Per la gestione degli appuntamenti in molti ricorrono al calendario del programma di posta elettronica Outlook o in alternativa a quello di Google, in base al tipo di dispositivo dal quale sono soliti accedere. Altri non disdegnano l’utilizzo di entrambi i programmi, cosa che però può facilmente condurre al caos nel momento in cui non si mantengono aggiornati entrambi i calendari. In tali casi può essere molto d’aiuto effettuare una sincronizzazione, operata ad esempio per mezzo del tool Outlook Google Calendar Sync, il quale permette di far combaciare entrambi i calendari.
Le possibilità per tenere d’occhio gli appuntamenti segnati su Outlook e Google senza dover per forza tenere aperti entrambi sono diverse. Attraverso l’esportazione e l’importazione potete trasferire l’attuale stato degli appuntamenti da un calendario all’altro. Se però avete necessità di apportare modifiche agli appuntamenti allora è meglio affidarsi al programma di un servizio esterno che permette di sincronizzarli. In questo modo le modifiche saranno salvate contemporaneamente su entrambi i calendari. Inoltre è possibile sottoscrivere un abbonamento a calendari pubblici e privati (come quello di una società sportiva) includendo anche questo all’interno della vostra pianificazione settimanale o mensile.
Importando un calendario acquisite gli eventi in esso salvati, i quali però non verranno aggiornati nel momento in cui apportate modifiche al calendario di partenza. Questo metodo di sincronizzazione risulta perciò efficace solamente quando nel calendario in questione avete appuntato solamente date fisse come compleanni, orari di apertura e chiusura di uffici, e così via. Per poter importare il calendario di Google in Outlook o in un altro programma simile dovete iniziare con l’esportarlo.
Per esportare il proprio calendario Google è necessario per prima cosa fare il login nel proprio account Google. Dopodiché cliccate sul pulsante “Calendario” per avviare il programma. Cliccando sul simbolo della ruota dentata nella barra del menu in alto aprite con un ulteriore clic le impostazioni dell’app del calendario, selezionando la voce corrispondente (“Impostazioni calendario”).
Selezionate dunque “Importazione ed esportazione” nel menu di navigazione a sinistra e cliccate su “Esporta” sul pulsante corrispondente. A questo punto Google creerà automaticamente un file Zip compresso con i vostri appuntamenti in formato iCal.
Il file esportato può essere decompresso solamente con un software adatto (ad esempio WinRAR) per potere essere così importato in Outlook.
Per importare il vostro Google Calendar nell’app per desktop di Outlook dovete iniziare avviando quest’ultima. Cliccate su “File” e selezionate “Apri ed esporta”.
Cliccate su “Importa/esporta” per aprire il supporto per l’importazione e l’esportazione dei file e le impostazioni.
Selezionate l’opzione “Importa file iCalendar (ics) o vCalendar (vcs)” e cliccate su “Avanti”.
Dopo aver importato il file, trovare il Google Calendar sotto la rubrica “Altri calendari”, dalla quale potete aprirlo e visualizzarlo in ogni momento.
Anche Outlook Web App permette di importare il file Google Calendar precedentemente esportato. La prima cosa da fare è aprire la pagina di login dell’appsul browser e procedere con l’accesso. Passate dunque alla pagina di visualizzazione del calendario di Outlook cliccando sul simbolo a forma di calendario in basso a sinistra.
Per aggiungere il file esportato di Google Calendar cliccate su “Aggiungi calendario” e selezionate nel menu a comparsa la voce “Aggiungi da file”.
Nel menu d’importazione selezionate il file relativo al calendario di Google utilizzando la funzione di ricerca. Qui potete anche impostare in quale calendario Outlook debba essere importato il vostro Google Calendar, nel caso in cui disponiate di diversi calendari su Outlook. Confermate l’importazione procedendo con il salvataggio.
Per aggiungere i dati aggiornati del vostro Google Calendar a Outlook potete semplicemente abbonarvi al servizio di Google. Se possedete l’indirizzo univoco del calendario di un’altra persona, questo metodo vi permette di abbonarvici. Ciò permette ad esempio di integrare nel vostro calendario quello del vostro partner, dei vostri colleghi di lavoro o dell’associazione della quale siete membro. In questo modo potete tenere d’occhio davvero tutti gli appuntamenti di vostro interesse in maniera semplice e diretta, senza rischiare di dimenticarne nemmeno uno.
Abbonandovi a un calendario, questo verrà collegato al vostro. Questa funzione è simile agli abbonamenti sui social media. Non appena il possessore di uno dei calendari a cui siete abbonati apporta una modifica o aggiunge un appuntamento, apparirà anche sul vostro calendario.
Per abbonarvi al vostro Google Calendar dal vostro account Outlook necessitate l’indirizzo iCal corrispondente. L’indirizzo può essere trovato nelle impostazioni di Google Calendar. La prima cosa da fare è quindi quella di lanciare l’applicazione di Google e aprire perciò il menu delle impostazioni attraverso la voce corrispondente.
Alla voce “Integra calendario” trovate l’indirizzo URL necessario in formato iCal. Se l’esportazione del calendario serve unicamente a fini privati, copiate l’indirizzo URL relativo. Se avete reso pubblico il vostro calendario, potete optare e copiare l’indirizzo pubblico.
Passate quindi al vostro conto Outlook. Una volta impostata la visualizzazione del calendario (1.), selezionate “Aggiungi calendario” e “Da Internet”.
Completato questo passaggio, compare la finestra “Nuova sottoscrizione calendario Internet”, all’interno della quale dovete riportare l’URL iCal del vostro Google Calendar. Dunque inviate la conferma.
A questo punto vi vene offerta la possibilità di modificare le impostazioni avanzate del calendario (nome della cartella, limiti di upload, ecc.). Sarà sufficiente cliccare su “Avanzate” nella finestra di conferma che comparirà dopo l’immissione del link. Tuttavia si tratta di un passaggio opzionale.
Inviata la conferma, vi sarete abbonati al vostro Google Calendar con il vostro account Outlook. Ora dovreste visualizzare con Outlook tutti i vostri appuntamenti attuali e futuri segnati sul vostro Google Calendar.
La sottoscrizione a un Google Calendar con l’app web di Outlook funziona grossomodo come con l’app da desktop: per prima cosa anche in questo caso è necessario l’indirizzo iCal corrispondente al Google Calendar desiderato. Una volta effettuato l’accesso al proprio account Outlook, passate alla pagina del calendario, così come con il desktop client, e cliccate su “Aggiungi calendario”. Scegliete quindi “Da Internet”. Nel campo preposto scrivete o incollate l’URL iCal del vostro Google Calendar e dategli un nome.
A questo punto potete aprire in ogni momento il Google Calendar sottoscritto e vedere così i vostri appuntamenti su Outlook. Tuttavia, non è possibile apportare modifiche agli impegni né inserirne di nuovi.
Potete dare libero accesso al vostro calendario Outlook se desiderate che amici e colleghi possano tenersi informati sui vostri appuntamenti.
Per sincronizzare i calendari di Outlook e Google potete affidarvi a un programma separato. A vostra disposizione ci sono diversi programmi, come ad esempio il software open source Outlook Google Calendar Sync, così come varie soluzioni gratuite, vedi Sync2. Qui di seguito vi mostriamo come sincronizzare i calendari per mezzo di questi due programmi.
Primo passaggio: scaricate Outlook Google Calendar Sunc sul sito ufficiale del progetto.
Secondo passaggio: cliccando due volte sul file scaricato aprite il programma per la sincronizzazione. Prima di avviare il processo di sincronizzazione, dovete per prima cosa inserire i vostri account Google e Outlook nelle impostazioni. Cliccate quindi su “Settings” e riportate alla voce “Outlook” l’indirizzo del vostro account Microsoft. Dopodiché create una connessione con il vostro account Google cliccando su “Retrieve Calendars” e facendo l’accesso al vostro Google Calendar.
Alla voce “Sync Options” impostate i parametri di sincronizzazione, come, ad esempio, gli intervalli di tempo che devono passare tra le sincronizzazioni dei vostri calendari o i colori per le varie categorie di appuntamenti. Queste impostazioni possono essere modificate in ogni momento.
Terzo passaggio: salvate le impostazioni e tornate al tab iniziale “Sync”. Cliccate su “Start Sync” per aggregare gli appuntamenti dei calendari selezionati di Outlook e Google.
Primo passaggio: scaricate il programma dal sito ufficiale.
Secondo passaggio: installate e avviate il programma sul vostro computer. Il software vi offre diverse opzioni per gli account da sincronizzare. Per collegare Outlook e Google Calendar selezionate l’opzione “Servizi Google”.
Terzo passaggio: dopo aver selezionato l’opzione “Servizi Google” compare la finestra di login di Google. Qui dovete inserire i vostri dati d’accesso.
Quarto passaggio: dopo il login Sync2 connette l’account Google automaticamente con il calendario Outlook.
Quinto passaggio: aprite il vostro calendario Outlook, dove troverete una nuova icona nella barra in alto relativa al Synchronizer CalDav.
Cliccate sui profili di sincronizzazione per aggiungere un calendario. Si apre una nuova finestra delle opzioni nella quale, in alto a sinistra, dovete cliccare il simbolo a forma di croce.
Anche nella versione italiana del programma di sincronizzazione vengono utilizzati pulsanti con denominazioni inglesi.
Sesto passaggio: compare un’ulteriore finestra. Qui selezionate il portale relativo al vostro calendario. In questo modo potete connettere i vostri account di posta elettronica e calendari.
Settimo passaggio: dopodiché riempite i campi “Nome”, “Indirizzo e-mail” e “Intervallo di sincronizzazione” nella finestra delle opzioni. Quest’ultima voce serve a impostare l’intervallo di aggiornamento del calendario. Queste impostazioni possono essere modificate anche in seguito.
Il vostro Google Calendar è dunque collegato a Outlook. Per verificarlo inserite un appuntamento sul vostro calendario di Google: dovrebbe comparire anche in quello di Outlook. Naturalmente prima che questo compaia deve essere trascorso il tempo da voi impostato alla voce “Intervallo di sincronizzazione”.
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