La maggior parte delle aziende ha l’obbligo di tenere sotto controllo i propri bilanci. In primo luogo perché ogni anno le imprese devono pre­sen­ta­re allo stato la con­ta­bi­liz­za­zio­ne dei profitti, e, in secondo luogo, perché sia gli im­pren­di­to­ri che i freelance hanno essi stessi interesse ad avere sempre un’idea chiara sull’ammontare delle entrate e delle uscite della propria attività. E infine, grazie a questo bilancio è possibile dare una stima ben precisa di quanto un’impresa sia ef­fet­ti­va­men­te red­di­ti­zia, oltre che essere coscienti di quali mezzi economici sono a di­spo­si­zio­ne per la pro­get­ta­zio­ne futura.

In questo senso i programmi di con­ta­bi­li­tà sono strumenti di ausilio fon­da­men­ta­li, utili a sem­pli­fi­ca­re il lavoro in maniera espo­nen­zia­le. Sono prin­ci­pal­men­te in­di­riz­za­ti a la­vo­ra­to­ri autonomi e a piccole e medie imprese, i quali dif­fi­cil­men­te possono per­met­ter­si di assumere una figura di contabile, per cui la gestione della con­ta­bi­li­tà deve avvenire pa­ral­le­la­men­te in modo semplice e veloce. Ma questo tipo di programma contabile non è in­di­riz­za­to solo ai pro­fes­sio­ni­sti, bensì anche a persone non par­ti­co­lar­men­te dotate di vaste co­no­scen­ze in ambito di gestione dei conti, per cui riescono a garantire una con­ta­bi­li­tà del tutto conforme alla legge.

Ciò che risulta no­te­vol­men­te ef­fi­cien­te è la con­ta­bi­li­tà basata su sistemi di ar­chi­via­zio­ne cloud, to­tal­men­te usu­frui­bi­le grazie ad un’ap­pli­ca­zio­ne presente sul browser. Scoprite di preciso quali sono le ca­rat­te­ri­sti­che e le funzioni di un simile programma per la con­ta­bi­li­tà online leggendo il nostro articolo.

Cosa offre un programma di con­ta­bi­li­tà online sotto forma di web app?

Uti­liz­zan­do un software per la con­ta­bi­li­tà specifico, si riesce a rendere il lavoro facile come bere un bicchiere d’acqua. Se poi decidete di ricorrere a un programma di con­ta­bi­li­tà online che si basa su un’ar­chi­via­zio­ne cloud e che si presenta sotto forma di una web app, gua­da­gne­re­te ad­di­rit­tu­ra del tempo. Premesso che abbia una con­nes­sio­ne Internet, chi svolge la propria con­ta­bi­li­tà fi­nan­zia­ria sfrut­tan­do il web, non solo ha sempre accesso ai propri dati in­di­pen­den­te­men­te da dove si trovi, ma spesso è anche in grado di ef­fet­tua­re di­ret­ta­men­te tutte le procedure relative alla gestione dei conti, che si tratti di con­trol­la­re il bilancio finale stimando le entrate e le uscite o che sia per occuparsi del proprio online banking at­tra­ver­so il programma.

Ma il software ge­stio­na­le aziendale online è un ausilio per molti altri ambiti: tutto ciò di cui ne­ces­si­ta­te per tenere i vostri conti online è un programma adeguato, un di­spo­si­ti­vo che abbia la pos­si­bi­li­tà di con­net­ter­si alla rete e, na­tu­ral­men­te, la stessa con­nes­sio­ne a Internet. Di seguito vi spie­ghe­re­mo le funzioni più im­por­tan­ti che possiede un programma per la con­ta­bi­li­tà.

Consiglio

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Di­gi­ta­liz­za­re e salvare le ricevute

I programmi di con­ta­bi­li­tà sono utili in­nan­zi­tut­to perché avrete la pos­si­bi­li­tà di riunire insieme l’intera gestione dei conti in un solo software. In questo modo sarete in grado di di­gi­ta­liz­za­re in modo facile le vostre ricevute di pagamento come quietanze e fatture e salvarle nell’archivio del vostro account personale sul software contabile. A questo proposito si possono caricare i suddetti documenti sem­pli­ce­men­te uti­liz­zan­do uno scanner oppure fo­to­gra­fan­do­li con lo smart­pho­ne.

I contenuti delle ricevute vengono rilevati tramite una tecnica di ri­co­no­sci­men­to testuale, grazie alla quale non sarà nemmeno più ne­ces­sa­rio inserire ma­nual­men­te molti dettagli come ad esempio la somma finale dei conti, l’ammontare dell’IVA o la data di emissione. Tutte queste in­for­ma­zio­ni vengono tra­sfe­ri­te di­ret­ta­men­te sul vostro account e tenute au­to­ma­ti­ca­men­te in con­si­de­ra­zio­ne dal programma durante il corso della redazione del bilancio (ad esempio quando avviene la rea­liz­za­zio­ne au­to­ma­ti­ca dell’eccedenza attiva).

In pratica un software di gestione della con­ta­bi­li­tà su cloud riesce a garantire anche un’ar­chi­via­zio­ne chiara e sicura dei dati ri­guar­dan­ti i vostri conti: questi vengono salvati sul server del fornitore del tool, per cui non avrete più il pensiero di occuparvi di mettere al sicuro i documenti. Se tenete i conti facendo uso dell’ap­pli­ca­zio­ne, avrete a di­spo­si­zio­ne tutta la do­cu­men­ta­zio­ne da pre­sen­ta­re all’ Agenzia delle Entrate.

Registro di cassa

Grazie al registro di cassa è possibile annotare tutti i movimenti dei beni in entrambe le direzioni, in entrata e in uscita: il software li elenca au­to­ma­ti­ca­men­te sulla base delle ricevute fornite, delle spese di spe­di­zio­ne e, ad­di­rit­tu­ra, dei bonifici ef­fet­tua­ti (se, infatti, collegate il vostro servizio di online banking all’ap­pli­ca­zio­ne, potrete compiere dei tra­sfe­ri­men­ti di denaro di­ret­ta­men­te tramite il tool). In un batter d’occhio è possibile generare anche i ren­di­con­ti relativi al giorno o al mese, sempre at­tra­ver­so la funzione del registro di cassa presente nel software.

Ciò non rap­pre­sen­ta un vantaggio solamente per quanto riguarda il proprio bilancio, bensì risulta in­di­spen­sa­bi­le anche per la revisione della con­ta­bi­li­tà aziendale ef­fet­tua­ta dal fisco, la quale prevede un registro di cassa conforme alle norme di legge.

Calcolo dell’eccedenza attiva

Le piccole e medie imprese che non sono tenute a operare in partita doppia, possono usufruire del regime di cassa di con­ta­bi­li­tà sem­pli­fi­ca­ta. Questa funziona secondo il criterio della cassa, de­ter­mi­nan­do il reddito e il valore della pro­du­zio­ne netta. Il calcolo au­to­ma­ti­co di tutte le spese e degli introiti al­leg­ge­ri­sce anche la rea­liz­za­zio­ne dell’eccedenza attiva. Proprio come succede già nel registro di cassa, anche per questa funzione di calcolo viene tenuto in con­si­de­ra­zio­ne ogni ag­gior­na­men­to; inoltre la sezione può venire con­sul­ta­ta in qualsiasi momento.

At­tra­ver­so il servizio di calcolo dell’eccedenza attiva sarete in grado di rendervi conto della per­for­man­ce economica della vostra azienda durante un periodo di tempo definito: se stabilite l’inizio e la fine del lasso temporale, l’ap­pli­ca­zio­ne farà apparire im­me­dia­ta­men­te il bilancio finale tenendo conto di tutte le entrate e le uscite rilevanti, presenti all’interno del sistema. Na­tu­ral­men­te il documento che risulta è espor­ta­bi­le come file PDF.

Espor­ta­zio­ne per com­mer­cia­li­sta

Se intendete fare esaminare le vostre ricevute a un com­mer­cia­li­sta, di norma egli ne­ces­si­te­rà di un bilancio in formato DATEV: questo formato altro non è che uno standard nel campo della con­su­len­za fiscale e che è possibile ottenere in un bat­ti­ba­le­no grazie alla ri­spet­ti­va funzione di espor­ta­zio­ne presente nel tool di gestione contabile.

Se al vostro com­mer­cia­li­sta non basta il documento singolo ma necessita invece di una verifica più ap­pro­fon­di­ta del vostro sistema di gestione dei bilanci, avete la pos­si­bi­li­tà di attivare un accesso extra al vostro conto del software ge­stio­na­le online. Tramite tale funzione la col­la­bo­ra­zio­ne tra l’azienda e il con­su­len­te fiscale viene no­te­vol­men­te sem­pli­fi­ca­ta grazie alla tra­spa­ren­za garantita dalla pos­si­bi­li­tà di accesso ai bilanci, e in questo modo entrambe le parti riescono a ri­spar­mia­re tempo prezioso.

In sintesi: i programmi ge­stio­na­li aziendali su cloud sono ef­fi­cien­ti e semplici da usare

Con il software adeguato tenere i conti della propria attività non è mai stato così facile. Non è ne­ces­sa­rio possedere una for­ma­zio­ne da contabile per usufruire del programma: infatti, grazie alle mol­te­pli­ci e utili feature, i modelli già pronti a di­spo­si­zio­ne e il calcolo au­to­ma­ti­co di tutte le ricevute, anche i meno esperti sono in grado di pa­dro­neg­gia­re una gestione della con­ta­bi­li­tà conforme alle norme di legge. A questo scopo non dovrete mi­ni­ma­men­te pre­oc­cu­par­vi degli ag­gior­na­men­ti del software, poiché a questo ci pensa già il fornitore del servizio: a voi basterà sem­pli­ce­men­te aprire il sito web su un browser a vostro pia­ci­men­to e così la­vo­re­re­te già sull’ultima versione del programma.

Al contempo il servizio di con­ta­bi­li­tà online serve anche come backup di tutti i vostri documenti che decidete di caricare sul tool. I vostri dati, infatti, saranno al sicuro sul server del servizio e possono essere vi­sua­liz­za­ti in qualsiasi momento e con pochi click tramite una con­nes­sio­ne Internet dal vostro computer personale. Questo avviene perché la funzione cloud vi permette di avere sempre sotto controllo, anche da remoto, le finanze della vostra attività.

Oltre a ciò, potete ad esempio anche fo­to­gra­fa­re gli scontrini con uno smart­pho­ne e caricarli sul vostro account del tool. Se avete ricevuto delle ricevute o delle fatture via mail, potete sem­pli­ce­men­te inol­trar­le al vostro profilo del ge­stio­na­le aziendale. Infine, grazie al ri­co­no­sci­men­to testuale, la gran parte delle in­for­ma­zio­ni viene trasmessa di­ret­ta­men­te al sistema.

Una web app del sistema ge­stio­na­le aziendale crea per voi i bilanci in au­to­ma­ti­co, perciò non vi resta che sca­ri­car­li sotto forma di documento di testo. Altre funzioni, come la rea­liz­za­zio­ne au­to­ma­ti­ca dell’eccedenza attiva oppure il col­le­ga­men­to al vostro servizio di online banking, sem­pli­fi­ca­no ul­te­rior­men­te la gestione contabile. Uti­liz­zan­do un software contabile online, tutto sommato, ri­spar­mia­te molto tempo e lavoro che potete invece investire in ciò che è davvero im­por­tan­te: la vostra attività.

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