Nota di credito: spie­ga­zio­ne, modelli e consigli

Fattura o nota di credito? Quali sono le dif­fe­ren­ze tra le due? Quando bisogna fatturare una consegna di beni o la pre­sta­zio­ne di un servizio, spesso si fa con­fu­sio­ne. Quindi ci si chiede cosa distingue le due e quando bisogna emettere una nota di credito. Vi spie­ghia­mo cos'è una nota di credito, quando usarla a proprio vantaggio e come crearne una.

La nota di credito è una tipologia di fattura, ossia un documento fiscale regolato dall’art. 26 del D.P.R. 633/72. Questo documento, detto anche nota di va­ria­zio­ne, viene redatto nel momento in cui si necessita di stornare una fattura già emessa in pre­ce­den­za, che è stata con­se­gna­ta all’ente o al cliente di ri­fe­ri­men­to. Ci sono alcuni motivi prin­ci­pa­li per cui è ne­ces­sa­rio che venga emessa una nota di credito:

• per cor­reg­ge­re una fattura emessa in pre­ce­den­za, che risulta errata;
• per la ri­so­lu­zio­ne di un contratto;
• per un errore nel pagamento di una fattura, ossia se questa non è stata pagata oppure se è stata pagata par­zial­men­te.

In Italia esistono molte tipologie di fattura, per questo se si gestisce un’attività com­mer­cia­le, è opportuno co­no­scer­le tutte e sapere ri­co­no­sce­re quando emettere la fattura giusta, e come. I tipi di fattura at­tual­men­te in vigore sono:

• Documento di trasporto
• Fattura pro-forma
• Parcella e avviso
• Fattura immediata
• Fattura differita
• Fattura an­ti­ci­pa­ta
• Fattura d’acconto
• Fattura per omaggi
• Fattura per campioni gratuiti
• Fattura coin­te­sta­ta
• Fattura sem­pli­fi­ca­ta
• Fattura ac­com­pa­gna­to­ria
• Fattura in­tra­co­mu­ni­ta­ria
• Au­to­fat­tu­ra
• Note di va­ria­zio­ne, suddivise a loro volta in note di credito e note di debito.

È im­por­tan­te sot­to­li­nea­re che una fattura e una nota di credito hanno le stesse ca­rat­te­ri­sti­che: devono riportare entrambe data e nu­me­ra­zio­ne e, inoltre, devono essere re­gi­stra­te nei Registri IVA e nel Libro Giornale. Come abbiamo accennato pre­ce­den­te­men­te, nel caso in cui dopo l’emissione e la re­gi­stra­zio­ne di una fattura, dovesse sus­si­ste­re la necessità di aumentare l’im­po­ni­bi­le di quella data imposta a causa, per esempio, di un errore o di un’ine­sat­tez­za, si deve emettere una nota di credito.

Riguardo la va­ria­zio­ne di una fattura già emessa, si ha obbligo di emettere una nota di debito se la va­ria­zio­ne è in aumento, al contrario, se la va­ria­zio­ne è in di­mi­nu­zio­ne, non si ha un obbligo fiscale, ma la pos­si­bi­li­tà del venditore o del fornitore di un servizio di emettere la nota di credito. Os­ser­via­mo meglio la dif­fe­ren­za tra le due:

• nota di debito: si applica quando la fattura ori­gi­na­ria contiene un importo più basso del dovuto. In questo caso il cliente ha un debito nei confronti di chi ha emesso la fattura.
   
• nota di credito: si applica quando la fattura ori­gi­na­ria contiene un importo più alto del dovuto. Se la tran­sa­zio­ne è già avvenuta, il cliente ha un credito nei confronti di chi ha emesso la fattura.

Inoltre è bene osservare che nel caso di va­ria­zio­ne in di­mi­nu­zio­ne dell’imposta bisogna con­si­de­ra­re altri due casi. Il primo: non si hanno limiti di tempo per l’emissione della nota di credito in caso di an­nul­la­men­to, revoca, re­scis­sio­ne, abbuoni o sconti previsti con­trat­tual­men­te, procedure rimaste in­frut­tuo­se, o in casi di cambi di gestore di telefonia mobile. Il secondo: bisogna emettere la nota di credito entro l’anno se gli sconti e gli abbuoni non sono previsti con­trat­tual­men­te e se si emette tale nota per errata fat­tu­ra­zio­ne.

Rag­giun­ge­re un accordo con il vostro cliente o fornitore riguardo le emissioni delle note di accredito, può essere van­tag­gio­so per entrambe le parti. Un esempio tipico: quando un su­bap­pal­ta­to­re o un freelance lavora a lungo termine con una grande azienda. Da un lato, il cliente risparmia tempo e fatica: non deve con­trol­la­re le fatture in entrata, di fatto ha creato lui stesso la nota di credito cor­ri­spon­den­te. E ancora, il cliente non deve attendere l’arrivo della fattura.

Ma ci sono anche vantaggi per il fornitore di servizi: risparmia tempo e non dovrà scrivere fatture o solleciti. Con una nota di credito, il de­sti­na­ta­rio del servizio annuncia già il suo pagamento. Tuttavia, l'ap­pal­ta­to­re dovrà comunque ve­ri­fi­ca­re la nota di accredito sulla base delle pre­sta­zio­ni fornite.

Dato che la nota di credito ha lo stesso valore di una fattura, in essa devono essere contenute sia tutte le in­for­ma­zio­ni che possano iden­ti­fi­car­la uni­vo­ca­men­te, sia tutte le in­for­ma­zio­ni che indicano la fattura a cui si fa ri­fe­ri­men­to. In una nota di credito non possono mancare:

• data di com­pi­la­zio­ne;
• un numero pro­gres­si­vo per la nu­me­ra­zio­ne delle note di credito emesse durante l’anno;
• i ri­fe­ri­men­ti di nu­me­ra­zio­ne, la data e i prodotti della fattura a cui si fa ri­fe­ri­men­to;
• le cor­re­zio­ni della fattura.

L’ope­ra­zio­ne per l’emissione di una nota di credito non è par­ti­co­lar­men­te difficile, so­prat­tut­to se si utilizza un software di fat­tu­ra­zio­ne. Infatti senza uno strumento che possa au­to­ma­tiz­za­re tutto il processo, si rischia di com­met­te­re fa­cil­men­te qualche errore poiché ogni in­for­ma­zio­ne dovrà essere inserita ma­nual­men­te. Con un software di fat­tu­ra­zio­ne, invece, spesso l’emissione di note di credito avviene in modo au­to­ma­ti­co. Trovate altre in­for­ma­zio­ni utili su questo argomento, nell’articolo "Nota di credito: cor­reg­ge­re una fattura" della nostra Startup Guide.

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