Sin­cro­niz­za­zio­ne di Google Calendar con Outlook: una guida

Per la gestione degli ap­pun­ta­men­ti in molti ricorrono al ca­len­da­rio del programma di posta elet­tro­ni­ca Outlook o a quello di Google. Spesso vengono uti­liz­za­ti entrambi i programmi con­tem­po­ra­nea­men­te, il che però può fa­cil­men­te portare al caos. In tali casi può servire ef­fet­tua­re una sin­cro­niz­za­zio­ne, operata ad esempio per mezzo dello strumento Outlook Google Calendar Sync, il quale permette di unire insieme entrambi i calendari.

Guida rapida: sin­cro­niz­za­zio­ne di Outlook e Google Calendar

1. Accedi al ca­len­da­rio di Google.
2. Apri il menu delle im­po­sta­zio­ni del ca­len­da­rio a cui desideri iscri­ver­ti facendo clic sui tre puntini accanto al ca­len­da­rio in questione nella barra a sinistra e se­le­zio­nan­do “Im­po­sta­zio­ni e con­di­vi­sio­ne”.
3. Copia l’indirizzo iCal pubblico o privato del ca­len­da­rio alla voce “Integra ca­len­da­rio”.
4. Modifica la vi­sua­liz­za­zio­ne di Outlook in quella del ca­len­da­rio e fai clic su “Aggiungi” > “Da Internet” nella scheda Home.
5. Incolla l’URL copiato e fai clic su “Ok”.

Il ca­len­da­rio di Google sarà ora visibile in Outlook e verrà ag­gior­na­to con­ti­nua­men­te.

Sin­cro­niz­za­zio­ne di Google Calendar con Outlook: 3 opzioni

Esistono vari modi per poter con­trol­la­re gli ap­pun­ta­men­ti di Outlook e Google Calendar insieme, senza dover aprire entrambi i calendari con­tem­po­ra­nea­men­te.

• At­tra­ver­so l’espor­ta­zio­ne e l’im­por­ta­zio­ne puoi tra­sfe­ri­re l’attuale stato degli ap­pun­ta­men­ti da un ca­len­da­rio all’altro.
• Se però hai bisogno di apportare modifiche agli ap­pun­ta­men­ti, allora faresti meglio ad affidarti al programma di un servizio esterno per sin­cro­niz­zar­li. In questo modo le modifiche saranno salvate con­tem­po­ra­nea­men­te su entrambi i calendari.
• Inoltre, è possibile sot­to­scri­ve­re un ab­bo­na­men­to a calendari pubblici e privati (come quello di una società sportiva) in­clu­den­do anche questo all’interno della tua pia­ni­fi­ca­zio­ne set­ti­ma­na­le o mensile.

Di seguito scopri come im­ple­men­ta­re questi tre diversi metodi di col­le­ga­men­to.

Importare il ca­len­da­rio di Google su Outlook

Im­por­tan­do un ca­len­da­rio ac­qui­si­sci gli eventi in esso salvati, i quali però non verranno ag­gior­na­ti nel momento in cui apporti modifiche al ca­len­da­rio di partenza. Questo metodo di sin­cro­niz­za­zio­ne del ca­len­da­rio di Outlook con Google Calendar risulta perciò efficace solamente quando nel ca­len­da­rio in questione hai appuntato esclu­si­va­men­te date fisse come com­plean­ni, orari di apertura e chiusura degli uffici, e così via. Per poter importare il ca­len­da­rio di Google in Outlook o in un altro programma simile devi iniziare espor­tan­do­lo.

Come esportare il ca­len­da­rio di Google

Per esportare il ca­len­da­rio di Google, è ne­ces­sa­rio prima di tutto fare il login nell’account di Google. Dopodiché clicca sul pulsante “Ca­len­da­rio” per avviare il programma. Cliccando sul simbolo della ruota dentata nella barra dei menu in alto apri con un ulteriore clic le im­po­sta­zio­ni dell’app del ca­len­da­rio, alla voce cor­ri­spon­den­te.

Seleziona dunque “Im­por­ta­zio­ne ed espor­ta­zio­ne” nel menu di na­vi­ga­zio­ne a sinistra e clicca su “Esporta” sul pulsante cor­ri­spon­den­te. A questo punto Google creerà au­to­ma­ti­ca­men­te un file zip compresso con i tuoi ap­pun­ta­men­ti in formato iCal.

Il file esportato può essere de­com­pres­so solamente con un software adatto (ad esempio WinRAR) per poter essere così importato in Outlook.

Importare il ca­len­da­rio di Google su Outlook

Per importare il ca­len­da­rio di Google nell’app per desktop di Outlook devi iniziare avviando quest’ultima. Clicca su “File” e seleziona “Apri ed esporta”. Clicca su “Importa/esporta” per aprire la procedura guidata per l’im­por­ta­zio­ne e l’espor­ta­zio­ne dei file e delle im­po­sta­zio­ni.

A questo punto seleziona l’opzione “Importa file iCalendar (ics) o vCalendar (vcs)” e clicca su “Avanti”. Quindi, seleziona il file .ics estratto e specifica se desideri importare il ca­len­da­rio in uno già esistente o aprirlo come nuovo ca­len­da­rio. A seconda dell’opzione se­le­zio­na­ta, gli eventi del ca­len­da­rio di Google ap­pa­ri­ran­no in quello di Outlook o in un ca­len­da­rio separato alla voce “Altri calendari”.

Come importare Google Calendar nell’app web di Outlook (OWA)

Ov­via­men­te puoi importare il ca­len­da­rio esportato di Google anche sull’app web di Outlook, così da sin­cro­niz­za­re Outlook con Google Calendar. La prima cosa da fare è aprire la pagina di login dell’app OWA e procedere con l’accesso. Passa dunque alla pagina di vi­sua­liz­za­zio­ne del ca­len­da­rio di Outlook cliccando sul simbolo a forma di ca­len­da­rio a sinistra.

Per ag­giun­ge­re il file esportato di Google Calendar, clicca su “Aggiungi ca­len­da­rio” e seleziona nel menu che appare la voce “Carica da un file”.

Nel menu d’im­por­ta­zio­ne seleziona il file .ics esportato uti­liz­zan­do la funzione di ricerca. Qui puoi anche impostare in quale ca­len­da­rio Outlook debba essere importato il tuo ca­len­da­rio di Google, nel caso in cui disponi di diversi calendari su Outlook. Conferma l’im­por­ta­zio­ne facendo clic su “Importa”.

Abbonarsi a Google Calendar con Outlook

Per ag­giun­ge­re i dati ag­gior­na­ti del tuo ca­len­da­rio di Google su Outlook puoi sem­pli­ce­men­te abbonarti al servizio di Google. Se possiedi l’indirizzo univoco del ca­len­da­rio di un’altra persona, puoi abbonarti anche a questo. Ciò permette ad esempio di integrare nel tuo ca­len­da­rio quello del tuo partner, dei colleghi e delle colleghe di lavoro o di un’as­so­cia­zio­ne della quale fai parte. In questo modo puoi tenere d’occhio davvero tutti gli ap­pun­ta­men­ti che ti in­te­res­sa­no in maniera semplice e diretta, senza rischiare di di­men­ti­car­te­ne.

Ab­bo­nan­do­ti a un ca­len­da­rio, questo verrà collegato al tuo. Questa funzione è simile agli ab­bo­na­men­ti sui social media. Non appena chi possiede uno dei calendari a cui sei abbonato apporta una modifica o aggiunge un ap­pun­ta­men­to, apparirà anche sul tuo ca­len­da­rio.

Come abbonarsi a Google Calendar con la versione desktop di Outlook

Per abbonarti a Google Calendar dal tuo account Outlook ti serve l’indirizzo iCal cor­ri­spon­den­te, che trovi nelle im­po­sta­zio­ni del servizio. La prima cosa da fare è quindi quella di aprire l’ap­pli­ca­zio­ne di Google e il menu delle im­po­sta­zio­ni cliccando su “Im­po­sta­zio­ni e con­di­vi­sio­ne”.

Alla voce “Integra ca­len­da­rio” trovi l’indirizzo URL ne­ces­sa­rio in formato iCal. Se l’espor­ta­zio­ne del ca­len­da­rio serve uni­ca­men­te a fini privati, ti basta copiare l’indirizzo URL relativo alla voce “Indirizzo segreto in formato iCal”. Se il tuo ca­len­da­rio è pubblico, puoi se­le­zio­na­re e copiare l’indirizzo pubblico.

Passa quindi al tuo account Outlook. Dopo aver impostato la vi­sua­liz­za­zio­ne del ca­len­da­rio, seleziona “Aggiungi ca­len­da­rio” e “Da Internet”.

Com­ple­ta­to questo passaggio, compare la finestra “Nuova sot­to­scri­zio­ne ca­len­da­rio Internet”, all’interno della quale devi riportare l’URL iCal del tuo ca­len­da­rio di Google, per poi cliccare su “OK”. Così facendo ti sei abbonato al tuo ca­len­da­rio di Google con il tuo account Outlook. Ora dovresti vi­sua­liz­za­re con Outlook tutti i tuoi ap­pun­ta­men­ti attuali e futuri segnati su Google Calendar.

Abbonarsi a Google Calendar con la versione web di Outlook

La sot­to­scri­zio­ne a un ca­len­da­rio di Google con l’app web di Outlook funziona gros­so­mo­do come con l’app per il desktop: per prima cosa anche in questo caso è ne­ces­sa­rio l’indirizzo iCal cor­ri­spon­den­te al ca­len­da­rio di Google de­si­de­ra­to. Dopo che hai ef­fet­tua­to l’accesso al tuo account Outlook, passa alla pagina del ca­len­da­rio, così come con il desktop client, e clicca su “Aggiungi ca­len­da­rio”.

Tra le opzioni a di­spo­si­zio­ne scegli quindi “Abbonati dal Web”.

Nel campo preposto inserisci l’URL iCal del ca­len­da­rio di Google e dagli un nome. Puoi anche assegnare al ca­len­da­rio un colore e/o un’icona. Fai clic su “Importa” per abbonarti al ca­len­da­rio.

Ora puoi aprire in ogni momento il ca­len­da­rio di Google sot­to­scrit­to e vedere così i tuoi ap­pun­ta­men­ti su Outlook. Tuttavia, non è possibile apportare modifiche agli impegni né inserirne di nuovi.

Sin­cro­niz­za­re i calendari Outlook e Google con un programma esterno

Per sin­cro­niz­za­re i calendari di Outlook e Google puoi affidarti anche a un programma separato. Ci sono diversi programmi a di­spo­si­zio­ne, come il software open source Outlook Google Calendar Sync, così come varie soluzioni gratuite, come Sync2. Qui di seguito ti mostriamo come sin­cro­niz­za­re i calendari per mezzo di questi due programmi.

Sin­cro­niz­za­zio­ne di Outlook e Google Calendar con Outlook Google Calendar Sync

Primo passaggio: scarica Outlook Google Calendar Sync sul sito ufficiale del progetto. Secondo passaggio: cliccando due volte sul file scaricato apri l’as­si­sten­te di sin­cro­niz­za­zio­ne. Prima di avviare il processo di sin­cro­niz­za­zio­ne, devi prima di tutto inserire i tuoi account Google e Outlook nelle im­po­sta­zio­ni. Clicca quindi su “Settings” (Im­po­sta­zio­ni) e riporta alla voce “Outlook” l’indirizzo del tuo account Microsoft. Dopodiché sta­bi­li­sci una con­nes­sio­ne con il tuo account Google cliccando su “Retrieve Calendars” (Recupera calendari) e accedendo a Google Calendar.

Alla voce “Sync Options” (Opzioni di sin­cro­niz­za­zio­ne) imposta i parametri di sin­cro­niz­za­zio­ne, come, ad esempio, gli in­ter­val­li di tempo che devono passare tra le sin­cro­niz­za­zio­ni dei tuoi calendari o i colori per le varie categorie di ap­pun­ta­men­ti. Queste im­po­sta­zio­ni possono essere mo­di­fi­ca­te in qualsiasi momento.

Terzo passaggio: salva le im­po­sta­zio­ni e torna alla scheda iniziale “Sync” (Sin­cro­niz­za­zio­ne). Clicca su “Start Sync” (Avvia sin­cro­niz­za­zio­ne) per unire gli ap­pun­ta­men­ti dei calendari se­le­zio­na­ti di Outlook e Google.

Sin­cro­niz­za­zio­ne di Outlook e Google Calendar con Sync2

Primo passaggio: scarica il programma dal sito ufficiale di Sync2.

Secondo passaggio: installa e avvia il programma sul tuo computer. Il software ti offre diverse opzioni per gli account da sin­cro­niz­za­re. Per collegare Outlook e Google Calendar seleziona l’opzione “Google Services” (Servizi di Google).

Terzo passaggio: dopo aver se­le­zio­na­to l’opzione “Google Services” e forniti i dati necessari per la sin­cro­niz­za­zio­ne, compare la finestra di login di Google. Accedi all’account come di consueto con i tuoi dati.

Quarto passaggio: dopo il login, Sync2 connette l’account Google au­to­ma­ti­ca­men­te con il ca­len­da­rio di Outlook.

Il tuo Google Calendar è dunque collegato a Outlook. Per ve­ri­fi­car­lo inserisci un ap­pun­ta­men­to sul tuo ca­len­da­rio di Google: dovrebbe comparire anche in quello di Outlook. Na­tu­ral­men­te prima che questo compaia deve essere trascorso il tempo da te impostato alla voce “In­ter­val­lo di sin­cro­niz­za­zio­ne”. Puoi regolare a pia­ci­men­to questo in­ter­val­lo nelle im­po­sta­zio­ni di Sync2.