Come condurre un colloquio di lavoro con successo

Il colloquio di lavoro è il momento decisivo dell’intero processo di can­di­da­tu­ra. Tramite di esso, i dati più o meno im­per­so­na­li dei vari curricula vitae prendono vita e possono essere fi­nal­men­te valutati. Mentre per superare il primo ostacolo della pre­se­le­zio­ne vi affidate alle co­sid­det­te hard skill, come for­ma­zio­ne, qua­li­fi­ca­zio­ne e co­no­scen­ze par­ti­co­la­ri, in questa fase vengono valutate per­so­na­li­tà, mo­ti­va­zio­ne, capacità co­mu­ni­ca­ti­ve e, più in generale, la presenza. In due parole le soft skill del candidato.

Chi non ha alcuna espe­rien­za sul come fare un colloquio a un candidato, rischia di incappare im­me­dia­ta­men­te negli errori del prin­ci­pian­te. A cui ap­par­ten­go­no, per esempio, il lasciarsi in­fluen­za­re da simpatie ed emotività, di­men­ti­ca­re domande centrali per la va­lu­ta­zio­ne del candidato, o condurre l’in­ter­vi­sta senza seguire una struttura, il che rende im­pos­si­bi­le una com­pa­ra­zio­ne dei candidati una volta terminati i colloqui di selezione.

Questa sorta di guida su come condurre un colloquio di lavoro dovrebbe aiutarvi a evitare questi errori e condurre un’in­ter­vi­sta pro­fes­sio­na­le, così da trovare il candidato ideale per la vostra azienda.

Il colloquio di selezione serve allo scopo di sem­pli­fi­ca­re la scelta dei migliori candidati per le posizioni vacanti nella vostra azienda. Questo obiettivo non va mai perso di vista durante lo svol­gi­men­to del colloquio. Perché questo sia possibile bisogna sì porre le giuste domande, così come rimanere neutrali nella va­lu­ta­zio­ne, ma anche saper creare un’atmosfera rilassata, nella quale il candidato si possa sentire a proprio agio. Le con­di­zio­ni più im­por­tan­ti sono una buona pre­pa­ra­zio­ne e una strut­tu­ra­zio­ne chiara del colloquio.

Per quanto riguarda la struttura del colloquio, può risultare molto utile stabilire un limite di tempo per i vari argomenti del colloquio. Così facendo, sarà possibile evitare che alcune fasi si pro­lun­ghi­no inu­til­men­te e che i punti più im­por­tan­ti debbano poi essere trattati in fretta e furia alla fine, magari perché il prossimo candidati sta at­ten­den­do in sala d’attesa. Ge­ne­ral­men­te il colloquio non dovrebbe comunque durare più di un’ora, meglio ancora se ci si mantiene sotto i 45 minuti. Questo può risultare van­tag­gio­so non solo per i candidati, messi sotto pressione, ma anche al re­spon­sa­bi­le del personale nel caso in cui debba svolgere più colloqui uno dopo l’altro.

La struttura base ottimale di un colloquio co­no­sci­ti­vo è la seguente:

• Saluto e pre­sen­ta­zio­ne dei presenti (5 minuti)
• In­ter­vi­sta del candidato (da 15 a 20 minuti)
• Pre­sen­ta­zio­ne dell’azienda (da 5 a 10 minuti)
• Domande da parte del candidato (10 minuti)
• Chiusura (5 minuti)

Condurre un colloquio co­no­sci­ti­vo senza alcuna pre­pa­ra­zio­ne, il candidato lo nota, perché gli verranno richieste in­for­ma­zio­ni che sono già esposte in maniera chiara sul cur­ri­cu­lum vitae. Questo, oltre a mettervi in una si­tua­zio­ne spia­ce­vo­le, reca anche danno alla vostra azienda, poiché potrebbe far scappare i candidati più qua­li­fi­ca­ti, che non si sentono suf­fi­cien­te­men­te ap­prez­za­ti.

Lo stesso vale per una cattiva or­ga­niz­za­zio­ne e uno svol­gi­men­to caotico. I seguenti errori or­ga­niz­za­ti­vi vanno as­so­lu­ta­men­te evitati:

• Il personale che accoglie i candidati non è stato informato del colloquio.
• Il candidato deve aspettare a lungo prima dell’inizio del colloquio.
• I documenti uti­liz­za­ti durante il colloquio non sono di­spo­ni­bi­li per tutti i presenti.
• La stanza dove si svolge l’incontro è stata riservata da qualcun altro e il colloquio deve essere sospeso.

Pren­de­te­vi dunque il tempo ne­ces­sa­rio per una corretta pre­pa­ra­zio­ne. Leggete con at­ten­zio­ne i documenti di can­di­da­tu­ra, ap­pun­tan­do­vi le vostre con­si­de­ra­zio­ni, così da disporre sempre delle in­for­ma­zio­ni più salienti durante il colloquio. Lo stesso vale anche per vuoti e mancanze presenti nel CV. Di­mo­stran­do di conoscere il percorso e il profilo pro­fes­sio­na­le del candidato e palesando il vostro interesse (ad esempio sul perché abbia deciso di can­di­dar­si per una data posizione) ha un effetto molto positivo sul candidato.

Poche ore prima del colloquio, è buona prassi ri­con­trol­la­re l’or­ga­niz­za­zio­ne del colloquio, as­si­cu­ran­do­si di non aver tra­la­scia­to alcun dettaglio. Ciò significa ricordare l’incontro con il candidato a tutti i colleghi che sono tenuti a prendervi parte, preparare la stanza e as­si­cu­rar­si che chi si occupi della ricezione degli ospiti sia informato sull’arrivo del candidato in modo da poterli salutare (pos­si­bil­men­te con il loro nome).

In quanto rap­pre­sen­tan­te dell’azienda, per voi il colloquio risulta più leggero da af­fron­ta­re. Nel caso però non di­spo­nia­te dell’espe­rien­za ne­ces­sa­ria, solamente una buona pre­pa­ra­zio­ne e una buona dose di fiducia vi per­met­te­ran­no di celare questo piccolo dettaglio agli occhi dei candidati. Ma at­ten­zio­ne: essere sicuri di sé non significa trattare il candidato dall’alto in basso. Al contrario, un modo di ap­proc­ciar­si ri­spet­to­so e aperto dimostra pro­fes­sio­na­li­tà e capacità nel trattare con i di­pen­den­ti.

Un ulteriore consiglio è quello di tornare con la memoria al proprio colloquio, provando a ri­cor­dar­si cosa più vi aveva aiutato a diminuire il ner­vo­si­smo. Se terrete questo a mente durante le varie fasi dell’in­ter­vi­sta, il candidato noterà che non si tratta di un processo di selezione au­to­ma­tiz­za­to, bensì di una si­tua­zio­ne nella quale si è cercato di metterlo a proprio agio.

Salutate il candidato con un gesto aperto e cordiale, la­scian­do­gli breve tempo nella stanza dove si terrò l’incontro così che possa am­bien­tar­si, prima di iniziare con il colloquio vero e proprio. Per evitare silenzi scomodi, superate questo momento facendo due chiac­chie­re, come ad esempio, con domande riguardo al viaggio, l’im­pres­sio­ne della città (nel caso in cui venga da un altro posto) o commenti sul tempo. Questo lo aiuta ad ac­cli­mar­si e prendere fiato e coraggio prima dell’im­por­tan­te con­ver­sa­zio­ne che lo attende.

A questo punto pre­sen­ta­te gli altri presenti al colloquio, in qualità di re­spon­sa­bi­le dello stesso, men­zio­nan­do nomi e posizioni all’interno dell’azienda. Questo serve a far capire al candidato quale sarebbe il rapporto con gli altri presenti nel caso in cui ricevesse il posto di lavoro.

Com­por­ta­te­vi in maniera calma e rilassata, stem­pe­ran­do così l’agi­ta­zio­ne del candidato.

Terminata la fase pre­ce­den­te, si può iniziare con il colloquio vero e proprio. La prima cosa che si cerca di svelare è perché il candidato aspiri a ottenere il posto vacante e quali delle sue qualità possano essere di beneficio per l’azienda. Non di­men­ti­ca­te­vi però di chiedere quali sono le sue pro­spet­ti­ve la­vo­ra­ti­ve e come si distingue a suo avviso un buon datore di lavoro. Meglio scoprire sin da subito se le due parti possano sod­di­sfa­re le ri­spet­ti­ve aspet­ta­ti­ve, piuttosto che farlo quando sarà già troppo tardi.

Questa fase può ve­lo­ce­men­te tra­mu­tar­si in un botta e risposta (o, nel caso di più par­te­ci­pan­ti, in un terzo grado). Tentate di per­met­te­re un flusso della con­ver­sa­zio­ne il più naturale possibile, ap­pro­fon­den­do le risposte del candidato in maniera mirata, dopo un paio di domande d’apertura.

Adesso tocca a voi pre­sen­ta­re l’azienda più da vicino, spiegando meglio al candidato quello che potrebbe essere il suo futuro lavoro. Evitate di pro­lun­gar­vi in monologhi infiniti sulla storia dell’azienda o rac­con­tan­do in­for­ma­zio­ni già di­spo­ni­bi­li nel sito web aziendale.

Fatevi un’idea prima del colloquio su quali po­treb­be­ro essere le in­for­ma­zio­ni più rilevanti per il candidato e com­por­ta­te­vi di con­se­guen­za, senza di­men­ti­car­vi di sof­fer­mar­vi sull’im­por­tan­za della posizione in oggetto. Spiegate bre­ve­men­te la funzione all’interno del team, la col­la­bo­ra­zio­ne con altri reparti, così come le pos­si­bi­li­tà di sviluppo di questa posizione e il suo si­gni­fi­ca­to per i futuri obiettivi dell’azienda, sempre che questo sia possibile.

Tentate di dare al candidato un’immagine il più rea­li­sti­ca possibile della vita aziendale. In questo modo evitate sin da subito delusioni e in­sod­di­sfa­zio­ne, che sono poi la causa di malessere nel posto di lavoro e che possono av­ve­le­na­re il sangue tra i colleghi all’interno di un team.

Arrivati a questo punto, le parti un po’ si invertono e fi­nal­men­te è il candidato ad avere la pos­si­bi­li­tà di fare domande che possono ri­guar­da­re le dinamiche interne all’azienda o più con­cre­ta­men­te il suo ruolo. Anche qui è im­por­tan­te ri­spon­de­re per quanto possibile in maniera aperta e sincera.

Essendo possibile che il candidato tocchi dei nervi scoperti dell’azienda con le proprie domande e curiosità, sarebbe buona cosa pre­pa­rar­si con i colleghi e con i re­spon­sa­bi­li su come af­fron­ta­re tali questioni ed ri­spon­de­re in maniera elusiva, senza però dover mentire al candidato.

Una volta che tutte le domande del candidato hanno trovato risposta, è con­sue­tu­di­ne quella di delineare gros­so­la­na­men­te i prossimi passi. Indicate un periodo ap­pros­si­ma­ti­vo nel quale co­mu­ni­che­re­te la vostra decisione e chiarite le con­di­zio­ni generali del contratto di lavoro: possibile inizio, aspet­ta­ti­ve salariali, giorni di vacanza e tipologia di contratto (de­ter­mi­na­to o in­de­ter­mi­na­to).

Rin­gra­zia­te il candidato per il colloquio e ac­com­pa­gna­te­lo alla porta.

Volendo riempire una posizione vacante, è assai probabile che non vogliate condurre un solo colloquio di lavoro, bensì invitare un de­ter­mi­na­to numero di candidati. Se il processo di selezione dovesse pro­lun­gar­si per varie settimane, capita spesso che non ci si ricordi più di alcuni dettagli relativi ai colloqui condotti. Questo risulta svan­tag­gio­so per i primi che hanno sostenuto l’in­ter­vi­sta co­no­sci­ti­va.

Per evitare che ciò accada e as­si­cu­rar­vi di prendere una decisione su basi fondate, dovreste rie­la­bo­ra­re i vostri appunti dopo ogni colloquio e ri­por­tar­li in un que­stio­na­rio stan­dar­diz­za­to, pensato per mettere a confronto i vari candidati.