Libro giornale: funzioni e nozioni di base

I libri contabili per la gestione fiscale di un’attività com­mer­cia­le sono diversi sia in termini di funzione che di im­por­tan­za. I libri contabili e i registri si dividono tra ob­bli­ga­to­ri, ovvero imposti per legge, e fa­col­ta­ti­vi, la cui tenuta è a propria di­scre­zio­ne. Le scritture contabili non sono tuttavia uguali per tutti ma variano in base alla natura dell’attività svolta e alla sua di­men­sio­ne. In generale comunque la norma vuole che tali scritture debbano essere tenute per 10 anni dalla data dell’ultima re­gi­stra­zio­ne o, al­ter­na­ti­va­men­te, per il periodo previsto dalle leggi speciali e dai controlli fiscali. Andando di­ret­ta­men­te al sodo, i libri contabili e i registri ob­bli­ga­to­ri per gli im­pren­di­to­ri com­mer­cia­li secondo la normativa ci­vi­li­sti­ca e quella fiscale sono i seguenti:

• Libro giornale

• Libro degli inventari

• Libro delle scritture au­si­lia­rie

• Registri IVA

• Registro dei beni am­mor­tiz­za­bi­li

• Registro delle scritture au­si­lia­rie di magazzino

In aggiunta a questi bisogna sempre con­ser­va­re anche gli originali delle lettere, dei te­le­gram­mi e delle fatture ricevute e di quelle spedite.

Di questi il libro giornale è cer­ta­men­te uno dei più im­por­tan­ti per l’am­mi­ni­stra­zio­ne della propria azienda da un punto di vista fiscale. Sebbene infatti cor­ri­spon­da a un documento molto simile a una tabella Excel, al suo interno vengono iscritti i pagamenti in denaro contante in entrata e in uscita. Tramite la tenuta di tale libro diventa così possibile pre­sen­ta­re all’Agenzia delle Entrate una distinta con­te­nen­te tutti i pagamenti avvenuti in questo modo, oltre che chia­ra­men­te a tutte le altre tran­sa­zio­ni con pagamento in diversa forma (addebito, bonifico e carte). La legge prevede che a tenere il libro giornale siano tutti gli im­pren­di­to­ri com­mer­cia­li, senza di­stin­zio­ne tra aziende e la­vo­ra­to­ri autonomi.

Gli articoli dal 13 al 22 del DPR n. 600/73 di­sci­pli­na­no quali sono i soggetti vincolati all’obbligo di tenuta di tale scrittura contabile. No­no­stan­te le dif­fe­ren­ze relative alla natura del soggetto operante e del regime contabile uti­liz­za­to, in generale sono sot­to­po­sti all’obbligo di tenuta del libro giornale coloro che ap­par­ten­go­no alle seguenti categorie:

• Le società soggette ad Ires (Spa, Sapa, Srl, società coo­pe­ra­ti­ve e di mutua as­si­cu­ra­zio­ne);

• Enti pubblici e privati diversi dalle società soggette ad Ires, nonché i trust, residenti in Italia, che hanno per oggetto esclusivo o prin­ci­pa­le l’esercizio di attività com­mer­cia­li;

• Le as­so­cia­zio­ni non ri­co­no­sciu­te, i consorzi e le altre or­ga­niz­za­zio­ni non ap­par­te­nen­ti ad altri soggetti passivi, che hanno per oggetto esclusivo o prin­ci­pa­le l’esercizio di attività com­mer­cia­li;

• Le stabili or­ga­niz­za­zio­ni di società ed enti non residenti nel ter­ri­to­rio dello Stato;

• Le Snc, le Sas e i soggetti ad esse equi­pa­ra­ti ai sensi dell’articolo 5 del DPR n. 917/86;

• Le persone fisiche che eser­ci­ta­no imprese com­mer­cia­li ai sensi dell’articolo 55 del DPR n. 917/86;

• Le imprese di al­le­va­men­to di animali che eccedono i limiti di cui all’articolo 32, comma 2, lettera b) del DPR n. 917/86;

• Le imprese esercenti attività agricole che si avvalgono dei regimi forfetari di cui all’articolo 56-bis del DPR n. 917/86;

• Le imprese esercenti attività di agri­tu­ri­smo di cui all’articolo 5 della Legge n. 413/91;

• Le persone fisiche che eser­ci­ta­no arti e pro­fes­sio­ni ai sensi dell’articolo 53, comma 1, del DPR n. 917/86;

• Le società o as­so­cia­zio­ni fra artisti e pro­fes­sio­ni­sti di cui all’articolo 5, comma 3, lettera c), del DPR n. 917/86.

Cio­no­no­stan­te il libro giornale non va con­si­de­ra­to solo e uni­ca­men­te come un obbligo e quindi un peso scomodo, ma piuttosto anche come un utile strumento che, sempre se cor­ret­ta­men­te compilato di volta in volta, aiuta a sem­pli­fi­ca­re si­gni­fi­ca­ti­va­men­te la do­cu­men­ta­zio­ne e il suc­ces­si­vo calcolo del ren­di­con­to. Tale do­cu­men­ta­zio­ne permette così anche di tenere sempre sott’occhio lo stato della propria cassa e quindi, in parte, delle proprie finanze.

I principi della tra­spa­ren­za e della com­pren­si­bi­li­tà sono fon­da­men­ta­li per una corretta tenuta del libro giornale. Allo scopo di adempiere a questi obblighi formali è im­por­tan­te che seguiate le norme contenute nell’articolo 2219, che prevedono di evitare: spazi bianchi, in­ter­li­nee e trasporti in margine. A questi poi si ag­giun­go­no i dati che sono ob­bli­ga­to­ri a norma di legge, e che sono:

• Data dell’ope­ra­zio­ne;

• De­scri­zio­ne dell’ope­ra­zio­ne;

• Rap­pre­sen­ta­zio­ne dell’ope­ra­zio­ne;

• Importi delle ope­ra­zio­ni, distinti per ciascun mastro.

La do­cu­men­ta­zio­ne delle ope­ra­zio­ni deve sempre avvenire in sequenza cro­no­lo­gi­ca, e prevede qualunque ope­ra­zio­ne per la quale avvenga un esborso o un incasso. Una volta terminato il periodo a cui fa ri­fe­ri­men­to il vostro libro giornale non vi resta altro che calcolare una riga dopo l’altra tutti i dati tra­scrit­ti, così da ottenere il saldo finale.

7. A questo punto non vi resta che con­trol­la­re la cor­ret­tez­za del calcolo del saldo, tra­scri­ve­re la data di chiusura del libro giornale in questione, e, nel caso in cui stiate uti­liz­zan­do un libro giornale in formato digitale, stamparlo.

Come già pre­ce­den­te­men­te men­zio­na­to, non sono ac­cet­ta­bi­li cor­re­zio­ni di vario genere all’interno del libro giornale. Questo significa che è as­so­lu­ta­men­te fon­da­men­ta­le riportare i dati di­li­gen­te­men­te e at­ten­ta­men­te, giorno dopo giorno. Inoltre tutti i dati vanno tra­scrit­ti nel documento ufficiale entro e non oltre la giornata suc­ces­si­va.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.