Allestire la po­sta­zio­ne di smart working – lavorare in modo sicuro ed ef­fi­cien­te

Più fles­si­bi­li­tà, nessun viaggio da casa all’ufficio e un migliore equi­li­brio tra lavoro e vita privata: sono molti i vantaggi dello smart working. E anche le aziende ne traggono vantaggio: ad esempio, perché ci sono meno re­stri­zio­ni regionali e possono scegliere tra un gruppo più ampio di candidati. Tuttavia, per poter lavorare in modo ef­fi­cien­te, efficace e sicuro a casa, è con­si­glia­bi­le tenere a mente alcune cose. Vi con­si­glia­mo come allestire la vostra po­sta­zio­ne di smart working a casa.

In generale, in Italia il datore di lavoro non è obbligato a dover concedere lo smart working, anche se ciò non toglie che esista una legge per lo smart working. Tuttavia, se con­cor­da­to con il vostro datore di lavoro, è ne­ces­sa­rio tenere conto di alcuni diritti e obblighi. Tra questi vi rientrano la sicurezza e la salute del la­vo­ra­to­re. Tuttavia, le basi giu­ri­di­che non si applicano a tutti i tipi di lavori da casa:

• Te­le­la­vo­ro: seppure le basi giu­ri­di­che si dif­fe­ren­zi­no tra settore pubblico e privato, so­li­ta­men­te l’al­le­sti­men­to della po­sta­zio­ne di lavoro per il te­le­la­vo­ro a casa del di­pen­den­te è a carico del datore di lavoro. L'orario di lavoro set­ti­ma­na­le e la durata del­l'al­le­sti­men­to sono stabiliti nel contratto di lavoro o in un accordo scritto. Una po­sta­zio­ne di te­le­la­vo­ro deve essere at­trez­za­ta dal datore di lavoro o da una persona da lui in­ca­ri­ca­ta. Ciò include mobili e at­trez­za­tu­re da lavoro come computer e telefoni. Inoltre, il datore di lavoro deve adempiere a tutti gli obblighi in materia di salute e sicurezza sul lavoro che devono essere osservati negli uffici del­l'a­zien­da.
• Te­le­la­vo­ro mobile: a dif­fe­ren­za delle con­di­zio­ni giu­ri­di­che del te­le­la­vo­ro, quelle del te­le­la­vo­ro mobile non sono definite dalla legge. Il te­le­la­vo­ro mobile o il lavoro a distanza non sono legati né al­l'uf­fi­cio né a un luogo di lavoro de­ter­mi­na­to, come la propria casa. I di­pen­den­ti possono svolgere il proprio lavoro ovunque uti­liz­zan­do un notebook, un tablet o uno smart­pho­ne. Il datore di lavoro non è obbligato ad allestire la relativa po­sta­zio­ne di lavoro. Altre con­di­zio­ni valgono anche per quanto riguarda l'orario di lavoro, la sicurezza sul lavoro e la pro­te­zio­ne dei dati.

In linea di principio, i datori di lavoro sono obbligati a garantire la salute e la sicurezza dei propri di­pen­den­ti in ufficio e nelle po­sta­zio­ni di te­le­la­vo­ro. Se avete deciso di lavorare da casa e de­si­de­ra­te allestire la vostra po­sta­zio­ne, è ne­ces­sa­rio ef­fet­tua­re una va­lu­ta­zio­ne dei rischi e ve­ri­fi­ca­re suc­ces­si­va­men­te l'ef­fi­ca­cia delle misure.

1. Va­lu­ta­zio­ne dei rischi: contiene la de­scri­zio­ne delle cir­co­stan­ze che in­fluen­za­no la sicurezza e la salute sul lavoro e ne derivano adeguate misure di sicurezza sul lavoro.
2. Controllo del­l'ef­fi­ca­cia delle misure: si tratta della verifica del­l'ef­fi­ca­cia delle misure di sicurezza sul lavoro. Se, ad esempio, l'il­lu­mi­na­zio­ne è in­suf­fi­cien­te, il datore di lavoro deve fornirla. Questo vale anche per oggetti di ar­re­da­men­to per l’ufficio er­go­no­mi­ci.

Chiunque lavori da casa per un lungo periodo di tempo o re­go­lar­men­te dovrebbe allestire una po­sta­zio­ne di lavoro fissa per lo smart working. Ma a cosa bisogna prestare at­ten­zio­ne?

Na­tu­ral­men­te non è sempre possibile allestire un ufficio separato per il lavoro quo­ti­dia­no e non è neanche as­so­lu­ta­men­te ne­ces­sa­rio. Tuttavia, è con­si­glia­bi­le prevedere uno spazio suf­fi­cien­te. Per ri­spet­ta­re i requisiti er­go­no­mi­ci e garantire una suf­fi­cien­te libertà di movimento, so­li­ta­men­te si dovrebbe avere a di­spo­si­zio­ne una su­per­fi­cie che va dagli 8 ai 10 metri quadrati. Lo spazio per il movimento che consente di mo­di­fi­ca­re la postura di lavoro e i movimenti di com­pen­sa­zio­ne deve essere di almeno 1,5 metri quadrati.

Per separare bene il lavoro e la vita privata, è anche con­si­glia­bi­le creare un confine fisico tra gli spazi di lavoro e quelli della sfera privata. A tal proposito sono utili i divisori per le stanze come scaffali o piante. Inoltre, per la scelta dell'area di lavoro si deve tenere conto della posizione delle finestre. Ideal­men­te, il posto di lavoro dovrebbe essere disposto pa­ral­le­la­men­te di fronte alla finestra per evitare ab­ba­glia­men­ti e riflessi sullo schermo causati dalla luce del giorno.

Nell’al­le­sti­men­to di una po­sta­zio­ne per lo smart working deve essere presa in con­si­de­ra­zio­ne l’ergonomia della po­sta­zio­ne di lavoro. L'o­biet­ti­vo è quello di garantire la salute fisica e mentale, con­sen­ten­do al tempo stesso di svolgere il lavoro in modo ef­fi­cien­te e senza errori. In questo caso si deve anche tenere conto dei singoli fattori fisici come l'altezza e il peso.

Gli aspetti er­go­no­mi­ci da valutare includono ad esempio:

• Si­ste­ma­zio­ne delle at­trez­za­tu­re di lavoro come scrivania e sedia
• Facilità di utilizzo di hardware e software
• Influenze esterne come aria, luce e rumore

Esempio di seduta dinamica:

La po­sta­zio­ne di lavoro è regolata cor­ret­ta­men­te quando la parte superiore e inferiore del braccio e la parte superiore e inferiore delle gambe formano un angolo di 90 gradi l'una rispetto all'altra. I piedi devono essere saldi sul pavimento e paralleli tra loro. Se questo non è possibile, un pog­gia­pie­di sarà d'aiuto. I palmi delle mani e dei gomiti sono allo stesso livello del mouse e della tastiera. La distanza dal monitor è di almeno 50 cen­ti­me­tri. L'altezza dello schermo deve essere regolata in modo che la linea superiore dello schermo sia leg­ger­men­te al di sotto dell'asse visivo.

Una po­sta­zio­ne er­go­no­mi­ca per lo smart working non tiene conto solo di una scrivania e di una sedia da ufficio regolate sulle proprie esigenze, ma considera anche un'a­de­gua­ta di­spo­si­zio­ne delle at­trez­za­tu­re di lavoro. Un aspetto spesso tra­scu­ra­to è l'il­lu­mi­na­zio­ne della po­sta­zio­ne di lavoro. Un'il­lu­mi­na­zio­ne er­go­no­mi­ca è composta da vari com­po­nen­ti. Oltre ad as­si­cu­rar­si di ricevere il più possibile la luce diretta del giorno, la po­sta­zio­ne dovrebbe avere un'il­lu­mi­na­zio­ne a soffitto chiara e uniforme. Ciò può essere ot­ti­miz­za­to anche con l'il­lu­mi­na­zio­ne indiretta, ad esempio a parete. L'il­lu­mi­na­zio­ne sup­ple­men­ta­re della scrivania consente di il­lu­mi­na­re la su­per­fi­cie di lavoro in modo mirato. Que­st'ul­ti­ma dovrebbe fornire un il­lu­mi­na­men­to di almeno 500 lux.

Chiunque al­le­sti­sca una po­sta­zio­ne di lavoro per lo smart working dovrebbe anche tenere d'occhio le po­ten­zia­li fonti di pericolo. Ad esempio, una gestione dei cavi ben ponderata riduce al minimo il rischio di in­ciam­pa­re mentre si è casa. I cavi devono rimanere ben fissati sul pavimento. Più cavi possono essere rag­grup­pa­ti insieme con fascette o in canaline. Gli ali­men­ta­to­ri, le prese multiple e i fasci di cavi possono essere riposti in una vaschetta portacavi fissata sotto la scrivania.

Anche stare seduti a lungo e il poco movimento rap­pre­sen­ta­no un rischio. Per stimolare la cir­co­la­zio­ne, alleviare i gruppi muscolari e prevenire la tensione, ci si dovrebbe as­si­cu­ra­re di fare ab­ba­stan­za movimento sul posto di lavoro, anche quando si è a casa. Le con­di­zio­ni ottimali vengono create, ad esempio, da una scrivania re­go­la­bi­le in altezza. In questo modo è possibile passare da una fase di lavoro all'altra, al­ter­nan­do i momenti in cui si sta seduti a quelli in cui si è in piedi. Si può anche allestire la po­sta­zio­ne di lavoro di modo che i di­spo­si­ti­vi non siano po­si­zio­na­ti di­ret­ta­men­te sulla scrivania. Così, si è costretti ad alzarsi per te­le­fo­na­re, stampare documenti o eseguire scansioni. In generale, tutto ciò che porta varietà al movimento è utile e benvisto.

Una po­sta­zio­ne per lo smart working ben at­trez­za­ta comprende anche il software e l'hard­ware, così come gli strumenti per co­mu­ni­ca­re con i colleghi e l'accesso agevole al server aziendale. Soluzioni spe­ci­fi­che per l'ufficio come Microsoft Excel 365 offrono una gamma completa di funzioni per la col­la­bo­ra­zio­ne al­l'in­ter­no delle aziende. Le comuni ap­pli­ca­zio­ni per l’ufficio come l'e­la­bo­ra­zio­ne di testi, i fogli di calcolo e le pre­sen­ta­zio­ni sono a di­spo­si­zio­ne di tutti i di­pen­den­ti, in­di­pen­den­te­men­te dal luogo in cui si trovano.

Molti dati aziendali sono estre­ma­men­te sensibili. Per potervi accedere in modo sicuro mentre si lavora da casa, ricorrere a una Virtual Private Network (VPN) è una buona opzione. La rete di co­mu­ni­ca­zio­ne virtuale consente la tra­smis­sio­ne sicura dei dati su una linea pubblica at­tra­ver­so speciali procedure di cifratura e di au­ten­ti­ca­zio­ne. Una volta impostata, è facile da usare. Si­cu­ra­men­te anche il personale in­for­ma­ti­co della vostra azienda vi offrirà il suo aiuto per la con­fi­gu­ra­zio­ne del software per l’home office.

Quando si lavora in un ufficio in comune con molte altre persone, le piccole cose vengono ra­pi­da­men­te discusse di persona. Una pausa pranzo insieme viene spesso uti­liz­za­ta anche per chiarire questioni di lavoro. Quindi, per garantire che la co­mu­ni­ca­zio­ne con i colleghi si svolga senza intoppi anche durante lo smart working, le piat­ta­for­me e i servizi di co­mu­ni­ca­zio­ne sono es­sen­zia­li. Per l'or­ga­niz­za­zio­ne della col­la­bo­ra­zio­ne si rac­co­man­da un buon software per la gestione dei progetti.

Le soluzioni cloud sono ideali per me­mo­riz­za­re grandi quantità di dati e renderle di­spo­ni­bi­li a un gruppo se­le­zio­na­to di persone. È possibile accedere e mo­di­fi­ca­re i file in team de­cen­tra­liz­za­ti e da qualsiasi luogo. Con funzioni come la sin­cro­niz­za­zio­ne au­to­ma­ti­ca, i dati sui diversi di­spo­si­ti­vi finali sono sempre ag­gior­na­ti. So­li­ta­men­te è possibile creare e gestire diversi account e così si ri­ce­ve­ran­no i permessi di lettura e scrittura anche mentre si lavora da casa.

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