Meglio tardi che mai: i migliori modi per ri­spon­de­re in ritardo ad una e-mail

Sono in agguato in ogni cassetta postale elet­tro­ni­ca: le e-mail che avrebbero dovuto ricevere risposta giorni o ad­di­rit­tu­ra settimane fa. Ma nel lavoro quo­ti­dia­no è facile che questa risposta venga rimandata, magari a causa di un compito da svolgere con urgenza o per via di una riunione convocata con breve preavviso. Può essere quindi molto facile di­men­ti­car­si di ri­spon­de­re a una o più e-mail.

Talvolta capita che si rimandi de­li­be­ra­ta­men­te più e più volte la risposta a una mail, per i più svariati motivi. A un certo punto, è passato così tanto tempo che ci si sente a disagio a ri­spon­de­re. Non sarebbe meglio far finta che l’e-mail non sia mai arrivata o che sia finita nella cartella spam? La risposta è ab­ba­stan­za chiara: no. Una scusa per la risposta in ritardo seria e ben formulata sarà accolta nella maggior parte dei casi con com­pren­sio­ne ed è im­por­tan­te per una col­la­bo­ra­zio­ne fiduciosa con i colleghi, i clienti e i partner com­mer­cia­li.

Non importa quale sia il motivo: la soluzione migliore è sempre quella di af­fron­ta­re la spia­ce­vo­le si­tua­zio­ne e fornire una risposta, anche se tardiva, invece che ignorare il mittente. So­prat­tut­to nella co­mu­ni­ca­zio­ne pro­fes­sio­na­le fa parte delle buone maniere reagire a richieste o anche semplici notifiche, anche se non si può aiutare in quel momento o non è ne­ces­sa­ria alcuna reazione. Una risposta ami­che­vo­le segnala sempre che prendete sul serio la vostra con­tro­par­te e che una buona col­la­bo­ra­zio­ne è im­por­tan­te per voi. Questo non solo aumenta la vostra re­pu­ta­zio­ne presso colleghi o clienti, ma può anche ripagare in seguito quando sarete voi a chiedere aiuto.

Ma torniamo alla si­tua­zio­ne di partenza: ritrovate alcune e-mail a cui non avete mai risposto nella vostra casella di posta elet­tro­ni­ca e volete ri­spon­de­re in modo che il mittente non si senta offeso o ignorato. A seconda del motivo per cui l’e-mail è stata inviata, ci sono diversi modi per di­mo­stra­re che ap­prez­za­te il vostro in­ter­lo­cu­to­re e che il ritardo non è dettato da motivi personali. Se non siete sicuri di come formulare al meglio la vostra risposta, potete lasciarvi ispirare dalle seguenti soluzioni esem­pli­fi­ca­ti­ve.

Questo tipo di e-mail spesso proviene da partner com­mer­cia­li a lungo termine e colleghi di altri reparti. Ad esempio, po­treb­be­ro aver sentito che il vostro team ha vinto un progetto pre­sti­gio­so e vor­reb­be­ro con­gra­tu­lar­si con voi o ottenere ulteriori in­for­ma­zio­ni. Poiché tali e-mail non ri­chie­do­no ne­ces­sa­ria­men­te una risposta o almeno non una risposta urgente, sono di gran lunga quelle che vengono di­men­ti­ca­te più di frequente. Ma sono proprio queste e-mail che giocano un ruolo im­por­tan­te nella co­stru­zio­ne di buone relazioni nella vita pro­fes­sio­na­le. Segnalano infatti che non con­tat­ta­te il vostro in­ter­lo­cu­to­re solo quando avete bisogno di qualcosa, ma che ap­prez­za­te il dialogo anche in generale. Di con­se­guen­za, anche la vostra e-mail dovrebbe esprimere questo:

“Caro/a XYZ,

scusami per la risposta in ritardo. Dopo esserci ag­giu­di­ca­ti il progetto, abbiamo dovuto pre­pa­rar­ci di­ret­ta­men­te alla sua rea­liz­za­zio­ne per ri­spet­ta­re le rigide scadenze e non sono riuscito ad occuparmi di altre cose nelle ultime settimane. Ti ringrazio molto per le tue con­gra­tu­la­zio­ni.

Ho letto oggi online che in futuro ti occuperai dell’intero business nor­da­me­ri­ca­no. Ti faccio i miei migliori auguri per questa op­por­tu­ni­tà di carriera. Sai già come verrà attuato strut­tu­ral­men­te il cam­bia­men­to? Spero vivamente che con­ti­nue­rai ad essere la nostra persona di contatto.

Spero che presto potremo in­con­trar­ci per pranzare insieme e scam­biar­ci le nostre idee.

A presto,”

Se qualcuno chiede il vostro sostegno, ma non avete avuto la pos­si­bi­li­tà di oc­cu­par­ve­ne a causa del lavoro e della mancanza di tempo, dovreste esprimere la vostra di­spo­ni­bi­li­tà ad aiutare dopo esservi scusati per la risposta in ritardo. Il modo migliore per farlo è quello di far capire al mittente, at­tra­ver­so sug­ge­ri­men­ti co­strut­ti­vi, che avete ri­flet­tu­to sulla sua richiesta e che ora siete pronti ad aiutarlo:

“Gentile XYZ,

mi scuso per la risposta tardiva. Mi dispiace molto di non aver risposto prima alla sua domanda sulle persone di contatto adatte per la sua idea di progetto. Poiché due colleghi erano assenti, nelle ultime settimane ho dovuto occuparmi da solo della gestione dell’ufficio e di con­se­guen­za non sono riuscito a occuparmi di altro.

For­tu­na­ta­men­te i miei colleghi sono tornati e ora ho tempo per con­cen­trar­mi su altri compiti. Nell’allegato le invio una lista con gli indirizzi e-mail delle possibili persone di contatto. Se lo desidera, posso accennare a queste persone la sua in­ten­zio­ne di con­tat­tar­le. E sarò felice di aiutarla anche in qualsiasi altro modo.

Resto a sua di­spo­si­zio­ne per qualsiasi evenienza.

Cordiali saluti,”

Non importa quanto siate di­spo­ni­bi­li, ci saranno sempre si­tua­zio­ni nella vostra vita pro­fes­sio­na­le in cui vi sarà possibile fornire il vostro aiuto, per quanto lo de­si­de­ria­te. Co­mu­ni­ca­re decisioni im­po­po­la­ri è una sfida che tutti pre­fe­ri­sco­no rimandare. Ma mettetevi nei panni della vostra con­tro­par­te: anche se le speranze vengono deluse, è sempre meglio che non ottenere alcuna risposta. In questo caso, cercate di co­mu­ni­ca­re nel modo più tra­spa­ren­te possibile e suggerite soluzioni al­ter­na­ti­ve.

“Gentile XYZ,

prima di tutto vorrei scusarmi per la risposta in ritardo. Abbiamo letto con grande interesse che vorrebbe lavorare con noi nell’ambito della sua tesi di laurea ma­gi­stra­le. Il progetto sembra molto in­te­res­san­te e i suoi risultati ac­ca­de­mi­ci finora ottenuti indicano che lei è un buon candidato per la nostra azienda.

Purtroppo, il di­par­ti­men­to per il quale si sta can­di­dan­do ac­com­pa­gna già due studenti nella loro tesi e quindi non ha ab­ba­stan­za capacità per so­ste­ner­la ade­gua­ta­men­te nel suo lavoro. Tuttavia, se è disposto ad accettare anche soluzioni al­ter­na­ti­ve e a con­cen­trar­si sugli aspetti sociali piuttosto che economici, potremmo inserirla nel Di­par­ti­men­to XYZ.

Attendo un suo cortese riscontro.

Cordiali saluti,”

Questo modello generale è adatto a tutte quelle e-mail che non rientrano in nessuna delle categorie di cui sopra e potete adattarlo alla vostra si­tua­zio­ne:

“Gentile XYZ,

quando ho con­trol­la­to oggi le mie e-mail, mi sono accorto di non averle ancora risposto. Mi dispiace molto. Volevo discutere la sua richiesta con i miei colleghi, ma poi l’argomento si è perso nel lavoro quo­ti­dia­no.

Nell’appendice può trovare prima di tutto la mia va­lu­ta­zio­ne. Tuttavia, chiederò im­me­dia­ta­men­te anche il parere dei miei colleghi e le fornirò ulteriori dettagli nei prossimi giorni.

Mi scuso nuo­va­men­te per la risposta in ritardo e spero vivamente che questo non le abbia causato degli in­con­ve­nien­ti.

Cordiali saluti,”

Come si può vedere dagli esempi, la cosa più im­por­tan­te è che vengano date delle scuse chiare e con­vin­cen­ti per la risposta tardiva. Cercate di spiegare la si­tua­zio­ne, ma nel farlo, for­mu­la­te­la in modo obiettivo e de­scri­ve­te solo la vostra si­tua­zio­ne personale. Addossare la colpa ad altri può apparire poco pro­fes­sio­na­le, oltre che scorretto, anche quando è la verità. Ricordate che il tono della vostra e-mail ha un’influenza cruciale sulla cre­di­bi­li­tà delle vostre scuse.

Ecco una pa­no­ra­mi­ca di come dovreste reagire quando siete molto in ritardo nel ri­spon­de­re a un messaggio e-mail.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.