare le fatture per i clienti che ser­vi­ran­no poi per la di­chia­ra­zio­ne dei redditi.

Chiunque può aver bisogno di un aiuto nel gestire la propria con­ta­bi­li­tà. In par­ti­co­la­re quando si è alle prime armi è con­si­glia­bi­le ricorrere a un software per la fat­tu­ra­zio­ne basilare, che sem­pli­fi­chi i flussi di lavoro senza creare inutili com­pli­ca­zio­ni durante il suo utilizzo. Per liberi pro­fes­sio­ni­sti e piccole imprese anche un programma di fat­tu­ra­zio­ne gratuito può andare bene. Al contrario quando si rag­giun­go­no elevati volumi di vendita si rac­co­man­da di affidarsi a software ge­stio­na­li più completi e pro­fes­sio­na­li che meglio si adattino a flussi di lavoro più complessi, come SAP.

Al momento di scegliere un software per la fat­tu­ra­zio­ne elet­tro­ni­ca è im­por­tan­te valutare bene le sue ca­rat­te­ri­sti­che per essere certi che si adatti alle proprie esigenze. Se possibile, qualora si tratti di un prodotto a pagamento, prima di procedere con l'ac­qui­sto sarebbe meglio fare una prova con il software per la fat­tu­ra­zio­ne, così da non avere ri­pen­sa­men­ti in un secondo momento. Tra i criteri da valutare rientrano:

• la facilità d'uso: un software ge­stio­na­le deve essere intuitivo, facile da usare;
• la mo­du­la­ri­tà: il programma di fat­tu­ra­zio­ne è diviso per moduli e ciò rende possibile la scelta di de­ter­mi­na­te funzioni;
• la sca­la­bi­li­tà: ca­rat­te­ri­sti­ca in­di­spen­sa­bi­le che vi permette di regolare le funzioni del vostro software ge­stio­na­le nel tempo. Se la vostra impresa avrà nel tempo maggiori esigenze, potrete ag­giun­ge­re nuove feature al programma, mentre se in un de­ter­mi­na­to momento non avrete necessità di una specifica funzione, potrete sem­pli­ce­men­te di­sat­ti­var­la, ri­spar­mian­do così sui costi;
• la per­so­na­liz­za­zio­ne: sempre legata agli aspetti pre­sen­ta­ti sopra è la per­so­na­liz­za­zio­ne del software ge­stio­na­le che permette così di adattarsi nel miglior modo possibile alle vostre esigenze iniziali e a quelle che ma­tu­re­ran­no con il tempo;
• il rapporto qualità-prezzo e la validità del fornitore: non bisogna di­men­ti­ca­re di valutare com­ples­si­va­men­te il rapporto qualità-prezzo e di ve­ri­fi­ca­re la validità del fornitore, che dovrebbe mettere a di­spo­si­zio­ne l'op­por­tu­na do­cu­men­ta­zio­ne e il supporto ne­ces­sa­rio per riuscire a uti­liz­za­re il software ge­stio­na­le cor­ret­ta­men­te.

Nella vasta offerta di software ge­stio­na­li per la fat­tu­ra­zio­ne, potrebbe rivelarsi difficile trovare quello giusto. Vi con­si­glia­mo perciò alcuni tra i migliori programmi per la fat­tu­ra­zio­ne da valutare per la vostra impresa, tenendo in con­si­de­ra­zio­ne la presenza di ulteriori funzioni oltre l’emissione delle semplici fatture, la pos­si­bi­li­tà di generare fatture elet­tro­ni­che e i requisiti tecnici che sod­di­sfa­no (ad esempio se prevedono l’accesso dai di­spo­si­ti­vi mobili). Tutti i software per la fat­tu­ra­zio­ne pre­sen­ta­ti qui si rivolgono solo a liberi pro­fes­sio­ni­sti e PMI.

Una ca­rat­te­ri­sti­ca par­ti­co­lar­men­te ap­prez­za­bi­le riguarda la ge­ne­ra­zio­ne di fatture elet­tro­ni­che per la pubblica am­mi­ni­stra­zio­ne in formato XML, che vi consente di adempiere agli obblighi previsti dalla legge nei rapporti con la PA.

Sul sito non mancano guide per l'in­stal­la­zio­ne, tuttavia chi voglia un maggiore supporto e ag­gior­na­men­ti deve sot­to­scri­ve­re un ab­bo­na­men­to apposito. Aderendo a una delle quattro versioni a pagamento si avrà la pos­si­bi­li­tà di accedere al programma per fatture anche da app per smart­pho­ne e tablet, di­spo­nen­do così di tante altre funzioni ag­giun­ti­ve.

Si rivolge prin­ci­pal­men­te alle piccole e medie imprese, pre­sen­tan­do costi contenuti, so­prat­tut­to perché è possibile ac­qui­sta­re il programma per fatture in un'unica soluzione e vi è la pos­si­bi­li­tà di provare la versione demo oppure partire ini­zial­men­te con GIM Free, che presenta fun­zio­na­li­tà ridotte ma consente di ef­fet­tua­re tutte le ope­ra­zio­ni che volete gra­tui­ta­men­te.

Già con la versione gratuita potete gestire i dati dei clienti, dei fornitori, le fatture d'ac­qui­sto e di vendita, DDT, pagamenti e tanto altro e potete avere un primo assaggio di software per la con­ta­bi­li­tà. Sce­glien­do di ac­qui­sta­re il programma, avrete poi a di­spo­si­zio­ne molte altre funzioni come la ge­ne­ra­zio­ne di fatture elet­tro­ni­che per la pubblica am­mi­ni­stra­zio­ne, la pos­si­bi­li­tà di in­stal­la­re il software in una rete cen­tra­liz­za­ta e di salvare il backup persino su DropBox.

Per as­si­sten­za ci si può rivolgere alla community che vi aiuterà a di­stri­car­vi con il programma per fatture. Tra le sue par­ti­co­la­ri­tà rientra la pos­si­bi­li­tà di ottenere una versione cloud a pagamento, mentre non si fa ri­fe­ri­men­to alla ge­ne­ra­zio­ne di fatture elet­tro­ni­che.

Già nella versione gratuita si fa ricorso alla con­nes­sio­ne protetta HTTPS ed è in­te­res­san­te la funzione che permette di far accedere al tool il proprio com­mer­cia­li­sta, che potrà così vedere tutti i documenti necessari per gestire la vostra con­ta­bi­li­tà. Inoltre è presente anche uno strumento ag­giun­ti­vo per il time tracking, RESA, che vi consente di mo­ni­to­ra­re il tempo impiegato per ogni attività.

Chi ha bisogno di maggiore spazio per i propri documenti e di maggiori funzioni come la ge­ne­ra­zio­ne di fatture in valuta estera o in inglese, oltre a voler per­so­na­liz­za­re mag­gior­men­te i propri documenti, dovrebbe optare per la versione Pro, pagabile men­sil­men­te o una volta all’anno tramite carta di credito, bonifico o Satispay, un’app per i pagamenti online. Nel complesso Fiscolo risulta una soluzione fles­si­bi­le dai costi contenuti.

In ogni pacchetto è inclusa l’as­si­sten­za via chat. Se si desidera una maggiore per­so­na­liz­za­zio­ne e funzioni ag­giun­ti­ve per gestire ad esempio anche tutti gli altri tipi di documenti, come offerte e DDT, è ne­ces­sa­rio optare per uno degli altri due piani. Anche aderendo all’opzione più costosa, possono su­ben­tra­re costi ag­giun­ti­vi se si ha la necessità di inviare, ricevere e con­ser­va­re più di 10 fatture elet­tro­ni­che.

Già con il pacchetto di base sono possibili tutte le ope­ra­zio­ni es­sen­zia­li per la fat­tu­ra­zio­ne, l’as­si­sten­za è inclusa e non manca neanche l’accesso dai di­spo­si­ti­vi mobili. Se avete volumi elevati, le li­mi­ta­zio­ni poste al numero di documenti, alle voci della rubrica clienti e al listino dei prodotti po­treb­be­ro starvi un po’ strette. Anche la fat­tu­ra­zio­ne elet­tro­ni­ca è di­spo­ni­bi­le solo passando a un pacchetto più costoso. Per liberi pro­fes­sio­ni­sti e piccole imprese resta comunque un’opzione da tenere in con­si­de­ra­zio­ne.

Per ottenere un supporto completo è ne­ces­sa­rio passare a una versione a pagamento, che dà diritto anche a funzioni di gestione e controllo, al di là della fat­tu­ra­zio­ne. Le fatture vengono generate, lasciando all’utente il compito di con­ser­var­le au­to­no­ma­men­te; con un costo ag­giun­ti­vo avete a di­spo­si­zio­ne un pacchetto di ar­chi­via­zio­ne che vi aiuterà nella con­ser­va­zio­ne a norma di legge dei documenti. In­te­res­san­ti sono anche i kit destinati ai benzinai e agli studi medici che con­sen­to­no una gestione di fatture e documenti specifica per queste attività.

Uno dei primi passi da compiere quando si avvia una propria attività è quello di munirsi degli strumenti giusti. Tra questi rientra anche un programma per le fatture che vi per­met­te­rà di tenere sempre sotto controllo la vostra fat­tu­ra­zio­ne. L’offerta di software ge­stio­na­li non manca e non ne esiste uno migliore in assoluto: tutto dipenderà dalle vostre esigenze; ad esempio chi dà molta im­por­tan­za alla per­so­na­liz­za­zio­ne e vorrebbe sce­glier­si tutte le funzioni da sé, farebbe meglio a optare per GIM, mentre chi predilige software ge­stio­na­li basati su cloud farebbe meglio ad affidarsi a Fiscolo o a Fatture in Cloud. Di seguito vi pre­sen­tia­mo una tabella con un confronto tra i migliori software ge­stio­na­li scelti da noi.

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