Nota spese: fac simile da scaricare

Di norma i costi sostenuti durante una trasferta di lavoro vanno do­cu­men­ta­ti per poi essere op­por­tu­na­men­te rim­bor­sa­ti. Un rimborso spese può essere di tre tipi e, in par­ti­co­la­re, quando si opta per il rimborso spese a piè di pagina è ne­ces­sa­rio compilare una nota spese. Per ottenere quindi i soldi indietro dal datore di lavoro è opportuno fare at­ten­zio­ne a riportare cor­ret­ta­men­te tutti i costi relativi al viaggio in­tra­pre­so.

I classici costi che derivano da un viaggio di lavoro sono relativi al vitto e al­l'al­log­gio ma anche al mezzo di trasporto usato per recarsi nel luogo di de­sti­na­zio­ne. A volte è l'azienda stessa a or­ga­niz­za­re il tutto per il di­pen­den­te ri­spar­mian­do­gli così la ricerca, l'an­ti­ci­po del pagamento e la com­pi­la­zio­ne di una suc­ces­si­va nota spese per ottenere il rimborso dei costi sostenuti. Ma se così non fosse, il di­pen­den­te dovrà prenotare il suo soggiorno e con­ser­va­re ricevute e documenti at­te­stan­ti le spese sostenute per redigere la nota spese al termine del viaggio.

Questo documento è rilevante per il reparto contabile di un'a­zien­da ma anche per l'Agenzia delle Entrate, in quanto tali costi con­tri­bui­sco­no alla for­ma­zio­ne del reddito com­ples­si­vo d'impresa. Inoltre anche il rimborso a beneficio del di­pen­den­te determina il reddito com­ples­si­vo del la­vo­ra­to­re e stabilirà le tasse e i con­tri­bu­ti da pagare sullo stipendio totale percepito. Sono in genere esentasse le spese sostenute per il trasporto, spesso rim­bor­sa­te dal­l'a­zien­da con un for­fet­ta­rio.

Anche nel caso in cui un'a­zien­da non preveda un rimborso spese, il di­pen­den­te in sede di di­chia­ra­zio­ne dei redditi ha la pos­si­bi­li­tà di indicare le spese di viaggio sostenute e ottenere delle cor­ri­spet­ti­ve age­vo­la­zio­ni, indicando ad esempio il costo del biglietto del mezzo di trasporto uti­liz­za­to (che va sempre op­por­tu­na­men­te con­ser­va­to e allegato).

In un modello di una nota spese si trovano quattro elementi fon­da­men­ta­li, che ri­por­tia­mo qui di seguito.

1. Costi per il trasporto: in questo campo vanno indicati i costi sostenuti per il viaggio in aereo, in treno, in nave, ecc. È ne­ces­sa­rio con­ser­va­re i biglietti e allegarli alla nota spese per ottenere il rimborso. Nel caso in cui ci si sia serviti della propria au­to­vet­tu­ra, si ricorre in genere a un rimborso chi­lo­me­tri­co secondo la tabella ACI.

2. Spese di per­not­ta­men­to: in questo campo va inserito il costo del­l'ho­tel o del­l'al­log­gio scelto. Se la colazione non è inclusa, andrà riportata se­pa­ra­ta­men­te alla voce “Vitto”.

3. Costi sostenuti per il vitto: in questo campo rientrano tutti i pasti svolti durante la trasferta. Ov­via­men­te se non sono stati fissati degli importi for­fet­ta­ri che verranno rim­bor­sa­ti, è bene ve­ri­fi­ca­re se vi siano delle in­di­ca­zio­ni date dal­l'a­zien­da per evitare di spendere cifre eccessive che non potranno essere rim­bor­sa­te.

4. Altri costi: in questo campo vanno inseriti tutti gli altri costi che non rientrano nelle sezioni pre­ce­den­ti, ad esempio il par­cheg­gio.

Gli elementi indicati finora con­tri­bui­sco­no a formare il corpo centrale della nota spese, che in sostanza prevede l'elenco di tutte le spese sostenute durante la trasferta. Oltre a queste voci variabili, non bisogna di­men­ti­ca­re di inserire i campi standard, ovvero:

• Numero pro­gres­si­vo della nota spese (opzionale)
• Ri­fe­ri­men­ti del­l'a­zien­da: nome, ragione sociale e indirizzo
• Dati ana­gra­fi­ci del di­pen­den­te: nome, cognome, indirizzo, posizione al­l'in­ter­no del­l'a­zien­da, eventuale codice iden­ti­fi­ca­ti­vo o matricola
• Data e luogo della trasferta
• Eventuali an­no­ta­zio­ni da portare al­l'at­ten­zio­ne del­l'a­zien­da
• Firma del di­pen­den­te (ed even­tual­men­te anche del datore di lavoro)

La nota spese che abbiamo ideato è stata creata in Word, perciò è ne­ces­sa­rio apportare le modifiche uti­liz­zan­do di­ret­ta­men­te il software di Microsoft. Per poter accedere a tutte le funzioni richieste dovete prima di tutto vi­sua­liz­za­re gli strumenti per svi­lup­pa­to­ri. Se non dovessero essere già di­spo­ni­bi­li nel menu, spo­sta­te­vi sulla tab “File” tra le opzioni e attivate le funzioni avanzate nella sezione dedicata alla per­so­na­liz­za­zio­ne della barra mul­ti­fun­zio­ne.

Se volete rendere il modulo in­te­rat­ti­vo avete a di­spo­si­zio­ne elementi di controllo. Gli utenti del modulo possono quindi scegliere dalle opzioni e mo­di­fi­ca­re le voci. Nel fac simile di nota spese abbiamo ad esempio inserito elementi per la selezione della data.

Inoltre è possibile ag­giun­ge­re un’in­te­sta­zio­ne o un piè di pagina. Nel modello dato avete la pos­si­bi­li­tà di so­sti­tui­re i dati di esempio con quelli della vostra azienda e inserire altri elementi a vostro pia­ci­men­to, come il logo dell’azienda.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.