App di time tracking - Come trovare la giusta app per il conteggio delle ore di lavoro

La re­gi­stra­zio­ne mobile del tempo con le app di time tracking sta di­ven­tan­do sempre più im­por­tan­te per un numero crescente di aziende. Non appena i di­pen­den­ti di un'a­zien­da co­min­cia­no a svolgere re­go­lar­men­te servizi esterni o lavorano da casa, è ne­ces­sa­rio trovare una soluzione di mobile time tracking per re­gi­stra­re gli orari di lavoro, che non com­pro­met­ta la pro­dut­ti­vi­tà e assicuri l'af­fi­da­bi­li­tà dei dati inseriti dai di­pen­den­ti.

In molte aziende, la re­gi­stra­zio­ne del tempo è uno strumento im­por­tan­te per la pia­ni­fi­ca­zio­ne delle risorse umane, fon­da­men­ta­le per ot­ti­miz­za­re l'impiego dei di­pen­den­ti e aumentare la pro­dut­ti­vi­tà at­tra­ver­so va­lu­ta­zio­ni pe­rio­di­che.

La re­gi­stra­zio­ne del tempo classica è sta­zio­na­ria; questo significa che i di­pen­den­ti si collegano a un programma di re­gi­stra­zio­ne del tempo tramite computer o si re­gi­stra­no su terminali fissi tramite badge o lettore d’impronte digitali quando arrivano sul posto di lavoro. La fine del tempo di lavoro viene me­mo­riz­za­ta nello stesso modo. Con l'aumento della fles­si­bi­li­tà, tuttavia, questo approccio non ri­spec­chia più la realtà del mondo del lavoro. Il mobile time tracking sta di­ven­tan­do sempre più im­por­tan­te nella vita la­vo­ra­ti­va di tutti i giorni.

La re­gi­stra­zio­ne mobile del tempo di per sé non è comunque una novità, perché non deve essere ne­ces­sa­ria­men­te digitale, ma può essere im­ple­men­ta­ta anche in modo analogico con carta e penna, un metodo ancora oggi uti­liz­za­to in molte aziende.

Chiunque parli oggi di sistemi di mobile time tracking si riferisce so­li­ta­men­te ad ap­pli­ca­zio­ni digitali che vengono uti­liz­za­te tramite smart­pho­ne, tablet o speciali di­spo­si­ti­vi mobili. Altre soluzioni sono basate su SMS o chiamate dal cellulare. Per con­sen­ti­re agli utenti di iden­ti­fi­car­si in modo univoco, le ap­pli­ca­zio­ni uti­liz­za­no PIN, dati bio­me­tri­ci (impronte digitali), processi TAN o chip RFID per­so­na­liz­za­ti.

Le ap­pli­ca­zio­ni mobili hanno diversi vantaggi. Ecco cinque argomenti a favore del­l'in­tro­du­zio­ne di sistemi mobili di re­gi­stra­zio­ne del tempo basati su app di time tracking:

1. Più ef­fi­cien­za: la do­cu­men­ta­zio­ne del tempo di lavoro richiede meno tempo rispetto al­l'an­no­ta­zio­ne con carta e penna.
2. Meno errori: la re­gi­stra­zio­ne mobile del tempo con le app di time tracking è si­gni­fi­ca­ti­va­men­te meno soggetta a errori d’in­se­ri­men­to e di tra­smis­sio­ne. Il di­pen­den­te in servizio esterno può me­mo­riz­za­re l'inizio del suo lavoro con un clic nell'app per il calcolo delle ore e segnalare la fine della sua giornata la­vo­ra­ti­va con un altro clic.
3. In­di­pen­den­za dal­l'ac­ces­so alla rete: se si uti­liz­za­no app moderne per il conteggio delle ore di lavoro, di solito non importa se il di­spo­si­ti­vo è connesso a Internet o meno. I dati vengono me­mo­riz­za­ti in locale e sin­cro­niz­za­ti au­to­ma­ti­ca­men­te con l'in­fra­strut­tu­ra IT del­l'a­zien­da non appena viene stabilita una con­nes­sio­ne dati.
4. Utilizzo da qualsiasi di­spo­si­ti­vo: in molti casi, i sistemi di mobile time tracking possono essere uti­liz­za­ti sia con i di­spo­si­ti­vi del­l'a­zien­da che con i modelli BYOD, se le ap­pli­ca­zio­ni ne­ces­sa­rie possono essere in­stal­la­te su qualsiasi di­spo­si­ti­vo mobile.
5. Va­lu­ta­zio­ni in­tel­li­gen­ti: i di­spo­si­ti­vi mobili possono tra­sfe­ri­re la posizione del­l'u­ten­te e quindi creare maggiore tra­spa­ren­za e migliore controllo per l'azienda. Inoltre, i dati sono a di­spo­si­zio­ne del­l'a­zien­da a livello centrale e possono essere valutati in poco tempo e uti­liz­za­ti co­mo­da­men­te anche per ot­ti­miz­za­re i processi aziendali.

I sistemi di re­gi­stra­zio­ne digitale del tempo ac­ces­si­bi­li solo at­tra­ver­so un'in­ter­fac­cia web non possono tenere il passo con questa facilità d'uso. Il loro utilizzo richiede troppi passaggi: in caso di servizi esterni, i di­pen­den­ti devono avviare prima il computer e con­net­ter­si a Internet, quindi accedere al sistema interno del­l'a­zien­da mediante diversi passaggi. Inoltre l'in­ter­fac­cia utente è molto com­pli­ca­ta e quindi soggetta a errori che poi devono essere corretti dal reparto del personale. Sistemi di questo tipo non si integrano per­fet­ta­men­te nella vita la­vo­ra­ti­va quo­ti­dia­na.

Le app di time tracking mobili, invece, sono limitate alle funzioni es­sen­zia­li, si aprono in pochi secondi, possono essere uti­liz­za­te in modo intuitivo e alleviano il carico del reparto del personale, rispetto che investire molte risorse nel­l'e­la­bo­ra­zio­ne della re­gi­stra­zio­ne del tempo.

A prima vista, sembra che la re­gi­stra­zio­ne mobile e digitale del tempo abbia solo vantaggi, ma da uno sguardo più attento emergono nuove pro­ble­ma­ti­che che non ga­ran­ti­sco­no al­l'a­zien­da un ROI veloce.

• Impegno co­mu­ni­ca­ti­vo: il pre­re­qui­si­to fon­da­men­ta­le affinché i sistemi mobili di re­gi­stra­zio­ne del tempo possano mostrare i loro vantaggi è un elevato livello di ac­cet­ta­zio­ne da parte dei di­pen­den­ti. Se i di­pen­den­ti non uti­liz­za­no le app di time tracking co­scien­zio­sa­men­te o non portano con sé i di­spo­si­ti­vi di re­gi­stra­zio­ne, diventa inutile anche la migliore tec­no­lo­gia. I di­pen­den­ti possono ap­prez­za­re la comodità degli strumenti, ma molti sono anche scettici perché hanno la sen­sa­zio­ne di essere sempre sor­ve­glia­ti.
• Osservare le di­spo­si­zio­ni di legge: le imprese, dal canto loro, devono garantire la tra­spa­ren­za e co­mu­ni­ca­re chia­ra­men­te per quali scopi vengono uti­liz­za­ti i dati raccolti. È inoltre ne­ces­sa­rio che i di­pen­den­ti siano informati e che ac­con­sen­ta­no al­l'ul­te­rio­re trat­ta­men­to dei loro dati personali al fine di ri­spet­ta­re le norme legali sulla pro­te­zio­ne dei dati.
• Costi d'in­ve­sti­men­to e di gestione: in un primo momento si deve tener conto di una spesa ag­giun­ti­va di risorse per i sistemi di re­gi­stra­zio­ne del tempo. Oltre ai costi per l'ac­qui­si­zio­ne del software, devono essere calcolati anche i costi per la for­ma­zio­ne dei di­pen­den­ti sull'uso dell'app per il calcolo delle ore e la va­lu­ta­zio­ne dei dati. Chi in passato ha sempre lavorato con carta e penna deve ora aspet­tar­si costi regolari per la ma­nu­ten­zio­ne dei sistemi digitali e, se ne­ces­sa­rio, per i diritti di licenza.
• L'ap­pli­ca­zio­ne ideale non esiste (di solito): la scelta di app per il conteggio delle ore di lavoro è enorme e per le aziende non è facile orien­tar­si. Pertanto ha senso investire nella con­su­len­za, che è un altro fattore di costo. Allo stesso tempo, le ap­pli­ca­zio­ni di­spo­ni­bi­li spesso non sod­di­sfa­no tutti i requisiti aziendali. Mentre era semplice ag­giun­ge­re note su un pezzo di carta, nelle ap­pli­ca­zio­ni non è così facile ag­giun­ge­re in­for­ma­zio­ni. Per questo motivo, possono insorgere costi ag­giun­ti­vi per la per­so­na­liz­za­zio­ne di app standard o per uno sviluppo per­so­na­liz­za­to.

Se come azienda decidete di in­tro­dur­re un sistema di mobile time tracking, dovreste porvi le seguenti domande chiave per trovare la giusta soluzione nella mol­ti­tu­di­ne di offerte:

1. Quali dati volete re­gi­stra­re? L'app di time tracking deve re­gi­stra­re l'orario di lavoro regolare o esclu­si­va­men­te le ore di lavoro straor­di­na­rio o del progetto?
2. Quali in­for­ma­zio­ni volete ottenere dalla re­gi­stra­zio­ne del tempo? Quali va­lu­ta­zio­ni volete ef­fet­tua­re?
3. Qual è il budget di­spo­ni­bi­le per l'at­tua­zio­ne e il man­te­ni­men­to dell'app di calcolo delle ore?

Altre domande per­ti­nen­ti per ve­ri­fi­ca­re l'i­do­nei­tà di un sistema di mobile time tracking sono:

1. Quali di­spo­si­ti­vi devono essere uti­liz­za­ti per la re­gi­stra­zio­ne del tempo (palmari, smart­pho­ne, tablet)?
2. Qual è la durata massima della re­gi­stra­zio­ne?
3. Quali in­ter­val­li di tempo si desidera re­gi­stra­re (in­ter­val­li di secondi o minuti)?
4. La lo­ca­liz­za­zio­ne e l'in­se­ri­men­to dei compiti devono essere integrati nel­l'ap­pli­ca­zio­ne?
5. Quali altre in­for­ma­zio­ni devono essere inserite?
6. Come devono essere sin­cro­niz­za­ti i dati con gli altri di­spo­si­ti­vi (uso offline)?
7. Quali altri programmi devono essere sup­por­ta­ti?

L'elenco delle domande non è esaustivo, ma può essere un punto di partenza per creare una lista dei propri requisiti. Uti­liz­za­te­lo, ad esempio, per avere una pa­no­ra­mi­ca dei possibili prodotti online e per ef­fet­tua­re una pre­se­le­zio­ne. Poi, in un colloquio personale con i fornitori, chiarite quale di queste soluzioni soddisfa al meglio le vostre esigenze.