Il verbale di un’assemblea: come redigerlo?

Durante una seduta del consiglio di am­mi­ni­stra­zio­ne o una riunione di un'as­so­cia­zio­ne scrivere il verbale di un’assemblea è in molti casi ob­bli­ga­to­rio. Tuttavia non tutti sono disposti a svolgere vo­lon­ta­ria­men­te questo compito e persino alcuni manager si chiedono quale sia il senso di un verbale. A conti, però, fatti la stesura di un verbale risulta utile per tutti i par­te­ci­pan­ti alla riunione (e non solo).

Molte persone sono costrette a scrivere gior­nal­men­te mol­tis­si­me e-mail e a redigere documenti, spe­cial­men­te nei lavori d'ufficio. Se poi devono scrivere anche un verbale, si chiedono il senso di questo sforzo. Non occorre ri­flet­te­re molto per avere una risposta, poiché ci sono molti buoni motivi per redigere un verbale di un’assemblea. Ve ne pre­sen­tia­mo alcuni di seguito.

Per fare in modo che un verbale assolva ef­fet­ti­va­men­te alla funzione, l'in­ca­ri­co non si riduce solo alla mera redazione: un buon verbale, in­for­ma­ti­vo e ben strut­tu­ra­to, non serve a niente se finisce di­ret­ta­men­te nel cestino dopo averlo ricevuto con la mailing list. Solo se i di­pen­den­ti e la direzione lo uti­liz­za­no at­ti­va­men­te come uno strumento di lavoro avrà un effetto positivo. Un modo semplice per tra­sfor­mar­lo in un’abitudine: a ogni incontro qualcuno legge il verbale della riunione pre­ce­den­te per ricordare su cosa ci si è con­cen­tra­ti l'ultima volta.

Ge­ne­ral­men­te nei meeting si prendono molte decisioni. Se una riunione di questo tipo dura a lungo e ci sono molti in­ter­ven­ti, po­chis­si­mi si ri­cor­de­ran­no dopo qualche settimana le parole esatte pro­nun­cia­te in sede di decisione. Anche come si è arrivati a de­ter­mi­na­te con­clu­sio­ni sarà stato di­men­ti­ca­to dai più già dopo alcuni giorni. Quindi se si vuole ritornare su un de­ter­mi­na­to argomento in una riunione suc­ces­si­va, è estre­ma­men­te im­por­tan­te poter rin­fre­sca­re la memoria con un verbale.

Un membro del­l'as­so­cia­zio­ne si è impegnato a svolgere un compito e ora lo contesta? Più persone pensano er­ro­nea­men­te di essere re­spon­sa­bi­li di un de­ter­mi­na­to settore? Un verbale redatto scru­po­lo­sa­men­te sta­bi­li­sce l’as­se­gna­zio­ne dei compiti e ne attesta così il carattere vin­co­lan­te.

Succede spesso che alcuni di­pen­den­ti non possano par­te­ci­pa­re a una riunione perché sono in vacanza o in malattia: con un verbale rimangono comunque ag­gior­na­ti. Anche gli in­ve­sti­to­ri hanno diritto a essere informati. Se la vostra azienda viene acquisita e quindi soggetta a controlli, ve­ro­si­mil­men­te il team di analisi vi chiederà i verbali delle sedute del consiglio di am­mi­ni­stra­zio­ne e delle altre riunioni im­por­tan­ti.

In alcuni casi la redazione del verbale di un’assemblea è ob­bli­ga­to­ria per legge, come previsto dall’art. 2375 del Codice Civile ri­guar­dan­te le società per azioni. L’ob­bli­ga­to­rie­tà del verbale è prevista anche nel caso di riunioni con­do­mi­nia­li.

È possibile di­stin­gue­re i verbali in base:

• a quando vengono redatti;
• all’approccio ai contenuti;
• al mezzo di re­gi­stra­zio­ne scelto.

Un verbale riassume lo svol­gi­men­to di una seduta, di una con­trat­ta­zio­ne o di una riunione. Si può redigere prima, durante o dopo la riunione.

Un verbale scritto prima della riunione detta le regole a cui attenersi durante l’assemblea o ne anticipa i contenuti. Questo tipo di approccio viene spesso usato in di­plo­ma­zia: i capi di stato seguono un pro­to­col­lo per dare una struttura formale al­l'e­ven­to ed evitare incidenti di­plo­ma­ti­ci.

Vi è anche la pos­si­bi­li­tà di scrivere un verbale durante l’assemblea: le riunioni di affari, i casi in tribunale e gli espe­ri­men­ti scien­ti­fi­ci ri­chie­do­no spesso questo tipo di verbale, poiché quanto avviene deve essere riportato nel modo più corretto e preciso possibile. Inoltre nel settore economico è la forma di stesura più frequente.

Tuttavia il verbale più comune è quello che viene redatto dopo la riunione, at­tin­gen­do alla memoria. Risulta utile per potersi ricordare suc­ces­si­va­men­te dei fatti che po­treb­be­ro rivelarsi po­ten­zial­men­te sfa­vo­re­vo­li.

Se volete scrivere un verbale di un’assemblea, dovete prima di tutto sapere per quale scopo deve essere redatto.

Se quanto detto deve essere riportato nella maniera più fedele possibile, scri­ve­re­te un resoconto integrale. Questo tipo di verbale presenta citazioni dirette delle persone, quindi riporta le parole esatte usate dai par­te­ci­pan­ti e chiarisce come si è arrivati a de­ter­mi­na­te decisioni. In genere si utilizza per sedute ufficiali dei governi. Diversi dal resoconto integrale sono quei verbali in cui il se­gre­ta­rio dell’assemblea espone in forma scritta i contenuti o i fatti a parole proprie.

Si può scegliere di ordinare gli av­ve­ni­men­ti cro­no­lo­gi­ca­men­te. Quando redigete il verbale di un progetto re­gi­stra­te la durata e l'orario esatto degli av­ve­ni­men­ti che verranno riportati nei singoli paragrafi. Si può anche procedere con dei verbali più det­ta­glia­ti, at­te­nen­do­si non solo al­l'or­di­ne cro­no­lo­gi­co, ma inserendo anche chi ha fatto delle precise af­fer­ma­zio­ni e quando. A seconda di quanto deve essere esau­rien­te il verbale potete anche ap­pro­fon­di­re i motivi dei dibattiti e i risultati raggiunti. Un verbale così det­ta­glia­to è comune nelle riunioni del team o anche nel consiglio di am­mi­ni­stra­zio­ne. So­li­ta­men­te sono redatti al tempo presente e fanno ricorso al discorso indiretto.

Per redigere il verbale di un’assemblea si può anche scegliere di con­cen­trar­si sui risultati in maniera det­ta­glia­ta invece che sull’intero svol­gi­men­to. Non è ne­ces­sa­rio scrivere tutto quello che si è detto nell’esatto ordine, ma basta mettere per iscritto il contenuto delle decisioni. Pre­sen­ta­te quindi l’av­ve­ni­men­to in forma ab­bre­via­ta e con­cen­tra­te­vi su quegli aspetti che con­tri­bui­sco­no al rag­giun­gi­men­to del risultato.

Infine è possibile clas­si­fi­ca­re le af­fer­ma­zio­ni in diverse aree tematiche senza bisogno di dover ri­spet­ta­re alcun ordine cro­no­lo­gi­co. Se ad esempio nel corso di una riunione viene detto qualcosa sul primo tema, lo riportate anche nell'area tematica cor­ri­spon­den­te.

I verbali si possono di­stin­gue­re anche a seconda del mezzo di re­gi­stra­zio­ne uti­liz­za­to: chi scrive può ad esempio decidere di redigere il verbale a mano o al computer. Se suc­ces­si­va­men­te il documento deve essere uti­liz­za­to da altri di­pen­den­ti, si deve preferire un verbale scritto al computer. Ricorrere alla ste­no­gra­fia è par­ti­co­lar­men­te adatto in caso di appunti, tuttavia la re­gi­stra­zio­ne di eventi con valore legale è eseguita sempre più spesso da computer. Infatti in in­for­ma­ti­ca si parla di pro­to­col­li che re­gi­stra­no i file di log e in caso di incidenti pro­to­col­la­no le in­for­ma­zio­ni rilevanti nelle black box. Inoltre sono possibili re­gi­stra­zio­ni audio e video.

Nell’ambiente aziendale i verbali più diffusi sono quelli che re­gi­stra­no lo svol­gi­men­to e gli eventi avvenuti in una riunione. Di norma i segretari tra­smet­to­no il verbale come documento scritto in forma elet­tro­ni­ca. Il vantaggio è che in questo modo ri­spar­mia­no carta, mentre lo svan­tag­gio consiste nel fatto che i colleghi possono perdersi fa­cil­men­te il verbale nel traffico e-mail gior­na­lie­ro o ignorarlo. Cercate di con­tra­sta­re questa pro­pen­sio­ne sem­pli­fi­can­do questa in­com­ben­za ai vostri lettori.

• Formulate frasi il più possibile brevi.
• Espri­me­te­vi in maniera chiara.
• Evi­den­zia­te i punti più im­por­tan­ti aiu­tan­do­vi con la for­mat­ta­zio­ne.
• Strut­tu­ra­te il verbale in maniera sensata. Se i punti sono cro­no­lo­gi­ca­men­te distanti ma te­ma­ti­ca­men­te simili, rag­grup­pa­te­li nello stesso paragrafo. In un verbale redatto in ordine cro­no­lo­gi­co dovete, invece, rimandare a quanto detto prima o dopo.
• Ne consegue che dovete tenere sempre presente la forma scelta per il verbale.
• Assegnate le af­fer­ma­zio­ni ai ri­spet­ti­vi parlanti.
• Allegate alla fine gli allegati im­por­tan­ti e inserite un link nei punti cor­ri­spon­den­ti.

Dando una struttura chiara a un verbale di riunione ne aumentate la leg­gi­bi­li­tà. Nel caso di una for­mat­ta­zio­ne unitaria di tutti i verbali le persone coinvolte si abituano così a una struttura fissa e si orientano più fa­cil­men­te in futuro. Può essere quindi utile se create un modello per i segretari. In ogni verbale si trovano le in­for­ma­zio­ni standard pre­sen­ta­te di seguito.

L’in­te­sta­zio­ne: l’in­te­sta­zio­ne comprende luogo, data e il nome dei par­te­ci­pan­ti. L’argomento trattato durante la riunione può anche essere inserito come titolo.

Il testo prin­ci­pa­le: qui riportate i temi discussi. Se il verbale è or­ga­niz­za­to per eventi si dedica un paragrafo per ogni tema dove rias­su­me­te gli argomenti e i dibattiti avvenuti in merito. Invece i supporti di vi­sua­liz­za­zio­ne fanno parte degli allegati. I con­tro­ar­go­men­ti su spe­ci­fi­che af­fer­ma­zio­ni dovreste inserirli anche nella parte prin­ci­pa­le, in par­ti­co­lar modo se sollevano domande che po­treb­be­ro essere im­por­tan­ti per riunioni suc­ces­si­ve.

La con­clu­sio­ne: alla fine rias­su­me­te di nuovo le con­clu­sio­ni e le decisioni prese durante l’assemblea. Se sono stati assegnati dei compiti, indicate chi sono i re­spon­sa­bi­li. Inoltre qui avete spazio per le an­ti­ci­pa­zio­ni: indicate quando si terrà la prossima riunione. Se sono stati decisi degli altri ap­pun­ta­men­ti, ri­por­ta­te­li in modo che ac­qui­si­sca­no uf­fi­cia­li­tà. Nella prossima riunione questi appunti aiu­te­ran­no a do­cu­men­ta­re i progressi im­por­tan­ti. Alla fine il verbale prevede so­li­ta­men­te uno spazio per la firma del pre­si­den­te e del se­gre­ta­rio.

L’allegato: nell’allegato vanno inseriti handout, slide delle pre­sen­ta­zio­ni o documenti con cifre e fatti in merito al tema, volti a pre­sen­ta­re le in­for­ma­zio­ni contenute nel verbale nel modo più chiaro possibile.

Se scrivete un verbale, dovreste anche attenervi a de­ter­mi­na­te con­ven­zio­ni sti­li­sti­che. Scrivete in maniera oggettiva e pratica. Le va­lu­ta­zio­ni sog­get­ti­ve o alcuni commenti non rientrano in un verbale. Evitate anche di scrivere in prima persona. Invece, potete mettere in rilievo argomenti di par­ti­co­la­re im­por­tan­za usando le citazioni.

Per decisioni e richieste ufficiali uti­liz­za­te il discorso diretto e riportate tutte le altre in­for­ma­zio­ni con il discorso indiretto. So­li­ta­men­te il presente è il tempo verbale uti­liz­za­to nei verbali, in alcuni casi sono con­sen­ti­te anche forme passate. In ogni caso mantenete sempre lo stesso tempo! Inoltre evitate di saltare da un argomento all’altro e strut­tu­ra­te il verbale di un’assemblea in modo chiaro.

Un verbale dovrebbe basarsi su appunti det­ta­glia­ti: infatti è facile di­men­ti­ca­re dati e fatti, magari as­se­gnan­do af­fer­ma­zio­ni o compiti alla persona sbagliata. Perciò non esitate a chiedere durante la riunione nel caso in cui qualcosa vi risulti poco chiaro. Infatti mentre vi con­cen­tra­te su una cosa che vorreste inserire nel verbale, la di­scus­sio­ne continua. È possibile che qualcuno parli sopra a qualcun altro, o ancora che non co­no­scia­te un tema in modo suf­fi­cien­te­men­te ap­pro­fon­di­to per poterlo re­sti­tui­re in forma sintetica. Prima di scrivere qualcosa di errato e di doverlo cor­reg­ge­re dopo, chiedete subito chia­ri­men­ti.

Tenete a mente anche i seguenti consigli per avere già pronti degli appunti veramente utili.

Qualcuno fa una pre­sen­ta­zio­ne? Se possibile, parlate prima con questa persona. Alcuni dei materiali uti­liz­za­ti (grafiche, handout) possono servire per aiutarvi a preparare il verbale. Inoltre potete anche già inserirli come allegati e non dovete ri­chie­der­li in seguito. Precisate prima i concetti che sono meno chiari per voi. Se si tratta di un evento ri­cor­ren­te, date un’occhiata al verbale della riunione pre­ce­den­te. Così ricordate i temi più im­por­tan­ti dell’ultima volta e siete preparati nel caso in cui si faccia ri­fe­ri­men­to a questi. Non sapete i nomi di tutti i par­te­ci­pan­ti? Ri­cer­ca­te­li per poter associare fa­cil­men­te i nomi ai visi.

Per un business meeting non dovete redigere un resoconto integrale. Con­cen­tra­te­vi sui temi più im­por­tan­ti e seguite il discorso fino alla decisione de­fi­ni­ti­va. Aiuta se tenete sempre presente il tema della riunione. Se volete riportare un lungo discorso in un verbale, chie­de­te­vi se porta ef­fet­ti­va­men­te a una decisione che è rilevante per il tema della riunione.

Un esempio: redigete un verbale di una riunione sul budget a di­spo­si­zio­ne per l’acquisto di esemplari in un museo nazionale di un’as­so­cia­zio­ne. Due delle persone presenti discutono se alla prossima riunione dell’as­so­cia­zio­ne va portata una torta al cioc­co­la­to o una alla frutta e alla fine si sceglie di servire tutti e due i tipi. Tuttavia ciò non ha a che fare con il budget, dato che i soldi pro­ven­go­no da altre fonti e il cibo non ha nulla a che fare con l’espo­si­zio­ne. Il tema non deve quindi rientrare nel verbale.

È un trucco semplice che vi risparmia molto lavoro. Lasciate molto spazio tra le righe scritte. È anche possibile lasciare un po’ di spazio alla fine di un tema im­por­tan­te, nel caso in cui si voglia ag­giun­ge­re un altro paragrafo. Infatti se durante la riunione si ritorna su questo tema, potete sem­pli­ce­men­te con­ti­nua­re a scrivere in quel punto. Se suc­ces­si­va­men­te ri­com­po­ne­te il vostro verbale, potete elaborare gli argomenti uno alla volta e non dovete strut­tu­ra­re dopo te­ma­ti­ca­men­te gli appunti presi.

Non deve ne­ces­sa­ria­men­te trattarsi di una ste­no­gra­fia pro­fes­sio­na­le. Se uti­liz­za­te delle ab­bre­via­zio­ni, la ver­ba­liz­za­zio­ne si­mul­ta­nea sarà più veloce. Ricorrete a un sistema con cui vi trovate bene e che vi risulta facile, al­tri­men­ti dopo di­men­ti­che­re­te che cosa significa realmente quell’as­sem­bra­men­to di lettere. Scrivete gli appunti per punti.

Se alternate argomenti e contro argomenti che si sus­se­guo­no in uno scambio di colpi verbali, ri­por­te­re­te ten­den­zial­men­te il punto di vista di una parte, in quanto membri di un gruppo. Cio­no­no­stan­te in qualità di se­gre­ta­rio dovete esporre entrambe le parti in maniera equa. Dovete riportare in modo oggettivo anche le decisioni che non vi con­vin­co­no.

Alla fine della riunione con­trol­la­te di nuovo gli appunti ri­leg­gen­do­li ad alta voce. Se una persona afferma che il suo discorso non è stato riportato cor­ret­ta­men­te, può subito fare un’obiezione. In questo modo potete anche con­trol­la­re l’esattezza dei fatti e allo stesso tempo questo pro­ce­di­men­to ricorda a tutti i par­te­ci­pan­ti i punti salienti della riunione.

Iniziate subito a stendere la copia de­fi­ni­ti­va, di modo che le as­so­cia­zio­ni siano ancora fresche e ancorate nella memoria. Se avete delle domande, anche i par­te­ci­pan­ti si ri­cor­de­ran­no meglio di che cosa si tratta, se chiedete loro spie­ga­zio­ni in un tempo ancora rav­vi­ci­na­to.

Ora avete redatto un verbale di assemblea. Ma siete sicuri di aver pensato davvero a tutto? La qualità cor­ri­spon­de agli standard? Prima di inviare il documento ai vostri colleghi con la mailing list uti­liz­za­te la nostra checklist per essere sicuri di aver inserito tutto il ne­ces­sa­rio.

I verbali vengono uti­liz­za­ti in molti ambiti. Infatti se i par­te­ci­pan­ti o terzi a po­ste­rio­ri de­si­de­ra­no com­pren­de­re de­ter­mi­na­te decisioni, questi registri scritti aiutano a capire il processo de­ci­sio­na­le pre­ce­den­te. Se volete che i vostri di­pen­den­ti scrivano un verbale, potete con­vin­cer­li della sua utilità con i motivi citati in questo articolo. Servitevi anche dei nostri consigli e del nostro modello. Il risultato? Meno lavoro grazie a un verbale chiaro e in­for­ma­ti­vo.

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