Re­gi­stra­zio­ne contabile degli stipendi dei di­pen­den­ti: tutto quello che dovete sapere

Un’azienda di successo si trova di fronte a molte sfide. A parte la gestione, è im­pre­scin­di­bi­le ef­fet­tua­re i pagamenti degli stipendi dei di­pen­den­ti per tempo senza tra­la­scia­re gli altri adem­pi­men­ti fiscali e ver­sa­men­ti connessi al costo del personale. Na­tu­ral­men­te è più facile a dirsi che a farsi. Per questo molte aziende decidono di affidare la con­ta­bi­li­tà salariale a un contabile o a un com­mer­cia­li­sta.

La con­ta­bi­li­tà salariale si occupa di garantire la re­go­la­ri­tà nei rapporti tra il datore di lavoro e i di­pen­den­ti, as­si­cu­ran­do­si che il ver­sa­men­to dei salari sia fatto per tempo, che i con­tri­bu­ti sociali siano suddivisi così come stabilito dalla legge e che le ritenute fiscali a carico del la­vo­ra­to­re siano ri­spet­ta­te. Inoltre, per l’azienda la con­ta­bi­li­tà salariale è im­por­tan­te perché fa parte delle spese aziendali di cui tenere conto quando si fa la di­chia­ra­zio­ne dei redditi.

La con­ta­bi­li­tà del personale comprende le seguenti attività:

• la regolare tenuta del Libro Unico del Lavoro (busta paga mensile con in­di­ca­zio­ne di stipendio lordo, cuneo fiscale sulle re­tri­bu­zio­ni - IRPEF e INPS -, in­di­ca­zio­ne stipendio netto e ac­can­to­na­men­ti dell’impresa nell’interesse dei la­vo­ra­to­ri);
• il regolare pagamento degli oneri sociali, cioè i costi del fattore lavoro per l’azienda (re­tri­bu­zio­ne lorda come stabilito da contratto, con­tri­bu­ti a carico dell’impresa e TFR);
• la li­qui­da­zio­ne delle re­tri­bu­zio­ni.

È chiaro che mantenere una con­ta­bi­li­tà salariale regolare richiede pre­ci­sio­ne. Dovete fare at­ten­zio­ne a diversi fattori e non di­men­ti­ca­re nessun passaggio, se volete evitare spia­ce­vo­li in­con­ve­nien­ti con l’Agenzia dell’Entrate.

La la­bo­rio­si­tà e i costi per mantenere la con­ta­bi­li­tà del personale dipendono anche dalle di­men­sio­ni e dal tipo di azienda. In par­ti­co­la­re, il tipo di re­tri­bu­zio­ne del personale gioca un ruolo im­por­tan­te. Per esempio, se i di­pen­den­ti sono pagati a ore o se lavorano la domenica verranno ul­te­rior­men­te re­mu­ne­ra­ti (ogni ora do­me­ni­ca­le prevede una mag­gio­ra­zio­ne del 30% sulla re­tri­bu­zio­ne oraria). Questo comporta lavoro straor­di­na­rio per chi si occupa della con­ta­bi­li­tà salariale e, con­se­guen­te­men­te, costi maggiori per l’azienda. Di seguito vi spie­ghia­mo quali sono gli strumenti per mantenere la con­ta­bi­li­tà dei di­pen­den­ti cor­ret­ta­men­te, quali imposte sono a carico del datore di lavoro e quali no, e come leggere e calcolare le im­po­si­zio­ni sul salario.

Il Libro Unico del Lavoro (LUL) è un documento in vigore dal 2008 che documenta lo stato del rapporto di lavoro dei di­pen­den­ti e può essere gestito sia da un con­su­len­te sia dall’azienda. Il LUL non è solo un libro paga ma deve anche indicare le presenze del la­vo­ra­to­re di­pen­den­te. Dal 2019, secondo il decreto le­gi­sla­ti­vo n.151/2015, la tenuta del Libro Unico del Lavoro avrebbe dovuto essere te­le­ma­ti­ca ma per evitare un ulteriore carico bu­ro­cra­ti­co per aziende e con­su­len­ti questo obbligo è stato abrogato dal Decreto Sem­pli­fi­ca­zio­ni.

Inoltre, il datore di lavoro o il com­mer­cia­li­sta in sua vece devono rac­co­glie­re alcuni dei dati personali dei di­pen­den­ti per poter ri­spet­ta­re gli adem­pi­men­ti salariali. Questo ga­ran­ti­sce anche che, in caso di controlli esterni da parte dell’Ufficio dell’Entrate, sia più facile con­trol­la­re che le de­tra­zio­ni sul salario del di­pen­den­te siano corrette. Informare il datore di lavoro e/o il com­mer­cia­li­sta della propria si­tua­zio­ne personale (ad esempio della nascita di figli o di cam­bia­men­ti nella propria si­tua­zio­ne fa­mi­glia­re) è fon­da­men­ta­le e a vantaggio del di­pen­den­te che potrebbe ricevere de­tra­zio­ni sulla base della sua si­tua­zio­ne personale.

L’articolo 6, comma 1, D.M. 9 luglio 2008 sta­bi­li­sce che il LUL debba essere con­ser­va­to per 5 anni. Il Re­go­la­men­to UE 2016/679 però prevede che i dati vengano con­ser­va­ti fino a 10 anni. Quindi fate at­ten­zio­ne a non eliminare i dati sensibili prima del tempo.

Tutti i di­pen­den­ti pubblici o privati e la maggior parte dei la­vo­ra­to­ri autonomi devono essere ob­bli­ga­to­ria­men­te iscritti all’Istituto nazionale della pre­vi­den­za sociale (INPS). Si tratta del prin­ci­pa­le ente pre­vi­den­zia­le del sistema pen­sio­ni­sti­co pubblico italiano che si occupa di fi­nan­zia­re le pensioni e di ri­scuo­te­re i con­tri­bu­ti. Oltre alle pensioni, l’INPS si occupa anche di gestire tutte le pre­sta­zio­ni a sostegno del reddito, come ad esempio la di­soc­cu­pa­zio­ne, gli assegni familiari, l’indennità in caso di malattia e la maternità.

I con­tri­bu­ti per i la­vo­ra­to­ri di­pen­den­ti vengono versati all’INPS in un massimo di sei rate dal datore di lavoro (a cui poi verrà detratta la parte a carico del di­pen­den­te) ed equi­val­go­no al 33% della re­tri­bu­zio­ne (esclu­den­do alcuni elementi della re­tri­bu­zio­ne come il trat­ta­men­to di fine rapporto).

L’altra imposta sul salario del di­pen­den­te è quella sul reddito delle persone fisiche (IRPEF). A regolarla è il testo unico delle imposte sui redditi emanato dal DPR del 22 dicembre 1986 n. 917. È un’imposta pro­gres­si­va che colpisce con aliquote di­pen­den­ti da scaglioni di reddito che partono da un minimo del 23% per chi guadagna meno di 15.000€ all’anno e arrivano fino al 43% per chi guadagna più di 75.000€ in un anno. Alcuni soggetti possono usufruire di de­tra­zio­ni sull’IRPEF (per esempio chi ha figli a carico).

L’IRPEF è a carico del di­pen­den­te e può essere pagata in modi diversi, ma ge­ne­ral­men­te si attua un prelievo mensile in busta paga tra marzo e giugno seguito dalla li­qui­da­zio­ne del saldo IRPEF e dal ver­sa­men­to dell’acconto per l’anno seguente.

La tre­di­ce­si­ma è una mensilità ag­giun­ti­va che spetta a tutti i la­vo­ra­to­ri di­pen­den­ti con contratto di lavoro a tempo de­ter­mi­na­to o in­de­ter­mi­na­to e che viene versata dal datore di lavoro ge­ne­ral­men­te a dicembre. Le regole per il calcolo della tre­di­ce­si­ma sono stabilite da contratti col­let­ti­vi ma in linea di massima equivale a un do­di­ce­si­mo della re­tri­bu­zio­ne globale.

Il trat­ta­men­to di fine rapporto (TFR) è una porzione di re­tri­bu­zio­ne versata dal datore di lavoro e dovuta al la­vo­ra­to­re di­pen­den­te alla fine del rapporto di lavoro (li­cen­zia­men­to, rag­giun­gi­men­to dell’età pen­sio­na­bi­le o di­mis­sio­ni). Il conteggio del TFR avviene sommando una quota pari alla re­tri­bu­zio­ne per ciascun anno di lavoro divisa per il coef­fi­cien­te 13,5. Il 31 dicembre di ogni anno, l’importo ac­cu­mu­la­to, eccetto quello dell’anno, viene ri­va­lu­ta­to dell’1,5% più il 75% dell’aumento dell’indice Istat dei prezzi al consumo dell’anno pre­ce­den­te.

Alla fine dell’anno, l’im­pren­di­to­re è tenuto a fare un bilancio di fine anno che serve a mo­di­fi­ca­re o fi­na­liz­za­re i dati ottenuti dalla con­ta­bi­li­tà generale. In questo bilancio rientrano anche eventuali costi dei di­pen­den­ti che possono essere in parte detratti dall’azienda. Se il la­vo­ra­to­re di­pen­den­te non ha usufruito di tutti i giorni di ferie può decidere di farne uso l’anno seguente oppure di ritirare un’indennità alla fine del rapporto la­vo­ra­ti­vo.

Nel momento in cui un’azienda assume anche solo un di­pen­den­te, è tenuta alla re­gi­stra­zio­ne contabile degli stipendi dei di­pen­den­ti. Ciò è dovuto agli obblighi, già men­zio­na­ti, di re­gi­stra­zio­ne presso i vari istituti di pre­vi­den­za sociale e verso l’Ufficio delle Imposte. Inoltre, il datore di lavoro è sempre obbligato a con­se­gna­re la busta paga ai suoi di­pen­den­ti visto che non si tratta di una mera an­no­ta­zio­ne dello stipendio pattuito ma di uno strumento che indica al di­pen­den­te con chiarezza quale sia la sua posizione economica.

È molto tutto quello da tenere a mente per eseguire la re­gi­stra­zio­ne contabile degli stipendi dei di­pen­den­ti cor­ret­ta­men­te. Anche nelle aziende più piccole con solo uno o due di­pen­den­ti, questo tipo di attività richiede molto tempo e lavoro. È im­por­tan­te anche evitare di fare errori visto che questi possono portare a sanzioni o a pagamenti sup­ple­men­ta­ri agli organi com­pe­ten­ti. Quindi, affidarsi a un esperto sia interno all’azienda che esterno, può essere la soluzione giusta per evitare problemi.

Le piccole imprese pre­fe­ri­sco­no ge­ne­ral­men­te affidarsi a un esperto ri­co­no­sciu­to da un ordine pro­fes­sio­na­le, come un com­mer­cia­li­sta o a un con­su­len­te del lavoro. I costi sono elevati ma evitano quasi in­te­ra­men­te la pos­si­bi­li­tà di errori che po­treb­be­ro rivelarsi ancora più costosi. Un’altra soluzione è quella di gestire la con­ta­bi­li­tà in­ter­na­men­te. Questo comporta na­tu­ral­men­te una serie di vantaggi in termini di controllo aziendale, ma significa anche farsi carico di mol­tis­si­mi costi e re­spon­sa­bi­li­tà. In­nan­zi­tut­to è ne­ces­sa­rio assumere un di­pen­den­te ag­giun­ti­vo qua­li­fi­ca­to che si occupi solo di questo, oltre che ac­qui­sta­re software molto costosi per gestire la con­ta­bi­li­tà.

La terza soluzione possibile è una si­tua­zio­ne ibrida dove a gestire la con­ta­bi­li­tà è uf­fi­cial­men­te lo studio di un pro­fes­sio­ni­sta ma, con­tem­po­ra­nea­men­te, l’azienda effettua una con­ta­bi­li­tà parallela gestendo au­to­no­ma­men­te la bu­ro­cra­zia più semplice e potendosi affidare a un pro­fes­sio­ni­sta in caso di dubbi o si­tua­zio­ni complesse.

Nella tabella seguente sono rie­pi­lo­ga­te le misure che possono essere uti­liz­za­te per ridurre al minimo il margine di errore nel mantenere la con­ta­bi­li­tà salariale sia in­ter­na­men­te sia ester­na­men­te:

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