Rimborso spese: in­for­ma­zio­ni generali

Spesso per lavoro è ne­ces­sa­rio spostarsi e in­tra­pren­de­re trasferte, dalle quali derivano ov­via­men­te dei costi. Tuttavia sia il libero pro­fes­sio­ni­sta che il di­pen­den­te hanno la pos­si­bi­li­tà di dedurre questi costi e ottenere quindi un rimborso. Per ottenere dei rimborsi spese ci sono diverse pos­si­bi­li­tà ed è dif­fe­ren­te se a ri­chie­de­re il rimborso è un libero pro­fes­sio­ni­sta o un di­pen­den­te. Vi spie­ghia­mo di che cosa si tratta e quando si applica il rimborso spese.

So­li­ta­men­te si ha la pos­si­bi­li­tà di ri­chie­de­re un rimborso spese quando si effettua una trasferta, cioè uno spo­sta­men­to tem­po­ra­neo diverso da quello verso la sede di lavoro. Da notare che trasferta e tra­sfe­ri­men­to sono due cose distinte, in quanto la prima ha carattere tem­po­ra­neo e la sua durata va valutata caso per caso e a seconda del tipo di lavoro, mentre per tra­sfe­ri­men­to si intende un cam­bia­men­to a lungo termine o de­fi­ni­ti­vo. Per stabilire a quale trat­ta­men­to vada incontro un di­pen­den­te e per capire come una trasferta incida dal punto di vista fiscale, è ne­ces­sa­rio tenere conto se la trasferta avvenga all’interno del ter­ri­to­rio comunale o fuori dal ter­ri­to­rio comunale.

In una trasferta all’interno del ter­ri­to­rio comunale, i rimborsi o le indennità erogati ai di­pen­den­ti con­tri­bui­sco­no alla for­ma­zio­ne del reddito (ad eccezione dei rimborsi delle spese di trasporto mostrando ad esempio i biglietti del mezzo scelto), mentre in caso di trasferte fuori dal ter­ri­to­rio comunale il rimborso non rientra nel reddito im­po­ni­bi­le, salvo alcune eccezioni.

Nei prossimi paragrafi vedremo quindi quali costi sono de­du­ci­bi­li nella di­chia­ra­zio­ne dei redditi e vedremo quali sono le spese delle trasferte per cui ci può essere un rimborso spese. Prin­ci­pal­men­te verrà preso in con­si­de­ra­zio­ne il trat­ta­men­to per i di­pen­den­ti, ma ac­cen­ne­re­mo anche al rimborso spese per i pro­fes­sio­ni­sti.

Per le trasferte fuori dal ter­ri­to­rio comunale è possibile ricorrere a tre tipi di rimborso, che non possono però essere combinati tra loro. A di­sci­pli­na­re il trat­ta­men­to fiscale dei la­vo­ra­to­ri di­pen­den­ti è l’art. 51 comma 5 del D.P.R. n. 917/1986. Di seguito spie­ghia­mo bre­ve­men­te come funziona il rimborso for­fet­ta­rio, il rimborso a piè di lista o analitico e il rimborso misto.

Secondo la legge, l’azienda può decidere di rim­bor­sa­re il di­pen­den­te con un importo for­fet­ta­rio per le spese sostenute durante una trasferta. Tale importo è da in­ten­der­si gior­na­lie­ro e si applica anche se la trasferta dura meno di 24 ore; inoltre questo rimborso spese è esentasse, non concorre quindi alla for­ma­zio­ne del reddito del di­pen­den­te. In genere vengono prese in con­si­de­ra­zio­ne le spese di vitto e alloggio, senza che vi sia la necessità di do­cu­men­tar­le. Quindi queste indennità ammontano a:

• 46,48 euro al giorno per trasferte fuori dal ter­ri­to­rio comunale ma sempre in Italia;
• 77,46 euro al giorno per trasferte all’estero.

Le spese per la trasferta relative ai trasporti vanno con­si­de­ra­te se­pa­ra­ta­men­te, al di là di questo importo. Inoltre, qualora si superi questo importo per le spese di vitto e alloggio, l’eccedente sarà soggetto a tas­sa­zio­ne fiscale e pre­vi­den­zia­le.

Un’altra opzione pra­ti­ca­bi­le è quella di ricorrere al rimborso a piè di lista o rimborso spese analitico che permette al di­pen­den­te di sborsare meno soldi, in quanto devono essere do­cu­men­ta­te tutte le spese della trasferta relative al vitto, all’alloggio, al viaggio e al trasporto. Ov­via­men­te il la­vo­ra­to­re dovrà optare per la soluzione più economica e suc­ces­si­va­men­te riportare ana­li­ti­ca­men­te l’importo sborsato in una nota spese, cioè un apposito documento con i dati relativi alla trasferta ri­por­tan­do la do­cu­men­ta­zio­ne giu­sti­fi­ca­ti­va in merito agli esborsi.

Se viene quindi pre­sen­ta­ta l’opportuna do­cu­men­ta­zio­ne, anche questo rimborso spese non concorre alla de­ter­mi­na­zio­ne del reddito del di­pen­den­te. Inoltre non vi sono limiti fissati per l’importo da rim­bor­sa­re, ad eccezione di spese varie che non rientrano nel vitto, nell’alloggio, nel viaggio e nel trasporto, come il par­cheg­gio. In questo caso viene stabilito un importo massimo di 15,49 euro per trasferte in Italia e 25,82 euro per trasferte all’estero.

Adottando questo tipo di rimborso spese, le spese di vitto e alloggio sono do­cu­men­ta­bi­li tramite fattura (che permette anche di detrarre l’IVA), ricevuta o scontrino fiscale, mentre per le spese di viaggio e di trasporto basterà esibire i biglietti o le ricevute ri­la­scia­te dal vettore uti­liz­za­to.

Una terza via per­se­gui­bi­le è quella del rimborso misto, che si presenta come una via di mezzo tra il rimborso spese analitico e il rimborso for­fet­ta­rio. In questo caso, oltre al rimborso analitico relativo alle spese di viaggio e alloggio è previsto anche un’indennità di trasferta, quindi un importo for­fet­ta­rio in aggiunta alle spese sostenute durante la trasferta e in­di­pen­den­te­men­te da queste. Il limite esentasse gior­na­lie­ro fissato per l’indennità di trasferta, nel caso in cui si ricorra al rimborso spese analitico per le spese di vitto e alloggio, è di 30,99 euro per le trasferte in Italia e 51,65 euro per quelle all’estero.

Oltre a queste, vi è la pos­si­bi­li­tà di aver ri­co­no­sciu­te dal datore di lavoro le spese di viaggio e di trasporto, a patto che siano op­por­tu­na­men­te do­cu­men­ta­te.

Qualora il di­pen­den­te si spostasse con un mezzo proprio ha la pos­si­bi­li­tà di ri­chie­de­re un rimborso chi­lo­me­tri­co, un par­ti­co­la­re in­den­niz­zo che non è soggetto a tas­sa­zio­ne per il di­pen­den­te. Tuttavia tale regola non vale all’interno del ter­ri­to­rio comunale, per cui non è prevista esenzione.

Per quanto riguarda l’azienda vi è la pos­si­bi­li­tà di far valere alcuni costi de­du­ci­bi­li nel caso in cui il di­pen­den­te utilizzi una propria vettura entro il limite di 17 cavalli fiscali o 20 cavalli fiscali per ali­men­ta­zio­ne a gasolio o qualora il di­pen­den­te noleggi una vettura per ef­fet­tua­re la trasferta.

È da notare che per l’in­di­vi­dua­zio­ne degli importi bisogna far ri­fe­ri­men­to alle tabelle ACI.

Dopo aver af­fron­ta­to il trat­ta­men­to fiscale dei rimborsi spese per i di­pen­den­ti, vediamo meglio come si deve com­por­ta­re fi­scal­men­te l’azienda. Il trat­ta­men­to sarà diverso a seconda del tipo di rimborso applicato. Nel caso di un rimborso spese analitico ci sono dei limiti imposti ai costi de­du­ci­bi­li per l’azienda: infatti vitto e alloggio sono de­trai­bi­li per un massimo di 180,76 euro al giorno per trasferte fuori dal ter­ri­to­rio comunale (ma sempre in Italia) e per un massimo di 258,23 euro per le trasferte all’estero.

Invece non vi sono limiti per i rimborsi delle spese di vitto e alloggio per le trasferte nello stesso comune, in quanto il rimborso viene di­ret­ta­men­te tassato al la­vo­ra­to­re; per il datore di lavoro i costi de­du­ci­bi­li ammontano al 75% dell’importo totale.

Discorso diverso per le spese di viaggio e di trasporto, che risultano in­te­ra­men­te de­du­ci­bi­li, ov­via­men­te una volta che il di­pen­den­te avrà pre­sen­ta­to l’opportuna do­cu­men­ta­zio­ne. Per quanto riguarda il rimborso spese for­fet­ta­rio e il rimborso spese misto, in entrambi i casi per il datore di lavoro non vi è un limite fissato per i costi de­du­ci­bi­li.

Come funziona il rimborso spese per i pro­fes­sio­ni­sti e i la­vo­ra­to­ri autonomi? Si hanno due pos­si­bi­li­tà:

• le spese sono sostenute di­ret­ta­men­te dal pro­fes­sio­ni­sta e rim­bor­sa­te suc­ces­si­va­men­te dal com­mit­ten­te;
• le spese sono di­ret­ta­men­te sostenute dal com­mit­ten­te.

Nel primo caso, le spese di vitto e alloggio inerenti la pre­sta­zio­ne pro­fes­sio­na­le sono fatturate dal terzo al pro­fes­sio­ni­sta e vengono viste come un compenso per il pro­fes­sio­ni­sta, con­cor­ren­do così alla for­ma­zio­ne del reddito di lavoro autonomo e soggette perciò a ritenuta. Il pro­fes­sio­ni­sta potrà poi dedurre il 75% dei costi. Quando invece è di­ret­ta­men­te il com­mit­ten­te a sostenere le spese di vitto e alloggio, la fattura sarà in­di­riz­za­ta a questi dal servizio di ri­sto­ra­zio­ne e/o al­ber­ghie­ro che ha fornito la pre­sta­zio­ne, senza che il pro­fes­sio­ni­sta sia a co­no­scen­za dei costi. Il pro­fes­sio­ni­sta non deve perciò fare nulla, in quanto non avrà sostenuto alcun costo, mentre per il com­mit­ten­te si ap­pli­che­ran­no dei costi de­du­ci­bi­li in base alla propria categoria di reddito.

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