I documenti necessari per una corretta gestione delle spese di rap­pre­sen­tan­za

In qualunque azienda, uguale se di piccole, medie o grandi di­men­sio­ni, prima o poi spunta fuori una domanda semplice: come fun­zio­na­no i documenti per le spese di rap­pre­sen­tan­za?” E lo stesso vale pure per i la­vo­ra­to­ri freelance. Sfor­tu­na­ta­men­te però la risposta non è com­pa­ra­bil­men­te semplice.

I rapporti e le attività con clienti e fornitori sono una parte im­por­tan­te di ogni attività com­mer­cia­le: gli incontri servono a prendersi cura delle relazioni, a pre­sen­ta­re nuovi progetti o a discutere di possibili ordini futuri. Ma tutte queste attività con una forte com­po­nen­te sociale prevedono delle spese in denaro non in­dif­fe­ren­ti, le quali per fortuna possono essere detratte, almeno in parte, al momento della propria di­chia­ra­zio­ne dei redditi.

Come funziona il calcolo del plafond relativo alla de­du­ci­bi­li­tà delle spese di rap­pre­sen­tan­za lo abbiamo già af­fron­ta­to nel pre­ce­den­te articolo relativo a questo tema. Nel presente articolo invece ap­pro­fon­dia­mo la questione relativa ai documenti necessari per una corretta gestione delle spese di rap­pre­sen­tan­za.

No­no­stan­te le si­mi­la­ri­tà che con­di­vi­do­no, non tutti e tre questi tipi di documenti possono essere uti­liz­za­ti ai fini della de­tra­zio­ne fiscale. Vediamo dunque bre­ve­men­te in che cosa si dif­fe­ren­zia­no.

• Scontrino: si tratta di un documento anonimo che non riporta alcun dato relativo alla persona che effettua l’acquisto ma solo e uni­ca­men­te l’importo che viene incassato.

• Ricevuta fiscale: un documento so­li­ta­men­te emesso per la pre­sta­zio­ne di servizi a soggetti privati con codice fiscale. La dif­fe­ren­za prin­ci­pa­le tra la ricevuta fiscale e lo scontrino fiscale è so­stan­zial­men­te la dif­fe­ren­za di dati relativi alla persona riportati sul documento. Infatti mentre lo scontrino è to­tal­men­te anonimo, la ricevuta fiscale contiene dei dati personali.

• Fattura: la fattura si emette a favore di soggetti muniti di partita IVA e, in casi specifici e su richiesta, anche a favore di soggetti privati senza partita IVA. La fattura segue sia l’ero­ga­zio­ne di servizi che la fornitura di beni. La par­ti­co­la­ri­tà della fattura è il grado di dettaglio delle voci elencate e la divisione tra totale netto (ovvero il prezzo senza IVA), l’imposta (cioè l’IVA) e il totale lordo (totale netto più IVA). Dunque la fattura permette di de­ter­mi­na­re quanto il soggetto in questione abbia pagato di im­po­ni­bi­le e di IVA per l’acquisto di un bene o di una pre­sta­zio­ne di servizi in un de­ter­mi­na­to giorno a opera di un singolo fornitore.

In con­si­de­ra­zio­ne del fatto che il trat­ta­men­to fiscale per spese al­ber­ghie­re e di ri­sto­ra­zio­ne coinvolge in egual modo l’IVA (ai fini della de­trai­bi­li­tà) e le imposte dirette (de­du­ci­bi­li­tà), viene da sé che solamente quelle attività cor­ret­ta­men­te do­cu­men­ta­te da fattura possano essere calcolate, come stabilito dall’articolo 19 D.P.R. 633/1972. Il discorso è valido sia per pro­fes­sio­ni­sti che per imprese. In caso in cui non di­spo­nia­te di adeguata fattura ma solamente do­cu­men­ta­zio­ne sotto forma di scontrino o ricevuta fiscale, avete comunque la pos­si­bi­li­tà di dedurre dal reddito l’IVA che non è stata detratta. Rimane comunque la pre­con­di­zio­ne che si tratti di spese “inerenti” (come in­tro­dot­to dalla circolare 23/E/2010). Tuttavia il comma 1, lettera h dell’articolo 19-bis.1 dello stesso D.P.R. prevede delle li­mi­ta­zio­ni relative alla de­tra­zio­ne dell’imposta per le spese di rap­pre­sen­tan­za: