Modelli di libro giornale: un utile aiuto per la con­ta­bi­li­tà della vostra azienda

Il libro giornale è uno dei libri contabili in assoluto più im­por­tan­ti per l’am­mi­ni­stra­zio­ne fiscale della vostra azienda. All’interno di un semplice documento che spesso cor­ri­spon­de a una tabella Excel, vengono riportati i pagamenti in contanti in entrata e in uscita di un’azienda. In questo modo alla fine dell’anno contabile si è in grado di pre­sen­ta­re all’Agenzia delle Entrate anche una distinta con tutte le tran­sa­zio­ni di pagamento in contanti, oltre chia­ra­men­te a tutte le tran­sa­zio­ni avvenute per mezzo di addebito, bonifico o pagamento con carte.

Il libro giornale serve per as­si­cu­rar­si di non di­men­ti­car­si nessuna tran­sa­zio­ne, e per fare questo risultano par­ti­co­lar­men­te utili i modelli pronti all’uso. I vantaggi di un libro giornale digitale sotto forma di una tabella Excel sono i seguenti: è facile da tenere, è chiaro, e gli importi vengono calcolati au­to­ma­ti­ca­men­te. In par­ti­co­la­re questo ultimo punto è par­ti­co­lar­men­te im­por­tan­te, infatti uti­liz­zan­do i fogli di calcolo ci si ri­spar­mia­no calcoli rischiosi e complessi, e il tempo ne­ces­sa­rio per eseguirli.

Il libro giornale è ob­bli­ga­to­rio per tutti gli im­pren­di­to­ri com­mer­cia­li, e per ognuno di essi è rac­co­man­da­to l’utilizzo di un modello digitale pronto all’uso, in­di­pen­den­te­men­te dal fatto che abbiate un’azienda o lavoriate come liberi pro­fes­sio­ni­sti. Un modello adatto può essere scaricato online. Qui di seguito trovate il link per il download di un modello digitale di libro giornale e con esso tutte le in­for­ma­zio­ni im­por­tan­ti per com­pi­lar­lo ade­gua­ta­men­te. Vi spie­ghia­mo anche chi è soggetto per legge alla tenuta del libro giornale.

L’obbligo in questione è di­sci­pli­na­to dagli articoli dal 13 al 22 del DPR n. 600/73. Sebbene ci siano dif­fe­ren­ze riguardo al modo di tenuta dei libri contabili in base alla natura del soggetto e al regime contabile adottato, ob­bli­ga­to­rio o vo­lon­ta­rio (infatti alcune scritture contabili possono essere richieste al fine di be­ne­fi­cia­re di de­ter­mi­na­te age­vo­la­zio­ni fiscali), i soggetti vincolati all’obbligo di tenuta delle scritture contabili sono i seguenti:

• Le società soggette ad Ires (Spa, Sapa, Srl, società coo­pe­ra­ti­ve e di mutua as­si­cu­ra­zio­ne);
• Enti pubblici e privati diversi dalle società soggette ad Ires, nonché i trust, residenti in Italia, che hanno per oggetto esclusivo o prin­ci­pa­le l’esercizio di attività com­mer­cia­li;
• Le as­so­cia­zio­ni non ri­co­no­sciu­te, i consorzi e le altre or­ga­niz­za­zio­ni non ap­par­te­nen­ti ad altri soggetti passivi, che hanno per oggetto esclusivo o prin­ci­pa­le l’esercizio di attività com­mer­cia­li;
• Le stabili or­ga­niz­za­zio­ni di società ed enti non residenti nel ter­ri­to­rio dello Stato;
• Le Snc, le Sas e i soggetti ad esse equi­pa­ra­ti ai sensi dell’articolo 5 del DPR n. 917/86;
• Le persone fisiche che eser­ci­ta­no imprese com­mer­cia­li ai sensi dell’articolo 55 del DPR n. 917/86;
• Le imprese di al­le­va­men­to di animali che eccedono i limiti di cui all’articolo 32, comma 2, lettera b) del DPR n. 917/86;
• Le imprese esercenti attività agricole che si avvalgono dei regimi for­fet­ta­ri di cui all’articolo 56-bis del DPR n. 917/86;
• Le imprese esercenti attività di agri­tu­ri­smo di cui all’articolo 5 della Legge n. 413/91;
• Le persone fisiche che eser­ci­ta­no arti e pro­fes­sio­ni ai sensi dell’articolo 53, comma 1, del DPR n. 917/86;
• Le società o as­so­cia­zio­ni fra artisti e pro­fes­sio­ni­sti di cui all’articolo 5, comma 3, lettera c), del DPR n. 917/86.

Tuttavia, in­di­pen­den­te­men­te dagli obblighi vari, tenere un libro contabile è sempre una pratica con­ve­nien­te che permette di avere una visione chiara delle proprie tran­sa­zio­ni in entrata e in uscita e dunque, in parte, dello stato delle proprie finanze.

La distinta che sot­to­po­ne­te al termine dell’anno contabile all’Agenzia dell’Entrate deve essere sempre tenuta seguendo i principi di tra­spa­ren­za e com­pren­si­bi­li­tà. L’articolo 2219 del codice civile inoltre regola che la tenuta del libro giornale deve avvenire secondo le norme di una con­ta­bi­li­tà ordinata, ovvero senza:

• Spazi bianchi;
• In­ter­li­nee;
• Trasporti in margine.

Ci sono poi dei dati ob­bli­ga­to­ri che devono essere sempre presenti nel libro giornale, che sono:

• La data dell’ope­ra­zio­ne;
• la de­scri­zio­ne dell’ope­ra­zio­ne;
• la rap­pre­sen­ta­zio­ne dell’ope­ra­zio­ne;
• gli importi delle ope­ra­zio­ni distinti per ciascun mastro.

Il nostro modello sca­ri­ca­bi­le di libro giornale contiene tutti i dati necessari per un’ordinata e corretta tenuta delle ope­ra­zio­ni contabili. Suddivise in sette colonne vengono riportate le seguenti in­for­ma­zio­ni:

1. Il numero della riga;
2. il numero del documento/scontrino a cui fa ri­fe­ri­men­to la singola tran­sa­zio­ne di soldi contanti;
3. la data dell’ope­ra­zio­ne contabile;
4. i soldi in entrata;
5. i soldi in uscita;
6. un’an­no­ta­zio­ne/de­scri­zio­ne relativa al tipo di ope­ra­zio­ne ef­fet­tua­ta;
7. il saldo (calcolato au­to­ma­ti­ca­men­te) delle ope­ra­zio­ni in entrata e in uscita.

Nella parte in alto del documento si trovano due ulteriori campi: nel primo va inserito il nome della vostra azienda, e nel secondo va inserito il periodo di ri­fe­ri­men­to del libro giornale. In fondo alla tabella, oltre ai vari totali delle ope­ra­zio­ni, va riportata la data e la vostra firma.

Tutte le ope­ra­zio­ni com­mer­cia­li ef­fet­tua­te vanno do­cu­men­ta­te cro­no­lo­gi­ca­men­te. La com­ple­tez­za è tutto, anche l’acquisto di un fran­co­bol­lo, tanto per fare un esempio, va cor­ret­ta­men­te riportato nel libro giornale. Il vantaggio maggiore della versione Excel del modello di libro giornale è che il programma fa i calcoli au­to­ma­ti­ca­men­te, for­nen­do­vi di­ret­ta­men­te il saldo finale.

Qui di seguito vi guidiamo passo passo su come procedere nella com­pi­la­zio­ne del libro giornale:

1. Per prima cosa riportate il nome della vostra azienda o della vostra attività.
    
2. Poi scrivete il periodo di validità del libro giornale in questione: potete anche decidere di iniziare con la data odierna. Una mossa saggia è quella di indicare il termine del periodo del libro contabile im­me­dia­ta­men­te prima di stamparlo, solo dopo aver riportato l’ultima tran­sa­zio­ne.
    
3. Il passo suc­ces­si­vo è quello di riportare l’attuale si­tua­zio­ne di cassa all’interno della tabella. Questo va fatto nella prima riga dove trovate scritto “Saldo attuale”: segnate la data e la si­tua­zio­ne di cassa.
    
4. Dunque si inizia con l’im­mis­sio­ne cro­no­lo­gi­ca delle tran­sa­zio­ni in contanti della giornata (o del periodo relativo al libro contabile): il numero di scontrino cor­ri­spon­den­te all’importo pagatovi in denaro contante, la data della tran­sa­zio­ne e la somma sborsata o ricevuta. L’im­por­tan­te è che ri­por­tia­te tutte le singole ope­ra­zio­ni e che i numeri e i valori siano corretti.

5. Nella colonna “De­scri­zio­ne ope­ra­zio­ne” vanno bre­ve­men­te tra­scrit­te delle in­for­ma­zio­ni riguardo alla tran­sa­zio­ne in oggetto, come ad esempio può essere il numero di un ordine. Tutti i dati e i numeri vanno riportati nel libro giornale al più tardi il giorno dopo l’avvenuta tran­sa­zio­ne.
    
6. In basso a destra, sotto la tabella, vengono calcolate le somme totali di tutte le ope­ra­zio­ni in entrata e in uscita, e re­gi­stra­to il saldo finale. Prima di stampare il libro cassa compilato dovete però ac­cer­tar­vi di aver riportato cor­ret­ta­men­te tutti i valori, in modo che il saldo totale risulti calcolato senza errori. Tale saldo andrà poi riportato come base di partenza nella prima riga del libro contabile suc­ces­si­vo.
    
7. So­li­ta­men­te il libro contabile lo si stampa a chiusura di giornata. Con­trol­la­te perciò di aver scritto il periodo di ri­fe­ri­men­to nell’in­te­sta­zio­ne del documento e, una volta stampato, sot­to­scri­ve­te il documento e ar­chi­via­te­lo cro­no­lo­gi­ca­men­te insieme agli altri. Salvare il documento in formato digitale è al­tret­tan­to con­si­glia­to.
    
8. Il giorno seguente aprite il modello originale e in­co­min­cia­te l’ope­ra­zio­ne da capo.

È im­por­tan­te notare quanto segue: i dati non possono essere mo­di­fi­ca­ti suc­ces­si­va­men­te, questo con­trav­ver­reb­be infatti alle basi della con­ta­bi­li­tà così come è regolata. Ma se doveste ac­cor­ger­vi di aver commesso un errore è bene che sappiate che non è possibile fare cor­re­zio­ni, quindi è as­so­lu­ta­men­te ne­ces­sa­rio iden­ti­fi­ca­re l’errore prima della stampa. Si tratta di una questione di tra­spa­ren­za.

Nella Digital Guide di IONOS trovate ulteriori in­for­ma­zio­ni su una corretta com­pi­la­zio­ne del libro giornale.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.