Sistemi di re­gi­stra­zio­ne del tempo per il conteggio delle ore di lavoro: confronto tra le diverse soluzioni

Una corretta re­gi­stra­zio­ne delle ore di lavoro è tanto im­por­tan­te per i datori di lavoro quanto per i di­pen­den­ti. In questo modo, i re­spon­sa­bi­li possono garantire che i di­pen­den­ti ri­spet­ti­no i tempi con­trat­tua­li. Grazie a una re­gi­stra­zio­ne corretta, i di­pen­den­ti, d'altra parte, possono evitare le ore di lavoro straor­di­na­rio non re­tri­bui­to. La re­gi­stra­zio­ne del tempo però può fun­zio­na­re solo se viene im­ple­men­ta­to un sistema efficace.

La con­fi­gu­ra­zio­ne di un sistema di questo tipo, tuttavia, dipende for­te­men­te dalle esigenze e dalle ca­rat­te­ri­sti­che del­l'a­zien­da. Esiste un'ampia gamma di soluzioni che tengono conto di una grande varietà di cir­co­stan­ze, ad esempio come soluzioni puramente software o hardware o sotto forma di app per di­spo­si­ti­vi mobili. Affinché possiate decidere quale sistema di re­gi­stra­zio­ne del tempo sia adatto a voi, vi pre­sen­tia­mo le diverse pos­si­bi­li­tà.

Per il conteggio delle ore di lavoro, un sistema di re­gi­stra­zio­ne del tempo completo, con­trol­la­to dal­l'hard­ware ed elet­tro­ni­co non è adatto a tutte le aziende. So­prat­tut­to nelle imprese piccole, le spese ne­ces­sa­rie sarebbero spro­por­zio­na­te rispetto all’utile. Per altre aziende invece, le in­stal­la­zio­ni fisse non sono la soluzione ideale perché i di­pen­den­ti non lavorano insieme nello stesso luogo. Quali sono le pos­si­bi­li­tà?

Ancora oggi, molte aziende più piccole uti­liz­za­no una tabella oraria, in cui i di­pen­den­ti in­se­ri­sco­no au­to­no­ma­men­te i loro orari di lavoro. Il vantaggio di questo tipo di do­cu­men­ta­zio­ne è chia­ra­men­te la quasi totale assenza di costi di ac­qui­si­zio­ne. Inoltre, non è ne­ces­sa­rio alcuno sforzo per spiegare ai di­pen­den­ti l'uso di questo sistema di re­gi­stra­zio­ne del tempo per il conteggio delle ore di lavoro. L'uso di una tabella auto espli­ca­ti­va dovrebbe essere intuitivo.

Non va sot­to­va­lu­ta­to uno degli svantaggi di un tale sistema, ovvero il fatto che i dati devono poi essere valutati ma­nual­men­te. Se i di­pen­den­ti in­se­ri­sco­no solo gli orari d’inizio e fine, il superiore o il di­par­ti­men­to del personale deve calcolare le ore lavorate e poi sommarle. Inoltre bisogna calcolare anche l'impegno richiesto per l'ar­chi­via­zio­ne del sistema.

La di­men­sio­ne del­l'a­zien­da è quindi de­ter­mi­nan­te nella scelta: se avete solo pochi di­pen­den­ti, sarà contenuto anche l'impegno di rie­la­bo­ra­zio­ne. Se invece foste costretti a elaborare le tabelle orarie di decine di di­pen­den­ti, l'in­ve­sti­men­to in una soluzione elet­tro­ni­ca potrebbe rivelarsi più van­tag­gio­so.

Questo sistema permette inoltre ai di­pen­den­ti di inserire in­for­ma­zio­ni false: mentre altri sistemi di re­gi­stra­zio­ne del tempo in­se­ri­sco­no gli orari au­to­ma­ti­ca­men­te, di­ven­tan­do quindi più difficili da ma­ni­po­la­re, questa soluzione per il conteggio delle ore di lavoro si basa in gran parte sulla fiducia. C'è un certo controllo sociale da parte dei colleghi, ma la tabella oraria può fun­zio­na­re solo se il datore di lavoro si fida dei suoi di­pen­den­ti.

Un tipico di­spo­si­ti­vo per la re­gi­stra­zio­ne del tempo è l'orologio mar­ca­tem­po, ovvero quel­l'ap­pa­rec­chio in cui il di­pen­den­te inserisce una scheda, al­l'ar­ri­vo e al­l'u­sci­ta dal­l'a­zien­da, su cui viene timbrato l'orario attuale. Come per la versione cartacea manuale, anche per questa versione (ormai obsoleta) le ore di lavoro devono essere sommate ma­nual­men­te. Anche in questo caso l'ar­chi­via­zio­ne richiede un ulteriore lavoro. Il vantaggio di una macchina di questo tipo, tuttavia, è la facilità d'uso da parte dei di­pen­den­ti. Inoltre, è molto più difficile da ma­ni­po­la­re.

In ambito aziendale i mar­ca­tem­po classici sono ormai caduti pra­ti­ca­men­te in disuso, ma i vantaggi di questo sistema per il conteggio delle ore di lavoro si ritrovano nelle soluzioni hardware elet­tro­ni­che e digitali che for­ni­sco­no un di­spo­si­ti­vo facile da usare e che sono re­la­ti­va­men­te a prova di fal­si­fi­ca­zio­ne, ela­bo­ran­do i dati in modo stan­dar­diz­za­to. In questo modo si eliminano ad­di­rit­tu­ra gli svantaggi del­l'o­ro­lo­gio mar­ca­tem­po manuale: i nuovi sistemi calcolano au­to­ma­ti­ca­men­te i tempi e ar­chi­via­no tutti i dati in modo in­di­pen­den­te.

I di­pen­den­ti s’iden­ti­fi­ca­no sul di­spo­si­ti­vo mediante un badge o una scheda dotata di chip (sotto forma di RFID) o anche per impronta digitale, attivando con­tem­po­ra­nea­men­te la marca temporale. Il timbro digitale non viene me­mo­riz­za­to sul chip/badge del di­pen­den­te, ma di­ret­ta­men­te nel­l'ap­pa­rec­chio. I dati possono essere letti tramite software o in­ter­fac­cia web. Tutte le in­for­ma­zio­ni vengono elaborate in modo com­pren­si­bi­le e sommate. In molti casi, i di­pen­den­ti possono anche con­trol­la­re il proprio conteggio delle ore di lavoro o ef­fet­tua­re ulteriori im­po­sta­zio­ni tramite un display sul di­spo­si­ti­vo.

Per quanto con­for­te­vo­le sia questo sistema di re­gi­stra­zio­ne del tempo digitale, ci sono tuttavia due svantaggi: da un lato, i costi di ac­qui­si­zio­ne po­treb­be­ro essere troppo elevati, so­prat­tut­to per imprese di di­men­sio­ni più piccole. Bisogna infatti calcolare non solo il costo del di­spo­si­ti­vo stesso, ma anche quello per i chip/badge per ogni di­pen­den­te, per un altro eventuale di­spo­si­ti­vo per pro­gram­ma­re i chip/badge e per una probabile licenza per il software ne­ces­sa­rio. D'altra parte, tali orologi mar­ca­tem­po possono essere uti­liz­za­ti solo come soluzione sta­zio­na­ria. Se ad esempio un di­pen­den­te sta svolgendo un servizio esterno, quel giorno non potrà accedere al sistema.

Per fornire un sistema di re­gi­stra­zio­ne del tempo ai di­pen­den­ti che non sono in ufficio, ma lavorano ad esempio da casa o stanno svolgendo un servizio esterno, ci sono anche soluzioni mobili. I di­pen­den­ti possono sempre portare con sé il sistema di re­gi­stra­zio­ne del tempo per il conteggio delle ore di lavoro tramite un'ap­pli­ca­zio­ne per smart­pho­ne. Le ap­pli­ca­zio­ni mobili di­spo­ni­bi­li sono ormai numerose e la maggior parte di queste è anche molto facile da usare. Gli orari d’inizio e fine vengono re­gi­stra­ti in pochi passi. Molte ap­pli­ca­zio­ni offrono anche funzioni utili: ad esempio i di­pen­den­ti che svolgono servizi esterni possono fornire in­for­ma­zio­ni ag­giun­ti­ve sul loro ordine attuale, come ad esempio il nome del cliente per il quale hanno lavorato quel giorno.

La lo­ca­liz­za­zio­ne GPS degli smart­pho­ne consente inoltre di inserire i dati di lo­ca­liz­za­zio­ne nel sistema di re­gi­stra­zio­ne del tempo per il conteggio delle ore di lavoro; viene inoltre tenuto un registro degli spo­sta­men­ti e vengono re­gi­stra­ti i tempi impiegati per il com­ple­ta­men­to di un progetto o di un ordine. I superiori o il di­par­ti­men­to del personale possono quindi con­trol­la­re e valutare tutti i dati in un'ap­pli­ca­zio­ne online.

Un'ap­pli­ca­zio­ne mobile come sistema di re­gi­stra­zio­ne del tempo per il conteggio delle ore di lavoro funziona quindi come una tabella oraria digitale, e porta con sé vantaggi e svantaggi molto simili. Anche questo sistema si basa in larga misura sulla fiducia, ma ciò è dovuto prin­ci­pal­men­te alla natura stessa del servizio esterno. Allo stesso tempo è re­la­ti­va­men­te facile da uti­liz­za­re. Il prezzo delle ap­pli­ca­zio­ni è di solito inferiore a quello di una soluzione hardware completa.

Gli im­pren­di­to­ri possono inoltre scegliere tra diversi pacchetti e se­le­zio­na­re l'offerta giusta in base alle di­men­sio­ni della loro azienda. Non bisogna di­men­ti­ca­re che ogni di­pen­den­te in questo caso ha anche bisogno di uno smart­pho­ne. Se l'azienda non ha di­stri­bui­to di­spo­si­ti­vi aziendali, è ne­ces­sa­rio eseguire l'ap­pli­ca­zio­ne su quelli privati. Pertanto, dovete as­so­lu­ta­men­te in­for­mar­vi in anticipo con quali sistemi operativi mobili è com­pa­ti­bi­le la ri­spet­ti­va ap­pli­ca­zio­ne.

Così come ci sono ap­pli­ca­zio­ni mobili per lo smart­pho­ne, esistono anche soluzioni software per il PC del­l'uf­fi­cio. La struttura di questi sistemi di re­gi­stra­zio­ne del tempo per il conteggio delle ore di lavoro è per lo più simile a quella delle ap­pli­ca­zio­ni. Nel software, un am­mi­ni­stra­to­re configura tutti i di­pen­den­ti con i loro orari di lavoro in­di­vi­dua­li. Il programma si trova anche sui computer dei di­pen­den­ti. Non appena iniziano la loro giornata la­vo­ra­ti­va, possono iniziare a re­gi­stra­re l'ora con un clic del mouse. Le pause e la fine del­l'o­ra­rio di lavoro possono essere re­gi­stra­te con la stessa facilità.

I superiori accedono a tutti i dati tramite un'in­ter­fac­cia di am­mi­ni­stra­zio­ne e quindi con­trol­la­no il totale delle ore di lavoro di ogni singolo di­pen­den­te. Un sistema di re­gi­stra­zio­ne del tempo sotto forma di software permette di solito di re­gi­stra­re anche ferie, malattie e giorni festivi. Non comporta dunque alcun lavoro ag­giun­ti­vo.

Gli svantaggi di questa soluzione derivano solo dai costi (anche questa variante funziona tramite licenze, che devono essere rinnovate a in­ter­val­li regolari) e dal po­si­zio­na­men­to del software sul PC, che in genere deve prima essere avviato. Se la re­gi­stra­zio­ne del tempo può essere avviata solo con un clic del mouse, il conteggio delle ore di lavoro potrebbe non essere re­gi­stra­to cor­ret­ta­men­te. Inoltre, questa soluzione è di uso limitato per il lavoro mobile e richiede in ogni caso un computer portatile.

Un sistema di re­gi­stra­zio­ne del tempo online è molto utile se si desidera che tutti i di­pen­den­ti, che lavorino in ufficio, a casa o in un qualsiasi altro luogo, uti­liz­zi­no la stessa ap­pli­ca­zio­ne per il conteggio delle ore di lavoro. In questo modo i di­pen­den­ti possono accedere al sistema tramite il browser. Si­mil­men­te a quanto avviene con un software desktop, i di­pen­den­ti re­gi­stra­no il loro orario di lavoro in un portale web. I superiori, ana­lo­ga­men­te, possono vi­sua­liz­za­re tutti i tempi re­gi­stra­ti. Anche con questo sistema è possibile re­gi­stra­re in­for­ma­zio­ni ag­giun­ti­ve, come assenze e giorni liberi.

Poiché è possibile uti­liz­za­re l'ap­pli­ca­zio­ne online tramite un normale browser, si hanno meno problemi di com­pa­ti­bi­li­tà rispetto a una soluzione software. Finché gli utenti uti­liz­za­no un browser ag­gior­na­to, tutte le funzioni do­vreb­be­ro essere pie­na­men­te di­spo­ni­bi­li, in­di­pen­den­te­men­te dal­l'hard­ware e dal sistema operativo uti­liz­za­ti. Nel migliore dei casi, l'ap­pli­ca­zio­ne fornisce anche un'in­ter­fac­cia per altri programmi, per sem­pli­fi­ca­re, ad esempio, la con­ta­bi­li­tà salariale. Per motivi di pro­te­zio­ne dei dati, è ne­ces­sa­rio ve­ri­fi­ca­re quali dati vengono ar­chi­via­ti, in quale luogo e chi vi ha accesso.

La scelta del sistema per il conteggio delle ore di lavoro dipende molto dalla vostra azienda e dalle vostre esigenze. Mentre molte aziende più piccole sono sod­di­sfat­te da soluzioni semplici ed eco­no­mi­che, le aziende di di­men­sio­ni più grandi possono investire in sistemi più complessi. In alcune si­tua­zio­ni una com­bi­na­zio­ne di più sistemi può essere la soluzione giusta. È ne­ces­sa­rio as­si­cu­rar­si che le soluzioni pro­ven­ga­no dallo stesso fornitore o che possano essere combinate tra loro.