Chi è lo Scrum Master: mediatore per team agili

Scrum è un modello del product management agile e prevede tre ruoli: oltre al vero e proprio team di sviluppo e al Product Owner, responsabile della qualità e delle funzionalità, c'è anche lo Scrum Master. Anche se lo Scrum Master non è direttamente coinvolto nello sviluppo del prodotto, assume comunque un ruolo centrale nel sistema Scrum. Uno Scrum Master è allo stesso tempo formatore, mediatore, conduttore e assistente.

Il modello Scrum era stato inizialmente concepito unicamente per lo sviluppo di software. Questa metodologia agile e le sue regole concrete (il framework) sono state ideate per rendere i team di sviluppatori più dinamici ed efficienti, ma i suoi processi possono essere facilmente adattati anche ad altri team e prodotti. Non importa che si tratti di software, hardware o servizi, lo Scrum Master è una figura centrale dell'intero processo.

I compiti di uno Scrum Master sono molteplici. Mentre alcuni di questi compiti sono ben ancorati nel framework e capitano in tutti gli scenari, altri si presentano solo in determinate situazioni. Il compito principale dello Scrum Master è quello di rendere l'intero team più efficiente mediante Scrum. Un termine molto diffuso nel contesto di Scrum è quello di Servant Leadership (leader a servizio): in poche parole significa che lo Scrum Master è una figura dirigente che considera il suo ruolo comunque come quello di un leader a servizio del suo team. In tal senso, uno Scrum Master non assegna soltanto dei compiti, ma assiste il team anche nello svolgimento.

Se l'azienda o il team specifico lavora per la prima volta con Scrum, è compito dello Scrum Master occuparsi dell'implementazione di questa metodologia agile. Questo può talvolta richiedere un vero lavoro di convinzione su tutti i livelli, una formazione approfondita di tutti i coinvolti e una profonda ristrutturazione dell'organizzazione. È importante non essere frettolosi in questa fase. Solo quando ciascun membro conosce i propri compiti, obblighi e diritti, oltre ai vantaggi e svantaggi di Scrum, è possibile garantire una collaborazione produttiva.

Anche se la formazione iniziale è stata conclusa e Scrum è stato implementato, lo Scrum Master deve sempre essere disponibile come coach. Lo Scrum Master è la persona giusta a cui rivolgere qualunque domanda sul processo di Scrum, sia per il Product Owner, qualora avesse bisogno di aiuto nella creazione corretta di Backlog, sia per il team di sviluppo, in caso di domande sullo svolgimento dello sprint.

Scrum può essere produttivo solo se tutti i membri del team rispettano le regole. Proprio per questo uno dei compiti dello Scrum Master, in qualità di esperto della metodologia, è quello di controllare i processi. Gli Scrum Master intervengono se i team non rispettano le regole del framework e ricordano loro i compiti, come ad esempio i Daily Scrum o il rispetto della durata di uno sprint.

In questo non devono ovviamente apparire come sorveglianti draconiani che minacciano punizioni (di cui non dispongono nemmeno!), ma devono trasmettere una sensazione di guida. Spesso infatti gli errori nello svolgimento non sono il risultato di mancanza di motivazione, ma di incomprensioni o altre problematiche. È proprio qui che lo Scrum Master deve intervenire supportando il team.

Gli artefatti Scrum "Product Backlog" e "Sprint Backlog" sono di responsabilità del Product Owner o del team di sviluppo, ma lo Scrum Master assiste entrambi come guida, revisore e supporto. Lo Scrum Master può ad esempio sviluppare inizialmente il Product Backlog insieme al Product Owner. Anche per il resto del processo resta ovviamente disponibile in veste di esperto.

Nello svolgimento circolare di Scrum sono previste riunioni regolari come parte degli eventi Scrum: lo Sprint Planning, il Daily Scrum, la Sprint Review e la Retrospective finale vengono organizzati dallo Scrum Master, che fissa sia gli orari sia i luoghi in cui si terranno le riunioni. Durante le riunioni lo Scrum Master svolge spesso la funzione di conduttore. Questo dipende tuttavia dalla tipologia di riunione: i Daily Scrum sono dedicati interamente al team di sviluppo, mentre la Retrospective richiede un intervento più accentuato dello Scrum Master.

La comunicazione interna è fondamentale per garantire l'efficienza dello Scrum team. Anche qui lo Scrum Master offre il suo sostegno, perché è un punto di riferimento per ogni membro del team e aiuta quindi a garantire che tutti i coinvolti dispongano delle stesse informazioni. Una comunicazione insufficiente o errata può infatti spesso creare problemi all'interno del team. In questo caso lo Scrum Master diventa mediatore e cerca di risolvere i conflitti insieme ai membri del team.

Per evitare la nascita di conflitti lo Scrum Master può adottare anche misure di team building. Questi interventi non fanno parte del framework di Scrum in senso stretto, ma possono aiutare il team a lavorare in modo più produttivo. Anche questa mansione rientra dunque nella sfera di competenza dello Scrum Master, il quale non è però tenuto a organizzare eventi di questo tipo da solo, piuttosto può dare impulsi affinché il team organizzi eventi di team building in modo indipendente.

In determinate circostanze lo Scrum Master diventa un vero assistente del team. Il più delle volte funge ovviamente da guida, ma nulla gli impedisce di intervenire concretamente quando il team si trova ad affrontare degli ostacoli. Dato che il suo obiettivo principale è assicurare che il team incrementi la sua produttività, lo Scrum Master deve anche individuare ed eliminare i fattori di disturbo. Questi ostacoli (chiamati Impediment in Scrum) sono spesso di natura banale, come quando, ad esempio, il posto di lavoro offre spazi troppo ristretti o presenta temperature troppo elevate, impedendo un lavoro efficiente. In casi come questi è compito dello Scrum Master trovare una soluzione.

Altri esempi sono software obsoleti o inadeguati oppure situazioni in cui il team ha bisogno di competenze esterne. Anche in questi casi è compito dello Scrum Master risolvere il problema. Questi ostacoli vanno inoltre documentati nell'Impediment Backlog. Si tratta di una lista accessibile a tutti, nella quale viene annotato cosa impedisce il raggiungimento più rapido dell'obiettivo.

Affinché il team possa lavorare al meglio è importante che non venga disturbato troppo spesso. Anche la protezione da influenze esterne fa dunque parte delle responsabilità dello Scrum Master. La direzione o altri organi gerarchicamente superiori spesso non sono abbastanza integrati nel processo Scrum di un team e non riconoscono pertanto l'importanza della concentrazione su un compito. Spesso tali persone presentano quindi compiti aggiuntivi al team che possono compromettere, se non impedire, il successo dello Sprint. In queste situazioni è compito dello Scrum Master intervenire. Egli può generalmente fungere anche da portavoce del team di fronte al resto dell'azienda.

Anche se si conoscono i compiti specifici di uno Scrum Master, è importante sapere cosa non rientra assolutamente nella sua sfera di competenza.

• Non è uno sviluppatore: la metodologia Scrum può essere sfruttata al meglio solo se non vengono assegnati ruoli doppi. Lo Scrum Master non deve lavorare quasi in part-time come sviluppatore. Ciò comprometterebbe soltanto le sue prestazioni in uno o entrambi i ruoli.
• Non è un Product Owner: lo stesso vale anche per la sovrapposizione dei compiti dello Scrum Master e del Product Owner. Dal momento che entrambi assistono il team di sviluppo senza farne parte, la tentazione di unire i ruoli in un'unica persona è molto grande. Ciò causerebbe tuttavia un conflitto di interessi e un problema di competenza, dato che lo Scrum Master deve sorvegliare il lavoro del Product Owner. I due ruoli devono inoltre soddisfare requisiti completamente diversi.
• Non è un capo: lo Scrum Master fa parte dello Scrum team e già per questo non può essere considerato superiore ai suoi colleghi. Lo Scrum Master ricopre certamente un ruolo di guida che non può tuttavia essere comparato a quello di un dirigente. All'interno del team è prevista una gerarchia solo per elementi specifici (ad esempio chi è autorizzato a modificare un Backlog), altrimenti tutti i ruoli agiscono sullo stesso livello.
• Non è un assistente: lo Scrum Master può diventare un assistente per il team in alcune situazioni, ma ciò non implica che debba fare tutto per il team. Piuttosto ha più senso spiegare al team come svolgere autonomamente i compiti richiesti.

Prima di chiedersi come diventare Scrum Master è importante chiarire chi è più adatto a tale ruolo. Ci sono tratti caratteriali che rendono alcune persone più adatte alla figura di Scrum Master di altre. Un elevato senso di responsabilità è ad esempio indispensabile: gli Scrum Master non possono nascondersi. Ciò significa che non devono essere timidi e non devono temere i conflitti. Uno Scrum Master è infatti costantemente in contatto con le persone e queste interazioni possono talvolta essere conflittuali.

Oltre a queste soft skills, ci sono anche certificati appositi: durante un corso di formazione per Scrum Master, che in genere ha una durata di due giorni, vengono spiegate le basi di Scrum così come alcune tecniche per rendere la collaborazione tra lo Scrum Master e il team più efficiente. Le certificazioni sono due. Gli interessati possono seguire corsi di formazione per Scrum Master sia presso Scrum.org che Scrum Alliance. Una volta concluso il corso, ci si può definire Professional Scrum Master o Certified Scrum Master.

Le opinioni sull'importanza delle conoscenze tecniche nel settore in cui opera il team sono divergenti. Agli albori di Scrum questo dubbio non esisteva nemmeno. Infatti, i primi Scrum Master erano probabilmente loro stessi degli sviluppatori di software che avevano conseguito una formazione ulteriore. Le conoscenze tecniche dunque erano già consolidate.

Oggigiorno, invece, Scrum viene adottato in una gamma talmente vasta di settori che molte persone provengono da carriere diverse e il ruolo somiglia sempre più a quello di un coach che affianca il team. Molti, tuttavia, restano dell'opinione che uno Scrum Master debba avere esperienza professionale nel settore in cui va a operare. Altri ancora credono che sia molto più importante che lo Scrum Master sia un vero esperto della metodologia Scrum.