Quanto del tempo di viaggio conta come ore la­vo­ra­ti­ve?

Al giorno d’oggi, sempre più di­pen­den­ti pubblici e privati sono portati a viaggiare per lavoro. Tali viaggi d’affari possono risultare nel per­cor­re­re distanze più o meno lunghe e in giornate di lavoro che possono essere percepite come, o ef­fet­ti­va­men­te essere, più laboriose del normale. Pertanto, sorge spontanea una domanda, come è definito l’orario di lavoro in queste occasioni? Quando il tempo di viaggio è com­pu­ta­bi­le nel conteggio delle ore la­vo­ra­ti­ve? Quale parte del viaggio assorbe l’orario di lavoro e quale invece deve essere con­si­de­ra­ta a parte?

La risposta a tali domande non è del tutto semplice e in gran parte dipende dai contratti in­di­vi­dua­li stretti tra i la­vo­ra­to­ri e i datori di lavoro. Tuttavia, fatta eccezione per i contratti col­let­ti­vi, si denotano nel nostro sistema le­gi­sla­ti­vo delle linee guida, che po­treb­be­ro agevolare la nostra com­pren­sio­ne in merito a ciò che può essere con­si­de­ra­to come orario la­vo­ra­ti­vo durante un viaggio d’affari.

In materia di re­go­la­men­to sull’orario e sulle con­di­zio­ni la­vo­ra­ti­ve, l’Unione Europea pronuncia due direttive, la 104/1993 e la 34/2000, con l’in­ten­zio­ne di unificare i propri membri sotto un‘adeguata re­di­stri­bu­zio­ne del lavoro e una giusta in­ter­pre­ta­zio­ne del diritto del lavoro. L‘Italia ha ra­ti­fi­ca­to tali direttive ad aprile del 2003 con il Decreto le­gi­sla­ti­vo 66/2003 “Riforma della di­sci­pli­na in materia di orario di lavoro in at­tua­zio­ne delle direttive 93/104/Ce e 2000/34/Ce“.

Tale Decreto si pone a risposta della maggior parte delle nostre domande in merito ai viaggi d’affari e la con­se­guen­te de­fi­ni­zio­ne dell’orario la­vo­ra­ti­vo in essi.

In primis, vediamo cosa viene con­si­de­ra­to come orario di lavoro in generale dal nostro sistema le­gi­sla­ti­vo e di con­se­guen­za cosa dovrebbe essere incluso nel conteggio delle ore la­vo­ra­ti­ve durante un viaggio di affari.

L’articolo 3 del decreto le­gi­sla­ti­vo di cui sopra stipula la durata normale dell’orario di lavoro alle 40 ore set­ti­ma­na­li portate a un massimo di 48 ore in 7 giorni, con l‘in­clu­sio­ne degli straor­di­na­ri. Di seguito, in esso si definisce l’orario di lavoro come il periodo in cui il la­vo­ra­to­re è, nell’esercizio delle sue funzioni, a di­spo­si­zio­ne del datore di lavoro.

Per definire un periodo di tempo come facente parte dell’orario di lavoro, bisogna che coe­si­sta­no 3 elementi:

• Il pre­sta­to­re deve essere a lavoro presso la propria sede
• Il la­vo­ra­to­re deve essere a di­spo­si­zio­ne del datore di lavoro
• Il la­vo­ra­to­re deve essere nell’esercizio delle sue attività/funzioni

A fini espli­ca­ti­vi è fon­da­men­ta­le il concetto di luogo della pre­sta­zio­ne la­vo­ra­ti­va. Questo è nor­mal­men­te spe­ci­fi­ca­to nel contratto di lavoro su­bor­di­na­to e si iden­ti­fi­ca con il luogo fisso in cui il la­vo­ra­to­re presta i propri servizi.

Tuttavia, può essere richiesta la pre­sta­zio­ne di funzioni la­vo­ra­ti­ve iti­ne­ran­ti o in luoghi diversi da quello stipulato nel contratto d’as­sun­zio­ne, ovvero in trasferta. In tali casi, il datore di lavoro dovrà avvalersi delle direttive vigenti e valutare qualora ci fosse la necessità di erogare trat­ta­men­ti economici straor­di­na­ri. In quali casi vanno dunque erogati compensi straor­di­na­ri? E in quali invece le ore impiegate al di fuori della sede la­vo­ra­ti­va sono assorbite dal conteggio delle ore la­vo­ra­ti­ve pre­sta­bi­li­te? O non cal­co­la­bi­li affatto?

Ci sono molti fattori de­ter­mi­nan­ti nel definire se un di­pen­den­te debba o meno essere com­pen­sa­to per le ore di viaggio durante un viaggio d’affari. Questi fattori includono la le­gi­sla­zio­ne, i termini del contratto e i contratti di lavoro. Anche se può sembrare ingiusto che i la­vo­ra­to­ri non siano abi­tual­men­te com­pen­sa­ti per le ore di viaggio durante i viaggi d'affari che in­tra­pren­do­no su richiesta del­l'a­zien­da, spesso è la norma.

Nor­mal­men­te, in base al principio di fun­zio­na­li­tà, non si delineano come ri­con­du­ci­bi­li all’orario di lavoro e dunque re­tri­bui­bi­li, tutte quelle attività pre­pa­ra­to­rie, volte allo svol­gi­men­to dell’attività la­vo­ra­ti­va, ef­fet­tua­te quando il la­vo­ra­to­re non è soggetto al potere direttivo del datore di lavoro e gode di una certa autonomia.

Inoltre, l’articolo 8.3 del Decreto lgsl. 66/2003 non contempla come lavoro il tempo impiegato per recarsi in ufficio o nella sede di pre­sta­zio­ne delle funzioni la­vo­ra­ti­ve. Dunque, tali spo­sta­men­ti non sono da sommarsi all’orario di lavoro.

Il di­pen­den­te X è, sotto direzione del datore di lavoro, chiamato a svolgere la propria funzione di lavoro in una sede diversa da quella abituale rien­tran­do pertanto in ciò che in questo articolo definiamo come “viaggio d’affari”.

Prima di poter recarsi nella sede tem­po­ra­nea di lavoro, il di­pen­den­te X passerà di sua ini­zia­ti­va nell’ufficio della sede di lavoro fissa per re­cu­pe­ra­re del materiale utile ai fini della pre­sta­zio­ne che andrà a svolgere nella sede in trasferta.

Il tempo di viaggio da casa alla sede fissa di lavoro non sarà dunque valido nel calcolo del monte ore totali poiché iden­ti­fi­ca­ta come attività pre­pa­ra­to­ria.

Non rientra nell’orario di lavoro neanche la re­pe­ri­bi­li­tà a meno che il la­vo­ra­to­re non sia ef­fet­ti­va­men­te chiamato a prestare servizio, poiché, no­no­stan­te ci si trovi par­zial­men­te soggetti al potere di­spo­si­ti­vo del datore di lavoro, si gode di una certa libertà or­ga­niz­za­ti­va.

Sem­pli­fi­can­do dunque, se il la­vo­ra­to­re ha autonomia nello scegliere le modalità e i tempi del proprio viaggio, quest’ultimo non può rientrare nell’orario di lavoro e non sarà pertanto re­tri­bui­to.

Nel caso in cui invece il la­vo­ra­to­re non goda di tale libertà or­ga­niz­za­ti­va e sia sotto istru­zio­ni impartite dal datore di lavoro, coe­si­sto­no le tre con­di­zio­ni espli­ci­ta­te nel Decreto lgsl 66/2003 e pertanto il la­vo­ra­to­re godrà del diritto di farle valere come orario la­vo­ra­ti­vo.

Ri­pren­den­do il caso dell’Esempio 1, nel caso in cui il di­pen­den­te X si rechi nella sede di lavoro fissa o in qualsiasi altro punto di raccolta, sotto direttiva del datore di lavoro, prima di muovere verso la sede di lavoro temporale, per il di­pen­den­te X il tempo impiegato per spostarsi dalla sede fissa di lavoro alla sede tem­po­ra­nea è com­pu­ta­bi­le nel conteggio delle ore la­vo­ra­ti­ve, e quindi re­tri­bui­bi­le.

Un’eccezione a tale regola è il la­vo­ra­to­re che, per contratto, è costretto a spostarsi in vari comuni o vari luoghi di lavoro. In questo caso, sebbene si possa obiettare che il di­pen­den­te goda di una certa autonomia or­ga­niz­za­ti­va, gli spo­sta­men­ti risultano nell‘essere fun­zio­na­li e necessari allo svol­gi­men­to delle mansioni del di­pen­den­te, e dovranno quindi essere re­tri­bui­ti.

Stabiliti questi criteri, il la­vo­ra­to­re in trasferta segue di norma gli stessi orari la­vo­ra­ti­vi che adem­pie­reb­be nella sede fissa di lavoro e, nel caso in cui vi siano spo­sta­men­ti ulteriori per i quali il la­vo­ra­to­re sia soggetto al potere direttivo del datore di lavoro, questi vanno re­tri­bui­ti come parte del normale orario di lavoro o com­pen­sa­ti come spese straor­di­na­rie. La domanda che sorge spontanea è: se la trasferta è dettata dal datore di lavoro, come viene re­tri­bui­ta?

Stabiliti dunque i parametri per la com­pu­ta­bi­li­tà del tempo di viaggio nelle ore di lavoro, la re­tri­bu­zio­ne di questo viene definito ancora una volta da alcune con­di­zio­ni.

In primo piano vi è la distanza percorsa, durante la trasferta, per rag­giun­ge­re la sede tem­po­ra­nea di lavoro. Nel caso in cui tale sede esista nello stesso comune della sede fissa, e quindi la distanza da per­cor­re­re sia minima, le spese sono incluse nella re­tri­bu­zio­ne pattuita per le ore la­vo­ra­ti­ve e non è previsto il pagamento di ulteriori somme, fatta eccezione per alcune spese di viaggio de­bi­ta­men­te do­cu­men­ta­te.

Al­tri­men­ti, se la sede di lavoro tem­po­ra­nea dovesse risultare al di fuori del comune in cui si trova la sede fissa, sono da con­si­de­ra­re come possibili costi legati alla trasferta, di­pen­den­do dalle distanze, il vitto, l’alloggio e il trasporto.

Per tali costi, sempre previo accordo con il datore di lavoro, è previsto un rimborso spese che può prendere la forma di:

• Indennità di trasferta o rimborso for­fet­ta­rio
• Rimborso misto
• Rimborso analitico

L’indennità di trasferta è una somma diaria cor­ri­spo­sta al la­vo­ra­to­re per oneri straor­di­na­ri della propria pre­sta­zio­ne di lavoro, ef­fet­tua­ti in una sede di lavoro tem­po­ra­nea, distante da quella fissa.

Tale indennità, definita anche come rimborso for­fet­ta­rio, consiste in una cifra gior­na­lie­ra on­ni­com­pren­si­va pre­sta­bi­li­ta, che viene concessa al la­vo­ra­to­re, in­di­pen­den­te­men­te dalla durata della trasferta, come rimborso per i disagi associati allo svolgere la propria pre­sta­zio­ne in una sede di lavoro che non sia quella fissa. Tale cifra viene gestita di­ret­ta­men­te dal di­pen­den­te.

Per il rimborso for­fet­ta­rio non è richiesta, dal datore di lavoro, la consegna di giu­sti­fi­ca­ti­vi o scontrini. Il di­pen­den­te non è tenuto alla do­cu­men­ta­zio­ne delle spese.

Il rimborso analitico o rimborso a piè di lista consiste in un effettivo rimborso spese che avviene a po­ste­rio­ri, sulla base di una nota spese pre­sen­ta­ta dal di­pen­den­te al datore di lavoro.

Nella stessa, il di­pen­den­te dovrà do­cu­men­ta­re le spese sostenute con i giu­sti­fi­ca­ti­vi cor­ri­spon­den­ti e l’azienda prov­ve­de­rà alla re­tri­bu­zio­ne ag­giun­ti­va.

Tuttavia il rimborso analitico non è il­li­mi­ta­to ma ha bensì un tetto di spesa definito e ben spe­ci­fi­ca­to a seconda che si tratti di una trasferta al di fuori dal ter­ri­to­rio comunale o all’estero.

I parametri per il tetto massimo del rimborso spese a piè di lista sono discussi nell’articolo 51 comma 5 Tuir: di seguito il testo Tuir.

Infine, il rimborso misto è una modalità di ri­sar­ci­men­to spese che può essere definita come una fusione delle due soluzioni viste sopra. Questa si pone a metà tra l’indennità di trasferta e il rimborso analitico: al la­vo­ra­to­re viene concessa una somma gior­na­lie­ra ac­com­pa­gna­ta da un rimborso analitico per la de­du­ci­bi­li­tà delle spese di trasporto, per le quali è dunque ne­ces­sa­ria la do­cu­men­ta­zio­ne prevista per il rimborso a piè di lista.

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