DDT: che cos’è un documento di trasporto e come si compila?
Quando si effettua una consegna dei prodotti ad un cliente, questi devono sempre essere accompagnati da un DDT, ovvero un documento di trasporto. Il documento di trasporto come lo conosciamo oggi è stato introdotto in Italia nel 1996 in sostituzione della bolla di accompagnamento; era stato previsto dall’entrata in vigore della normativa comunitaria, la quale aveva praticamente reso superflua la bolla di accompagnamento tra i paesi membri dell’Unione Europea.
Il DDT è obbligatorio in tutti in casi in cui si effettui una spedizione di beni, l’unica eccezione è nel caso in cui si voglia utilizzare la fattura accompagnatoria (una fattura emessa il giorno stesso della spedizione e che assume la stessa funzione del DDT). All’infuori dei fini prettamente formali legati alla gestione fiscale e della contabilità, il documento di trasporto serve anche al ricevente della merce per capire al meglio il contenuto della spedizione e se quindi la merce recapitata corrisponde all’intero ordine d’acquisto effettuato.
Che cos’è un DDT?
Il documento di trasporto, da non confondersi quindi con la bolla di accompagnamento o anche bolla di consegna, è un documento in cui mettete nero su bianco la merce relativa a una consegna. Il DDT si allega spesso alla merce a cui fa riferimento, praticamente funzionando da documento di accompagnamento nel vero senso della parola, anche se in realtà non è strettamente necessario, essendo che il documento può anche essere inviato al ricevente a mezzo corriere o tramite strumenti digitali.
Il DDT è fondamentale per la fattura differita, ovvero una fattura che può essere emessa fino al giorno 15 del mese successivo a quello della spedizione. Inoltre, come già accennato, il DDT ha anche lo scopo di facilitare l’accettazione e il ricevimento della merce. Infatti fornendo al cliente una panoramica chiara dei prodotti in consegna, il documento di trasporto permette di individuare velocemente delle differenze tra i prodotti riportati e quelli realmente ricevuti, o eventuali differenze tra i prodotti acquistati e quelli recapitati. Così facendo anche le pratiche operazioni di accettazione della merce e di stoccaggio, nel caso in cui siano necessarie, saranno rese più celeri.
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Perché e quando è necessario un DDT?
Non appena programmata la spedizione per un cliente, dovreste per prima cosa preparare una distinta di carico: questa distinta è un documento interno e non ufficiale che corrisponde grossomodo al DDT. Il documento di trasporto ufficiale invece svolge diverse funzioni, infatti oltre a quelle già spiegate precedentemente a favore del cliente, il documento può anche essere utilizzato come lista di controllo durante o una volta terminate le operazioni di carico per controllare un’ultima volta la spedizione prima della partenza.
Ma la funzione più importante del DDT si ha quando il cliente, una volta ricevuta la merce, apporrà su di esso la propria firma e vi manderà indietro una copia. Infatti il DDT diventa a questo punto la ricevuta dell’avvenuta consegna della merce, che servirà poi come base per la compilazione e quindi l’emissione della fattura differita.
In aggiunta a tutto ciò il documento di trasporto ha anche una funzione di rappresentanza e serve anche ad aumentare la riconoscibilità del marchio: tramite di esso avete modo di dare un’immagine professionale della vostra azienda, influenzando positivamente il cliente. Infatti il DDT può anche servire come strumento per rafforzare la vostra identità societaria e attrarre l’attenzione del cliente. Inserendo ad esempio il vostro logo e i relativi colori ed elementi di design, metterete il cliente nelle condizioni di riconoscere con facilità la vostra azienda.
Oggigiorno sempre più documenti di trasporto vengono inviati in formato digitale tramite e-mail in contemporanea con la spedizione della merce. Così facendo il vostro cliente riceve il DDT immediatamente, ben prima che la merce raggiunga il suo magazzino (o quale che sia il luogo della consegna), avendo quindi anche una funzione di promemoria. Il cliente sarà così a conoscenza della merce in entrata, fattore di grande utilità nel caso di consegne e di ordini di grandi dimensioni, permettendo inoltre di evitare possibili brutte sorprese.
Vista l’importanza che riveste il DDT nella vendita, e in particolare nella consegna della merce, bisogna prestare grande attenzione durante la sua compilazione ed accertarsi che tutti i prodotti consegnati siano effettivamente e correttamente riportati al suo interno, soprattutto in considerazione del fatto che da esso dipenderà poi la fattura per il pagamento della merce.
Compilazione di un DDT: contenuto e struttura
È possibile utilizzare i documenti relativi all’offerta o alla conferma d’ordine, precedentemente redatti, come modello per il documento di trasporto. Nella pratica un DDT assomiglia ad una fattura relativa ad una consegna di merce: entrambi i documenti elencano i prodotti consegnati e contengono delle indicazioni formali presenti in ogni tipo di documento ufficiale, quali il nome dell’azienda, l’indirizzo del venditore e dell’acquirente, la data, ecc.
L’unica differenza è che, diversamente da una fattura, su di un documento di trasporto non viene mai riportato il prezzo dell’articolo consegnato. È bene specificare che un DDT non sostituisce mai una fattura, ma al contrario una fattura può sostituire il DDT, com’è il caso della fattura accompagnatoria. La fattura accompagnatoria corrisponde ad una fattura immediata, ovvero emessa al momento della spedizione, che riporta necessariamente tutte le informazioni sul trasporto dei beni venduti e, come il documento di trasporto, accompagna la merce durante il viaggio.
Per quanto riguarda la struttura da seguire per la compilazione di un DDT, non avrete problemi nella sua redazione, visto che sono necessari solo pochi elementi chiave. Nel titolo potete già richiamare il numero progressivo del documento, e anche il numero dell’offerta o della conferma d’ordine relativa, o anche altri numeri rilevanti. Nel corpo del testo ringraziate il cliente per aver effettuato l’ordine ed elencate successivamente i prodotti della consegna. Solitamente all’interno del DDT si lascia un campo bianco, all’interno del quale il ricevente può riportare la data e la propria firma, a conferma dell’avvenuto ricevimento della merce. A livello contenutistico gli unici elementi obbligatori sono solamente i seguenti:
- La data di effettuazione della spedizione, ovvero il giorno in cui parte la consegna;
- Le generalità del cedente, del committente e del vettore (ovvero dell’impresa incaricata di ritirare e consegnare la merce in questione);
- La descrizione dei beni ceduti, specificandone la natura, la qualità e soprattutto la quantità.
Da aggiungere a questi vi è anche il numero progressivo del documento; anch’esso rappresenta un elemento obbligatorio da un punto di vista legale. Nel caso in cui le vostre spedizioni abbiano come luogo di partenza diversi punti operativi, il codice civile italiano accetta che si seguano serie di numerazione differenti, ma comunque progressive e quindi ripercorribili e identificabili.
Dunque come appena spiegato non vi è alcuna indicazione ufficiale alla quale bisogna sottostare per quanto riguarda l’impaginazione. Siete infatti liberi di impostare il documento come meglio credete. Ad ogni modo è buona prassi fornire ulteriori dati oltre a quelli obbligatori. Ad esempio:
- Indirizzo di fatturazione e indirizzo di consegna del ricevente (in particolar modo se questo è diverso dall’indirizzo della sede principale dell’azienda del cliente);
- data dell’ordine, data dell’invio e possibilmente l’effettiva data di consegna;
- numero e nome dell’ordine d’acquisto;
- packing List con relativa descrizione di tutta la merce in consegna, per esempio il numero di colli, e indicazioni su come effettuare al meglio lo scarico della merce;
- informazioni riguardo alla proprietà della merce consegnata, di norma i prodotti rimangono di proprietà del fornitore fino all’avvenuto pagamento dell’intera somma;
- eventuali forniture successive.
Come per qualunque altro documento ufficiale che si utilizza in sede di commercio e di trattativa, è importante redigere un DDT che serva da modello per la vostra azienda, e che possa essere utilizzabile per ogni invio successivo. Nel caso in cui non abbiate ancora un esempio di documento di trasporto pronto, potete utilizzare il modello di DDT messo a disposizione nella nostra Digital Guide, scaricabile gratuitamente e impostata per Microsoft Word e Excel.
Conservazione di un DDT
Stando al codice civile italiano i documenti di consegna vanno conservati per almeno 10 anni, come tutti i documenti obbligatori ai fini di IVA. Ai fini fiscali invece vanno conservati fino alla definizione degli accertamenti relativi al periodo d’imposta corrispondente.
Indipendentemente dal formato che decidete di utilizzare è di assoluta importanza che sappiate che non basterà che il documento giunga nelle mani del ricevente, difatti al ricevimento della merce il cliente deve sottoscrivere il documento a conferma dell’avvenuta consegna e farvene pervenire una copia. Nel caso in cui inviate il DDT in formato cartaceo, sarà dunque sempre necessario inviare almeno due copie, una per il cliente e una per voi, che il cliente dovrà firmare.
Se avete intenzione di conservare il documento di trasporto in formato cartaceo, con l’apposita firma o stampo a conferma della ricezione della merce, è comunque buona cosa scannerizzarlo e archiviarlo nel vostro computer. Con questa facile operazione è possibile risparmiare tempo e fatica, in particolar modo nel caso in cui si debba ricercare un determinato DDT in un secondo momento.
Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.