Un modello pronto all’uso per l’im­po­sta­zio­ne del proprio documento di trasporto

I documenti di trasporto sono dei documenti com­mer­cia­li, il cui scopo prin­ci­pa­le è quello di riportare la merce relativa a una spe­di­zio­ne. Se tra le con­sue­tu­di­ni della vostra azienda c’è anche quella di preferire il digitale alla carta è chia­ra­men­te anche possibile tra­smet­te­re il documento in formato digitale per e-mail.

Il layout di un DDT è re­la­ti­va­men­te semplice e può essere tran­quil­la­men­te rea­liz­za­to con un programma di scrittura o un programma di fogli di calcolo. Ma per evitare di dover preparare ogni volta un nuovo documento per ogni singola spe­di­zio­ne di merci, molti utenti si affidano a modelli di DDT pronti all’uso, scritti e impostati di proprio pugno o scaricati da Internet. Spesso si tratta in questo caso di documenti gratuiti, in formato Word o Excel e perciò mo­di­fi­ca­bi­li a seconda delle proprie esigenze.

In questo modo i modelli risultano per­fet­ta­men­te adattati alle necessità delle piccole imprese e dei la­vo­ra­to­ri autonomi, per le quali una soluzione a pagamento (ap­pli­ca­zio­ne online o per desktop) è fuori di­scus­sio­ne sia per via dei costi che della com­ples­si­tà. Ogni documento pronto all’uso può essere invece impiegato sia di­ret­ta­men­te come base, senza quindi dover apportare grandi cam­bia­men­ti a livello strut­tu­ra­le, sia come semplice fonte d’ispi­ra­zio­ne per la rea­liz­za­zio­ne del modello redatto di proprio pugno. In questo ultimo caso, con­si­de­ran­do la mancanza di linee guida da seguire per l’im­pa­gi­na­zio­ne del documento, l’utente può adattare senza problemi la struttura del documento, ren­den­do­lo il più ef­fi­cien­te possibile secondo quelle che sono le proprie con­vin­zio­ni.

Che decidiate di uti­liz­za­re un modello DDT in formato Word o Excel non fa dif­fe­ren­za. Tale documento, stampato su carta o inviato per e-mail, può essere rea­liz­za­to con entrambi i programmi. La dif­fe­ren­za maggiore tra le due varianti consiste nel fatto che uti­liz­zan­do un software di fogli di calcolo, è possibile lasciare al programma l’ese­cu­zio­ne dei vari calcoli, im­ple­men­tan­do sem­pli­ce­men­te le giuste funzioni. Se per un motivo o per un altro Word ed Excel non vi con­vin­co­no, ci sono ov­via­men­te altri programmi più o meno adatti, come ad esempio Writer e Calc (Li­breOf­fi­ce o Ope­nOf­fi­ce).

Come già accennato un DDT è un documento con valore legale, e come tale deve sempre includere de­ter­mi­na­ti dati ob­bli­ga­to­ri. Per quel che riguarda la struttura, come già accennato non ci sono delle regole da ri­spet­ta­re per l’im­pa­gi­na­zio­ne del documento. L’aspetto più im­por­tan­te rimane sempre e comunque la chiarezza del documento, che appunto deve per­met­te­re di com­pren­de­re l’entità del carico in consegna già da una prima rapida lettura, fornire in­for­ma­zio­ni per quanto riguarda l’im­bal­lag­gio, le ope­ra­zio­ni di scarico ed even­tual­men­te anche di­spo­si­zio­ni utili all’im­ma­gaz­zi­na­men­to.

• Gli elementi ob­bli­ga­to­ri da un punto di vista legale sono i seguenti:
• La data in cui viene ef­fet­tua­ta la spe­di­zio­ne, ovvero il giorno in cui parte la consegna;
• Le ge­ne­ra­li­tà del cedente, del com­mit­ten­te e del vettore (ovvero dell’impresa in­ca­ri­ca­ta di ritirare e con­se­gna­re la merce in questione);
• La de­scri­zio­ne dei beni ceduti, spe­ci­fi­can­do­ne la natura, la qualità e so­prat­tut­to la quantità;
• Il numero pro­gres­si­vo del documento.

Per quanto riguarda il numero pro­gres­si­vo del documento, la legge italiana consente la presenza di serie di nu­me­ra­zio­ni dif­fe­ren­ti, ma comunque pro­gres­si­ve e quindi ri­per­cor­ri­bi­li e iden­ti­fi­ca­bi­li, solo nel caso in cui le vostre spe­di­zio­ni abbiano come luogo di partenza diversi punti operativi.

A questi dati ne possono poi essere aggiunti degli altri, non ob­bli­ga­to­ri, ma che sono diventati buona prassi per la redazione di un documento di trasporto:

• Indirizzo di fat­tu­ra­zio­ne e indirizzo di consegna del de­sti­na­ta­rio (in par­ti­co­lar modo se questo è diverso dall’indirizzo della sede prin­ci­pa­le dell’azienda del cliente);
• Data dell’ordine, data dell’invio e pos­si­bil­men­te l’effettiva data di consegna;
• Numero e nome dell’ordine di acquisto;
• Packing list (distinta della merce da imballare) con relativa de­scri­zio­ne di tutti i beni in consegna, per esempio il numero di colli, e in­di­ca­zio­ni su come ef­fet­tua­re al meglio lo scarico della merce;
• In­for­ma­zio­ni riguardo alla proprietà della merce con­se­gna­ta, di norma i prodotti rimangono di proprietà del fornitore fino all’avvenuto pagamento dell’intera somma;
• Eventuali forniture suc­ces­si­ve.

E ancora:

• Numero di telefono, di fax, e/o indirizzo e-mail dell’azienda;
• Dati di contatto del re­spon­sa­bi­le della consegna presso la vostra azienda e quella del cliente;
• Numero cliente;
• Numero di fattura relativo;
• Uno spazio destinato alla conferma della ricezione della merce.

I due modelli sono pressoché identici, perciò la vostra scelta dipende dal fatto che vi troviate meglio a lavorare con Excel piuttosto che con Word, o viceversa. Tuttavia si rac­co­man­da di optare per il formato Excel nel caso in cui vogliate ap­pro­fit­ta­re in un secondo momento dei vantaggi derivanti dal calcolo au­to­ma­ti­co delle funzioni. Infatti Excel permette di uti­liz­za­re funzioni molto complesse che possono fa­ci­li­tar­vi con­cre­ta­men­te il lavoro, anche se l’in­ter­fac­cia di Excel, divisa tra righe e colonne, offre minore chiarezza e facilità di utilizzo per quel che riguarda la rea­liz­za­zio­ne di un documento di testo.

Una volta ef­fet­tua­to il download del modello di DDT de­si­de­ra­to, aprite il file con il solito doppio clic. Ci sono infatti alcune modifiche da apportare:

1. Ancora prima di andare a mettere mano ai dati centrali del documento, inserite per prima cosa le in­for­ma­zio­ni di iden­ti­fi­ca­zio­ne corrette. A questo scopo nella parte iniziale del modello, vi è un riquadro riservato alle in­for­ma­zio­ni relative alla vostra azienda. Oltre alla ragione sociale dell’azienda e all’indirizzo, è con­si­glia­bi­le riportare anche le varie pos­si­bi­li­tà di contatto, come numero di telefono e indirizzo e-mail, e volendo anche un referente. Così da agevolare le ope­ra­zio­ni nel caso si vengano a creare delle pro­ble­ma­ti­che in corso d’opera;


2. Tra le in­for­ma­zio­ni relative alla vostra azienda e quelle del cliente si trova l’oggetto del documento, ri­por­tan­te la dicitura “Documento di trasporto”, che serve a indicare al de­sti­na­ta­rio di che cosa si tratta. Affianco all’oggetto vale la pena di riportare il numero pro­gres­si­vo di ri­co­no­sci­men­to, così che, nel caso in cui si venga a creare un disguido, sia im­me­dia­ta­men­te ri­chia­ma­bi­le sia per voi che per il cliente. Per questo stesso motivo in questo punto si trova anche la data, altro elemento utile in una simile even­tua­li­tà;


3. Le in­for­ma­zio­ni sul cliente sono invece contenute in due riquadri, uno per i dati più generici, come il nome dell’azienda del cliente, l’indirizzo legale della sede, la partita IVA e il referente (a vostro pia­ci­men­to potete scegliere di ag­giun­ge­re qui i dati di contatto del cliente o del referente stesso), e l’altro per le in­for­ma­zio­ni utili per la consegna e quindi per il tra­spor­ta­to­re; dato che può spesso capitare che un’azienda abbia più magazzini o la­bo­ra­to­ri. Proprio qui sarebbe forse più opportuno riportare l’azienda re­spon­sa­bi­le della consegna;


4. A questo punto vi è lo spazio per il corpo del documento, nel quale vi ri­vol­ge­re­te di­ret­ta­men­te al cliente, in­for­man­do­lo che la consegna ricevuta o ancora da ricevere contiene gli articoli suc­ces­si­va­men­te elencati. L’in­te­sta­zio­ne oltre a in­tro­dur­re la merce in oggetto, rap­pre­sen­ta anche un’ottima occasione per rin­gra­zia­re ancora una volta il cliente per aver scelto di affidarsi a voi;


5. Il cuore del vostro documento di trasporto è l’elenco dei beni con­se­gna­ti, da inserire all’interno delle varie posizioni della tabella che segue l’in­te­sta­zio­ne. Così com’è, la tabella conta tre colonne suddivise tra: posizione, de­scri­zio­ne e quantità. Ma senza fatica alcuna potete ag­giun­ge­re altre colonne, se ritenete im­por­tan­te indicare altre voci come per esempio i lotti della spe­di­zio­ne;


6. Lo spazio sot­to­stan­te è previsto per riportare dati ag­giun­ti­vi nel caso in cui ci siano delle spe­ci­fi­ci­tà relative alla consegna. Al­tri­men­ti se non c’è nessuna an­no­ta­zio­ne da fare, si passa di­ret­ta­men­te alla conferma di ricevuta della merce, dove vanno apposte data e firma al momento del ri­ce­vi­men­to;


7. L’ultima sezione si trova nel piè di pagina del modello di DDT. Qui oltre a riportare nuo­va­men­te i dati di contatto completi della vostra azienda o del vostro shop online potete anche scegliere di indicare i vostri dati bancari. Nel caso in cui decidiate di farlo si è soliti inserire IBAN (numero del conto) e BIC (codice di iden­ti­fi­ca­zio­ne della banca), ed even­tual­men­te la partita IVA.


8. Una volta adeguato l’intero documento alle vostre esigenze e perciò anche a quelle dei vostri clienti, potete procedere con la me­mo­riz­za­zio­ne del vostro nuovo modello di documento di trasporto. Se de­si­de­ra­te uti­liz­zar­lo già e inviarlo a un cliente, salvatelo allora in formato PDF.