Conferma d’ordine: esempi e modelli

Quando un cliente accetta la vostra offerta, nella sua totalità o solo par­zial­men­te, vi comunica di procedere con l’ero­ga­zio­ne del servizio o con la consegna della merce pre­ce­den­te­men­te of­fer­ta­gli. Da un punto di vista puramente legale non è ob­bli­ga­to­ria la redazione di una conferma d’ordine, ma ci sono vari motivi per i quali vale la pena di ri­spon­de­re a un ordine con una conferma d’ordine scritta.

Un documento di questo genere serve infatti a rias­su­me­re i dettagli discussi per telefono, per mail o a voce, e a mostrare le eventuali modifiche apportate rispetto a quanto si era pre­ce­den­te­men­te offerto. Inoltre la conferma d’ordine serve a mettere nero su bianco le vostre con­di­zio­ni di vendita e a in­for­mar­ne il cliente, so­prat­tut­to nel caso si tratti di un nuovo cliente.

La conferma d’ordine permette al cliente di prendere visione di tutti gli aspetti dell’ope­ra­zio­ne com­mer­cia­le in questione e gli offre la pos­si­bi­li­tà di chiarire anzitempo eventuali malintesi. Per voi invece, in quanto offerenti e con­traen­ti, la conferma d’ordine significa assumersi il dovere di fornire la pre­sta­zio­ne o la merce con­cor­da­ta alle con­di­zio­ni stabilite. Per questo motivo è molto im­por­tan­te che all’interno del documento siano sempre contenute tutte le in­for­ma­zio­ni rilevanti per un’evasione ottimale dell’ordine. A questo scopo poter contare su di un modulo di conferma d’ordine pre­im­po­sta­to, tra l’altro gratuito, rap­pre­sen­ta un aiuto in­di­spen­sa­bi­le. So­li­ta­men­te si tratta di un file in Word o in Excel.

Un altro vantaggio di una conferma d’ordine scritta ben redatta è che può essere uti­liz­za­ta anche in sede di tribunale nel caso in cui si dovesse ma­lau­gu­ra­ta­men­te giungere a un con­ten­zio­so tra voi e un cliente. Per redigere cor­ret­ta­men­te una conferma d’ordine non è ne­ces­sa­rio né disporre di un software specifico né di una laurea in legge. Infatti i comuni programmi di ela­bo­ra­zio­ne testi e di fogli di calcolo come Word ed Excel offrono tutti gli strumenti e le funzioni ne­ces­sa­rie per la messa a punto di una conferma d’ordine e per poterla suc­ces­si­va­men­te stampare e inviare fi­si­ca­men­te o salvarla in formato PDF e spedirla per e-mail.

Per far sì di non essere costretti a scrivere da nuovo un documento ogni qual volta si riceve un ordine da parte di un cliente, è buona prassi quella di rea­liz­za­re un modulo di conferma d’ordine con Word o Excel, o di affidarsi a uno già pre­im­po­sta­to. Quest’ultima opzione si con­trad­di­stin­gue per avere già inclusi nel documento tutte le com­po­nen­ti basilari e per essere dotata di campi mo­di­fi­ca­bi­li in ogni momento in base alle vostre esigenze.

Grazie all’ampia scelta online di modelli di conferme d’ordine con Word ed Excel specifici per i vari settori, trovate sempre dei prototipi adatti alle vostre esigenze. Le loro dif­fe­ren­ze da un punto di vista del layout e degli elementi con­te­nu­ti­sti­ci sono di poco conto, ren­den­do­li ottimali per l’in­te­ra­zio­ne con pressoché qualunque cliente. Con il giusto modello riuscite a creare la base per far sì che il vostro documento non sia solamente completo e corretto, ma anche adatto a ogni settore d’utilizzo e a tipi di ordine più comuni. Per poi adeguare il documento alle vostre esigenze, dovete solamente apportare un paio di modifiche e salvare il file.

Una volta che avete deciso per quale dei due programmi optare e scaricato il ri­spet­ti­vo modello, apritelo con un doppio click. Prima di poter inviare il documento ai vostri clienti dovete fare at­ten­zio­ne e apportare le seguenti modifiche:

• In alto a sinistra vanno inseriti i dati relativi alla vostra azienda, e sotto di essi quelli del cliente;

• l’at­ten­zio­ne del lettore viene attirata dall’oggetto del documento che si trova in alto a destra; in questo caso sarà “Conferma d’ordine”. Ad ogni modo anche qui potete scegliere di per­so­na­liz­za­re ri­por­tan­do un titolo più specifico e dritto al punto, ad esempio “Conferma del vostro ordine inviato in data GG/MM/AAAA” o “Conferma del vostro ordine N.***”;

• sul lato destro vengono invece riportati i dati relativi al documento in questione. Se lo de­si­de­ra­te potete già inserire il numero di telefono e l’indirizzo e-mail della vostra azienda, o di­ret­ta­men­te quello del referente dell’ordine. Al­tri­men­ti qui dovete at­tua­liz­za­re la data in cui il documento è stato redatto, il numero della conferma d’ordine, il numero cliente (ovvero il numero al quale cor­ri­spon­de il cliente nel vostro database), e il re­spon­sa­bi­le dell’ordine in questione presso la vostra azienda;

• una volta riportati tutti i dati relativi alla vostra azienda e al vostro cliente si passa al testo della vostra conferma d’ordine, tramite il quale vi rivolgete di­ret­ta­men­te al cliente. Qui vi è offerta la pos­si­bi­li­tà di rin­gra­zia­re il cliente per aver deciso di affidare a voi l’ordine in questione e di in­tro­dur­re quella che è la lista dei beni o delle pre­sta­zio­ni oggetto dell’ordine;

• a seguire vi è la tabella all’interno della quale vengono elencati gli articoli o i servizi. In ogni riga va inserito un prodotto/servizio diverso. So­li­ta­men­te vengono incluse la de­scri­zio­ne precisa, la quantità, il prezzo singolo e il prezzo totale delle singole posizioni. All’evenienza potete chia­ra­men­te aumentare o diminuire le colonne e le righe a vostro pia­ci­men­to;

• ai piedi della tabella vanno riportati la somma totale di tutte le posizioni senza im­po­ni­bi­le, l’im­po­ni­bi­le (IVA), così come il totale com­pren­si­vo di IVA;

• giunti ormai quasi alla con­clu­sio­ne della vostra conferma d’ordine avete l’ultima occasione per ri­vol­ger­vi di­ret­ta­men­te al cliente e indicare delle in­for­ma­zio­ni ag­giun­ti­ve che non sono ancora state riportate. A questo punto potete anche men­zio­na­re le vostre con­di­zio­ni di pagamento e di consegna, le in­di­ca­zio­ni sulla riserva sulla priorità e le con­di­zio­ni generali;

• a chiusura del documento vi è il piè di pagina, dove oltre a riportare ancora una volta i vostri dati di contatto avete la pos­si­bi­li­tà di indicare i vostri dati bancari (IBA, BIC, nome della banca, partita IVA, ecc.).

Una volta adottati tutti i cam­bia­men­ti necessari potete allora salvare il documento, stamparlo e inviarlo al cliente in­te­res­sa­to. È chia­ra­men­te possibile salvare il documento in formato PDF e inviarlo per e-mail.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.