Gestione del personale: obiettivi, metodi e strumenti

I di­pen­den­ti sono una, se non ad­di­rit­tu­ra la più im­por­tan­te risorsa critica di successo di ogni azienda, ma allo stesso tempo sono anche un elevato fattore di costo. L’uso sensato di questa risorsa è fon­da­men­ta­le per rag­giun­ge­re la massima pro­dut­ti­vi­tà ed evitare allo stesso tempo carenze di personale. La co­sid­det­ta gestione del personale svolge questi compiti. Nel nostro articolo sco­pri­re­te che cosa la rende pro­fes­sio­na­le e come può sem­pli­fi­ca­re in modo duraturo il vostro lavoro quo­ti­dia­no.

La gestione del personale è una parte del processo di pia­ni­fi­ca­zio­ne del personale che a sua volta è un sot­toin­sie­me della macro-area di am­mi­ni­stra­zio­ne del personale. Quest’ultima si occupa di tutte le attività am­mi­ni­stra­ti­ve e di routine delle risorse umane.

Invece la pia­ni­fi­ca­zio­ne del personale ga­ran­ti­sce che il fab­bi­so­gno di personale in azienda sia sod­di­sfat­to in termini quan­ti­ta­ti­vi, qua­li­ta­ti­vi, temporali e locali. In altri termini ciò significa che il numero giusto di la­vo­ra­to­ri (quan­ti­ta­ti­vo) deve essere di­spo­ni­bi­le con le qua­li­fi­che giuste (qua­li­ta­ti­vo) al momento giusto (temporale) e al posto giusto (locale). In questo modo la pia­ni­fi­ca­zio­ne del personale dovrebbe con­tri­bui­re a rag­giun­ge­re gli obiettivi prin­ci­pa­li dell’impresa (p.es. in­cre­men­to della pro­du­zio­ne, maggiore ef­fi­cien­za nel servizio clienti).

Il processo di pia­ni­fi­ca­zio­ne del personale è suddiviso in cinque aree:

1. De­ter­mi­na­zio­ne del fab­bi­so­gno
2. Pia­ni­fi­ca­zio­ne delle as­sun­zio­ni
3. Pia­ni­fi­ca­zio­ne gestione del personale
4. Gestione del personale
5. Pia­ni­fi­ca­zio­ne degli esuberi

Con gestione del personale, nota anche come “pro­gram­ma­zio­ne delle risorse”, si intende l’as­se­gna­zio­ne ap­pro­pria­ta dei la­vo­ra­to­ri alle loro posizioni di lavoro; in questo contesto in teoria il profilo delle capacità del di­pen­den­te cor­ri­spon­de per­fet­ta­men­te a quello richiesto dalla posizione. Oltre a ciò devono essere con­si­de­ra­te le necessità dell’azienda in termini quan­ti­ta­ti­vi, temporali e locali e le in­cli­na­zio­ni e gli interessi personali dei di­pen­den­ti.

Una buona gestione del personale deve includere so­prat­tut­to quanto segue:

• Costante copertura del personale: l’obiettivo è un regolare equi­li­brio tra volume degli ordini e orario di lavoro. In questo modo non si evitano soltanto carenze di personale, che possono provocare perdite di pro­dut­ti­vi­tà, ma anche costosi eccessi di capacità (per esempio con una si­tua­zio­ne la­vo­ra­ti­va instabile).
• In­cre­men­to della pro­dut­ti­vi­tà con con­tem­po­ra­nea riduzione dei costi: se le posizioni la­vo­ra­ti­ve vengono ricoperte dai di­pen­den­ti più idonei, la catena di valore dell’azienda ne risulta ot­ti­miz­za­ta. Ma anche la sod­di­sfa­zio­ne dei di­pen­den­ti è im­por­tan­te per la pro­dut­ti­vi­tà e la riduzione dei costi. Un buon re­spon­sa­bi­le del personale non conosce soltanto le com­pe­ten­ze dei di­pen­den­ti ma anche le loro necessità la­vo­ra­ti­ve e non pretende troppo da loro. In effetti una buona gestione del personale ga­ran­ti­sce che gli straor­di­na­ri o il tempo di inat­ti­vi­tà, nonché il so­vrac­ca­ri­co di lavoro o il carico in­suf­fi­cien­te si ve­ri­fi­chi­no il più raramente possibile. Essa controlla anche re­go­lar­men­te se c’è motivo o necessità di for­ma­zio­ne, nuove as­sun­zio­ni, tra­sfe­ri­men­ti o li­cen­zia­men­ti.
• Fles­si­bi­li­tà della forza lavoro: un sistema di gestione del personale ben concepito ed efficace si distingue anche perché consente di ri­spon­de­re in maniera fles­si­bi­le a picchi di lavoro (p.es. nella stagione delle vacanze nel settore turistico) e a carenze di ma­no­do­pe­ra (p.es. per un aumento delle richieste di ferie in un de­ter­mi­na­to periodo o per im­prov­vi­se assenze per malattia).

In passato la gestione del personale era ben de­li­mi­ta­ta. Oggi al contrario è intesa come elemento del workforce ma­na­ge­ment, usato spesso come sinonimo.

Come la gestione del personale anche il WFM si basa sul concetto di fondo dell’orien­ta­men­to del fab­bi­so­gno e dell’ot­ti­miz­za­zio­ne della forza lavoro. Ma il termine workforce ma­na­ge­ment è un po’ più ampio e con esso si intende un processo olistico per aumentare la pro­dut­ti­vi­tà riducendo con­tem­po­ra­nea­men­te i costi. Ciò significa che la pia­ni­fi­ca­zio­ne del personale deve poter ri­spon­de­re con fles­si­bi­li­tà alle flut­tua­zio­ni della capacità pro­dut­ti­va. Le misure cor­ri­spon­den­ti in­te­res­sa­no aree quali risorse umane, re­clu­ta­men­to, di­spo­si­zio­ne del personale, pre­vi­sio­ni della domanda e HR-Analytics.

Inoltre il workforce ma­na­ge­ment non si occupa solo di forza lavoro ma anche di altre “risorse mobili” come veicoli da lavoro, mac­chi­na­ri e materiali. Anche queste sono con­si­de­ra­te in senso figurato come “forza lavoro”.

In par­ti­co­la­re la gestione del personale può ri­guar­da­re anche la pia­ni­fi­ca­zio­ne dei turni. La dif­fe­ren­za prin­ci­pa­le consiste nel fatto che gli orari dei turni sono concepiti so­prat­tut­to per una durata fissa e servono così per una pia­ni­fi­ca­zio­ne a lungo termine. Nella gestione del personale invece il fattore di fles­si­bi­li­tà è chia­ra­men­te in primo piano. Essa si riferisce pertanto sempre ad un periodo di tempo limitato e viene co­stan­te­men­te mo­di­fi­ca­ta in base alle esigenze. Nella prassi vengono spesso impiegati anche dei piani ibridi: risulta pertanto un piano dei turni, anche se i picchi di fab­bi­so­gno vengono com­pen­sa­ti nell’ambito della gestione del personale per mezzo di turni prov­vi­so­ri.

Dato che la gestione del personale si occupa anche di metodi di re­gi­stra­zio­ne del tempo di lavoro, è in relazione in certo qual modo anche con la co­sid­det­ta gestione del tempo, che include tutti i metodi per la de­ter­mi­na­zio­ne, la pre­pa­ra­zio­ne e l'uso dei dati orari relativi al lavoro.

Nell’espe­rien­za la­vo­ra­ti­va quo­ti­dia­na il re­spon­sa­bi­le del personale deve af­fron­ta­re numerose sfide, di cui la più grande è forse trovare un com­pro­mes­so tra pia­ni­fi­ca­zio­ne a lungo termine e fles­si­bi­li­tà. In tale contesto si di­stin­guo­no diversi periodi di pro­gram­ma­zio­ne che svolgono un ruolo nella gestione del personale:

1. Pia­ni­fi­ca­zio­ne annuale: dato che le flut­tua­zio­ni di capacità sono dif­fi­cil­men­te pre­ve­di­bi­li a lungo termine, la gestione del personale su base annuale è con­si­de­ra­ta par­ti­co­lar­men­te im­pe­gna­ti­va. Ma è spesso di vitale im­por­tan­za, in quanto con più largo anticipo è noto chi, dove e quando, tanto meglio i la­vo­ra­to­ri possono uni­for­mar­si agli orari stabiliti oppure prov­ve­de­re au­to­no­ma­men­te a trovare un sostituto. Tuttavia la pia­ni­fi­ca­zio­ne annuale di solito è solo una bozza che deve fa­ci­li­ta­re la pia­ni­fi­ca­zio­ne per il prossimo esercizio fi­nan­zia­rio.
2. Pia­ni­fi­ca­zio­ne mensile e set­ti­ma­na­le: tale orizzonte temporale include tra l’altro programmi di ferie, for­ma­zio­ne e so­sti­tu­zio­ne, che devono essere elaborati con un anticipo di circa 4 max. 6 settimane.
3. Si­tua­zio­ne presente: infine la gestione del personale deve essere in grado di af­fron­ta­re in modo fles­si­bi­le anche va­ria­zio­ni im­prov­vi­se nel processo la­vo­ra­ti­vo, ad esempio un picco im­pre­vi­sto e al tempo stesso un elevato tasso di congedi per malattia.

Pertanto l’idea fon­da­men­ta­le di questo approccio “a imbuto” consiste in­nan­zi­tut­to nell’impostare un piano ap­pros­si­ma­ti­vo a lungo termine per poi affinarlo sempre di più nel tempo sulla base di dati empirici. Per poter prevedere in modo più at­ten­di­bi­le il fab­bi­so­gno futuro di forza lavoro è ne­ces­sa­rio ana­liz­za­re co­stan­te­men­te la necessità di ma­no­do­pe­ra e l’organico. Sulla base di in­di­ca­to­ri come le vendite o il numero di clienti, si ottengono quindi schemi ri­cor­ren­ti e pre­vi­sio­ni di sviluppo futuro. Dalle con­se­guen­ti pre­vi­sio­ni, de­no­mi­na­te anche “Forecast“, sul fab­bi­so­gno di forza lavoro e sulla di­spo­ni­bi­li­tà del personale impiegato, è possibile ricavare misure utili ad evitare esuberi o carenze di personale.

Tra gli strumenti più im­por­tan­ti nella gestione del personale figurano tra l’altro i piani di servizio e dei turni. Mentre questi in passato venivano scritti a mano, ora sono di­spo­ni­bi­li numerosi strumenti tecnici che sem­pli­fi­ca­no e ac­ce­le­ra­no il processo di pia­ni­fi­ca­zio­ne.

Un tale strumento è per esempio il foglio di calcolo di Microsoft Excel, che viene uti­liz­za­to prin­ci­pal­men­te dalle piccole imprese, ma che viene impiegato anche in molte imprese di medie di­men­sio­ni. Con tale foglio di calcolo è possibile creare orari di lavoro per la gestione set­ti­ma­na­le del personale in modo semplice e veloce. Inoltre è possibile trovare in internet numerosi modelli Excel pre­de­fi­ni­ti come ad esempio per i piani dei turni.

Il foglio di calcolo non serve solo a vi­sua­liz­za­re orari e turni di lavoro ma offre anche numerose formule pratiche e le co­sid­det­te macro. Con queste è possibile au­to­ma­tiz­za­re calcoli complessi (come quelli relativi alle ore set­ti­ma­na­li o agli stipendi) e anche pro­gram­ma­re funzioni sup­ple­men­ta­ri come elenchi del personale o caselle da spuntare. È possibile stampare su carta i piani di lavoro ultimati oppure inol­trar­li di­ret­ta­men­te al personale per email o via intranet.

Tuttavia poiché la maggior parte del lavoro con Excel è co­sti­tui­to da in­se­ri­men­ti manuali, è anche re­la­ti­va­men­te soggetto ad errori. Pertanto la mancanza di at­ten­zio­ne può portare a re­gi­stra­zio­ni doppie, che non possono essere prevenute neppure con delle formule. Inoltre la fun­zio­na­li­tà dello strumento Microsoft nei confronti del software dedicato di gestione del personale è molto limitata.

A causa delle li­mi­ta­zio­ni fun­zio­na­li di Microsoft Excel molti im­pren­di­to­ri ricorrono a strumenti spe­cia­liz­za­ti per svolgere le attività collegate alla gestione del personale. A questo proposito si possono di­stin­gue­re due tipi di software:

• Programmi gratuiti: un software gratuito è par­ti­co­lar­men­te adatto alle piccole imprese.
• Soluzioni pro­fes­sio­na­li di gestione del personale: imprese con molti di­pen­den­ti e oneri am­mi­ni­stra­ti­vi cor­ri­spon­den­te­men­te elevati pre­fe­ri­sco­no uti­liz­za­re un software pro­fes­sio­na­le di gestione del personale, che di solito è integrato in un sistema ERP (En­ter­pri­se Resource Planning). In genere tali programmi possono essere uti­liz­za­ti nell’ambito di ab­bo­na­men­ti a pagamento con una durata minima di 12 mesi e con prezzi che vanno da 40 a 130 euro circa. È usuale un pagamento tramite tariffa for­fet­ta­ria mensile oppure un prezzo che dipende dal numero degli impiegati. Si osservi che ci sono sia programmi ap­pli­ca­bi­li a tutti i settori che programmi spe­cia­liz­za­ti, come quelli per i call center, le agenzie di lavoro in­te­ri­na­le, la ga­stro­no­mia, l’as­si­sten­za in­fer­mie­ri­sti­ca o il lavoro a turni nell’industria ma­ni­fat­tu­rie­ra. Ottimi esempi sono Bitrix24, humanity e Planday.

In genere è possibile impiegare un buon software di gestione del personale per un’intera gamma di attività, come per la raccolta di dati relativi agli orari e al lavoro, la gestione delle assenze o la gestione delle attività e delle misure da prendere. La maggior parte dei programmi sono simili per quanto riguarda la struttura e il fun­zio­na­men­to:

• Un‘in­ter­fac­cia utente ben strut­tu­ra­ta e vi­si­va­men­te gradevole offre una buona pa­no­ra­mi­ca su capacità pro­dut­ti­va, periodi di ferie, as­sen­tei­smo.
• Grazie alla sin­cro­niz­za­zio­ne diretta con la banca dati dei di­pen­den­ti è possibile, per mezzo di un software, fare di­ret­ta­men­te un controllo in­cro­cia­to dei profili di abilità e di requisiti.
• La pia­ni­fi­ca­zio­ne degli ordini funziona in base al principio del drag&drop. I di­pen­den­ti vengono sem­pli­ce­men­te tra­sci­na­ti con il mouse nei ri­spet­ti­vi turni del ca­len­da­rio.
• La gestione del personale avviene in tempo reale. Ciò significa che ogni va­ria­zio­ne, non importa quanto a breve termine, viene trasmessa au­to­ma­ti­ca­men­te al back office e può essere presa subito in con­si­de­ra­zio­ne.
• Molte attività come il conteggio delle ore di lavoro e di straor­di­na­rio diventano au­to­ma­ti­che.
• Avvisi au­to­ma­ti­ci segnalano doppie at­tri­bu­zio­ni o so­vrap­po­si­zio­ni di turni (gestione dei conflitti).
• Con­sen­ten­do al personale l’accesso al sistema di gestione del personale, avete la certezza che tutti i di­pen­den­ti sono co­stan­te­men­te informati su orari di lavoro e turni. Inoltre potete ricevere di­ret­ta­men­te un feedback sulla vostra gestione del personale e apportare tem­pe­sti­ve va­ria­zio­ni nel sistema. Na­tu­ral­men­te come sempre i piani di servizio e dei turni possono essere stampati o spediti per email.

I vantaggi di questo software sono evidenti:

• Accesso a tutti i dati rilevanti
• Facilità d‘uso
• Fles­si­bi­li­tà
• Minor sforzo or­ga­niz­za­ti­vo
• Risparmio di tempo e costi
• Meno soggetto ad errori rispetto ai programmi al­ter­na­ti­vi (Excel, lista redatta a mano)
• Pos­si­bi­li­tà di accesso esterno
• Pos­si­bi­li­tà di un feedback diretto dei di­pen­den­ti
• Vi­si­va­men­te gradevole

Anche se la gestione del personale è il mestiere del ma­na­ge­ment, i di­pen­den­ti, dei quali alla fine si tratta, do­vreb­be­ro tuttavia essere coinvolti nella pia­ni­fi­ca­zio­ne. La prima domanda da porsi è se l’accordo aziendale consente anche una pia­ni­fi­ca­zio­ne fles­si­bi­le. In ogni caso prima, durante e anche dopo l’in­tro­du­zio­ne di un sistema di gestione del personale, dovreste coin­vol­ge­re il comitato aziendale e la rap­pre­sen­tan­za dei la­vo­ra­to­ri nella sua pro­get­ta­zio­ne e at­tua­zio­ne. Soltanto così potrete garantire che il diritto legale di co­ge­stio­ne dei la­vo­ra­to­ri sia ri­spet­ta­to.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.