WBS: come creare uno degli strumenti di pia­ni­fi­ca­zio­ne più im­por­tan­ti

La creazione di una work breakdown structure (WBS) è uno dei compiti più im­por­tan­ti nella gestione di un progetto. Qualunque sia lo standard di Project Ma­na­ge­ment che seguite, la WBS viene sempre citata come strumento centrale. Essa co­sti­tui­sce la base per la pia­ni­fi­ca­zio­ne det­ta­glia­ta del vostro progetto e svolge quindi un ruolo chiave nella pre­pa­ra­zio­ne della sua rea­liz­za­zio­ne concreta.

Ma qual è il modo migliore per strut­tu­ra­re la WBS? Quando dovrebbe essere creata teo­ri­ca­men­te? E cosa non dovreste aspet­tar­vi da questa struttura? In questo articolo af­fron­te­re­mo queste e altre domande.

La struttura analitica di progetto (in inglese work breakdown structure, WBS) divide un progetto in elementi disposti ge­rar­chi­ca­men­te. Questo ordine viene definito in base a diversi principi tra cui potrete scegliere. Fon­da­men­tal­men­te, la WBS serve a pre­sen­ta­re tutti i compiti da com­ple­ta­re per portare a termine il ri­spet­ti­vo progetto.

La WBS non coincide con il piano di progetto e il Project Ma­na­ge­ment:

• Piano di ese­cu­zio­ne del progetto: organizza tutti i pacchetti di lavoro (work packages) e le attività da com­ple­ta­re in un de­ter­mi­na­to arco temporale, con le date di inizio e di fine.
• Piano di progetto/piano di Project Ma­na­ge­ment: non si tratta di un piano nel vero senso della parola, ma di una raccolta dei piani di progetto più im­por­tan­ti che contiene, tra l’altro, la WBS, i piani di gestione dei costi e delle risorse e il piano di ese­cu­zio­ne del progetto.

La pre­pa­ra­zio­ne di una WBS è una con­ven­zio­ne che presenta vantaggi pratici sotto diversi aspetti:

1. chiarezza sui compiti da svolgere: quanto più grande è un progetto, tanto più difficile è mantenere una visione d’insieme di quali compiti devono essere com­ple­ta­ti e quali fasi di lavoro sono collegate e come. La WBS riduce la com­ples­si­tà sud­di­vi­den­do e rap­pre­sen­tan­do l’intero progetto in fasi più piccole;
2. maggiore ef­fi­cien­za: a sua volta, la chiarezza sulla portata del progetto è un pre­re­qui­si­to per un’ese­cu­zio­ne più ef­fi­cien­te. La WBS non solo assicura che siano prese tutte le misure ne­ces­sa­rie, ma anche che possa essere ef­fet­tua­ta una pia­ni­fi­ca­zio­ne temporale rea­li­sti­ca;
3. funzione di orien­ta­men­to: durante l’ese­cu­zio­ne del progetto, la WBS fornisce a ciascun par­te­ci­pan­te una pa­no­ra­mi­ca dello stato attuale del progetto dalla quale può dedurre a che punto si in­se­ri­sco­no i suoi compiti. Il piano svolge quindi una funzione orien­ta­ti­va e ga­ran­ti­sce sicurezza nell’ese­cu­zio­ne delle azioni;
4. base per la co­mu­ni­ca­zio­ne: ogni progetto richiede numerosi sforzi di coor­di­na­men­to tra i diversi partner del progetto. Una rap­pre­sen­ta­zio­ne compatta ma completa della WBS può sup­por­ta­re, in questo senso, la co­mu­ni­ca­zio­ne perché crea tra­spa­ren­za, con­tri­bui­sce ad evitare malintesi e promuove di­scus­sio­ni efficaci;
5. base per un’ulteriore pia­ni­fi­ca­zio­ne: infine, la struttura analitica di progetto è il pre­re­qui­si­to per de­ter­mi­na­re se sono necessari ulteriori piani più det­ta­glia­ti. Ciò riduce il rischio di costi im­pre­vi­sti e di spese ag­giun­ti­ve non pia­ni­fi­ca­te.

Qual è dunque l’approccio pratico per creare una work breakdown structure? Ci sono fon­da­men­tal­men­te tre modelli:

Nell’approccio top-down il progetto viene suddiviso in com­po­nen­ti sempre più det­ta­glia­ti sulla base del risultato com­ples­si­vo, che a loro volta vengono suddivisi in work packages. Questo approccio è par­ti­co­lar­men­te utile se si conoscono i contenuti del progetto o se si è già acquisita espe­rien­za con progetti simili.

Con l’approccio bottom-up si procede nella direzione inversa e si inizia dal livello più basso. Rac­co­glie­te tutti i compiti che vi vengono affidati, riuniteli in work packages e or­ga­niz­za­te­li poi in com­po­nen­ti. Questo approccio è par­ti­co­lar­men­te utile se non avete espe­rien­za con progetti di quel tipo.

L’approccio yo-yo è una com­bi­na­zio­ne delle due tecniche pre­ce­den­ti e prevede un’ese­cu­zio­ne a passi alterni: prima rac­co­glie­te i compiti, poi scrivete i com­po­nen­ti e assegnate loro i compiti finora definiti, prima di rac­co­glie­re altre azioni da svolgere. In questo modo si alternano i due approcci bottom-up e top-down. As­si­cu­ra­te­vi di non ripetere degli elementi e che non ve ne di­men­ti­chia­te nessuno.

Una domanda frequente in relazione alle work breakdown structure riguarda il sistema di strut­tu­ra­zio­ne da applicare: i com­po­nen­ti devono definire le fasi del progetto, del prodotto o dei compiti? Di con­se­guen­za si distingue tra diversi tipi di struttura:

• orientata al tempo: il progetto è suddiviso in singole fasi, che si ri­spec­chia­no poi nei compiti;
• orientata agli oggetti: l’oggetto o il prodotto del progetto viene suddiviso in singole parti, alle quali vengono poi assegnati i compiti;
• orientata alle funzioni: il progetto è clas­si­fi­ca­to in base ai diversi compiti previsti per la sua rea­liz­za­zio­ne.

Nella pratica vengono uti­liz­za­ti tutti e tre i principi, spesso anche com­bi­nan­do­li. È im­por­tan­te che per ogni livello di struttura venga applicato un solo principio.

Per poter assegnare le risorse, gli sforzi e le modifiche a uno specifico work package, la struttura analitica di progetto prevede l’as­se­gna­zio­ne di un codice a ciascuno di questi elementi. La codifica riflette la posizione ge­rar­chi­ca all’interno del progetto.

Esistono diversi tipi di codifica:

• codifica al­fa­be­ti­ca: mediante lettere, ad esempio A, AA, AB, ecc.;
• codifica numerica: uso di cifre, ad esempio 1, 1.1, 1.1.2, ecc.;
• codifica al­fa­nu­me­ri­ca: com­bi­na­zio­ne di cifre e lettere, ad esempio A, A1, A.1.1, ecc.

Potete scegliere li­be­ra­men­te il tipo di codifica che preferite. Per il nostro esempio abbiamo optato per la codifica numerica.

Qui potete scaricare un modello di WBS per MS Po­wer­Point.

Per creare una WBS per progetti di medie e grandi di­men­sio­ni si consiglia di uti­liz­za­re software spe­cia­liz­za­ti di Project Ma­na­ge­ment. Anche se dovreste cercare di mantenere una struttura chiara e di non sud­di­vi­de­re il vostro progetto in più di 50 elementi in­di­vi­dua­li, la na­vi­ga­zio­ne in programmi non spe­cia­liz­za­ti risulta comunque spesso difficile e laboriosa.

Se invece uti­liz­za­te software spe­cia­liz­za­ti come MS Project, potete fa­cil­men­te in­gran­di­re le singole aree del progetto, collegare i piani det­ta­glia­ti di­ret­ta­men­te ai pacchetti di lavoro e ai com­po­nen­ti, evi­den­zia­re i documenti e le persone re­spon­sa­bi­li dei ri­spet­ti­vi compiti e gestire ideal­men­te tutti i piani e la do­cu­men­ta­zio­ne da un’unica piat­ta­for­ma.

Nel Project Ma­na­ge­ment, la WBS co­sti­tui­sce la base per ogni ulteriore piano det­ta­glia­to ed è quindi al centro della pia­ni­fi­ca­zio­ne del progetto. I prin­ci­pian­ti hanno spesso dif­fi­col­tà con questo documento, ma il compito è comunque facile da com­ple­ta­re se si procede me­to­di­ca­men­te e gra­dual­men­te, tenendo conto delle in­di­ca­zio­ni e dei principi di cui sopra. Lo sforzo per la creazione sarà in ogni caso ripagato, perché una WBS accurata e ponderata ga­ran­ti­sce una pia­ni­fi­ca­zio­ne ulteriore e una rea­liz­za­zio­ne del progetto più agevoli.

Un modello di work breakdown structure può essere molto utile come guida, ma i Project Manager pro­fes­sio­ni­sti do­vreb­be­ro ricorrere a software spe­cia­liz­za­ti, che offrono molte funzioni ag­giun­ti­ve, in modo da poter trovare, per esempio, sempre le giuste in­for­ma­zio­ni all’interno della WBS.

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