Priorità sul lavoro: 9 metodi per lavorare ef­fi­ca­ce­men­te

Un neo im­pren­di­to­re si ritroverà a dover fron­teg­gia­re una montagna infinita di compiti senza sapere bene dove co­min­cia­re. Prima di tutto: mantenete la calma. Infatti, anche se potrebbe sembrare così, non tutti i compiti hanno la stessa priorità. Se esaminate cri­ti­ca­men­te il vostro carico di lavoro, vi ac­cor­ge­re­te subito che ci sono degli incarichi im­por­tan­ti e urgenti da dover sbrigare subito, che non possono essere rimandati oltre, mentre ce ne sono altri di cui ci si può occupare suc­ces­si­va­men­te senza che ne risultino con­se­guen­ze.

Scoprite come stabilire le priorità ai vostri compiti, anche nel caso di im­prov­vi­si cam­bia­men­ti sulla tabella di marcia. In fin dei conti strut­tu­ra­re bene il proprio carico di lavoro si traduce in maggiore mo­ti­va­zio­ne, energia e pro­dut­ti­vi­tà.

Anche se ci sono in­nu­me­re­vo­li guide su come or­ga­niz­za­re nel migliore dei modi la propria giornata la­vo­ra­ti­va, alla fine tutte portano alla classica lista delle cose da fare. In questo caso si intende una lista concreta che potete prendere in mano e non che ideate solo nella vostra testa. Scrivete quindi tutti i compiti da svolgere senza un ordine preciso. An­no­ta­te­vi anche la data in cui avete inserito una nuova voce, così mantenete sempre tutto sotto controllo e vi ac­cor­ge­re­te da quanto tempo rimandate de­ter­mi­na­ti task.

Ora avete una lista generale che vi dovrà servire come base per la strut­tu­ra­zio­ne del vostro carico di lavoro. Tenetela sempre a portata di mano, perché dovrete ag­gior­nar­la re­go­lar­men­te.

Un altro mezzo utile con cui potete dare priorità ai compiti presenti sulla vostra lista delle cose da fare è la regola 80/20, chiamata anche principio di Pareto: con il 20 percento del­l'im­pe­gno (input) si raggiunge già l'80 percento del risultato (output). Ciò significa ad esempio che se vi con­cen­tra­te sui tre compiti primari del vostro carico di lavoro, no­no­stan­te tutto ga­ran­ti­re­te comunque un’elevata pre­sta­zio­ne.

Tutti gli altri task potete lasciarli per dopo e annotarli in una seconda lista che pren­de­re­te in con­si­de­ra­zio­ne quando avete terminato gli incarichi prin­ci­pa­li. I compiti di routine che ri­chie­do­no poco tempo e poca con­cen­tra­zio­ne si possono svolgere tran­quil­la­men­te in un orario in cui vi sentite meno ef­fi­cien­ti (ad esempio subito dopo la pausa pranzo). Molto pro­ba­bil­men­te vi si pro­spet­te­rà una si­tua­zio­ne simile, perché l'uomo lavora in modo pro­dut­ti­vo solo per circa 3 ore in una giornata la­vo­ra­ti­va di 8 ore.

Per capire quale parte del vostro carico di lavoro co­sti­tui­sce il vostro 20 percento, vi possono aiutare le seguenti domande:

• Qual è l'o­biet­ti­vo prin­ci­pa­le della mia azienda?
• Quali compiti portano me e la mia azienda il più ve­lo­ce­men­te possibile al­l'o­biet­ti­vo?
• Quali sono le forze motrici chiave della mia azienda?
• Quali compiti devono essere sod­di­sfat­ti per garantire il man­te­ni­men­to del­l'a­zien­da?
• Quante persone dipendono dalla rea­liz­za­zio­ne di un de­ter­mi­na­to compito?

È molto probabile che tra i tre compiti più rilevanti presenti sulla vostra lista ce ne sia uno che vi risulta par­ti­co­lar­men­te ostico. Di solito si tratta di una questione par­ti­co­lar­men­te complessa che richiede molto tempo e rimanda così il successo. Nei paesi di lingua inglese un compito di questo tipo viene definito come un “rospo”, poiché deriva dal detto americano “Eat the frog!” che invita me­ta­fo­ri­ca­men­te a ingoiare subito il rospo di prima mattina appena svegli, così da lasciarsi già alle spalle il peggio e af­fron­ta­re la giornata più leggeri.

In senso traslato ciò significa che dovreste svolgere sempre al­l'i­ni­zio della giornata la­vo­ra­ti­va il compito più difficile. Per iden­ti­fi­car­lo dovete sem­pli­ce­men­te chiedervi: “Quale questione mi fa provare mag­gior­men­te disagio?”. L’af­fron­ta­re im­me­dia­ta­men­te il compito più complesso dà una spinta positiva alla giornata, oltre a farvi sentire più leggeri. D’altronde avere un compito difficile sempre tra i piedi vi ruba energia e prima o poi va comunque svolto: a questo punto meglio togliersi subito il pensiero.

Tutti i punti sulla vostra lista delle cose da fare hanno bisogno di chiare scadenze per essere elaborati in tempo. Mentre le scadenze in caso di compiti urgenti vengono ge­ne­ral­men­te date dai clienti, per gli incarichi clas­si­fi­ca­ti solo come “im­por­tan­ti” avete campo libero. Tuttavia non dovreste porvi degli obiettivi troppo ot­ti­mi­sti­ci: se ammassate troppi task in un breve lasso di tempo, la fru­stra­zio­ne sarà as­si­cu­ra­ta. Per valutare rea­li­sti­ca­men­te l’impegno ne­ces­sa­rio risulta utile sud­di­vi­de­re tutti gli incarichi in singoli passaggi e inserirli a loro volta nella lista.

Rientra in una buona pia­ni­fi­ca­zio­ne del tempo anche il saper reagire in modo fles­si­bi­le a cam­bia­men­ti im­pre­ve­di­bi­li. Nella creazione di ogni piano gior­na­lie­ro abi­tua­te­vi perciò a lasciare spazio a eventuali in­ter­ru­zio­ni. Se im­prov­vi­sa­men­te arriva una chiamata im­por­tan­te che vi costringe a lasciar perdere le priorità stabilite, dovreste avere ab­ba­stan­za margine per poter ri­di­stri­bui­re in qualsiasi momento il vostro carico di lavoro.

Anche se alcuni affermano ancora il contrario: dal punto di vista scien­ti­fi­co il mul­ti­ta­sking non è possibile, o quan­to­me­no non nel grado che ci im­ma­gi­nia­mo noi. Infatti per il cervello è im­pen­sa­bi­le gestire due o più compiti complessi con­tem­po­ra­nea­men­te ga­ran­ten­do la stessa qualità. Al contrario la ragione si sposta ve­lo­ce­men­te tra i singoli ambiti e dedica loro così solo una parte della sua at­ten­zio­ne.

Il risultato è che i task vengono elaborati solo su­per­fi­cial­men­te e i risultati raggiunti sono in­sod­di­sfa­cen­ti. Inoltre questo tentativo fallito di mul­ti­ta­sking costa molta energia pro­vo­can­do stress, che è un com­pro­va­to nemico della pro­dut­ti­vi­tà. I ri­cer­ca­to­ri e gli scien­zia­ti con­si­glia­no piuttosto di elaborare i punti su una lista di cose da fare uno dopo l’altro e non si­mul­ta­nea­men­te, quindi sarebbero da preferire delle scadenze con un maggiore campo d’azione.

I nuovi studi segnalano che è possibile sbrigare molti compiti solo in parte tutti insieme e ciò va contro il mito del mul­ti­ta­sking. Non è neanche con­si­glia­to il suo contrario, ovvero un eccessivo per­fe­zio­ni­smo. Se con­trol­la­te co­stan­te­men­te il vostro lavoro e date un eccessivo valore a dettagli che si po­treb­be­ro tra­scu­ra­re, vi costerà tempo e non per questo rag­giun­ge­re­te un risultato perfetto. Anche in questo caso si può applicare il principio di Pareto: se il 20 percento dell’input fa già l’80 percento dell’output, per l’80 percento del rimanente lavoro è re­spon­sa­bi­le solo il 20 percento del risultato.

Si può spiegare questo concetto prendendo in con­si­de­ra­zio­ne i dif­fe­ren­ti prezzi nella vendita delle auto: per alcune centinaia di euro compriamo già un’au­to­vet­tu­ra fun­zio­nan­te con degli interni adeguati; se si spende di più, si paga prin­ci­pal­men­te per il marchio e per avere altre funzioni utili ma opzionali.

Per gestire il proprio carico di lavoro nella maniera più ef­fi­cien­te possibile dovreste quindi ac­con­ten­tar­vi di fare molti lavori senza puntare all’ec­cel­len­za ac­con­ten­tan­do­vi di un risultato “buono”. Spesso è meglio agire così, infatti, piuttosto che con­cen­tra­re tutte le energie in un unico compito e lasciare indietro gli altri. Perciò dovete accettare il dato di fatto che gli errori possono capitare. Mo­stra­te­vi aperti alla critica e imparate a ri­nun­cia­re a ottenere il risultato perfetto, evitando di sprecare tempo non ne­ces­sa­rio.

Filtrare la vostra lista delle cose da fare in base ai criteri “urgente” e “im­por­tan­te” è già un passo nella giusta direzione. Infine dovete mettere in conto che potreste ri­tro­var­vi a dover limitare i danni, perché pro­ba­bil­men­te alla fine della giornata o della settimana alcuni punti presenti sul vostro piano non saranno ancora terminati.

Ogni e-mail e ogni messaggio Skype ai quali ri­spon­de­te rap­pre­sen­ta­no un’in­ter­ru­zio­ne dalla routine la­vo­ra­ti­va. Più vi distraete, maggiore sarà lo stress. Il vostro obiettivo dovrebbe quindi essere quello di non con­ce­der­vi questo tipo di di­stra­zio­ni. Nella maggior parte dei casi rientrano tra queste anche i messaggi privati su WhatsApp, te­le­fo­na­te non im­por­tan­ti e messaggi sui social media.

Anche se può risultare difficile, di­sat­ti­va­te le notifiche istan­ta­nee nel vostro programma di posta elet­tro­ni­ca, sullo smart­pho­ne e su Facebook e stabilite un orario in cui sbrigate la cor­ri­spon­den­za il più ve­lo­ce­men­te possibile. Ciò può avvenire dopo la pausa pranzo o poco prima di terminare il turno, ma in ogni caso solo dopo aver “ingoiato il rospo”.

Stabilire una struttura efficace del carico di lavoro è un processo lungo e continuo che deve essere svi­lup­pa­to con­ti­nua­men­te sulla base dell’espe­rien­za. Per mantenere il controllo dei vostri progressi e dei problemi ri­cor­ren­ti dovreste tenere una sorta di giornale di bordo, in aggiunta alle vostre liste, dove ad esempio re­gi­stra­te di quanto tempo ne­ces­si­ta­te realmente per de­ter­mi­na­ti compiti e impostare delle scadenze più sensate basate su questi risultati. Inoltre potete annotare cosa vi distrae durante il corso della giornata e quanto spesso e impiegare delle con­tro­mi­su­re per arginare questo problema.

Infine un’au­to­ri­fles­sio­ne costante permette di applicare i consigli proposti qui ancora meglio, anche a costo di fare errori: d’altronde è sba­glian­do che s’impara e solo con la pratica si può diventare esperti.

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