iCalendar: tutti gli eventi in un unico luogo

Con iCalendar avete la possibilità di unire tutti gli appuntamenti da diversi programmi in un unico posto. Questi possono poi essere gestiti e modificati come file nel formato standard. Inoltre risulta semplificata anche la comunicazione con amici e partner commerciali: dato che si tratta di uno standard globale, quasi tutti gli utenti sono in grado di maneggiare questi file. I destinatari dei file ical o ics hanno la possibilità di trasferire automaticamente l’evento al loro calendario. iCalendar fornisce quindi un formato di dati ideale per lo scambio di contenuti del calendario per scopi professionali e privati.

iCalendar è un formato di scambio di dati del calendario per la condivisione di unità di calendario, definito nel RFC 5545. Esso consente di raggruppare gli appuntamenti da diverse applicazioni su PC e smartphone in un unico calendario, da cui gestirli e condividerli. Il formato si basa su vCalendar, creato già nel 1998. Con il formato iCal è dunque possibile gestire e condividere in tempo reale praticamente tutti gli eventi di diverse applicazioni di calendario in un formato chiaro.

A seconda del sistema operativo, i file iCalendar hanno estensioni diverse e non poche persone si chiedono cosa sia ical, ics o iFBF quando ricevono una richiesta. Queste sono semplicemente le estensioni dei file di iCalender: .ics, .ifb, .ical e .ifbf si riferiscono sempre a file in formato iCal, ma presentano alcune differenze.

• ical: estensione in macOS
• ics: estensione in tutti gli altri sistemi operativi
• ifbf: contiene informazioni sulla disponibilità del destinatario della richiesta (in Mac OS X)
• ifb: contiene informazioni sulla disponibilità del destinatario della richiesta (in tutti gli altri sistemi operativi)

Se volete inviare la voce di un evento, dovete prima selezionare il tipo di file del formato iCalendar per il salvataggio e l’invio. Il formato .ics è spesso la scelta migliore in quanto compatibile con la maggior parte dei sistemi operativi. Quando il destinatario apre il file può decidere se accettare o meno l’invito ricevuto.

iCalendar non è limitato allo scambio di file. Il formato degli eventi iCalendar è strettamente legato allo standard di posta elettronica, questo significa che adotta la Multipurpose Internet Mail Extension (MIME) e, in particolare, il tipo “text/calendar”. Ciò fa sì che le voci del calendario in questo formato possano essere inserite quasi ovunque e persino integrate nei siti web. Gli eventi possono essere condivisi e le date importanti possono essere pubblicate. Insieme ai server WebDAV, utilizzati per fornire file su Internet, è possibile sincronizzare gli eventi in qualsiasi momento.

Questo formato offre, inoltre, la possibilità di condividere gli appuntamenti direttamente tra dispositivi mobili tramite Bluetooth o una rete personale. Pertanto se ad esempio desiderate fissare un incontro di lavoro in una data specifica, non dovete fare altro che inviare questo evento a tutti i presenti. iCalendar offre anche la possibilità di utilizzare tutte le informazioni memorizzate in più applicazioni che il formato sincronizza in tempo reale.

Il formato iCalendar è supportato dai programmi di calendario più comuni, che ne integrano i dati basati sul web:

Dalla teoria alla pratica: seguite questi passaggi per creare un evento.

• Per prima cosa aprite un nuovo documento su un editor di testo di vostra scelta. Se disponete della giusta applicazione potete farlo anche dal vostro smartphone.
   
• Il file viene ora compilato con l’attuale struttura iCalendar, che spiegheremo più dettagliatamente nel prossimo passaggio.
   
• Una volta compilato correttamente, dovete esportare il documento nel formato ical. Per farlo dovete prima salvare il file con l’estensione “.ics”.
   
• Aprite ora un programma di calendario a vostra scelta e importate il file ics come evento. Tutto quello che dovete fare è cliccare sulla voce di menu corrispondente e l’evento sarà caricato automaticamente dalla directory.
   
• L’evento è stato ora inserito come voce nel vostro calendario.

Affinché il trasferimento dei dati avvenga correttamente e il destinatario possa importare l’evento nel proprio calendario ics, dovete trasferire le informazioni in un formato predefinito. Ogni riga ha un significato preciso:

• BEGIN:VCALENDAR: inizio di ogni file iCalendar.
• VERSION: indica la versione del formato, attualmente “2.0”.
• PRODID: riporta il nome o l’indirizzo di chi ha creato il file o dell’applicazione utilizzata.
• METHOD: mostra il modo in cui l’evento è trasmesso al destinatario. Esistono due tipi: con l’opzione PUBLISH, l’evento appare immediatamente, mentre con REQUEST l’appuntamento viene trasmesso sotto forma di richiesta.
• BEGIN:VEVENT: questa riga corrisponde all’inizio della sezione contenente i dati rilevanti dell’evento.
• UID: ogni file ics e quindi ogni voce del calendario deve avere un identificatore univoco.
• LOCATION: a questo punto è precisato il luogo dell’evento. Potete definire liberamente quanto debba essere preciso.
• SUMMARY: specifica un breve riassunto dell’evento.
• DESCRIPTION: a questo punto è fornita una descrizione dettagliata, visualizzata solo all’apertura della voce.
• CLASS: qui si specifica se l’evento debba essere salvato come pubblico (PUBLIC) o privato (PRIVATE).
• DTSTART: indica l’orario di inizio dell’evento.
• DTEND: specifica l’orario di fine dell’evento.
• DTSTAMP: il timestamp contiene informazioni sul momento della creazione della voce del calendario.
• END:VEVENT: la penultima riga chiude la sezione delle informazioni sull’evento.
• END:VCALENDAR: fine del file.

Seguono le indicazioni temporali, anch’esse in un formato standardizzato:

• Le prime quattro cifre indicano l’anno (YYYY): 2019
• Le prossime due il mese (MM): 201910
• Le ultime due definiscono il giorno (DD): 20191027
• La lettera T separa la data dall’ora: 20191027T
• L’orario è composto da 6 cifre:
  • due per l'ora: 20191027T15
  • due per i minuti: 20191027T1559
  • due per i secondi: 20191027T155954
  • La lettera Z chiude la sezione relativa alla data: 20191027T155954Z

Nell’esempio seguente abbiamo compilato tutte le righe in base a queste indicazioni.

Aprendo il file ogni destinatario può ora importare l’evento nel suo calendario e ricevere automaticamente tutte le informazioni rilevanti, dal tipo di evento all’orario di inizio e fine. In questo modo il formato iCalendar garantisce un risparmio di tempo, soprattutto nella vita professionale.