Co­mu­ni­ca­zio­ne sul lavoro: a cosa prestare at­ten­zio­ne?

La co­mu­ni­ca­zio­ne è im­por­tan­te, anche e so­prat­tut­to nella vita pro­fes­sio­na­le. Tutti sono d’accordo ma molti, tuttavia, si limitano solamente al contatto con i clienti. Nulla da eccepire, ma un buon contatto con i clienti è futile se le cose non fun­zio­na­no in­ter­na­men­te. Ecco perché la co­mu­ni­ca­zio­ne di lavoro è così im­por­tan­te: quando i colleghi si trattano cor­ret­ta­men­te e parlano aper­ta­men­te tra loro, questo porta avanti l'intera azienda. Come si può garantire che la co­mu­ni­ca­zio­ne sia adeguata sul posto di lavoro?

La co­mu­ni­ca­zio­ne in azienda influisce su vari aspetti. Da un lato, è ne­ces­sa­rio tenere conto della persona a cui ci si rivolge: c’è una gerarchia da ri­spet­ta­re? O si tratta di due colleghi allo stesso livello? La co­mu­ni­ca­zio­ne sul lavoro riguarda sia un ambito ma­cro­sco­pi­co dell’intera azienda che i singoli rapporti tra individui.

Se la co­mu­ni­ca­zio­ne tra colleghi o tra superiori e su­bor­di­na­ti è ina­de­gua­ta, è probabile che in breve tempo sorgano dei problemi. Al contrario se ci si prende il tempo per con­fron­tar­si e co­mu­ni­ca­re aper­ta­men­te, è quasi im­pos­si­bi­le che si pre­sen­ti­no malintesi e conflitti da essi derivanti. Ma è già suf­fi­cien­te che una sola parte si esprima in modo poco chiaro per arrivare a conflitti, anche senza che vi sia alcuna cattiva in­ten­zio­ne. In si­tua­zio­ni di questo tipo ad aiutare non è solamente un aumento della co­mu­ni­ca­zio­ne, ma anche un mi­glio­ra­men­to. Anche la co­mu­ni­ca­zio­ne può essere insegnata e spesso un corso di for­ma­zio­ne può risultare utile nel far sì che le persone si com­pren­da­no meglio.

Tuttavia, i conflitti non nascono solo da questioni di lavoro. Anche sul posto di lavoro sono spesso le emozioni alla base dei problemi. Mettere da parte le proprie emozioni negative ver­ba­liz­zan­do­le prima che diventino veri e propri conflitti fa parte di una strategia di co­mu­ni­ca­zio­ne positiva. Se un di­pen­den­te ha la sen­sa­zio­ne che i suoi colleghi, o il proprio superiore, lo ascoltino e lo capiscano, non c'è motivo di aspet­tar­si che un malessere cresca piano piano fino a scoppiare, ci si potrà tran­quil­la­men­te con­fron­ta­re e risolvere il problema in fase em­brio­na­le.

Le con­ver­sa­zio­ni raf­for­za­no i legami in­ter­per­so­na­li. Un buon legame al­l'in­ter­no del team aiuta a motivarne i com­po­nen­ti. Se un di­pen­den­te ha la sen­sa­zio­ne di fare parte di una squadra di lavoro sarà più motivato a dare il meglio e sa­cri­fi­car­si per il successo della stessa, a dif­fe­ren­za di quanto accada se si ritiene un guerriero solitario. Questo funziona in un piccolo gruppo di lavoro così come nell’intero contesto aziendale. Se tutti co­mu­ni­ca­no aper­ta­men­te tra loro, le barriere in­ter­per­so­na­li vengono meno e il cammino di marcia è condiviso. Un'at­mo­sfe­ra generale positiva porta tutti a dare di più.

Se i superiori si prendono il tempo ne­ces­sa­rio per trattare con ogni singolo di­pen­den­te, possono capire meglio i singoli punti di forza e di debolezza. In questo modo si possono di­stri­bui­re meglio i compiti, ef­fet­tua­re una for­ma­zio­ne mirata e pro­muo­ve­re i talenti. Le squadre di lavoro possono anche essere meglio as­sem­bla­te se si ha un quadro generale det­ta­glia­to dei singoli di­pen­den­ti. In questo modo si possono combinare per­fet­ta­men­te caratteri diversi con abilità diverse. A medio termine, questi adat­ta­men­ti mi­glio­ra­no la pro­dut­ti­vi­tà del­l'in­te­ra azienda.

Un altro fattore che con­tri­bui­sce alla pro­dut­ti­vi­tà è la crea­ti­vi­tà: le con­ver­sa­zio­ni stimolano nuove idee. Un’atmosfera aperta e positiva permette di in­trat­te­ne­re con­ver­sa­zio­ni al­tret­tan­to aperte e positive, spa­lan­can­do le porte alla crea­ti­vi­tà. Le idee nuove per­met­to­no di com­ple­ta­re al meglio e più ve­lo­ce­men­te i propri compiti. Questo non si applica solo al­l'in­ter­no di un team: anche lo scambio di idee tra i diversi reparti può favorire il successo di un'a­zien­da. A con­tri­bui­re sono spesso gli estranei, fornendo un punto di vista nuovo.

Mentre i punti di cui sopra sono in primo luogo vantaggi per l'azienda, il singolo di­pen­den­te può anche be­ne­fi­cia­re di maggiori capacità di co­mu­ni­ca­zio­ne. Se nel vostro lavoro sapete come espri­mer­vi cor­ret­ta­men­te, questo può avere dei vantaggi per la carriera. So­prat­tut­to se si desidera assumere posizioni di lea­der­ship, i datori di lavoro prestano at­ten­zio­ne alle capacità co­mu­ni­ca­ti­ve, poiché ricoprire una posizione ge­rar­chi­ca diversa a volte porta anche a sollevare argomenti spia­ce­vo­li.

Coloro i quali tendono a evitare si­tua­zio­ni di questo genere o che non rea­gi­sco­no in modo co­strut­ti­vo durante le di­scus­sio­ni non mostrano qualità di lea­der­ship. Se invece, di­mo­stra­te buone capacità di co­mu­ni­ca­zio­ne sul lavoro, le pro­ba­bi­li­tà di essere promossi aumentano.

Dunque quale può essere con­si­de­ra­ta una buona co­mu­ni­ca­zio­ne? Molto ha a che fare con l'a­per­tu­ra verso gli altri, ma anche con la capacità di espri­mer­si cor­ret­ta­men­te. A giocare un ruolo im­por­tan­te sono tuttavia anche fattori meno ovvi.

Aprirsi al­l'in­te­ra­zio­ne è l'essenza stessa di una cultura basata su una co­mu­ni­ca­zio­ne positiva. I conflitti possono essere risolti ra­pi­da­men­te solo se colleghi e superiori si trattano con rispetto. Troppo spesso, tuttavia, parlare alle spalle, insultare e mob­biz­za­re i colleghi è al­l'or­di­ne del giorno in molti ambienti di lavoro. Le persone parlano di colleghi alle loro spalle o trat­ten­go­no de­li­be­ra­ta­men­te in­for­ma­zio­ni per ottenere un vantaggio personale. Ma ciò inficia la pro­dut­ti­vi­tà del team, rendendo ne­ces­sa­ria una soluzione rapida e fun­zio­na­le dei problemi.

L'a­per­tu­ra svolge anche un ruolo im­por­tan­te nella cultura della di­scus­sio­ne: di­scus­sio­ni co­strut­ti­ve possono svi­lup­par­si solo se uno riconosce e accetta l'o­pi­nio­ne altrui come possibile soluzione, magari anche senza ne­ces­sa­ria­men­te con­di­vi­der­la. Se vi attenete osti­na­ta­men­te al vostro punto di vista, è ine­vi­ta­bi­le che i progetti non potranno pro­se­gui­re. Se d'altro canto tutte le parti si con­fron­ta­no aper­ta­men­te con i con­tri­bu­ti altrui, le idee possono ali­men­tar­si a vicenda e quindi raf­for­za­re sia la crea­ti­vi­tà che la pro­dut­ti­vi­tà.

Una cattiva co­mu­ni­ca­zio­ne nel lavoro non sempre ha a che fare con la ri­lut­tan­za o le cattive in­ten­zio­ni, spesso è una questione di non essere capaci. Se nelle con­ver­sa­zio­ni manca la chiarezza ne­ces­sa­ria, sorgono ra­pi­da­men­te in­com­pren­sio­ni o le in­for­ma­zio­ni non vengono trasmesse cor­ret­ta­men­te. È quindi im­por­tan­te prestare at­ten­zio­ne alla for­mu­la­zio­ne delle proprie richieste, as­si­cu­ran­do­si che sia chiara. Che si tratti di una e-mail, di una riunione o di una con­ver­sa­zio­ne alla macchina del caffè: na­scon­de­re il messaggio dietro parole vuote è con­tro­pro­du­cen­te. Argomenti par­ti­co­lar­men­te com­pli­ca­ti nel contesto la­vo­ra­ti­vo ne­ces­si­ta­no di spie­ga­zio­ni det­ta­glia­te in modo da non causare di­sin­te­res­se o in­com­pren­sio­ne. Più di ogni altra cosa questo significa prendersi il proprio tempo. Anche ripetere o ri­chie­de­re in­for­ma­zio­ni serve a rendere più chiari fatti complessi.

Di­pen­den­ti e datori di lavoro devono fare i conti con gli effetti di ciò che scrivono e dicono. Un tono incauto può essere ra­pi­da­men­te frainteso. Anche in questo caso, un lin­guag­gio chiaro aiuta ad evitare i conflitti e a lavorare in modo più mirato.

Gen­ti­lez­za, cortesia e rispetto reciproco, sia tra pari grado che tra superiori e su­bor­di­na­ti: l’im­por­tan­te è poter co­mu­ni­ca­re guar­dan­do­si in faccia. Non c'è niente di più rapido per creare una cattiva atmosfera di lavoro che la mancanza di rispetto. Spesso capita che chi occupa una posizione di­ri­gen­zia­le adotti una lea­der­ship ag­gres­si­va per raf­for­za­re la propria autorità. Ma la strategia più efficace è quasi opposta: quando un manager tratta i propri di­pen­den­ti con rispetto, questi ultimi sono molto più felici sul lavoro e più disposti a fare e dare di più. Ma il rispetto va in entrambe le direzioni. I di­pen­den­ti do­vreb­be­ro anche sforzarsi di trattare i loro superiori con al­tret­tan­to rispetto.

La co­mu­ni­ca­zio­ne non è una strada a senso unico: chi parla deve essere ascoltato. La capacità di ascoltare gli altri è im­por­tan­te quanto un modo chiaro di espri­mer­si. A questo proposito è ne­ces­sa­ria una buona dose di apertura, ma per l'ascolto reciproco è ne­ces­sa­rio fare un passo suc­ces­si­vo. Lasciare tempo all'altro perché possa così dare il suo con­tri­bu­to invece di parlargli sopra, è la base di una buona co­mu­ni­ca­zio­ne in ambito sia privato che pro­fes­sio­na­le, così come l'empatia e la capacità di ri­spon­de­re con­cre­ta­men­te a quanto è stato detto. Non si tratta di stare seduti in silenzio mentre qualcun altro sta parlando. La com­pren­sio­ne è il fattore decisivo, sia nelle con­ver­sa­zio­ni pro­fes­sio­na­li che in quelle più intime. Se non c’è intesa, è ne­ces­sa­rio porre domande, di­mo­stran­do così interesse e uno sforzo atto alla com­pren­sio­ne, come a dire: "Il tuo con­tri­bu­to mi interessa".

Nessuno è perfetto. Tutti lo sanno, ma solo pochi lo ammettono. Ammettere i propri errori è la base perfetta per impostare una buona co­mu­ni­ca­zio­ne. Coloro che si scusano one­sta­men­te per gli errori commessi hanno un effetto di­sar­man­te: l'am­mis­sio­ne aperta di un errore provoca empatia nel­l'al­tra persona. Per inciso, ritenere che una simile am­mis­sio­ne sia un segno di debolezza è as­so­lu­ta­men­te errato. Chi ammette gli errori e ne affronta le con­se­guen­ze dimostra la propria forza. Solo chi è debole nasconde le proprie sventure sotto il tappetto, sperando che nessuno venga mai a guardarci.

Una volta compreso perché una buona co­mu­ni­ca­zio­ne è im­por­tan­te sul posto di lavoro e cosa la con­trad­di­stin­gue, potete chiarire come stabilire una cultura co­strut­ti­va di di­scus­sio­ne nella vostra azienda. Sono diverse le tecniche che si sono di­mo­stra­te af­fi­da­bi­li.

In molte aziende, gli incontri sono percepiti come un fastidio perché sot­trag­go­no tempo senza apportare granché: mentre uno parla, gli altri siedono più o meno annoiati. Ma non deve essere per forza così. Gli incontri aperti a tutti servono a impostare una cultura aziendale basata sul dibattito e forte di con­tri­bu­ti in­te­res­san­ti apportati dai vari col­la­bo­ra­to­ri. Ognuno dovrebbe essere invitato at­ti­va­men­te a par­te­ci­pa­re alle di­scus­sio­ni, fare domande e pre­sen­ta­re le proprie idee.

Non tutti sono in grado di riferire con facilità argomenti par­ti­co­lar­men­te complessi. Per questo motivo le e-mail e altri documenti sono adatti per ordinare i pensieri in modo ordinato per­met­ten­do una for­mu­la­zio­ne chiara. In questo modo si evitano malintesi. Tuttavia, la posta elet­tro­ni­ca dovrebbe servire so­prat­tut­to per ap­pro­fon­di­re, mentre il confronto di persona fa sì che ci sia un maggior grado d’intesa. Una co­mu­ni­ca­zio­ne puramente scritta diventa ra­pi­da­men­te una strada a senso unico, dalla quale non sca­tu­ri­sco­no di­scus­sio­ni co­strut­ti­ve.

Alcune persone si sentono a disagio a parlare di fronte a grandi gruppi di persone. In questo caso vi assistono i colloqui a quattr’occhi, che per­met­to­no anche ai più timidi di dire la propria. Non è ne­ces­sa­rio che ci sia un grado di gerarchia tra le due parti, anche di­scus­sio­ni tra due colleghi dello stesso livello possono essere molto proficue. La con­ver­sa­zio­ne in una cerchia limitata di persone non solo aiuta a parlare più aper­ta­men­te, ma favorisce anche l'ascolto. Se i grandi gruppi vi di­strag­go­no, in un colloquio in­di­vi­dua­le pre­ste­re­te maggiore at­ten­zio­ne alla vostra con­tro­par­te. Le in­cer­tez­ze possono anche essere eliminate di­ret­ta­men­te, perché l'a­scol­ta­to­re può chiedere senza ini­bi­zio­ni, cosa più com­pli­ca­ta in un grande gruppo.

Diversi strumenti possono con­tri­bui­re a garantire che le in­for­ma­zio­ni siano trasmesse cor­ret­ta­men­te e nella loro com­ple­tez­za. La prima è chia­ra­men­te la lingua stessa. Semplici for­mu­la­zio­ni rendono più facile la com­pren­sio­ne per l'a­scol­ta­to­re. Se si na­scon­do­no le in­for­ma­zio­ni dietro frasi so­fi­sti­ca­te e immagini figurate, si dà certo prova della propria eloquenza, ma non si fornisce chiarezza nella tra­smis­sio­ne delle in­for­ma­zio­ni, aspetto molto più rilevante nella co­mu­ni­ca­zio­ne sul lavoro.

Ma oltre alla lingua si possono usare ad esempio i media visivi, che hanno la capacità di attirare l'at­ten­zio­ne e sem­pli­fi­ca­re le cose. Un buon diagramma o una grafica sono in grado di offrire un sup­ple­men­to alle spie­ga­zio­ni lin­gui­sti­che. Allo stesso tempo, il lin­guag­gio del corpo svolge un ruolo da non sot­to­va­lu­ta­re nella co­mu­ni­ca­zio­ne efficace. Segnali positivi come il sorriso e il contatto visivo ga­ran­ti­sco­no un buon clima e una maggiore di­spo­ni­bi­li­tà a prestare at­ten­zio­ne. Un gesto ap­pro­pria­to, che supporta il con­tri­bu­to verbale, fornisce inoltre una maggiore chiarezza.

Sembra banale, ma non è chiaro a tutti: l’atmosfera ami­che­vo­le gioca un ruolo fon­da­men­ta­le nel far sì che il vostro in­ter­lo­cu­to­re sia più di­spo­ni­bi­le a par­te­ci­pa­re in modo co­strut­ti­vo. Oltre a un'e­spres­sio­ne facciale allegra, piccole battute innocue aiutano a creare buon umore. Allo stesso tempo, tuttavia, si dovrebbe anche fornire con­fi­den­za. Ciò vale na­tu­ral­men­te so­prat­tut­to per le persone che ricoprono una posizione di comando. Ma la fiducia in se stessi produce effetti positivi anche tra colleghi di pari grado: se si dubita di se stessi, anche quello che co­mu­ni­ca­te sarà in­fluen­za­to da questo alone di in­cer­tez­za.

Anche la co­mu­ni­ca­zio­ne, così come qualunque altra qualità, richiede tempo e al­le­na­men­to per mi­glio­ra­re. Si può fare pratica, si possono fre­quen­ta­re corsi e la­bo­ra­to­ri specifici. Passo dopo passo si impara a mi­glio­ra­re la co­mu­ni­ca­zio­ne nel proprio lavoro, dal lin­guag­gio del corpo all’im­po­sta­zio­ne di un discorso. Anche per posizioni come freelance o dirigenti vengono offerti corsi su misura, che af­fron­ta­no sfide spe­ci­fi­che. Inoltre, se si prevede qualche tipo di sostegno all’interno della propria azienda, ha senso non lasciare che ogni di­pen­den­te lavori in­di­pen­den­te­men­te sulla propria co­mu­ni­ca­zio­ne, ma riunire l'intero team in un workshop di gruppo.

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