Come dire no al capo: strategie per tutelarsi e per la carriera

A volte saper dire no è difficile per molte persone, sia nella vita privata sia in quella pro­fes­sio­na­le. Prevale infatti la pre­oc­cu­pa­zio­ne di dover poi fare i conti con una cattiva re­pu­ta­zio­ne tra i colleghi o con pre­giu­di­zi alla carriera. Nella maggior parte dei casi, tale pre­oc­cu­pa­zio­ne è del tutto im­mo­ti­va­ta. Dietro si na­scon­do­no piuttosto mo­ti­va­zio­ni personali che possono esten­der­si dalla paura del rifiuto fino all’eccessivo rispetto per le autorità. Per essere sod­di­sfat­ti del proprio lavoro nel lungo periodo, ci si deve però porre dei limiti, al­tri­men­ti si rischia di essere soggetti a continuo stress, il che nell’ipotesi peggiore può sfociare in un burn-out.

Ov­via­men­te non si deve rifiutare a priori ogni compito assegnato in più. Una va­lu­ta­zio­ne rea­li­sti­ca della si­tua­zio­ne nonché delle proprie capacità aiutar a dire di sì o di no nel momento giusto. Il tono riveste a tale proposito un ruolo decisivo. Dure prese di posizione o un sottotono passivo-ag­gres­si­vo non aiutano nessuno. Con un at­teg­gia­men­to cortese e una co­mu­ni­ca­zio­ne di­plo­ma­ti­ca, dire di no al lavoro diventa più facile e viene accettato più ve­lo­ce­men­te dal proprio in­ter­lo­cu­to­re.

Esistono diversi motivi, molto in­di­vi­dua­li, per i quali alcuni la­vo­ra­to­ri non sanno dire no al lavoro quando viene chiesto loro un favore. Anche se per loro ciò comporta uno stress ulteriore, lo an­te­pon­go­no alle proprie esigenze personali per togliere di mezzo possibili conflitti o evitare eventuali pre­giu­di­zi alla loro carriera.

• Carriera: molti credono che accettare un numero sempre maggiore di compiti sup­ple­men­ta­ri li renda in­di­spen­sa­bi­li all’azienda e che consenta quindi un avan­za­men­to di carriera più rapido. Da un lato, è vero che la di­spo­ni­bi­li­tà e la capacità di gestire lo stress sono qualità che vengono perlopiù ripagate, fintanto che i compiti vengono eseguiti co­scien­zio­sa­men­te e senza errori. Dall’altro, però, c’è il rischio che si dia per scontato che voi possiate sempre gestire questo carico di lavoro. Per questo motivo si dovrebbe ri­flet­te­re sull’even­tua­li­tà di poter mantenere questi ritmi nel lungo periodo.
• Paura: molto più spesso, dietro all’in­ca­pa­ci­tà di saper dire no si na­scon­do­no paure. La paura di perdere il posto di lavoro, la paura del rifiuto da parte dei colleghi o dei superiori o sem­pli­ce­men­te l’in­ca­pa­ci­tà di reggere il confronto o di affermare le proprie necessità. Rifiutare favori implica sempre una di­scus­sio­ne con il proprio in­ter­lo­cu­to­re, ci si deve chiarire, si devono trovare ar­go­men­ta­zio­ni e mettere in conto eventuali in­com­pren­sio­ni. Una si­tua­zio­ne che molte persone, specie nell’ambiente la­vo­ra­ti­vo, pre­fe­ri­sco­no evitare.
• Senso di re­spon­sa­bi­li­tà (sindrome della cro­ce­ros­si­na): un altro motivo alla base del non saper dire no nel momento decisivo consiste in un eccessivo senso di re­spon­sa­bi­li­tà nei confronti del prossimo. Chi presenta questo tratto ca­rat­te­ria­le – spesso anche de­no­mi­na­to con il termine negativo di “sindrome della cro­ce­ros­si­na” – si sente in colpa nel rifiutare un favore. La coscienza sporca si fa sentire subito perché si ha la sen­sa­zio­ne di aver piantato in asso i colleghi o il superiore e di far prevalere i propri piani sul bene degli altri. Ai propri occhi questo è un atto di egoismo puro con cui non si vuole avere mi­ni­ma­men­te a che fare. Il risultato è una scrivania piena e, nel caso peggiore, l’amara presa di coscienza che altre persone si fanno molti meno problemi nell’anteporre la propria vita privata al lavoro.
• Per­fe­zio­ni­smo: e poi ci sono persone che non riescono ad avere fiducia negli altri e che credono che gli altri non sappiano svolgere il compito come loro sanno fare. Esse tendono a so­vrac­ca­ri­car­si perché si ac­ca­par­ra­no tutti i compiti anziché delegarli nel momento giusto, chiedere aiuto ai colleghi o appunto saper dire no quando il capo si avvicina loro con il prossimo progetto extra.

Che sia per la volontà di aiutare gli altri, per il desiderio di fare carriera o per paura, chi tende a lavorare di continuo ben oltre l’orario con­cor­da­to o le proprie forze, dovrebbe sapere quali con­se­guen­ze ciò comporta.

Sem­bre­ran­no parole dure, ma chi non sa dire di no percorre la strada facile, quella della minima re­si­sten­za. Tali persone spesso temono il confronto con superiori o clienti. Pre­fe­ri­sco­no af­fron­ta­re infinite ore di straor­di­na­rio e stress anziché battersi per i propri valori e, non da ultimo, per la propria salute. A lungo termine non si può andare avanti così e ne possono risentire sia la propria felicità sia quella dei colleghi e persino il successo dell’azienda.

Camuffato come di­spo­ni­bi­li­tà ad aiutare gli altri e come senso di col­le­gia­li­tà, il continuo dire di sì può in realtà causare danni agli altri, se questi dovessero essere valutati sulla base della pre­sta­zio­ne irreale. Ben presto verrebbe rim­pro­ve­ra­ta loro una carenza di di­spo­ni­bi­li­tà, benché svolgano il loro lavoro come previsto da contratto. Un datore di lavoro non dovrebbe pre­ten­de­re null’altro dai propri di­pen­den­ti. Chi lavora per un lungo periodo più di quanto venga pagato o sia previsto nel contratto di lavoro, svilisce la propria forza lavoro.

Qualunque siano i motivi per cui si sceglie di fare straor­di­na­ri e compiti extra, a lungo andare ciò ha delle ri­per­cus­sio­ni sulla salute, che possono andare dalla tensione costante ai disturbi del sonno fino al mal di stomaco, mal di testa e problemi di di­ge­stio­ne. Nell’ipotesi peggiore si corre il rischio di un burn-out, una sindrome psichica che si manifesta con forte senso di stan­chez­za e di esau­ri­men­to, attacchi di panico, disturbi di con­cen­tra­zio­ne e altri sintomi molto diversi di caso in caso. Specie le persone ambiziose che puntano alla carriera tendono ini­zial­men­te a ignorare questi sintomi molto specifici. In questo modo corrono il rischio che l’organismo si prenda da sé quel riposo ur­gen­te­men­te ne­ces­sa­rio. Da un giorno all’altro crollano, cadono in un serio stato de­pres­si­vo e sono incapaci di lavorare per un lungo periodo.

Per questo motivo è im­por­tan­te prestare ascolto al proprio fisico e con­ce­der­gli le fasi di riposo ne­ces­sa­rie, perché solo con un sano Work-Life-Balance si può essere operativi nel lungo periodo. Ogni persona ha un proprio limite di tol­le­ran­za che deve essere accettato da se stessi, dal datore di lavoro e dai colleghi.

Per molte persone è difficile da im­ma­gi­na­re, ma con grande pro­ba­bi­li­tà nei loro confronti verrà prestato maggior rispetto se di tanto in tanto sanno come dire no al capo. Contro tutti i timori, ge­ne­ral­men­te quel no non viene in­ter­pre­ta­to come un at­teg­gia­men­to non col­le­gia­le, lavativo o egoista bensì come un’au­to­va­lu­ta­zio­ne rea­li­sti­ca di un la­vo­ra­to­re re­spon­sa­bi­le.

Come prima cosa è ne­ces­sa­rio ef­fet­tua­re una va­lu­ta­zio­ne rea­li­sti­ca della si­tua­zio­ne. Se un progetto im­por­tan­te volge al termine e tutti i colleghi si stanno im­pe­gnan­do ai limiti delle loro capacità, questo non è il momento migliore per ri­fiu­tar­si di fare del lavoro in più. Se, però, avete sempre accettato le ultime richieste e un altro collega è in grado di svolgere al­tret­tan­to bene quell’incarico, è arrivato il momento di saper dire no.

Dovete stare par­ti­co­lar­men­te attenti quando vi accorgete che, per richieste extra, tutti si rivolgono sempre e solo alla vostra scrivania. Da un lato può essere lu­sin­ghie­ro essere noti come colleghi af­fi­da­bi­li e di­spo­ni­bi­li. Al contempo, però, si corre il pericolo che gli altri sfruttino la vostra di­spo­ni­bi­li­tà per al­leg­ge­ri­re il proprio carico. Anche per il superiore è più facile chiedere di svolgere del lavoro sup­ple­ti­vo a un di­pen­den­te che sa già a priori che gli dirà di sì senza di­scus­sio­ni.

A questo punto dovrebbe essere chiaro che dire no al lavoro non è un problema e che in alcuni casi è opportuno. L’im­por­tan­te è trovare le parole giuste al momento giusto e co­mu­ni­ca­re i motivi del proprio rifiuto con calma, ma con fermezza.

I consigli seguenti vi aiu­te­ran­no a trovare la strategia giusta la prossima volta che volete dire no al lavoro, non importa se al capo, a un collega, di­pen­den­te o cliente.

Il no a un superiore è una delle sfide più grandi sul lavoro: alla fin fine, essere scelti per un lavoro extra è spesso una ma­ni­fe­sta­zio­ne di fiducia. A ciò si aggiunge il rispetto per le autorità che ci viene inculcato già da bambini e che è senz’altro giusto finché non si traduce in una paura pa­ra­liz­zan­te. Tutto ciò rende difficile dire no al lavoro nel momento giusto. Eppure è im­por­tan­te porsi in tempo dei limiti prima che lo stress da lavoro diventi eccessivo. Ciò dimostra che si ha coraggio, un approccio re­spon­sa­bi­le alle proprie risorse e, non da ultimo, anche una sana va­lu­ta­zio­ne delle proprie capacità, tutte ca­rat­te­ri­sti­che che ogni superiore dovrebbe saper ap­prez­za­re nei propri di­pen­den­ti.

Per saper dire no al superiore, ai capi team o ai manager che si trovano sopra di voi nella scala ge­rar­chi­ca aziendale, è im­por­tan­te una co­mu­ni­ca­zio­ne tran­quil­la e avveduta. In si­tua­zio­ni in cui vi sentite stressati ed esauriti, una risposta sgarbata può ra­pi­da­men­te de­ge­ne­ra­re. Ciò va as­so­lu­ta­men­te evitato. Quando arriva una richiesta di straor­di­na­ri, progetti sup­ple­men­ta­ri o simili, potete in­nan­zi­tut­to prendervi del tempo per ri­flet­te­re, dicendo ad esempio: “Grazie per la fiducia riposta in me. Prima di poterle dare una risposta devo però prima fare un calcolo ap­pros­si­ma­ti­vo del tempo ne­ces­sa­rio per terminare i miei lavori già in corso”. Questa risposta vi garantirà il tempo ne­ces­sa­rio per trovare buone ar­go­men­ta­zio­ni per il vostro rifiuto e per ri­flet­te­re su come co­mu­ni­car­lo al meglio. Una buona cosa è anche offrire subito delle soluzioni al­ter­na­ti­ve.

Possibili esempi:

• “Vorrei davvero aiutarla, ma purtroppo devo prima svolgere il mio progetto. Il cliente mi ha già chiesto più volte quando posso pre­sen­tar­gli i risultati”.
• “Negli ultimi mesi ho ac­cu­mu­la­to già XYZ ore di straor­di­na­rio per aiutare gli altri. Non sarebbe forse possibile affidare il compito a più colleghi? In quel caso potrei prendere una parte del lavoro”.
• “Se accetto anche altri incarichi, temo poi di non riuscire più a svolgere il mio lavoro con la dovuta cura; inoltre, anche gli altri colleghi fanno già da mesi straor­di­na­ri. Non è possibile ricevere supporto da altri team o even­tual­men­te impiegare un col­la­bo­ra­to­re in più?

Se volete rifiutare richieste di aiuto da parte dei colleghi, procedete allo stesso modo. Anche in questo caso non dovreste mai reagire in modo impulsivo e im­pa­zien­te. Così offendete il vostro in­ter­lo­cu­to­re e av­ve­le­na­te l’atmosfera all’interno del team. Nella peggiore delle ipotesi vi verrà af­fib­bia­ta la nomea di collega collerico ed egoista. Se, con tutta la vostra buona volontà, non riuscite (o non volete) accettare l’incarico è meglio non solo saper dire no ma anche offrire delle al­ter­na­ti­ve. Cercate assieme ai colleghi un modo per riuscire comunque a svolgere in tempo il lavoro. Così di­mo­stre­re­te di aver compreso la si­tua­zio­ne dei colleghi e di possedere spirito di gruppo.

Possibili esempi:

• “Mi dispiace, ho già promesso al collega XYZ di aiutarlo con i suoi ordini”.
• “Posso oc­cu­par­me­ne, ma non rientra nel mio campo di spe­cia­liz­za­zio­ne e prima avrei bisogno di tempo per acquisire fa­mi­lia­ri­tà con l’argomento. Forse si fa prima se se ne occupa il collega XYZ. Io posso fare per conto suo un altro lavoro”.
• “Purtroppo questa settimana devo finire sempre puntuale, perché dopo il lavoro ho delle sedute di fi­sio­te­ra­pia. La prossima settimana, se hai ancora bisogno, sono a tua di­spo­si­zio­ne”.

Nei confronti dei clienti dovete essere par­ti­co­lar­men­te sensibili e cortesi. La co­mu­ni­ca­zio­ne si svolge di solito per telefono o via posta elet­tro­ni­ca, mezzi con cui spesso possono generarsi eventuali in­com­pren­sio­ni. Come prima cosa chiedete sempre com­pren­sio­ne per la si­tua­zio­ne attuale dell’azienda, ri­cor­dan­do al cliente con cautela che ci sono anche altri ordini. At­ten­zio­ne: non dategli l’im­pres­sio­ne che lui sia meno im­por­tan­te di altri clienti. Ram­men­tar­gli i pre­ce­den­ti accordi e cercare assieme una soluzione sono ac­cor­gi­men­ti es­sen­zia­li per una col­la­bo­ra­zio­ne basata sulla fiducia.

Cercate proat­ti­va­men­te la co­mu­ni­ca­zio­ne con il cliente quando notate che non riuscite a ri­spet­ta­re un termine con­cor­da­to, il prima possibile. Of­fri­te­gli un termine al­ter­na­ti­vo e in­for­ma­te­vi sulle priorità a con­di­zio­ne che non siano state definite.

Possibili esempi:

• “Mi dispiace, questo mese siamo già oberati di lavoro fino all’ultimo giorno. Però il prossimo mese posso evadere la Sua richiesta per prima.”
• “Tenterò di farlo questa settimana. A tal fine devo però spostare un altro incarico alla prossima settimana. Potreste dirmi per favore quali ordini hanno per Lei una priorità maggiore?”
• “Nel contratto abbiamo con­cor­da­to un dispendio la­vo­ra­ti­vo di XYZ al mese. Tutto quel che eccede gli accordi deve essere fatturato a parte.”

In linea teorica è facile per il superiore dire di no ai propri di­pen­den­ti. Alla fin fine, vista la posizione occupata, è già le­git­ti­ma­to a rifiutare richieste. In pratica, però, è tutta una questione di equilibri, dal momento che i desideri dei di­pen­den­ti talvolta non si con­ci­lia­no con gli obiettivi aziendali che, in quanto capo, bisogna sempre tenere sotto controllo. Per questo motivo, anche (o persino spe­cial­men­te) in questa posizione è im­por­tan­te co­mu­ni­ca­re in modo in­tel­li­gen­te e chiaro, per essere ri­spet­ta­ti come superiore capace. Non c’è niente di peggio di un capo che dice si­ste­ma­ti­ca­men­te di no e che respinge favori senza motivo solo perché la sua posizione glielo consente. La cosa migliore è una strategia co­mu­ni­ca­ti­va che mostra chia­ra­men­te che si com­pren­do­no e si ri­spet­ta­no i desideri dei col­la­bo­ra­to­ri ma che, per de­ter­mi­na­ti motivi (al momento), si è obbligati a dire di no. Coin­vol­ge­re i col­la­bo­ra­to­ri nelle proprie decisioni crea fiducia e offre un im­por­tan­te con­tri­bu­to a un buon clima la­vo­ra­ti­vo e alla mo­ti­va­zio­ne dei col­la­bo­ra­to­ri.

Possibili esempi:

• “Vedo che all’interno del team tutti lavorano al limite delle proprie capacità. Purtroppo quest’anno il budget per il personale non ci permette di assumere altri col­la­bo­ra­to­ri”.
• “Sono con­sa­pe­vo­le che Lei si è gua­da­gna­to una pro­mo­zio­ne per il lavoro svolto, dal momento che svolge in modo af­fi­da­bi­le compiti che nemmeno rientrano nel suo profilo attuale. Purtroppo, tutte le posizioni di manager di medio livello sono al momento assegnate. Intanto posso però offrirle un aumento di stipendio e non appena la direzione del Gruppo creerà nuove posizioni La terrò presente”.
• “So che Lei, avendo figli in età scolare e stante l’attuale si­tua­zio­ne di or­di­na­ti­vi, è dop­pia­men­te stressato. Non appena evaso quest’ordine im­por­tan­te, potrà com­pen­sa­re gli straor­di­na­ri ac­cu­mu­la­ti con permessi, per dedicare più tempo alla sua famiglia”.

In tutti gli esempi mostrati, risulta chiaro come la co­mu­ni­ca­zio­ne si basi so­prat­tut­to su com­pren­sio­ne e rispetto. Se – a pre­scin­de­re dal ruolo occupato – vi sentite trattati in­giu­sta­men­te od oberati dalle richieste di aiuto, dovreste sempre, come prima cosa, chiarire la si­tua­zio­ne con la persona in­te­res­sa­ta. Mostrate empatia. In questo modo potrete co­mu­ni­ca­re che com­pren­de­te i suoi motivi e, in cambio, ri­spon­de­re spiegando la vostra posizione. Cercate assieme una soluzione. In questo modo im­pa­re­re­te come dire no al capo o ai colleghi, senza com­pro­met­te­re il clima aziendale.

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