Ou­tsour­cing

Il termine "ou­tsour­cing" è co­sti­tui­to dalle parole inglesi out e source, che abbinate possono essere ap­pros­si­ma­ti­va­men­te intese come “ricevere dal fuori”, esat­ta­men­te ciò che di fatto è: un'a­zien­da ester­na­liz­za a terzi singole mansioni, reparti o processi aziendali, ottenendo così supporto esterno. I servizi di cui la vostra azienda era re­spon­sa­bi­le in pre­ce­den­za sono ora forniti da un fornitore di servizi spe­cia­liz­za­to. Queste sono spesso funzioni se­con­da­rie: compiti che devono essere eseguiti affinché un'im­pre­sa possa svolgere la sua attività prin­ci­pa­le.

Nel­l'ou­tsour­cing i singoli compiti o processi sono di solito ester­na­liz­za­ti a un'a­zien­da esterna. Tuttavia in de­ter­mi­na­te cir­co­stan­ze i servizi possono essere forniti anche in­ter­na­men­te (ou­tsour­cing interno). Se, ad esempio, affidate un compito a un'altra azienda ap­par­te­nen­te sempre al vostro gruppo, create una nuova azienda spe­cia­liz­za­ta nell’area di com­pe­ten­za cor­ri­spon­den­te o assegnate il compito a la­vo­ra­to­ri tem­po­ra­nei, anche questo è ou­tsour­cing interno. Al contrario, nel caso dell'ou­tsour­cing esterno, un compito viene affidato a un'a­zien­da esterna. Pre­fe­ri­bil­men­te si tratta di una società locale, ma può anche essere un ap­pal­ta­to­re straniero. L'at­ten­zio­ne viene spesso riposta sul possibile risparmio di costi.

Oltre al risparmio, ci sono altri motivi per attuare l'ou­tsour­cing:

• Aumentare l'ef­fi­cien­za: le aziende possono con­cen­trar­si sulle loro com­pe­ten­ze chiave e quindi lavorare in modo più ef­fi­cien­te.
• Ot­ti­miz­za­re la sca­la­bi­li­tà: grazie al­l'ou­tsour­cing aumenta la capacità di ma­no­do­pe­ra di­spo­ni­bi­le. Ciò significa che è possibile ottenere il massimo ren­di­men­to nella pro­du­zio­ne, ga­ran­ten­do la pro­du­zio­ne anche in caso di flut­tua­zio­ni sta­gio­na­li o insolite.
• In­cre­men­ta­re la rapidità di reazione: ri­spon­de­re più ra­pi­da­men­te ai cam­bia­men­ti, poiché i compiti possono essere affidati a terzi spe­cia­liz­za­ti.
• Mi­glio­ra­re la qualità: l'ou­tsour­cing porta spesso a un in­cre­men­to della qualità. Una buona fabbrica o officina ar­ti­gia­na­le può mi­glio­ra­re la qualità dei propri prodotti.
• Ri­spar­mia­re sui costi: le aziende esterne hanno un alto grado di spe­cia­liz­za­zio­ne nei ri­spet­ti­vi servizi. Questo permette loro di lavorare in modo molto più ef­fi­cien­te in termini di costi, rendendo i propri servizi eco­no­mi­ca­men­te alquanto van­tag­gio­si.
• Sopperire alle mancanze di co­no­scen­ze spe­ci­fi­che: se in un'a­zien­da si rendono necessari nuovi processi di lavoro, spesso nel­l'im­ple­men­ta­zio­ne c'è una mancanza di know-how o di personale qua­li­fi­ca­to. Qui l'ou­tsour­cing è un'al­ter­na­ti­va al­l'as­sun­zio­ne di nuovi spe­cia­li­sti.

Va fatta di­stin­zio­ne tra diverse forme di ester­na­liz­za­zio­ne:

• Business Process Ou­tsour­cing: il Business Process Ou­tsour­cing prevede l’ester­na­liz­za­zio­ne di interi processi aziendali. Ad esempio quando un fornitore di servizi esterno si occupa della pre­pa­ra­zio­ne delle buste paga dei vostri di­pen­den­ti.
• Knowledge Process Ou­tsour­cing: in questo tipo di ou­tsour­cing le mansioni complesse sono ester­na­liz­za­te a un'a­zien­da terza. Ci può essere ad esempio l'e­la­bo­ra­zio­ne di testi ot­ti­miz­za­ti per i motori di ricerca per il proprio sito web. So­li­ta­men­te l'azienda in questione dispone di esperti con un alto grado di spe­cia­liz­za­zio­ne.
• Out­ta­sking: solo singole de­li­mi­ta­te aree di re­spon­sa­bi­li­tà vengono tra­sfe­ri­te a un'altra azienda. Si tratta spesso di processi am­mi­ni­stra­ti­vi e di­spen­dio­si in termini di tempo, come ad esempio l'ar­chi­via­zio­ne di e-mail o il backup di dati. Tuttavia, la re­spon­sa­bi­li­tà di quell’area rimane del­l'a­zien­da, poiché l'intera divisione continua a essere gestita in modo in­di­pen­den­te.
• Selective Ou­tsour­cing: l'ou­tsour­cing selettivo combina l'ou­tsour­cing dei processi aziendali e l'out­ta­sking. Alcune sottoaree spe­ci­fi­che che vanno oltre la singola mansione vengono ester­na­liz­za­te, ma non cor­ri­spon­do­no a un processo completo.

Le strategie di ou­tsour­cing sono uti­liz­za­te in aree come il servizio clienti, con­ta­bi­li­tà, con­su­len­za fiscale, IT e marketing.

Esempi di possibili strategie di ou­tsour­cing:

• Servizio clienti: un'a­zien­da delega il compito di servizio clienti a un'a­zien­da spe­cia­liz­za­ta. I call center spesso si fanno carico di una de­ter­mi­na­ta capacità di chiamate in entrata a un prezzo fisso con­cor­da­to.
• Marketing: un'a­zien­da affida la gestione dei canali di social media a un fornitore esterno di servizi (ad es. un'a­gen­zia di marketing).
• Fab­bri­ca­zio­ne materiale dei prodotti: per molte aziende di moda è troppo costoso produrre ab­bi­glia­men­to in Italia. Per questo motivo scelgono spesso la pro­du­zio­ne in Asia. Una volta com­ple­ta­ta la pro­du­zio­ne, l'ab­bi­glia­men­to viene spedito in Italia.

Questi sono solo esempi se­le­zio­na­ti e tipici di ou­tsour­cing. Nella pratica, al giorno d’oggi un'a­zien­da può ester­na­liz­za­re ogni fase delle sue attività, sia nella pro­du­zio­ne che nella fornitura di servizi, a un con­traen­te esterno. Grazie alla con­nes­sio­ne del mondo in un’unica rete, non ha più im­por­tan­za se l'azienda straniera si trova nella città vicina o dal­l'al­tra parte del mondo. Non dal punto di vista dell’ou­tsour­cing almeno.

Avete stabilito che l’ou­tsour­cing fa al caso vostro e della vostra azienda, ma non sapete come procedere? Di base non esiste un unico metodo corretto di ester­na­liz­za­re un progetto. La strategia di ou­tsour­cing varia come varie sono le aziende. Tuttavia, volendo delineare una modalità di procedere di successo, può essere reputato af­fi­da­bi­le il seguente metodo:

1. Ana­liz­za­re lo stato attuale: di un'at­ti­vi­tà aziendale, di una sottoarea o di un intero processo. Dal­l'a­na­li­si potete ricavare i passaggi suc­ces­si­vi e valutare il po­ten­zia­le di una strategia di ou­tsour­cing.
2. Ac­cor­dar­si in­ter­na­men­te: or­ga­niz­za­te un incontro iniziale con tutti i par­te­ci­pan­ti al progetto della vostra azienda così da porre le migliori basi possibili per l’avvio del processo di ester­na­liz­za­zio­ne. Do­vreb­be­ro essere evi­den­zia­ti e discussi i benefici del progetto, il contenuto e la tem­pi­sti­ca del progetto e le sue fasi suc­ces­si­ve.
3. Se­le­zio­na­re un fornitore di servizi: con­fron­ta­te tra loro i po­ten­zia­li fornitori. Per la selezione e l'in­te­ra­zio­ne con i possibili fornitori di servizi è ne­ces­sa­rio disporre di un ca­pi­to­la­to generale d’appalto, dove si re­gi­stra­no tutti i requisiti di base e la bozza del progetto e un ca­pi­to­la­to pre­sta­zio­na­le d’appalto dove si annotano le soluzioni cor­ri­spon­den­ti e i requisiti in maniera più det­ta­glia­ta. Questo permette di svi­lup­pa­re nuove soluzioni o di svi­lup­pa­re ul­te­rior­men­te quelle già esistenti, evitando inoltre possibili malintesi.
4. Stabilire un ca­len­da­rio di at­tua­zio­ne: una volta concluso il contratto, si può partire con l’ester­na­liz­za­zio­ne. È im­por­tan­te che venga con­cor­da­ta una tabella di marcia per l'at­tua­zio­ne del contratto. Nel­l'am­bi­to della gestione del progetto ve­ri­fi­ca­te re­go­lar­men­te se i passaggi fon­da­men­ta­li con­cor­da­ti al momento della stipula del contratto siano stati raggiunti o meno.

L'ou­tsour­cing è un processo complesso, motivo per il quale durante la sua im­ple­men­ta­zio­ne possono ve­ri­fi­car­si diversi errori. Anche la migliore delle pia­ni­fi­ca­zio­ni non esclude intoppi di vario genere. Qui di seguito vi pre­sen­tia­mo alcuni degli errori più comuni in modo che possiate evitarli:

• Scelta errata del partner: le aziende possono scegliere tra diversi partner di ou­tsour­cing a seconda dell’attività da ester­na­liz­za­re: pro­dut­to­ri spe­cia­liz­za­ti, agenzie o la­vo­ra­to­ri autonomi. Tuttavia, un risultato sod­di­sfa­cen­te richiede un'at­ten­ta selezione del partner com­mer­cia­le.
• Ou­tsour­cing ar­bi­tra­rio: l’ester­na­liz­za­zio­ne ar­bi­tra­ria di mansioni può ri­spar­miar­vi del lavoro, ma spesso risulta insensata. È con­si­glia­bi­le ana­liz­za­re nel dettaglio i vari campi e le attività della propria azienda e solo allora prendere una decisione, non li­mi­tan­do­si quindi alla questione economica.
• Accordi imprecisi: spesso accordi poco chiari portano all’in­sod­di­sfa­zio­ne. È quindi im­por­tan­te definire in anticipo quali processi siano in­te­res­sa­ti dall’ou­tsour­cing e quali sono i criteri di va­lu­ta­zio­ne dell’efficacia dell’ester­na­liz­za­zio­ne.
• Contratti scadenti: un contratto di ou­tsour­cing dovrebbe do­cu­men­ta­re i compiti e gli obblighi reciproci. Le domande irrisolte portano quasi sempre a malintesi in caso di dubbio.

De­si­de­ra­te affidare una parte dei vostri processi la­vo­ra­ti­vi a un'a­zien­da o a un fornitore di servizi al­l'e­ste­ro? Allora è es­sen­zia­le tenere conto di questi tre fattori:

• Dif­fe­ren­za oraria: grazie alla di­gi­ta­liz­za­zio­ne, ad esempio, è possibile lavorare con freelance pro­ve­nien­ti da tutto il mondo. Ma nel caso di un incarico urgente o di una riunione spontanea, la dif­fe­ren­za di orario può rap­pre­sen­ta­re un problema.
• Barriere lin­gui­sti­che: l'inglese fluente è uno dei pre­re­qui­si­ti più im­por­tan­ti per l'ou­tsour­cing al­l'e­ste­ro.
• Metodo di lavoro: le tecniche e gli approcci non sono gli stessi in tutte le aziende. È probabile che un'a­zien­da dal­l'al­tra parte del mondo affronti un problema in modo diverso da quello a cui siete abituati.

La decisione di delegare alcune funzioni a un pre­sta­to­re di servizi non dovrebbe in nessun caso essere presa alla leggera. Perché una volta che i compiti sono stati ester­na­liz­za­ti, il rein­se­ri­men­to nel­l'a­zien­da è tut­t'al­tro che facile. Con­trol­la­re sempre che i vantaggi superino gli svantaggi nel vostro caso, prima di decidere di ester­na­liz­za­re.

L'ou­tsour­cing è diventato sempre più im­por­tan­te negli ultimi decenni. Molte aziende uti­liz­za­no strategie di ou­tsour­cing per ac­qui­sta­re servizi in modo economico e per potersi con­cen­tra­re mag­gior­men­te sulle proprie com­pe­ten­ze. Per garantire il successo de­si­de­ra­to di tali misure sono necessari concetti di pro­du­zio­ne e logistica moderni. La strategia di pro­du­zio­ne just-in-time è un esempio di tale concetto. I materiali sono prodotti o con­se­gna­ti solo quando sono ef­fet­ti­va­men­te necessari per la pro­du­zio­ne. In questo modo l'azienda risparmia i costi di stoc­cag­gio e deve pagare quelli del materiale solo al momento effettivo della pro­du­zio­ne.

Nel corso della glo­ba­liz­za­zio­ne, at­tra­ver­so i concetti logistici mondiali e il continuo sviluppo di Internet, oggi più che mai è più facile per le aziende ester­na­liz­za­re sot­to­pro­ces­si più o meno grandi ad altre aziende. Se si utilizza cor­ret­ta­men­te l'ou­tsour­cing, è possibile ac­ce­le­ra­re i flussi di lavoro e mi­glio­ra­re i vostri prodotti o servizi. In questo modo è possibile con­tra­sta­re la crescente con­cor­ren­za globale.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.