Chi gestisce un’azienda è ben cosciente di non aver scampo da quel mostro che sembra essere la con­ta­bi­li­tà: la gestione com­mer­cia­le dei conti è un com­po­nen­te fon­da­men­ta­le della ra­gio­ne­ria, nonché un obbligo per tutti i com­mer­cian­ti re­gi­stra­ti. Del resto l’Agenzia delle Entrate, oltre che la di­chia­ra­zio­ne dei redditi, richiede ob­bli­ga­to­ria­men­te la redazione di un bilancio annuale per stabilire la quantità e la qualità della tas­sa­zio­ne da applicare. Ma la gestione delle entrate e delle uscite in con­for­mi­tà alle norme fiscali vigenti non andrebbe ef­fet­tua­ta solo a questo scopo, bensì anche per proprio interesse personale: in questo modo, infatti, avrete un’idea del ricavato ottenuto dalla vostra attività. Solo avendo alla mano un riepilogo preciso dei conti sarete in grado di pia­ni­fi­ca­re i vostri progetti per l’anno suc­ces­si­vo.

Per fare questo esiste il principio di duplice ri­le­va­zio­ne si­mul­ta­nea, altresì co­no­sciu­to come “metodo della partita doppia”, il quale vi permette di avere per­fet­ta­men­te sotto controllo i vostri affari. Ma come si fa esat­ta­men­te la partita doppia? In realtà non è un metodo così com­pli­ca­to come sembra essere a prima vista. Uti­liz­zan­do esempi di partita doppia applicata, IONOS vi spiegherà passo per passo le basi e gli ac­cor­gi­men­ti che dovrete tenere in con­si­de­ra­zio­ne per metterla in atto.

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Gli obiettivi della con­ta­bi­li­tà e il principio della duplice ri­le­va­zio­ne si­mul­ta­nea

Gli eventi am­mi­ni­stra­ti­vi che com­por­ta­no uno scambio tra clienti e fornitori va regolato per legge, e per fare ciò ci si serve della con­ta­bi­li­tà generale. Si tratta di una scrittura complessa che determina il pa­tri­mo­nio netto esistente al termine dell’esercizio e del risultato economico dell’esercizio stesso. Essendo l’elemento fon­da­men­ta­le del sistema in­for­ma­ti­vo aziendale, la con­ta­bi­li­tà generale viene tenuta secondo criteri standard e viene applicata tramite il metodo della partita doppia.

La partita doppia è il metodo di scrittura contabile che consiste nella re­gi­stra­zio­ne delle ope­ra­zio­ni aziendali si­mul­ta­nea­men­te su due serie di conti; si basa, infatti, sul principio della duplice ri­le­va­zio­ne si­mul­ta­nea. Lo scopo di questo pro­ce­di­men­to è di de­ter­mi­na­re il reddito di un periodo am­mi­ni­stra­ti­vo specifico e di con­trol­la­re quindi i movimenti monetari-fi­nan­zia­ri relativi alla gestione.

Sono due gli aspetti fon­da­men­ta­li at­tra­ver­so i quali vengono rilevati i fatti am­mi­ni­stra­ti­vi: quello, appunto, monetario-fi­nan­zia­rio o numerario, e quello economico. Quando un’attività effettua la vendita di un bene, ad esempio, crea un credito o un incasso: questo è l’aspetto numerario; allo stesso tempo sorge anche un ricavo, e co­sti­tui­sce quindi l’aspetto economico. Questa duplicità ga­ran­ti­sce in­nan­zi­tut­to coerenza a ogni re­gi­stra­zio­ne contabile e inoltre favorisce la rap­pre­sen­ta­zio­ne degli eventi aziendali nella loro duplice di­men­sio­ne: fi­nan­zia­ria/pa­tri­mo­nia­le ed economica.

La scrittura contabile con il metodo della partita doppia deve dunque re­gi­stra­re ambo gli aspetti. Ciò che viene re­gi­stra­to sono le ri­le­va­zio­ni contabili, le quali rap­pre­sen­ta­no la parte più im­por­tan­te della con­ta­bi­li­tà generale. Un’ope­ra­zio­ne aziendale deve possedere i seguenti requisiti generali perché possa venire con­ta­bi­liz­za­ta secondo il metodo della partita doppia:

  1. L’ope­ra­zio­ne ha coinvolto un soggetto all’interno dell’azienda e uno, invece, all’esterno.

  2. L’ope­ra­zio­ne è sup­por­ta­ta da un documento giu­sti­fi­ca­ti­vo.

  3. L’ope­ra­zio­ne ha generato una va­ria­zio­ne di cassa, banca, crediti o debiti.
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Aspetto interno vs. aspetto esterno

La con­ta­bi­li­tà punta quindi a rac­co­glie­re tutte le in­for­ma­zio­ni ne­ces­sa­rie per gestire e per co­mu­ni­ca­re: all’interno dell’attività (con i re­spon­sa­bi­li, i di­pen­den­ti, e così via) e all’esterno dell’attività (con gli in­ve­sti­to­ri, le banche, il fisco, ecc.). A obiettivi diversi cor­ri­spon­do­no strumenti diversi: infatti se per la gestione si farà uso di report ge­stio­na­li, per la co­mu­ni­ca­zio­ne si uti­liz­ze­rà invece il bilancio (che sia d’esercizio o con­so­li­da­to, o piuttosto una relazione tri­me­stra­le o se­me­stra­le, o altro ancora). Il metodo con il quale si esegue la con­ta­bi­li­tà, però, è lo stesso: la partita doppia.

Report ge­stio­na­le

Il report ge­stio­na­le non è una re­gi­stra­zio­ne ob­bli­ga­to­ria per legge. Si tratta invece di un documento interno, perciò le sue ca­rat­te­ri­sti­che variano da azienda ad azienda a seconda delle ca­rat­te­ri­sti­che. Il report ge­stio­na­le si scrive ogni mese e ha come obiettivi, tra gli altri, il controllo di­re­zio­na­le e il controllo di gestione.

In genere il report ge­stio­na­le è co­sti­tui­to da:

  • in­for­ma­zio­ni eco­no­mi­che;
  • ri­fe­ri­men­ti a singole aree ge­stio­na­li;
  • elementi specifici relativi alla gestione.

Bilancio

A dif­fe­ren­za del report ge­stio­na­le, il bilancio è una misura di re­gi­stra­zio­ne dei conti richiesta dalla legge. Si tratta di un report esterno e ha una struttura rigida con redazione annuale, i cui obiettivi sono la co­no­scen­za del reddito e la co­no­scen­za del pa­tri­mo­nio. La tipologia di bilancio da tenere varia a seconda dell’attività. Il bilancio d’esercizio è ob­bli­ga­to­rio per tutte le imprese, poi i gruppi d’imprese sono tenuti a redigere il bilancio con­so­li­da­to; infine le società quotate devono emettere il bilancio d’esercizio, la relazione se­me­stra­le e la relazione tri­me­stra­le.

Prima di redigere il bilancio è im­por­tan­te sud­di­vi­de­re gli obiettivi. Occorre capire:

  1. Cosa rilevare: la con­ta­bi­li­tà consente di rilevare le in­for­ma­zio­ni eco­no­mi­che, ovvero ri­guar­dan­ti i costi e i ricavi, e quelle fi­nan­zia­rie, ossia relative a entrate e crediti e a uscite e debiti. Inoltre vanno re­gi­stra­ti anche i fatti am­mi­ni­stra­ti­vi, come ad esempio acquisti, vendite, incassi, pagamenti, e altro ancora.

  2. Quando rilevare: le in­for­ma­zio­ni si traggono da opportuni documenti, ossia fatture di acquisto, fatture di vendita, DDT (documento di trasporto) e altri documenti di trasporto, assegni, cambiali e ricevute bancarie, e così via.

  3. Dove rilevare: le in­for­ma­zio­ni sono ma­te­rial­men­te rilevate su appositi supporti in­for­ma­ti­ci e cartacei rap­pre­sen­ta­ti dai libri contabili, come il Libro Giornale, il Libro Mastro, il Libro Inventari, il Libro Cespiti Am­mor­tiz­za­bi­li, i Libri IVA, e altri.

  4. Come rilevare: il metodo della partita doppia consente di rilevare si­mul­ta­nea­men­te le in­for­ma­zio­ni fi­nan­zia­rie ed eco­no­mi­che at­tra­ver­so uno strumento (il conto) e le regole (lo schema di fun­zio­na­men­to).

Cos’è la partita doppia? Gli strumenti necessari

Per capire la partita doppia va in­nan­zi­tut­to appresa la sua struttura di base. Le re­gi­stra­zio­ni vanno compilate su due colonne (Dare e Avere), la cui somma si annulla; una com­pi­la­zio­ne corretta avrà un saldo pari a zero: in questo caso si dice che la re­gi­stra­zio­ne “quadra”. Gli strumenti necessari alla com­pi­la­zio­ne in partita doppia sono i seguenti:

  • Libro Giornale: la raccolta in ordine cro­no­lo­gi­co di tutte le singole righe di re­gi­stra­zio­ne in partita doppia porta il nome di Libro Giornale e documenta gli av­ve­ni­men­ti salienti dal punto di vista contabile, am­mi­ni­stra­ti­vo e fiscale.
  • Piano dei Conti: l’elenco di tutti i conti impiegati dall’azienda per le re­gi­stra­zio­ni in partita doppia è contenuto all’interno del Piano dei Conti, il quale si suddivide in tre sezioni:
  1. Stato Pa­tri­mo­nia­le: come già sug­ge­ri­sce la com­bi­na­zio­ne di parole, indica lo stato del pa­tri­mo­nio aziendale e si organizza in Attivo e Passivo.

  2. Conto Economico: contiene i conti relativi alle attività eco­no­mi­che dell’azienda ripartiti a loro volta in Costi e Ricavi.

  3. Nota In­te­gra­ti­va: contiene spe­ci­fi­che in­for­ma­zio­ni relative ai criteri di va­lu­ta­zio­ne adottati, al contenuto delle voci di Stato Pa­tri­mo­nia­le e Conto Economico, e, infine, ad altri elementi ca­rat­te­riz­zan­ti l’impresa (di­pen­den­ti, tipologie di azioni, e così via).

Di seguito una grafica esem­pli­fi­ca­ti­va per capire meglio la struttura dello Stato Pa­tri­mo­nia­le:    

Infine un’ulteriore tabella aiuta a capire lo schema del Conto Economico:

Le norme vigenti indicano che non esiste uno schema pre­de­fi­ni­to secondo il quale va ef­fet­tua­to il Piano dei Conti, bensì ogni azienda è libera di or­ga­niz­zar­lo come meglio crede. So­li­ta­men­te si predilige un metodo che possa essere il più chiaro possibile per per­met­te­re una com­pi­la­zio­ne del bilancio agevole e un’in­di­vi­dua­zio­ne dei dati necessari semplice e veloce.

Fatto

La partita doppia si adatta spe­cial­men­te a grandi società di capitale che devono re­gi­stra­re una grande quantità di entrate e di uscite. La con­ta­bi­li­tà sem­pli­fi­ca­ta, invece, rileva le entrate e le uscite di un’azienda in una semplice con­trap­po­si­zio­ne, il co­sid­det­to ren­di­con­to fi­nan­zia­rio. Questo metodo di redazione del bilancio è con­si­de­ra­to utile anche per le imprese minori, ma non è ob­bli­ga­to­rio per le imprese in con­ta­bi­li­tà sem­pli­fi­ca­ta.

Come si applica il metodo della partita doppia?

Chi ha un buon rapporto con i numeri sarà na­tu­ral­men­te in vantaggio rispetto a chi, invece, ha qualche dif­fi­col­tà. Come già pre­ce­den­te­men­te accennato, il principio della duplice ri­le­va­zio­ne si­mul­ta­nea deve con­sen­ti­re la raccolta e l’ela­bo­ra­zio­ne di dati e in­for­ma­zio­ni, da un lato fi­nan­zia­rie e pa­tri­mo­nia­li e dall’altro lato eco­no­mi­che. Per questo motivo uti­liz­zan­do il metodo della partita doppia vanno tenuti in con­si­de­ra­zio­ne due conti si­mul­ta­nea­men­te.

Consiglio

Fate sempre in modo che i vostri registri siano in ordine, nonché completi e ag­gior­na­ti, poiché in essi devono essere contenuti tutti i movimenti relativi alla vostra attività, quindi le entrate e le uscite. Basta anche solo una piccola svista perché i conti alla fine non quadrino!

Lo strumento: il conto

Per la re­gi­stra­zio­ne di un fatto economico o fi­nan­zia­rio si utilizza la ri­par­ti­zio­ne in due colonne:

  • “DARE”, in cui inserire le va­ria­zio­ni fi­nan­zia­rie attive dei conti fi­nan­zia­ri e le va­ria­zio­ni eco­no­mi­che positive dei conti economici;
  • “AVERE”, in cui inserire le va­ria­zio­ni fi­nan­zia­rie passive dei conti fi­nan­zia­ri e le va­ria­zio­ni eco­no­mi­che negative dei conti economici.

Il metodo della partita doppia sta­bi­li­sce le seguenti regole di re­gi­stra­zio­ne:

  • Vanno eseguite almeno due an­no­ta­zio­ni con­tem­po­ra­nea­men­te.
  • Le an­no­ta­zio­ni vanno ef­fet­tua­te in due o più conti a sezioni divise o accostate.
  • Le an­no­ta­zio­ni vanno ef­fet­tua­te in sezioni opposte.
  • Il totale dei valori re­gi­stra­ti in Dare deve essere uguale al totale dei valori in Avere.

I conti quindi as­su­me­ran­no la forma a due sezioni o colonne, ognuna delle quali conterrà un solo segno (+ o -), per cui se un valore iscritto in una sezione deve essere ret­ti­fi­ca­to da un altro valore, si ag­giun­ge­rà quest’ultimo nella sezione opposta invece che can­cel­la­re il valore da ret­ti­fi­ca­re. In questo senso se un valore va sottratto non lo si scrive con il segno meno, bensì va scritto con segno più nell’altra colonna. Il risultato è che i valori di ogni colonna finiscono per sommarsi tra loro.

Gra­fi­ca­men­te si vi­sua­liz­ze­rà in questo modo:

Il risultato è un prospetto contabile che consente di rilevare ope­ra­zio­ni di segno opposto.

Vediamo insieme un esempio di partita doppia. In un’azienda il conto cassa si presenta in un dato momento come segue:

Chia­ra­men­te nel momento in cui si redige un bilancio è ne­ces­sa­rio con­si­de­ra­re le dif­fe­ren­ti nature dei conti:

  • Natura numeraria (fi­nan­zia­ria): in questo caso i conti accolgono mo­vi­men­ta­zio­ni fi­nan­zia­rie o numerarie, quindi si tratta di entrate di cassa o uscite di cassa, sorgere di crediti o sorgere di debiti, estin­zio­ne di crediti e debiti.
  • Natura economica: in questo caso, invece, i conti accolgono mo­vi­men­ta­zio­ni “reali”, per cui si sud­di­vi­do­no in conti di reddito, con costi e ricavi d’esercizio e costi plu­rien­na­li, e conti di capitale, con in­cre­men­ti e de­cre­men­ti di capitale.

Le regole: lo schema di fun­zio­na­men­to dei conti

Per mettere in atto il principio della duplice ri­le­va­zio­ne si­mul­ta­nea servono delle regole. Queste regole si esprimono in uno schema secondo cui fun­zio­na­no i conti. Come abbiamo visto i conti si sud­di­vi­do­no per la loro natura in Conti Numerari e in Conti Economici. I Conti Numerari vanno quindi così ripartiti:

I Conti Economici si ri­par­ti­sco­no ul­te­rior­men­te in Conti di Reddito e in Conti di Capitale. I seguenti grafici il­lu­stra­no come ri­par­tir­li secondo il metodo della partita doppia:

In sintesi: un riepilogo del pro­ce­di­men­to am­mi­ni­stra­ti­vo

Rie­pi­lo­gan­do, si possono delineare le seguenti fasi di procedura am­mi­ni­stra­ti­va. In­nan­zi­tut­to avviene un fatto am­mi­ni­stra­ti­vo, che viene te­sti­mo­nia­to dalla presenza concreta di un documento contabile, il quale riporta in­for­ma­zio­ni economico-fi­nan­zia­rie. A questo punto entra in gioco la ri­le­va­zio­ne contabile, da ef­fet­tuar­si con il metodo della partita doppia. Il risultato finale sarà un bilancio ci­vi­li­sti­co oppure un report o bilancio ge­stio­na­le.

Consiglio

Na­tu­ral­men­te esistono altre pos­si­bi­li­tà con le quali potreste ot­ti­miz­za­re la con­ta­bi­li­tà della vostra azienda. Onde evitare di sper­pe­ra­re il vostro tempo a fare i conti, potreste ri­vol­ger­vi a tool spe­cia­liz­za­ti che si occupano di questi compiti al vostro posto. In par­ti­co­lar modo le aziende più grandi, le quali hanno un grande volume di entrate e di uscite da re­gi­stra­re, possono al­leg­ge­ri­re no­te­vol­men­te la mole del lavoro quo­ti­dia­no.

Le in­for­ma­zio­ni contenute in questo articolo sono da con­si­de­rar­si a titolo in­di­ca­ti­vo. IONOS non si assume alcuna re­spon­sa­bi­li­tà per la cor­ret­tez­za dei contenuti qui presenti, ulteriori in­for­ma­zio­ni le potete trovare su questa pagina.

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