Come condurre riunioni ef­fi­ca­ce­men­te

"No, un'altra riunione che sarà una completa perdita di tempo!": un pensiero che tutti abbiamo avuto ricevendo un invito Outlook per una riunione. E in effetti è così, alcuni dirigenti convocano riunioni con una frequenza elevata. Ma non deve sempre essere uno svan­tag­gio, perché teo­ri­ca­men­te condurre delle riunioni re­go­lar­men­te con­tri­bui­sce a mi­glio­ra­re la co­mu­ni­ca­zio­ne e a lavorare in modo più pro­dut­ti­vo. Spesso però la realtà è diversa: troppe volte le riunioni non diventano altro che una pausa dal lavoro o un palco per pri­me­don­ne e, invece di con­cen­trar­si su una soluzione rapida ai problemi esistenti, si va inu­til­men­te per le lunghe.

Snervati dalla mania per le riunioni che regna in alcuni uffici, molti la­vo­ra­to­ri di­men­ti­ca­no che invece è possibile condurre riunioni efficaci. Non è però solo compito di colui che conduce l'in­con­tro, ma molto più di ogni singolo par­te­ci­pan­te. Vi sono anche dei capi ufficio e dei project manager che vedono le riunioni solo come un male ne­ces­sa­rio e le svolgono mal­vo­len­tie­ri. Solo quando tutti i par­te­ci­pan­ti fanno la loro parte, una riunione può rag­giun­ge­re il suo scopo. Una buona pre­pa­ra­zio­ne e una sud­di­vi­sio­ne chiara dei compiti sono il segreto per una riunione efficace. Adottando i seguenti consigli prima di condurre la vostra prossima riunione, l'in­con­tro sarà più efficace che mai.

Se dovete condurre re­go­lar­men­te delle riunioni e avete ri­scon­tra­to che il risultato non è ottimale, dovete prima iden­ti­fi­car­ne le cause. Solo così potrete svi­lup­pa­re una strategia adatta per rendere le vostre riunioni efficaci.

Gli elementi di disturbo e le maggiori cause di perdite di tempo durante le riunioni:

• Mancanza di pun­tua­li­tà: no­no­stan­te tutti siano già in sala riunioni, il collega X è ancora seduto alla sua scrivania a scrivere email, mentre il collega Y si ricorda di dover ancora procurare caffè e spuntini. Si tratta di una mancanza di rispetto non solo verso colui che tiene la riunione, ma anche nei confronti dei colleghi puntuali, che si­cu­ra­men­te a loro volta avranno altri lavori im­por­tan­ti da sbrigare.
• Nessuna pre­pa­ra­zio­ne: sono tutti riuniti, ma nessuno sa di cosa tratterà la riunione. Ecco cosa accade quando non vi è un programma con punti tematici concreti o quando nessuno gli ha dato un'oc­chia­ta. In tal caso è estre­ma­men­te faticoso ag­gior­na­re tutti i par­te­ci­pan­ti sugli ultimi sviluppi per riuscire a tenere un dibattito sensato. In più, spesso così facendo si perde l'at­ten­zio­ne di chi già conosce bene il tema in questione.
• Nessuna struttura: senza una scaletta pre­sta­bi­li­ta, si genera ben presto il caos. Chi prende la parola salta al­le­gra­men­te da un tema all'altro, parla di punti che non sono al­l'or­di­ne del giorno o che si ri­fe­ri­sco­no a un argomento che sarà trattato più avanti. Di con­se­guen­za, gli altri par­te­ci­pan­ti perdono ra­pi­da­men­te la visione d'insieme, si di­strag­go­no e non vedono l'ora che la riunione finisca.
• Divagare su temi secondari: talvolta i singoli par­te­ci­pan­ti dibattono dif­fu­sa­men­te di dettagli di progetti che non hanno pra­ti­ca­men­te niente a che fare con il lavoro quo­ti­dia­no degli altri. Oppure si torna su aspetti già af­fron­ta­ti senza arrivare a una soluzione. Così, senza ac­cor­ger­se­ne, da un breve ag­gior­na­men­to si finisce per divagare con una di­scus­sio­ne che non porta a niente.
• Squi­li­brio nella durata dei vari in­ter­ven­ti: ci sono persone che si ini­bi­sco­no a parlare davanti a tanta gente, altre invece non vedono l'ora di poter fi­nal­men­te fare il proprio monologo in­di­stur­ba­ti. Se nessuno si preoccupa di dare a tutti più meno lo stesso spazio per parlare, c'è il rischio che le ben note pri­me­don­ne si im­pa­dro­ni­sca­no della riunione e che molte buone idee non vengano neanche espresse perché i par­te­ci­pan­ti più timidi non riescono a prendere la parola.
• Nessuna mo­de­ra­zio­ne: la persona che deve condurre la riunione è poco preparata o è incapace di imporsi e fa af­fi­da­men­to sul fatto che i par­te­ci­pan­ti por­te­ran­no avanti au­to­no­ma­men­te la riunione. Senza una mo­de­ra­zio­ne attenta, si ve­ri­fi­ca­no monologhi infiniti, silenzi im­ba­raz­za­ti o il passaggio as­so­lu­ta­men­te ar­bi­tra­rio tra temi più o meno per­ti­nen­ti. In rarissimi casi una riunione di questo genere può essere pro­dut­ti­va.
• Nessun risultato: la riunione è finita e già tornando alla propria po­sta­zio­ne, tutti si chiedono a cosa sia servita. Senza risultati concreti e in­di­ca­zio­ni pratiche, di fatto una riunione è solo tempo perso.

Tutti coloro che par­te­ci­pa­no re­go­lar­men­te a riunioni conoscono questo problema ed è facile la­men­tar­se­ne. Più difficile, invece, è risolvere il problema. Dovrebbe invece essere un compito di tutti i par­te­ci­pan­ti e non solo di coloro che conducono l'in­con­tro. Chi ogni settimana arriva im­pre­pa­ra­to a una riunione solo per poi la­men­tar­si della sua inutilità, è for­te­men­te re­spon­sa­bi­le del­l'i­nu­ti­li­tà di questi incontri. Invece di trovare sempre da ridire sulle riunioni, è meglio fare aper­ta­men­te una critica co­strut­ti­va e suggerire proposte concrete di mi­glio­ra­men­to. Infatti, solo se c'è una critica giu­sti­fi­ca­ta e fondata, è possibile ri­flet­te­re insieme su come rendere le riunioni più efficaci in futuro.

Se vi capita di condurre una riunione in cui si verifica uno dei suddetti problemi, non dovreste aver paura di prendere prov­ve­di­men­ti, rim­pro­ve­ran­do i ri­tar­da­ta­ri o in­ter­rom­pen­do l'in­con­tro se nessuno si è preparato. Ci vuole ov­via­men­te impegno e deve rientrare nel vostro stile di­ri­gen­zia­le. Fintanto che rimanete pro­fes­sio­na­li e obiettivi, però, non è sbagliato ricordare ai presenti che con il loro at­teg­gia­men­to fanno perdere tempo a voi e ai colleghi.

Una volta iden­ti­fi­ca­ti i problemi, potete lavorare alle soluzioni. E spesso trovarle è più facile di quanto pensiate, perché nella maggior parte dei casi alle riunioni manca sem­pli­ce­men­te un po' di or­ga­niz­za­zio­ne e mo­de­ra­zio­ne. In­ter­ve­nen­do su questi due aspetti, gran parte del lavoro è fatta.

A seconda del­l'en­ti­tà e del­l'oc­ca­sio­ne, la pre­pa­ra­zio­ne di una riunione può ri­chie­de­re molto tempo, a volte diverse ore. Ma anche se siete voi a condurre l'in­con­tro, non dovete fare tutto da soli. Sud­di­vi­de­te i compiti e la mo­de­ra­zio­ne dei singoli punti al­l'or­di­ne del giorno. Quanti più colleghi coin­vol­ge­re­te, più alta sarà la pro­ba­bi­li­tà che tutti avranno interesse nella riuscita della riunione.

Il primo passo è la for­mu­la­zio­ne di un obiettivo chiaro. La riunione è volta so­prat­tut­to a informare tutti i presenti sullo stato o l'a­van­za­men­to di un progetto? Oppure si devono trovare soluzioni per problemi concreti o prendere decisioni im­por­tan­ti? Preparate di con­se­guen­za le in­for­ma­zio­ni in vista della riunione e con­sen­ti­te ai par­te­ci­pan­ti di pensare a domande e sug­ge­ri­men­ti.

Già nel­l'in­vi­to indicate l'ambito a cui si ri­fe­ri­sco­no le decisioni da prendere o le soluzioni da trovare: così i par­te­ci­pan­ti potranno già con­fron­tar­si con il tema in oggetto. Even­tual­men­te è sensato anche rac­co­glie­re prima da tutti i par­te­ci­pan­ti proposte tematiche, so­prat­tut­to quando non tutti lavorano nello stesso ufficio o nella stessa sede. In questo caso potete uti­liz­za­re soluzioni di co­mu­ni­ca­zio­ne e cloud come Microsoft 365, così i par­te­ci­pan­ti possono fissare le in­for­ma­zio­ni nel­l'in­vi­to Outlook o salvarle in un documento mo­di­fi­ca­bi­le.

Una volta chiarito l'o­biet­ti­vo e in­di­vi­dua­ti i temi, sta a voi strut­tu­ra­re la riunione. Pensate a uno svol­gi­men­to sensato, senza partire con i temi più complessi, ma con uno o due aspetti "leggeri". Così i par­te­ci­pan­ti possono av­vi­ci­nar­si pian piano alla di­scus­sio­ne. Allo stesso modo, però, non lasciate per ultimi i temi complessi, perché si sa che la con­cen­tra­zio­ne nel corso di una riunione cala no­te­vol­men­te.

Se avete stabilito la suc­ces­sio­ne dei temi, annotate tutto chia­ra­men­te in una scaletta con i singoli punti al­l'or­di­ne del giorno e inviatela a tutti i par­te­ci­pan­ti con tutta la do­cu­men­ta­zio­ne del caso. Il momento ottimale per farlo dipende dal­l'en­ti­tà della riunione. Se serve molto tempo per pre­pa­rar­si, i par­te­ci­pan­ti devono ricevere tutte le in­for­ma­zio­ni ne­ces­sa­rie minimo una settimana prima rispetto alla data fissata. Per le riunioni più contenute bastano due o tre giorni per pre­pa­rar­si.

Fissare una tabella di marcia, in cui a ogni punto al­l'or­di­ne del giorno venga assegnata una durata stabilita di di­scus­sio­ne, impedisce che si divaghi e si giri intorno alle questioni senza risultati.

Se vi è già capitato che le riunioni efficaci spesso fal­li­sco­no per il com­por­ta­men­to dei par­te­ci­pan­ti, dovete formulare delle regole chiare fin dal­l'i­ni­zio. Anche se tra adulti dovrebbe essere ovvio, spesso è ne­ces­sa­rio e utile ricordare che non si in­ter­rom­po­no gli altri, che si discute in maniera obiettiva e che ci si deve esprimere solo sul tema in questione.

Condurre una riunione non vuol dire limitarsi ai saluti, alla pre­sen­ta­zio­ne dei punti al­l'or­di­ne del giorno e a una con­clu­sio­ne. No, chi conduce l'evento è so­prat­tut­to mo­de­ra­to­re della riunione. Sta a voi ri­spet­ta­re lo svol­gi­men­to strut­tu­ra­to e fare in modo che nella di­scus­sio­ne siano coinvolti tutti i par­te­ci­pan­ti. Con la giusta tecnica di mo­de­ra­zio­ne riu­sci­re­te a sud­di­vi­de­re in modo giusto il tempo del­l'in­ter­ven­to tra tutti i par­te­ci­pan­ti, coin­vol­gen­do ciascuno nel rispetto del suo carattere (chi vuole parlare sempre, chi è di­sin­te­res­sa­to, chi è timido, ecc.).

Quando si tratta di trovare soluzioni a problemi concreti o compiti, tecniche quali brain storming o mappe mentali possono aiutare anche i par­te­ci­pan­ti più riservati a esprimere le loro idee. I colleghi che amano parlare possono essere ri­chia­ma­ti al­l'or­di­ne gen­til­men­te ri­cor­dan­do loro la tabella di marcia.

La cosa più im­por­tan­te per le riunioni efficaci è che i progetti di cui si parla vengano poi messi in pratica. Troppo spesso i par­te­ci­pan­ti decidono qualcosa ma non sta­bi­li­sco­no chi deve oc­cu­par­se­ne ed entro quando. Per questo, nel corso della riunione bisogna definire un re­spon­sa­bi­le e un termine per la rea­liz­za­zio­ne di quanto de­li­be­ra­to. Da quel momento in poi la persona designata sarà il referente per il tema in questione. Nella riunione suc­ces­si­va potrà riferire sui relativi progressi.

Per far sì che anche dopo qualche giorno i par­te­ci­pan­ti sappiano di cosa si è parlato ed even­tual­men­te cosa c'è da fare, qualcuno deve annotare in un verbale tutti i punti im­por­tan­ti. La soluzione più indicata per riunioni di team e su progetti è un pro­to­col­lo in cui riportare in forma tabellare i risultati e le misure pro­gram­ma­te, inclusi i re­spon­sa­bi­li e le scadenze . Di­ver­sa­men­te da un verbale, non si tratta di un resoconto det­ta­glia­to del­l'in­te­ra riunione, per cui la persona in­ca­ri­ca­ta di com­pi­lar­lo può al tempo stesso par­te­ci­pa­re alla riunione e alla di­scus­sio­ne. Un altro vantaggio è che i colleghi che non hanno potuto par­te­ci­pa­re alla riunione possono ag­gior­nar­si grazie al verbale redatto.

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