Google Sheets e Microsoft Excel a confronto

Microsoft Excel e Google Sheets sono i due programmi di fogli elettronici più utilizzati sul mercato e consentono di creare e gestire i dati sotto forma di numeri, testo e grafica all’interno di una tabella. Le formule sono utilizzate per calcolare i risultati e creare relazioni tra i singoli valori. Il primo programma di fogli elettronici è apparso sul mercato già nel 1979 con il nome VisiCalc per Apple 2. Dopo la sua introduzione, Microsoft Excel ha rappresentato per molto tempo il programma di fogli elettronici di prima scelta sul mercato. Nel frattempo, è nata una forte concorrenza con l’applicazione online Google Sheets.

Excel appartiene al pacchetto Microsoft Office 365 ed è disponibile per Windows e macOS. Il programma è installato direttamente sul PC, dove è avviato. Google Sheets è un programma di fogli elettronici che fa parte del servizio web Google Drive, un software open source sul quale è possibile lavorare direttamente online, pertanto non è necessaria l’installazione.

Per prima cosa vogliamo illustrarvi i due programmi di fogli elettronici sotto diversi punti di vista per offrirvene una prima immagine.

La differenza principale tra MS Excel e Google Sheets è la modalità di lavoro. Excel è tradizionalmente usato localmente. Si lavora dunque su un file direttamente sul PC e non è necessaria una connessione Internet. Al contrario, Google Sheets è completamente online. Cosa significa? Mentre con Excel è possibile condividere i risultati con altri utenti solo tramite e-mail o altri supporti dati, con Google Sheets più utenti in possesso dei diritti di accesso possono lavorare contemporaneamente sul documento. Ogni cambiamento è visualizzato in tempo reale e una finestra di chat laterale consente la comunicazione tra utenti. Attualmente anche Excel dispone di una soluzione basata sul cloud, permettendo di lavorare online tramite l’accesso a OneDrive.

Molte aziende si chiedono come differisca l’elaborazione dei dati su Google Sheets ed Excel. Le imprese logistiche, ad esempio, spesso devono elaborare enormi quantità di dati. Mentre su Google Sheets si possono riempire ed elaborare circa 5.000.000 di celle, Excel ne offre 17.179.869.184. Excel ha, dunque, una maggiore capacità di archiviazione; inoltre, le tabelle estese con formule complicate e più schede sono più facili da gestire.

Le funzioni standard di Google Sheets ed Excel non presentano differenze sostanziali. Gli utenti che passano da un programma all’altro solitamente hanno familiarità con le rispettive funzioni. Dall’inserimento di diagrammi all’applicazione di formule, entrambi i programmi offrono funzioni complete. L’unico aspetto che cambia nei due programmi è la diversa disposizione e visualizzazione delle opzioni sull’interfaccia utente. Ad esempio, le tabelle pivot possono essere create su Excel utilizzando la scheda “Inserisci”, mentre su Google Sheets la funzione si trova alla voce “Dati”.

Tuttavia, se si desiderano utilizzare funzioni speciali come analisi statistiche, creazioni di macro o di modelli dati, Excel è la prima scelta. Anche se su Google Sheets sono integrate sempre più funzioni, tali funzioni speciali possono essere trovate per adesso solo su Excel.

La visualizzazione dei dati e delle cifre nei diagrammi semplifica notevolmente la comprensione delle relazioni complesse e rende più facile identificare eventuali tendenze. In Excel trovate un partner affidabile per quel che riguarda la visualizzazione dei dati. Inoltre, i molti anni di esperienza di Excel forniscono un chiaro vantaggio rispetto a Google Sheets in termini di presentazione grafica di alta qualità. Si pensi anche alle più ampie possibilità dei diversi tipi di visualizzazione e di progettazione di diagrammi già creati.

L’utilità dei programmi di fogli elettronici dipende principalmente dalle possibilità di formule utilizzabili. Queste semplificano notevolmente il lavoro in molti settori. Sia Google Sheets, sia Microsoft Excel possiedono tutte le formule elementari quali SOMMA, VALORE MEDIO, MIN o MAX. Gli utenti che vogliono sommare dei valori o calcolare un valore massimo troveranno in entrambi i programmi la formula corrispondente.

Excel ha una ricchezza di formule avanzate, indirizzate a settori di lavoro specifici. Google Sheets guadagna un punto nel confronto con Microsoft Excel grazie a formule speciali come GOOGLEFINANCE, che permette di includere i prezzi di borsa. Tuttavia, è con Excel che bisogna lavorare se si tratta di formule complicate.

Mentre Excel è dotato di un menu vasto, molte funzioni e caratteristiche, Google Sheets è in confronto più minimalista. Per molti utenti è quindi percepito come più facile da usare. Molte persone si sentono limitate dalle caratteristiche e dalle funzioni di Excel e trovano che Google Sheets sia un programma più semplice. Va ricordato, però, che la barra degli strumenti di Excel è più vantaggiosa e permette di effettuare correzioni e modifiche con un solo clic sul simbolo desiderato. Poiché Google Sheets dispone solo di un menu, spesso è necessario fare clic sulle strutture per ottenere la funzione desiderata.

Quello che si può tranquillamente dimenticare con Google Sheets è il salvataggio manuale. Il processo di salvataggio avviene automaticamente a intervalli regolari. In Excel, trovate questa funzione nella versione più recente. Se visualizzate l’icona “Salvataggio automatico”, il vostro foglio di calcolo Excel sarà salvato automaticamente, e se siete connessi a OneDrive i dati verranno salvati automaticamente anche nel cloud. In caso contrario, dovrete salvare i vostri dati regolarmente cliccando sull’icona corrispondente.

Negli ultimi anni, Excel ha apportato dei miglioramenti in termini di sicurezza, in quanto i file protetti da password potrebbero essere hackerati senza grosse difficoltà. Oggi le misure di sicurezza sono decisamente migliori se si utilizza il cloud OneDrive. In linea di principio, nulla può accadere ai vostri dati quando sono salvati localmente, purché si disponga di un buon programma antivirus. Google Sheets funziona esclusivamente nel cloud, quindi i dati sono localizzati in rete in formato digitale. In linea di principio, gli hacker potrebbero accedervi, ma con una connessione HTTPS e l’autenticazione a due fattori, Google Sheets è molto sicuro.

Per quanto riguarda il fattore del costo, tra i due programmi il vincitore indiscusso è Google Sheets, poiché si tratta di un servizio gratuito. Microsoft Excel è incluso nel pacchetto Office, che richiede una licenza annuale. Excel può anche essere acquistato come programma a sé stante a un prezzo unico.

Entrambi i programmi offrono funzioni standard complete. L’evoluzione degli ultimi anni ha dimostrato che Google Sheets è riuscito a colmare alcuni settori. Tuttavia, Excel rimane indiscusso sotto molteplici aspetti, come l’elaborazione delle dimensioni dei dati, la rappresentazione grafica dei diagrammi e l’ampia offerta di formule. Per gli utenti la concorrenza tra i due colossi della tecnologia è incoraggiante, poiché Google Sheets sta integrando sempre più funzioni tipiche di Excel, mentre Excel sta incrementando il lavoro sul cloud.

Dovreste optare per Excel se valorizzate le funzionalità, la grafica e le formule complete. Se volete calcolare set di dati complicati, tabelle di grandi dimensioni e con molte schede e sentirvi totalmente sicuri del vostro lavoro, Excel è il programma di fogli elettronici che fa per voi.

Se invece desiderate una versione più semplice e volete lavorare facilmente con più persone, dovreste scegliere Google Sheets.