Tecnica del pomodoro: come resistere alle di­stra­zio­ni e aumentare la pro­dut­ti­vi­tà

Lavorare in modo con­cen­tra­to è ormai diventata una sfida in molti settori: l'elenco delle cose da fare che aumenta con il passare delle ore, le te­le­fo­na­te, le riunioni, l'arrivo costante di nuove e-mail e il tentativo di man­te­ner­si al corrente delle novità at­tra­ver­so i social media o una chiac­chie­ra­ta in cucina: sono molti i motivi per i quali in­ter­rom­pia­mo ri­pe­tu­ta­men­te il nostro lavoro. Il risultato, però, è sempre lo stesso: un calo della pro­dut­ti­vi­tà.

Per aumentare la propria con­cen­tra­zio­ne e sbrigare più lavoro in meno tempo dovreste provare la tecnica del pomodoro. Negli ultimi anni questo metodo di gestione del tempo ha gua­da­gna­to numerosi nuovi adepti, a buona ragione.

La tecnica del pomodoro fu svi­lup­pa­ta già negli anni 80 dal­l'i­ta­lia­no Francesco Cirillo, da lì anche il nome italiano. È infatti co­no­sciu­ta in italiano a livello in­ter­na­zio­na­le. Il “pomodoro” è un'al­lu­sio­ne al cro­no­me­tro da cucina che Cirillo uti­liz­za­va nei suoi primi tentativi con il metodo di gestione del tempo, il cui design si ispirava a un pomodoro.

Ma il motivo più im­por­tan­te di questa po­po­la­ri­tà potrebbe essere il cam­bia­men­to del nostro modo di lavorare: siamo sempre più esposti a di­stra­zio­ni interne ed esterne e ci è dunque sempre più difficile con­cen­trar­ci a lungo su un'unica cosa. Così non si riesce a in­stau­ra­re un processo di lavoro privo di in­ter­fe­ren­ze. Eppure è proprio quello che è ne­ces­sa­rio per ottenere buoni risultati in modo ef­fi­cien­te. Questo è esat­ta­men­te l'aspetto in cui la tecnica del pomodoro promette aiuto.

La tecnica del pomodoro aiuta a tenere in scacco le di­stra­zio­ni, le in­ter­ru­zio­ni e l'impulso di svolgere diversi compiti allo stesso tempo, au­men­tan­do la pro­dut­ti­vi­tà. Ma non è tutto, ha anche mol­te­pli­ci effetti positivi sul lavoro quo­ti­dia­no, quali:

1. Più au­to­di­sci­pli­na: chi applica re­go­lar­men­te la tecnica del pomodoro esercita la propria capacità di con­cen­tra­zio­ne e il proprio controllo degli impulsi. La migliore premessa per lavorare in modo pro­dut­ti­vo.
    
2. Migliori risultati: la pro­ba­bi­li­tà di trovare soluzioni buone o in­no­va­ti­ve cresce enor­me­men­te se ci con­cen­tria­mo su qualcosa per un tempo pro­lun­ga­to.
    
3. Curva di ren­di­men­to più lunga: l'al­ter­nan­za fun­zio­na­le tra con­cen­tra­zio­ne e riposo mantiene elevata l'ef­fi­cien­za mentale. Il cervello può riposarsi nelle pause e in questo modo riesce a lavorare in modo pro­dut­ti­vo anche per molte ore di seguito.
    
4. Più tempo libero: dato che la pro­dut­ti­vi­tà aumenta con il single tasking, ossia con il com­ple­ta­men­to suc­ces­si­vo e con­cen­tra­to di compiti, si sbriga prima il lavoro e, nel migliore dei casi, si finisce di lavorare prima e ci si gode più tempo libero. Se le con­di­zio­ni la­vo­ra­ti­ve non lo per­met­to­no, almeno ci si creano spazi liberi, poiché si guadagna tempo per altri compiti urgenti.
    
5. Va­lu­ta­zio­ne obiettiva: prendendo nota del numero gior­na­lie­ro di pomodori conclusi, otteniamo una buona pa­no­ra­mi­ca della nostra pro­dut­ti­vi­tà. A seconda del livello di dettaglio con cui svolgiamo la nostra sta­ti­sti­ca, possiamo inoltre ana­liz­za­re quali attività ci sfuggono fa­cil­men­te di mano e quali cir­co­stan­ze aumentano o ini­bi­sco­no la nostra pro­dut­ti­vi­tà. Tutte in­for­ma­zio­ni in base alle quali possiamo orientare il nostro lavoro quo­ti­dia­no per ottenere risultati migliori.

Un altro motivo che rende così popolare questa tecnica di gestione del tempo è il fatto che la sud­di­vi­sio­ne in unità di lavoro di 25 minuti riduce l'o­sta­co­lo iniziale: con un piccolo sforzo di volontà anche le persone più di­pen­den­ti dai social media riescono a non farsi distrarre per 25 minuti.

Svantaggi veri e propri la tecnica del pomodoro non ne ha. Tuttavia rap­pre­sen­ta sen­z'al­tro una sfida: dovete imparare a valutare quanto lavoro riuscite a sbrigare in 25 minuti e sud­di­vi­de­re il lavoro in modo tale che lo squillo del timer non vi strappi dal bel mezzo di un compito. Al­tri­men­ti la tecnica del pomodoro in­ter­fe­ri­reb­be con il vostro flusso di lavoro e avrebbe come risultato esat­ta­men­te l'opposto di ciò che volete ottenere.

Esiste la pos­si­bi­li­tà di rag­grup­pa­re i compiti più piccoli, ad esempio ri­ser­van­do un pomodoro esclu­si­va­men­te per ri­spon­de­re a più e-mail. I compiti più grandi, invece, di solito si possono sud­di­vi­de­re in parti. Tra i possibili esempi vi sono l'analisi di de­ter­mi­na­ti valori di ri­fe­ri­men­to per un esau­rien­te bilancio mensile, la redazione di singoli paragrafi di un report o la lettura di un articolo spe­cia­liz­za­to come ricerca parziale.

La tecnica del pomodoro non richiede strumenti par­ti­co­la­ri. Tutto ciò di cui avete bisogno è un di­spo­si­ti­vo che ogni 25 minuti vi ricordi di fare una pausa.

In che modo potete misurare il tempo del pomodoro:

• Con un cro­no­me­tro da cucina (come nel­l'o­ri­gi­na­le)
• Con uno smart­pho­ne (qualsiasi smart­pho­ne dispone di una funzione di timer)
• Con una sveglia (impostate ma­nual­men­te il tempo della sveglia su 25 minuti)
• Con una clessidra (esistono speciali clessidre pomodoro che indicano 25 minuti e sono anche molto de­co­ra­ti­ve)

Chi pre­fe­ri­sce le soluzioni digitali può scegliere tra tutta una serie di app pomodoro e software pomodoro. Dal momento che questi strumenti possono sen­z'al­tro motivarvi a provare la nuova tecnica, vale la pena provarne qualcuno ed even­tual­men­te investire anche un paio di euro. Molte app pomodoro possono comunque essere uti­liz­za­te gratis.

1. Tomato Timer (app web)
2. Tomato.es (app web con sta­ti­sti­che e la pos­si­bi­li­tà di con­fron­ta­re il numero di pomodori sbrigati con quello di altri utenti/colleghi)
3. Pomodoro Timer Software (software gratuito da scaricare)
4. Focus To-Do (com­pa­ti­bi­le con Windows, Mac, Android e iOS che combina il pomodoro con la gestione dei compiti)
5. Pomotodo (app web per Mac, Android e iOS, combina la tecnica del pomodoro con Getting Things Done)
6. Engross (app Android che combina il pomodoro con la gestione dei compiti, gli utenti possono scoprire in che orari sono più pro­dut­ti­vi)
7. Flat Tomato (app per Mac e iOS)

La tecnica del pomodoro si basa su unità di lavoro brevi e con­trol­la­bi­li e su un rigoroso sistema di in­ter­val­li di lavoro e pause. Chi critica questo sistema ritiene che sia troppo poco fles­si­bi­le e che a volte sia anche d'o­sta­co­lo, so­prat­tut­to per i compiti più grandi.

Ad esempio, chi scrive un testo lungo magari entra in un flusso di scrittura appunto dopo 25 minuti. Secondo la tecnica del pomodoro, proprio allora dovrebbe fare una pausa. Ciò può tuttavia in­ter­rom­pe­re il flusso creativo dei pensieri ri­sul­tan­do con­tro­pro­du­cen­te. Per questi casi può essere utile spe­ri­men­ta­re con in­ter­val­li più lunghi, ad esempio di 50 minuti.

E non tutti riescono a trovare il tempo di con­clu­de­re davvero quattro pomodori di seguito. Chi voglia per esempio lavorare in­di­stur­ba­to a un progetto per circa un'ora dopo il lavoro, riesce a fare solo mezza sessione pomodoro e, a rigor di termini, non si starebbe più attenendo al principio del pomodoro.

Altri criticano il fatto che il tempo limitato e il timer che scorre creino ulteriori fattori di stress. Invece di lavorare in modo con­cen­tra­to, alcuni magari fanno vagare più spesso lo sguardo sulla clessidra o sull'app. In questo caso è la stessa tecnica del pomodoro a creare una di­stra­zio­ne per­ma­nen­te.

La tecnica del pomodoro può sen­z'al­tro aumentare la pro­dut­ti­vi­tà e aiutare a vincere le di­stra­zio­ni e l'impulso di svolgere diversi compiti allo stesso tempo, ma non funziona per chiunque e neppure in qualsiasi contesto.

Per scoprire se potete avvalervi di questo metodo, dovreste dedicare qualche giornata ad acquisire di­me­sti­chez­za con il sistema. La buona notizia è che se con­sta­ta­te che non vi trovate bene con la tecnica del pomodoro, esiste un numero suf­fi­cien­te di altre tecniche di pro­dut­ti­vi­tà, come il metodo ALPEN o la matrice di Ei­se­n­ho­wer, con i quali potete mi­glio­ra­re i vostri processi di lavoro.