iCalendar non è limitato allo scambio di file. Il formato degli eventi iCalendar è strettamente legato allo standard di posta elettronica, questo significa che adotta la Multipurpose Internet Mail Extension (MIME) e, in particolare, il tipo “text/calendar”. Ciò fa sì che le voci del calendario in questo formato possano essere inserite quasi ovunque e persino integrateneisiti web. Gli eventi possono essere condivisi e le date importanti possono essere pubblicate. Insieme ai server WebDAV, utilizzati per fornire file su Internet, è possibile sincronizzare gli eventi in qualsiasi momento.
Questo formato offre, inoltre, la possibilità di condividere gli appuntamenti direttamente tra dispositivi mobili tramite Bluetooth o una rete personale. Pertanto se ad esempio desiderate fissare un incontro di lavoro in una data specifica, non dovete fare altro che inviare questo evento a tutti i presenti. iCalendar offre anche la possibilità di utilizzare tutte le informazioni memorizzate in più applicazioni che il formato sincronizza in tempo reale.
Il formato iCalendar è supportato dai programmi di calendario più comuni, che ne integrano i dati basati sul web: