In­ven­ta­rio Excel: il modello di in­ven­ta­rio da scaricare

Se siete degli im­pren­di­to­ri, di certo co­no­sce­re­te la si­tua­zio­ne: ogni anno voi e i vostri di­pen­den­ti vi trovate alle prese con un in­ven­ta­rio da fare e, so­prat­tut­to se la vostra azienda produce e/o vende merci, questo ri­chie­de­rà molto tempo. Per questo, meglio con­cen­trar­si sulle cose im­por­tan­ti e ri­spar­mia­re tempo. Ad esempio, potreste uti­liz­za­re un modello di in­ven­ta­rio­per ri­spar­mia­re molto lavoro di for­mat­ta­zio­ne.

Ogni anno le aziende devono formulare un elenco completo dell’in­ven­ta­rio: ma cosa c’è nel vostro in­ven­ta­rio e quali debiti devono essere ancora saldati? L’in­ven­ta­rio fornisce sia a voi che all’ufficio delle imposte un quadro accurato dello stato della vostra attività. Esistono tre diversi tipi di in­ven­ta­rio:

• In­ven­ta­rio fisico: qui si contano, si misurano, si pesano o si valutano tutti i beni materiali.
• In­ven­ta­rio contabile: qui vengono tracciate le attività non materiali, correnti e i debiti con i dati estratti dai vostri libri contabili.
• In­ven­ta­rio dei beni mobili: in questo tipo di in­ven­ta­rio vengono re­gi­stra­ti tutti i beni mobili, come veicoli e mac­chi­na­ri.

L’in­ven­ta­rio fisico è il più di­spen­dio­so in termini di tempo perché è ne­ces­sa­rio re­gi­stra­re ogni singolo articolo nel più breve tempo possibile. Un modello per l’in­ven­ta­rio o un in­ven­ta­rio adeguato rendono questo processo molto più semplice.

Nell’in­ven­ta­rio fisico sono uti­liz­za­te perlopiù liste. Di­stri­bui­te le liste ai vostri di­pen­den­ti o agli as­si­sten­ti in modo che, con l’aiuto di questo documento, possano re­gi­stra­re fa­cil­men­te tutte le scorte effettive della vostra azienda. Per fare questo, l’in­ven­ta­rio risulta diviso in più colonne:

• De­scri­zio­ne dell’articolo: qui in­se­ri­re­te l’esatta de­scri­zio­ne di ogni articolo.
• Numero di articolo: in un’azienda, ogni articolo ha il proprio numero di in­ven­ta­rio. Può essere utile ordinare l’in­ven­ta­rio per numero di articolo e po­si­zio­na­re questa colonna a sinistra, o altrove, a seconda di come or­di­ne­re­te il vostro magazzino.
• Quantità: in questa colonna, il di­pen­den­te inserisce il risultato del suo conteggio o della sua mi­su­ra­zio­ne.
• Unità di misura: questa colonna indica il tipo di unità con­si­de­ra­ta, dunque se si tratta di numeri di pezzi, di peso, di lunghezza o di altre unità di misura.
• Valore: il valore degli articoli viene suddiviso in due colonne diverse. Prima si immette il valore del singolo elemento e poi il valore totale ri­sul­tan­te dalla somma del conteggio.

Alla fine di ogni foglio, si sommano i valori totali di ogni lista dei diversi elementi. Non bisogna riportare le giacenze da un foglio all’altro, ma a ogni foglio si ri­co­min­cia da capo con una nuova fattura. Solo alla fine, su un foglio separato, si contano tutti i totali insieme.

Oltre alla tabella vera e propria, l’in­ven­ta­rio contiene anche delle in­for­ma­zio­ni ag­giun­ti­ve al fine di garantire una do­cu­men­ta­zio­ne quanto più accurata possibile. A ogni foglio, inoltre, viene assegnato un numero in modo da poterne tenere traccia e da fa­ci­li­tar­ne la com­pren­sio­ne in un secondo momento, non solo per voi ma anche in caso di verifica fiscale. Inoltre, ogni foglio deve essere com­ple­ta­to con la data e la firma.

Con quasi tutti i programmi per i fogli di calcolo (come Excel), ma anche con i moderni software di ela­bo­ra­zio­ne testi, è possibile creare un in­ven­ta­rio ordinato e utile. Quando si crea il modello per l’in­ven­ta­rio, prestate par­ti­co­la­re at­ten­zio­ne alle esigenze dei di­pen­den­ti che eseguono ef­fet­ti­va­men­te il conteggio. Ad esempio, as­si­cu­ra­te­vi di lasciare lo spazio suf­fi­cien­te per compilare ogni voce e cercate di non mettere troppi elementi in una sola pagina. Tenete presente che i vostri di­pen­den­ti compilano le liste a mano, quindi affinché le voci restino leggibili, le colonne non devono essere troppo piccole.

Se si crea un modello di in­ven­ta­rio, potrete inserire e valutare elet­tro­ni­ca­men­te tutti i dati in un secondo momento, ag­giun­gen­do sem­pli­ce­men­te i valori nell’in­ven­ta­rio su Excel. Questo permette anche di sfruttare al meglio le capacità di Excel: ad esempio, uti­liz­zan­do la funzione somma per al­leg­ge­ri­re il lavoro di calcolo. A ogni modo è comunque ne­ces­sa­rio stampare le liste e scrivere a mano la data e la firma.

Per creare un in­ven­ta­rio su Excel, è ne­ces­sa­rio uti­liz­za­re le righe superiori per creare un’in­te­sta­zio­ne valida per tutto il documento. Qui si do­vreb­be­ro trovare tutte le in­for­ma­zio­ni ne­ces­sa­rie. Non di­men­ti­ca­te di se­le­zio­na­re le cornici in modo che i campi della tabella siano ancora visibili, anche dopo aver stampato l’in­ven­ta­rio.

Potrete strut­tu­ra­re e per­so­na­liz­za­re il vostro in­ven­ta­rio in due modi diversi. Da un lato, potrete inserire colonne ag­giun­ti­ve per elencare in­for­ma­zio­ni par­ti­co­lar­men­te rilevanti per la vostra azienda, come ad esempio il luogo di ar­chi­via­zio­ne degli oggetti o dei commenti sugli articoli. L’altro modo è quello di compilare in anticipo alcune parti delle liste dell’in­ven­ta­rio per fa­ci­li­ta­re il lavoro dei vostri di­pen­den­ti, così da renderle anche più scor­re­vo­li alla lettura. Ad esempio, è possibile compilare in anticipo l’in­te­sta­zio­ne di ogni foglio.

Può anche essere utile inserire le de­scri­zio­ni dei prodotti e i numeri di articolo. Tuttavia istruite bene i di­pen­den­ti circa il modo di fare l’in­ven­ta­rio: questi do­vreb­be­ro passare in esame scaffale per scaffale, senza saltare mai da un elemento all’altro, solo perché in colonne adiacenti nella lista avete elencato delle merci po­si­zio­na­te lontane tra loro. Vi con­si­glia­mo dunque, di mettervi nei panni di coloro che dovranno compilare l’in­ven­ta­rio e di rendere il lavoro dei vostri di­pen­den­ti il più semplice possibile per ridurre al minimo le fonti di errore.

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